| Garante per la protezione dei dati personali vedi anche: Provvedimento in materia ditrattamento di dati presso i partiti politici e di esonero dall'informativa perfini di propaganda elettorale PROVVEDIMENTO DEL 6 MARZO 2014 (Pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale n. 71 del26 marzo 2014) Registro dei provvedimenti n. 107 del 6 marzo 2014 IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATIPERSONALI NELLAriunione odierna, in presenza del dott. Antonello Soro, presidente, delladott.ssa Augusta Iannini, vice presidente, della prof.ssa Licia Califano edella dott.ssa Giovanna Bianchi Clerici, componenti e del dott. Giuseppe Busia,segretario generale; VISTOil decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, recante il Codice in materia diprotezione dei dati personali (di seguito Codice); VISTOil decreto legge 28 dicembre 2013, n. 149, recante disposizioni in tema diAbolizione del finanziamento pubblico diretto, disposizioni per la trasparenzae la democraticità dei partiti e disciplina della contribuzione volontaria edella contribuzione indiretta in loro favore, convertito, con modificazioni,dalla legge 21 febbraio 2014, n. 13; CONSIDERATOche i diritti fondamentali della persona devono trovare attuazione ancheall'interno delle formazioni sociali ove l'individuo esplica la propriapersonalità e, tra esse, anche in quelle realtà associative come partiti,movimenti e altre formazioni a carattere politico, la cui attività costituisceespressione del diritto riconosciuto a tutti i cittadini di concorrere conmetodo democratico a determinare la politica nazionale (artt. 48 e 49 dellaCostituzione); CONSIDERATOche la menzionata attività deve essere esercitata nel rispetto dei diritti edelle libertà fondamentali, nonché della dignità delle persone cui siriferiscono i dati utilizzati, con particolare riferimento alla riservatezza,all'identità personale e al diritto alla protezione dei dati personali (art. 2del Codice); CONSIDERATOche il rispetto delle disposizioni stabilite dal Codice assume particolarerilevanza in relazione all'attività di partiti, movimenti e altre formazioni acarattere politico, in ragione della complessità, anche organizzativa, che puòtalora caratterizzare tali strutture associative, rispetto alle quali possonorisultare oltremodo avvertite, specie in realtà di grandi dimensioni,specifiche esigenze di chiarezza e certezza in ordine alla complessiva portatadelle operazioni di trattamento dei dati personali, che spesso presentanonatura sensibile in quanto idonei a rivelare l'orientamento politico degliinteressati (art. 4, comma 1, lett. d, del Codice); CONSIDERATOche l'attività delle formazioni politiche si indirizza non solo a soggetti coni quali intrattengono rapporti stabili e strutturati -come nel caso degliaderenti - ma anche nei confronti di persone che vengono contattate in vista diconsultazioni politiche, amministrative e referendarie, o a fini di selezionedei candidati (cd. "primarie"), senza instaurare con esse relazionidurature e regolari (es. simpatizzanti); ciò, con riferimento non solo apartiti e movimenti politici, ma anche a comitati di promotori e sostenitori,nonché singoli candidati che, nello svolgimento di campagne elettorali oreferendarie, utilizzano numerosi dati personali per l'inoltro di messaggi dipropaganda elettorale e connessa comunicazione politica al fine dirappresentare ai cittadini le proprie posizioni; CONSIDERATOche si rende necessario richiamare l'attenzione sulla necessità chel'informativa -da rendere, antecedentemente all'inizio del trattamento (art. 13del Codice), ad aderenti, a soggetti che intrattengono contatti regolari, asimpatizzanti e, nei casi previsti, a destinatari di messaggi di propagandaelettorale e connessa comunicazione politica- risulti effettivamente in gradodi assicurare l'integrale comprensione delle caratteristiche del trattamento edil diritto all'autodeterminazione informativa; ciò, al fine di consentire agliinteressati di orientare le proprie scelte esprimendo, nei casi previsti, un consensolibero e pienamente consapevole in ordine al trattamento dei propri datipersonali (artt. 23 e ss. del Codice) e, comunque, l'esercizio dei diritti dicui all'art. 7 del Codice; CONSIDERATOche, sulla base dell'esperienza acquisita, si ritiene opportuno interveniresulla materia al fine di fornire, da un lato, chiarimenti in ordine a taluniadempimenti previsti dal Codice, e, dall'altro, introdurre elementi disemplificazione garantendo, al contempo, un elevato livello di tutela deidiritti degli interessati; CONSIDERATOche i soggetti sopra menzionati, nello svolgimento delle attività di propagandaelettorale e connessa comunicazione politica, possono utilizzare non solo datipersonali relativi a propri aderenti e simpatizzanti, ma anche dati estratti daaltre fonti, comprese quelle pubbliche, quali le liste elettorali (art. 51d.P.R. 20 marzo 1967, n. 223, come modificato dall'art. 177, comma 5, delCodice); CONSIDERATOche, se i dati sono raccolti presso l'interessato, quest'ultimo deve essere semprepreviamente informato in ordine alle finalità, alle modalità e alle altrecaratteristiche del trattamento, salvo che per gli elementi già noti allapersona che fornisce i dati (art. 13, commi 1 e 2, del Codice); CONSIDERATOche, se i dati non sono invece raccolti presso l'interessato, la predettainformativa va resa all'atto della registrazione dei dati o, quando è prevista,non oltre la prima comunicazione (art. 13, comma 4, del Codice); CONSIDERATOche il Garante, qualora i dati non siano raccolti presso l'interessato, comenel caso in cui siano estratti dalle liste elettorali, ha il compito diverificare se l'adempimento all'obbligo di rendere l'informativa, da parte diun determinato titolare del trattamento, comporti o meno un impiego di mezzi manifestamentesproporzionato rispetto al diritto tutelato, e di prescrivere in tal casoeventuali misure appropriate (art. 13, comma 5, lett. c, del Codice); CONSIDERATOche, con riferimento ai casi in cui i dati personali utilizzati per losvolgimento delle attività di propaganda elettorale e connessa comunicazionepolitica non siano raccolti presso l'interessato, le prescrizioni in materia diesonero dall'obbligo di informativa finora adottate dal Garante, caso per caso,e in relazione alle singole iniziative elettorali e referendarie (v.provvedimento del CONSIDERATOche, alla luce dell'esperienza maturata, si ritiene opportuno intervenire inmateria di esonero e di semplificazione dell'informativa con prescrizioni chenon abbiano piò vigenza provvisoria e circoscritta a determinate consultazioni,ma siano applicabili ogni qual volta si svolgono consultazioni politiche,amministrative o referendarie, o iniziative per selezione di candidati (cd."primarie"), nel rispetto di presupposti, condizioni e limititemporali individuati con il presente provvedimento; CONSIDERATOche, sulla base dell'esperienza acquisita, delle criticità rilevate, anche aseguito dei numerosi quesiti, segnalazioni e reclami pervenuti, il Garanteritiene necessario fornire nuovi contributi in materia con il presenteprovvedimento, che sostituisce quelli del 12 febbraio 2004 e del 7 settembre2005 sopra citati; VISTAla documentazione in atti; VISTEle osservazioni formulate dal segretario generale ai sensi dell'art. 15 delregolamento del Garante n. 1/2000; RELATOREil dott. Antonello Soro; Sommario Partiti,movimenti e altre formazioni a carattere politico (ad es., taluni comitati)possono lecitamente utilizzare, senza uno specifico consenso degli interessati(art. 26, comma 4, lett. a, del Codice; autorizzazione n. 3/2013 al trattamentodei dati sensibili da parte degli organismi di tipo associativo e delle fondazioni),i dati sensibili riferiti ad aderenti o ad altri soggetti che con gli stessiintrattengono contatti regolari per il perseguimento di scopi determinati elegittimi individuati, anzitutto, dall'atto costitutivo o dallo statuto. Intale cornice, possono dunque essere trattati, senza il consenso dei predettiinteressati –purché nell'ambito di attività strettamente funzionali alperseguimento delle relative finalità istitutive o statutarie (ancorché traqueste non espressamente indicate)–, i dati sensibili raccolti, adesempio, da partiti, movimenti e altre formazioni a carattere politico percomunicazioni relative all'attività svolta e alle iniziative che l'organismointraprende o cui partecipa; per l'adempimento dei propri obblighi o lagestione dei contatti; per consentire la realizzazione di servizi resi dalsoggetto politico; per l'invio, anche nell'interesse di singoli candidati, dimessaggi di propaganda elettorale e connessa comunicazione politica (v. anchepar. 5.2); per il recapito di eventuali pubblicazioni. Ilconsenso, inoltre, non risulta necessario in tutti gli altri casi di esoneroeventualmente applicabili (art. 26, comma 4, del Codice), a condizione chevenga rispettato quanto previsto dalla richiamata autorizzazione generale n.3/2013. Ilconsenso scritto, invece, è richiesto nel caso in cui i dati sensibili degliinteressati, in aderenza agli scopi determinati e legittimi perseguiti daltitolare, siano comunicati all'esterno o, qualora necessario, diffusi (art. 26,comma 4, lett. a, del Codice; parr. 2, 5 e 7 dell'autorizzazione n. 3/2013,cit.). Rientra in tali ipotesi, ad esempio, l'eventuale comunicazione dei datiad altri partiti o movimenti politici appartenenti a una medesima coalizione,come pure la loro eventuale diffusione, a prescindere dalle relative modalità edagli strumenti utilizzati. Parimenti, necessita del consenso degliinteressati, sempre a titolo esemplificativo, l'eventuale comunicazione a terzida parte di comitati di promotori e sostenitori, dei dati degli aderenti e deglialtri soggetti che con essi intrattengono contatti regolari raccolti e trattatinel perseguimento delle proprie finalità istitutive. Percontro, non costituisce "comunicazione" –e non richiede,quindi, il consenso degli interessati– il dare conoscenza dei dati asoggetti che operano in qualità di responsabili o incaricati del trattamento(art. 4, comma 1, lett. l, del Codice). Rientra in tale ipotesi l'eventualeconoscibilità dei dati da parte di soggetti a ciò legittimati in ragione deicompiti concretamente espletati all'interno dell'associazione, delmovimento o di altra formazione politica e che siano stati designati inconformità agli artt. 4, comma 1, lett. g) e h), 29 e 30 del Codice. Inoltre,affinché il trattamento possa considerarsi lecito e corretto (art. 11, comma 1,lett. a, del Codice), è necessario che agli interessati venga resa un'idonea epreventiva informativa ai sensi dell'art. 13 dello stesso Codice (profilorispetto al quale, v., piò diffusamente, i successivi par. 3 e 4). Idati personali raccolti da partiti, movimenti e altre formazioni a caratterepolitico, nonché da singoli candidati, in occasione di singole iniziative(petizioni, proposte di legge, richieste di referendum, raccolte di firme o difondi, etc.) possono essere utilizzati solo con il consenso scritto degliinteressati e a condizione che nell'informativa rilasciata all'atto delconferimento dei dati siano evidenziate con chiarezza le finalità perseguite. Ilconsenso al trattamento, invece, non è richiesto (art. 26, comma 4, lett. a,del Codice) qualora il sostegno fornito ad una determinata iniziativa inoccasione del conferimento dei dati comporti una particolare forma di"adesione" al soggetto politico, tale per cui, in base allo statuto,all'atto costitutivo o ad altro preesistente complesso di regole, quest'ultimopotrà essere successivamente contattato in vista di ulteriori iniziativecompatibili con gli scopi originari della raccolta (per es. di comunicazionepolitica o propaganda elettorale: art. 11, comma 1, lett. b, del Codice). Talicircostanze dovranno essere adeguatamente evidenziate agli interessati a mezzodella menzionata informativa (cfr. par. 4). Salvoi casi espressamente previsti dalla legge (v., ad esempio, l'art. 5, comma 3,del d.l. n. 149/2013, come modificato dalla l. n. 13/2014, che prevedel'obbligo per i partiti di trasmettere alla Presidenza della Camera deideputati, nelle ipotesi ivi previste, l'elenco dei rispettivi sovventori), lacomunicazione a terzi e la diffusione dei dati relativi a soggetti che eroganofinanziamenti o contributi in favore di partiti, movimenti e altre formazioni acarattere politico presuppongono il consenso degli interessati. L'informativa,orale o scritta, deve essere resa antecedentemente all'inizio del trattamento,vale a dire prima di procedere alla raccolta dei dati e di effettuare su diessi ulteriori operazioni di trattamento (art. 13, comma 1, del Codice). Ove iltrattamento riguardi i dati personali di aderenti o di soggetti che hannocontatti regolari con partiti, movimenti o altre formazioni a caratterepolitico, l'informativa deve essere resa all'atto dell'adesioneall'organizzazione, ovvero in occasione del primo contatto, fatti salvieventuali aggiornamenti cui la stessa potrà essere soggetta nel temponell'ipotesi in cui dovessero variare gli elementi individuati dal Codice. Incaso di raccolta dei dati in occasione di singole iniziative (petizioni,proposte di legge, richieste di referendum, raccolte di firme o di fondi,etc.), gli interessati dovranno essere informati prima del conferimento deidati, eventualmente anche a mezzo di appositi modelli affissi in luoghiagevolmente accessibili al pubblico. Ove i dati personali non sianoraccolti presso l'interessato, l'informativa dovrà essere comunque resa aquest'ultimo all'atto della loro registrazione, o, se prevista, non oltre laloro prima comunicazione (art. 13, comma 4, del Codice). Restanoovviamente salve le ipotesi di esonero dall'informativa previste dal presenteprovvedimento relativamente al trattamento di dati per finalità di propagandaelettorale e connessa comunicazione politica (cfr. par. 5.1). Lefinalità in funzione delle quali i dati di aderenti, simpatizzanti o altrisoggetti che intrattengono contatti regolari con partiti, movimenti e altreformazioni a carattere politico vengono raccolti e trattati devono essereindicate in forma chiara e puntuale nel testo dell'informativa (art. 13, comma1, lett. a, b, d, ed f, del Codice). Non è, tuttavia, necessario chel'informativa descriva minuziosamente tutte le singole finalità perseguite, benpotendo queste essere indicate anche in forma sintetica, purché attraversolocuzioni inequivocabili e di immediata comprensione per gli interessati. Inogni caso, ove tra le varie finalità siano ricomprese -come di solito avviene-anche quelle di propaganda elettorale e connessa comunicazione politica (su cuiv. anche par. 5), queste dovranno essere espressamente indicatenell'informativa rilasciata agli interessati, evidenziando anche a taleproposito le presunte modalità di contatto che si intendono utilizzare (es.sms, e-mail, etc.). Partiti,movimenti e altre formazioni a carattere politico possono essere taloracaratterizzati da strutture organizzative particolarmente complesse, sia inragione della propria articolazione territoriale, sia in considerazione dellaloro possibile adesione a compagini piò ampie, di regola finalizzata alperseguimento di obiettivi comuni (si pensi alle coalizioni o agli organismiche fanno parte di una federazione); in tale specifico contesto è necessarioche l'informativa resa agli interessati evidenzi in termini chiari edesaurienti tutti gli elementi di cui all'art. 13 del Codice, in modo da evitareche un assetto organizzativo estremamente variegato possa ingenerare negliinteressati comprensibili dubbi in ordine ai profili essenziali relativi altrattamento dei dati personali che li riguardano. Inparticolare, in presenza di realtà variamente articolate, partiti, movimenti ealtre formazioni a carattere politico devono individuare, autonomamente enell'ambito del proprio assetto organizzativo, i soggetti o le categorie disoggetti cui possono essere comunicati i dati (art. 13, comma 1, lett. d, delCodice), avendo cura di indicarli chiaramente nell'informativa da rendere agliinteressati; deve quindi risultare chiaro se i dati personali raccolti potrannoformare oggetto di comunicazione a terzi e se questi ultimi, ricorrendone ipresupposti, potranno trattarli nelle possibili vesti di autonomi titolari (oco-titolari) del trattamento (artt. 4, comma 1, lett. f, e 28 del Codice). Devonoessere altresì indicati, in forma specifica, gli altri eventuali soggetti che,anche in ragione della ramificazione territoriale dell'organizzazione o dellasua eventuale adesione a compagini piò ampie, potranno venire a conoscenza, inqualità di responsabili del trattamento, dei dati degli interessati per finalitàriconducibili agli scopi statutari perseguiti dal titolare. Qualora, poi, fosseprevista anche la diffusione di detti dati, l'informativa dovrà opportunamenteindicare, sia pure sinteticamente, le ragioni connesse a tale diffusione (es.adempimento a specifiche disposizioni di legge o statutarie). Correlativamente,particolare attenzione dovrà essere prestata nell'indicare, all'internodell'informativa, gli estremi identificativi del titolare del trattamento. Inpresenza di realtà organizzative particolarmente articolate -spesso dotate, alivello territoriale, di una significativa autonomia gestionale e finanziaria-può risultare talora poco agevole individuare l'effettivo titolare oco-titolare del trattamento. Conseguentemente, anche al fine di consentire agliinteressati un piò agevole esercizio dei diritti di cui all'art. 7 del Codice,andrà accuratamente valutato (anzitutto alla luce delle specifiche circostanzeconcrete e delle previsioni contenute nell'atto costitutivo, nello statuto inaltro complesso di regole preesistenti) in capo a quali soggetti risultieffettivamente incardinato il potere decisionale in ordine alle finalità emodalità del trattamento dei dati personali degli interessati (ivi compresi iprofili concernenti gli strumenti utilizzati e la sicurezza: art. 4, comma 1,lett. f, del Codice), sì da poterli coerentemente qualificare quali effettivititolari o co-titolari del trattamento medesimo. Daultimo, merita un richiamo la circostanza che l'informativa dovrà contenere unesplicito riferimento ai diritti di cui all'art. 7 del Codice, e l'indicazionepuntuale di almeno un responsabile eventualmente designato anche ai fini delriscontro all'esercizio di detti diritti (art. 13, comma 1, lett. e, e f, dellostesso Codice). Partiti,movimenti politici, comitati di promotori e sostenitori, nonché singolicandidati, possono lecitamente trattare dati personali per finalità dipropaganda elettorale e connessa comunicazione politica in occasione diconsultazioni politiche, amministrative o referendarie, di iniziative perselezione di candidati (cd. "primarie"). Idati personali estratti da fonti "pubbliche" -vale a dire leinformazioni contenute in registri, elenchi, atti o documenti detenuti da unsoggetto pubblico, e al tempo stesso accessibili in base ad un'espressadisposizione di legge o di regolamento- possono essere utilizzati per finalitàdi propaganda elettorale e connessa comunicazione politica, senza richiedere ilconsenso degli interessati (art. 24, comma 1, lett. c, del Codice).Nell'ipotesi in cui la fonte sia "pubblica" nel senso anzidetto,occorre rispettare i limiti e le modalità eventualmente stabilitedall'ordinamento per accedere a tali fonti (es. se è richiestal'identificazione di chi ne chiede copia o se l'accesso è consentito solo indeterminati periodi o per determinate finalità) o per utilizzarle (es. obbligodi indicare la fonte dei dati o di rispettare le finalità che la leggestabilisce per determinati elenchi). In particolare, possono essere utilizzati,per il perseguimento delle predette finalità di propaganda elettorale econnessa comunicazione politica, i dati personali estratti dai seguenti elenchipubblici: Nelquadro dei principi di semplificazione il Garante ritiene proporzionato,rispetto ai diritti degli interessati, esonerare partiti, movimenti politici,comitati di promotori e sostenitori, nonché singoli candidati, che utilizzanodati personali estratti dagli elenchi indicati al par. 5 per esclusivi fini dipropaganda elettorale e connessa comunicazione politica, dall'obbligo direndere l'informativa prevista dall'art. 13 del Codice, durante il limitatoarco temporale legato a consultazioni politiche, amministrative o referendarie,a iniziative per selezione di candidati (cd. "primarie"). Intal modo l'Autorità intende evitare che, nel breve arco temporale in cui sisvolgono le consultazioni (politiche, amministrative o referendarie), un altonumero di interessati riceva un elevato numero di informative analogheriguardanti il trattamento dei dati personali da parte di piò soggettiimpegnati in iniziative di comunicazione politica. Ciò in considerazione delfatto che i messaggi elettorali vengono generalmente inviati per postaall'indirizzo risultante dalle liste elettorali che, per una precisa sceltanormativa, costituiscono la fonte privilegiata di dati personali lecitamenteutilizzabili per i predetti fini (art. 51 d.P.R. 20 marzo 1967, n. 223, comemodificato dall'art. 177, comma 5, del Codice). Tantopremesso, si ritiene proporzionato esonerare partiti, movimenti politici, comitatidi promotori e sostenitori, nonché singoli candidati, che utilizzano i datipersonali sopra indicati, dall'obbligo di cui all'art. 13 del Codice a partiredal sessantesimo giorno precedente la data delle consultazioni fino alsessantesimo giorno successivo al termine delle stesse (o dell'eventualeballottaggio), a condizione che nel materiale inviato sia chiaramente indicatoun recapito (indirizzo postale, e-mail, eventualmente anche con rinvio a unsito web dove tali riferimenti siano facilmente individuabili) al qualel'interessato possa agevolmente rivolgersi per esercitare i diritti di cuiall'art. 7 del Codice (v. par. 7, infra). Durantei sessanta giorni successivi al termine delle consultazioni (o dell'eventualeballottaggio), i destinatari del provvedimento possono continuare a trattare,anche mediante la mera conservazione, i dati personali raccolti dagli elenchisopra indicati per esclusive finalità di comunicazione politica senza renderel'informativa. Altermine di tale circoscritto periodo, i soggetti politici possono continuare atrattare i dati personali solo fornendo l'informativa agli interessati, entro isuccessivi sessanta giorni, nei modi previsti dall'art. 13, commi 1 e 2, delCodice, oppure avvalendosi del modello di informativa di cui al par. 6,precisando, in ogni caso, la fonte di acquisizione dei dati personali. Nelcaso in cui l'informativa non venga resa entro il predetto termine, i datidovranno essere cancellati o distrutti. Partiti,movimenti e altre formazioni a carattere politico possono utilizzarelecitamente, senza acquisire previamente uno specifico consenso, i datipersonali relativi agli aderenti, nonché agli altri soggetti con cuiintrattengono contatti regolari, per finalità di propaganda elettorale econnessa comunicazione politica, trattandosi di attività lecitamenteperseguibili ancorché non espressamente previste dall'atto costitutivo o dallostatuto, ovvero strettamente funzionali al perseguimento di tali scopi (v. art.26, comma 4, lett. a, del Codice; autorizzazione n. 3/2013 cit.). Al riguardosi richiamano le indicazioni già fornite sull'argomento al par. 1. L'usodi dati personali per finalità di propaganda elettorale e connessacomunicazione politica da parte di enti, associazioni ed organismi (es.associazioni sindacali, professionali, sportive, di categoria, etc.), che nonperseguono esplicitamente scopi di natura politica, non risulta, in lineagenerale, legittimo, in quanto tale finalità particolare esula di regola daquelle previste nei regolamenti o negli statuti, non essendo connaturate aifini perseguiti da tali soggetti. Tuttavia,nella eccezionale ipotesi in cui i predetti soggetti intendano realizzareiniziative di propaganda elettorale e connessa comunicazione politica –in qualità di titolari del trattamento – sono tenuti ad indicare in modochiaro nell'informativa da rendere già all'atto dell'iscrizione degliinteressati, ovvero anche successivamente, l'intenzione di utilizzare i datipersonali dei propri iscritti al predetto scopo in modo da acquisire unospecifico consenso (artt. 13 e 23 del Codice). Pertanto,nel rispetto dei principi di correttezza e di trasparenza, l'informativa deveessere predisposta in modo tale da lasciare agli associati la possibilità difornire o meno un consenso specifico, autonomo e differenziato rispetto alleordinarie finalità perseguite dal titolare, in piena libertà e consapevolezza,volto a permettere l'utilizzo delle informazioni che li riguardano in relazionealla ricezione di materiale propagandistico o politico, ovvero allacomunicazione a terzi dei propri dati personali per le medesime finalità. E'illegittima la prassi, riscontrata in numerosi casi, di utilizzare gliindirizzari in possesso dell'associazione da parte di dirigenti o ex dirigentidi associazioni o addirittura di soggetti estranei ad esse che si candidano aelezioni politiche o amministrative per iniziative di propaganda elettorale econnessa comunicazione politica. Intale quadro, enti, associazioni ed organismi non sono tenuti, invece, arichiedere il consenso degli interessati qualora tra i propri scopi statutarifiguri anche il diretto perseguimento di finalità di propaganda elettorale econnessa comunicazione politica (v. artt. 24, comma, 1, lett. h, e 26, comma 4,lett. a, del Codice e autorizzazione n. 3/2013 cit.). Ciò a condizione, anchein questo caso, che tali finalità, e le modalità di contatto utilizzabili (es.sms, e-mail, etc.), siano previste espressamente nello statuto o nell'attocostitutivo e siano rese note agli interessati all'atto dell'informativa aisensi dell'art. 13 del Codice. Alcunefonti documentali detenute dai soggetti pubblici non sono utilizzabili a scopodi propaganda elettorale e connessa comunicazione politica, in ragione dellaspecifica disciplina di settore che ne preclude l'acquisizione per ilperseguimento dei predetti fini. Ciò avviene in relazione: Nonpossono essere utilizzati per propaganda elettorale e connessa comunicazionepolitica i dati personali resi disponibili sui siti istituzionali dei soggettipubblici sulla base di obblighi derivanti dalle disposizioni in materia ditrasparenza delle informazioni concernenti l'organizzazione e l'attività dellepubbliche amministrazioni (l. 18 giugno 2009, n. 69; d.lg. 14 marzo 2013, n.33), nonché da altre norme di settore. Si pensi, ad esempio, agli atticontenenti dati personali pubblicati all'albo pretorio on line, alla pubblicitàdegli esiti concorsuali, agli atti di attribuzione a persone fisiche divantaggi economici comunque denominati, agli organigrammi degli uffici pubblicirecanti anche recapiti telefonici e indirizzi di posta elettronica deidipendenti, alle informazioni riferite agli addetti ad una funzione pubblica. Ciò,in quanto le forme di diffusione previste dal suddetto quadro normativo, inparticolare dalle norme in materia di trasparenza, innovando e riordinando lenumerose disposizioni di settore e introducendo specifici obblighi in capo allepubbliche amministrazioni, mirano a rafforzare lo strumento della pubblicità afini di prevenzione della corruzione, nonché di controllo sul perseguimentodelle funzioni istituzionali e sull'utilizzo delle risorse pubbliche da partedelle pubbliche amministrazioni. La circostanza che dati personali siano resipubblicamente conoscibili on line per finalità di trasparenza dell'organizzazionee dell'attività amministrativa non consente che gli stessi siano liberamenteriutilizzabili da chiunque e per qualsiasi scopo, ivi compreso, quindi, ilperseguimento di finalità di propaganda elettorale e connessa comunicazionepolitica. Specifichedisposizioni di legge prevedono che i titolari di alcune cariche elettivepossono richiedere agli uffici di riferimento di fornire notizie utiliall'esercizio del mandato ed alla loro partecipazione alla vitapolitico-amministrativa dell'ente. Ad esempio, i consiglieri comunali eprovinciali hanno diritto di ottenere dagli uffici, rispettivamente, del comunee della provincia, nonché dalle loro aziende ed enti dipendenti, tutte lenotizie e le informazioni in loro possesso, utili all'espletamento del propriomandato (art. 43, comma 2, d.lg. 18 agosto 2000, n. 267). Specifichedisposizioni prevedono, altresì, l'esercizio di tale diritto da parte diconsiglieri regionali. Ilpredetto diritto di accesso alle informazioni è direttamente funzionale allacura di un interesse pubblico connesso all'esercizio del mandato elettivo; talefinalizzazione esclusiva in ordine all'utilizzo dei dati così ottenuticostituisce, al tempo stesso, il presupposto che legittima l'accesso e che nelimita la portata. Fuoridai predetti casi, strettamente riconducibili ad attività e compiti espletatinel corso del mandato elettivo, non è lecito, quindi, richiedere agli ufficidell'amministrazione di riferimento la comunicazione di intere basi di datioppure la formazione di appositi elenchi "dedicati" da utilizzare perattività di comunicazione politica. Nonè parimenti consentito, da parte di soggetti titolari di cariche pubbliche nonelettive e, piò in generale, di incarichi pubblici, l'utilizzo per finalità dipropaganda elettorale e connessa comunicazione politica dei dati acquisitinell'ambito dello svolgimento dei propri compiti istituzionali. Idati personali raccolti nell'esercizio di attività professionali e di impresa,ovvero nell'ambito dell'attività di tutela della salute da parte di esercentila professione sanitaria e di organismi sanitari, non sono utilizzabili perfini di propaganda elettorale e connessa comunicazione politica. Tale finalitànon è infatti riconducibile agli scopi legittimi per i quali i dati sono statiraccolti (art. 11, comma 1, lett. b, del Codice). Adesempio, non è lecito utilizzare particolari indirizzari o dati raccolti dastrutture sanitarie, pubbliche e private, ovvero da singoli professionistisanitari, nell'ambito delle attività di diagnosi e cura da essi svolti, al finedi veicolare messaggi di comunicazione politica volti a sostenere lacandidatura di personale medico o comunque legato alla struttura sanitariapresso la quale l'interessato si è recato per fini di cura. Idati personali degli intestatari di utenze pubblicati negli elenchi telefonicinon possono essere utilizzati per finalità di propaganda elettorale e connessacomunicazione politica. L'art.129 del Codice, in attuazione della disciplina europea e in particolare delladirettiva 2002/58/CE, ha individuato nella "mera ricerca dell'abbonato percomunicazioni interpersonali" la finalità primaria degli elenchitelefonici realizzati in qualunque forma (cartacei o elettronici), ribadendoche il trattamento dei dati inseriti nei predetti elenchi, se effettuato perfini ulteriori e diversi da quelli di comunicazione interpersonale (e,segnatamente, per scopi pubblicitari, promozionali o commerciali), è lecitosolo se è effettuato con il consenso specifico ed espresso degli interessati. Aseguito delle modifiche dell'art. 130 del Codice (come da ultimo emendatodall'art. 20-bis del d.l. 25 settembre 2009, n. 135, convertito conmodificazioni dall'art. 1, comma 1, l. 20 novembre 2009) e dell'istituzione del"Registro pubblico delle opposizioni" (d.P.R. 7 settembre 2010, n.178), è stata introdotta una deroga al principio generale dell'obbligo diacquisire preventivamente il consenso libero, specifico e informato per itrattamenti di dati, effettuati mediante telefonate con operatore, a fini"di invio di materiale pubblicitario, di vendita diretta o per ilcompimento di ricerche di mercato o di comunicazione commerciale", salvoche gli interessati non esercitino il diritto di opposizione mediantel'iscrizione nel suddetto "Registro" (opt-out). Tale deroga èlimitata alle finalità predette, indicate specificamente dalle disposizionicitate, e non opera per l'utilizzo dei dati personali contenuti nei menzionatielenchi a scopo di propaganda elettorale e connessa comunicazione politica. Ancheper quanto riguarda i dati reperiti liberamente sul web deve evidenziarsi ilgenerale divieto di utilizzo per finalità di propaganda elettorale e connessacomunicazione politica. Non è lecita la raccolta e il successivo utilizzo -perl'invio, anche a mezzo e-mail, di messaggi, newsletter e di altro materiale dipropaganda elettorale- di: L'agevolereperibilità di dati personali in Internet (quali recapiti telefonici oindirizzi di posta elettronica) non autorizza il trattamento di tali dati perqualsiasi scopo, ma soltanto per le finalità sottese alla loro pubblicazione. L'eventualeacquisizione dei dati personali da un soggetto terzo, per esempio societàspecializzate che mettono a disposizione di partiti, movimenti politici,comitati di promotori e sostenitori, nonché di singoli candidati, informazionirelative a numeri di telefonia fissa e mobile, indirizzi e-mail o postali,raccolte in base ad un consenso reso per diversi scopi (compresi quelli di tipopromozionale o commerciale, cd. liste consensate) non esime i predetti soggettidal verificare, anche con modalità a campione, che il conferente: Inoltrepartiti, movimenti politici, comitati di promotori e sostenitori, nonchésingoli candidati hanno l'onere di verificare che sia stata fornital'informativa e acquisito il consenso anche in caso di servizi di comunicazionepolitica curati da terzi, sia che tali soggetti provvedano direttamenteall'invio di lettere o messaggi di propaganda elettorale e connessacomunicazione politica utilizzando basi di dati in loro possesso, in qualità diautonomi titolari del trattamento, sia laddove essi agiscano in qualità diresponsabili del trattamento. Le verifiche sopra indicate possono essereeffettuate, anche avvalendosi della figura del mandatario elettorale (v. artt.3 e 7 della l. 10 dicembre 1993, n. 515); a tal fine, i menzionati soggettipotranno richiedere altresì che il terzo rilasci apposita dichiarazioneattestante l'effettivo adempimento degli obblighi sopra richiamati. Alfine di individuare correttamente tali posizioni soggettive, si evidenzia chegli artt. 4, comma 1, lett. f) e 28 del Codice definiscono il titolare come ilsoggetto "cui competono le decisioni in ordine alle finalità, allemodalità del trattamento di dati personali e agli strumenti utilizzati" eche esercita "un potere decisionale del tutto autonomo sulle finalità esulle modalità del trattamento, ivi compreso il profilo della sicurezza".Non possono essere considerati titolari autonomi quei soggetti terzi cui, aduna asserita titolarità formale, non corrispondono, in termini concreti, ipoteri tassativamente previsti dal Codice per la configurazione e l'eserciziodella titolarità, tra i quali quelli di assumere decisioni relative allefinalità e modalità del trattamento dei dati (per es. quale materialepromozionale diramare e con quali strumenti, e-mail, telefono, corrispondenzapostale etc.; l'individuazione dei destinatari della campagna dicomunicazione), nonché di esercitare il controllo sul rispetto delle istruzioniimpartite e di altre condizioni pattiziamente previste aventi riflessi sultrattamento dei dati personali. L'individuazione della titolarità deve tenerconto anche "di elementi extracontrattuali, quali il controllo realeesercitato da una parte, l'immagine data agli interessati e il legittimoaffidamento di questi ultimi sulla base di questa visibilità" (direttiva95/46/CE; Gruppo art. 29, Parere 1/2010 sul concetto di "responsabile deltrattamento" e "incaricato del trattamento" del 16 febbraio2010, WP 169). In assenza di tali presupposti, al fine di rendere i trattamentidi dati personali conformi alla disciplina vigente, è necessario che i predettisoggetti esterni preposti allo svolgimento delle campagne di comunicazionepolitica ricevano una espressa e formale designazione quali responsabili deltrattamento ai sensi dell'art. 29 del Codice. Laddoveil terzo sia stato designato responsabile del trattamento da uno o piò titolari(partiti e movimenti politici, comitati ovvero singoli candidati che perseguonola stessa finalità di propaganda elettorale e connessa comunicazione politica),può richiedere copia delle liste elettorali per conto dei medesimi edeffettuare, in tale veste, le specifiche operazioni di trattamento per ilperiodo di tempo necessario al completamento della campagna elettorale(raccolta delle liste elettorali presso i comuni, utilizzazione dei dati perstampa, imbustamento e postalizzazione delle comunicazioni politiche). Consideratoche la relazione tra ciascun committente ed il soggetto terzo può essereinquadrata come rapporto fra titolare e responsabile del trattamento, ladesignazione del terzo deve avvenire con atto scritto, nel rispetto direquisiti di esperienza, capacità ed affidabilità, e deve essere accompagnatada precise istruzioni da parte del titolare, finalizzate al miglioresvolgimento dei compiti affidati. Ilresponsabile designato potrà trattare solamente i dati personali in concretoeffettivamente indispensabili per il perseguimento dei compiti ad essoaffidati, rispettando il generale principio di pertinenza e non eccedenza (art.11, comma 1, lett. d, del Codice), nonché le puntuali istruzioni che iltitolare del trattamento deve impartire, anche per ciò che riguarda lasicurezza e l'utilizzo dei dati. Idati personali così acquisiti e detenuti dal terzo in qualità di responsabiledel trattamento non possono essere utilizzati o messi a disposizione di altricommittenti che ne facciano successivamente richiesta. Tenutoconto della particolare delicatezza dei dati trattati e dei profili disignificativa rilevanza evidenziati con il presente provvedimento,l'informativa, ove dovuta, va resa preferibilmente in forma articolata edettagliata (art. 13, commi 1 e 2, del Codice), adottando formule efficaci e diimmediata comprensione per gli interessati. Nell'otticadi agevolare gli adempimenti previsti dal Codice, si ritiene opportunopredisporre un modello di informativa, utilizzabile dai destinatari delpresente provvedimento, nel corso dell'ordinaria attività di contatto conaderenti e simpatizzanti. L'informativadi seguito riportata, adattabile in funzione delle specifiche circostanzeconcrete, nonché suscettibile di modifiche e aggiornamenti in relazione alleeventuali evoluzioni nell'organizzazione del soggetto politico o nella gestionedel rapporto associativo, potrà essere fornita oralmente o per iscritto,eventualmente inserendola nella modulistica già utilizzata ad altri fini (es.iscrizione al partito, sottoscrizione di petizioni, etc.).
Anchein relazione alle finalità di propaganda elettorale e connessa comunicazionepolitica, l'informativa –nei casi in cui è dovuta- potrà essere resaavvalendosi del modello sopra riportato. Quandoi dati utilizzati a fini di propaganda elettorale sono acquisiti presso terzi,si ritiene opportuno che l'informativa indichi anche la fonte di acquisizionedei dati (es. "i Suoi dati sono stati acquisiti presso/da"). Ciò, alfine di assicurare all'interessato l'integrale comprensione dellecaratteristiche del trattamento, e, al contempo, evitare che il titolare siadestinatario, in un breve arco temporale, di numerose richieste di accesso inbase all'art. 7 del Codice, limitatamente all'origine dei dati. L'interessato,rivolgendosi al titolare o al responsabile del trattamento, può in ogni momentoesercitare i diritti di cui all'art. 7 del Codice. Al riguardo, può accedere aisuoi dati personali, chiederne l'origine, l'aggiornamento o la rettifica;ottenere gli estremi identificativi del titolare o del responsabile,l'indicazione dei soggetti o delle categorie di soggetti ai quali i datipossono essere comunicati; infine può richiedere la cancellazione o il bloccodei dati trattati in violazione di legge, e può opporsi al trattamento permotivi legittimi. Conparticolare riferimento al trattamento dei dati effettuato a fini di propagandaelettorale e comunicazione politica, l'interessato può in ogni momento opporsialla ricezione di tale materiale, anche nel caso in cui abbia manifestato inprecedenza un consenso informato. In tale ipotesi, il titolare è tenuto a noninviare piò all'interessato ulteriori messaggi, anche in occasione disuccessive campagne elettorali o referendarie; ciò vale anche nel caso in cui idati personali sono estratti dalle liste elettorali, la cui disciplina prevedeespressamente il relativo utilizzo per le finalità considerate (art. 51 d.P.R.n. 223/1967 cit.). Tale richiesta potrà, tuttavia, essere accolta limitatamenteal trattamento dei dati contenuti nelle liste già raccolte, e non anche inrelazione alle attività di comunicazione politica effettuate tramite l'utilizzodi liste elettorali che dovessero essere acquisite in futuro. Lerichieste formulate ai sensi del citato art. 7 del Codice obbligano il titolaredel trattamento a fornire un adeguato riscontro nei termini previsti (artt. 8 e146 del Codice); qualora non venga fornito un riscontro idoneo,l'interessato può rivolgersi all'autorità giudiziaria ovvero presentare unricorso al Garante (artt. 145 e ss. del Codice). Inogni caso, laddove l'interessato lamenti un trattamento comunque illecitoavente ad oggetto dati personali che lo riguardano, potrà rivolgersi al Garantemediante reclamo circostanziato o segnalazione, con le modalità di cui agliartt. 141 e ss. del Codice. Nelquadro del trattamento di dati personali relativi ad aderenti, a soggetti cheintrattengono contatti regolari, a singoli simpatizzanti ovvero a cittadini vaposta particolare attenzione alle garanzie e cautele previste dal Codice, inrelazione alle varie fasi del trattamento, previste a tutela degli interessati. Iltrattamento di dati personali da parte di partiti, movimenti politici, comitatidi promotori e sostenitori, nonché singoli candidati, non deve, in quanto tale,essere notificato al Garante, non rientrando tra le ipotesi specificamenteelencate dall'art. 37 del Codice. ศaltresì facoltativo designare uno o piò responsabili del trattamento (art. 29del Codice), mentre è obbligatorio designare le persone fisiche incaricateladdove effettuano operazioni di trattamento sotto la diretta autorità deltitolare o del responsabile (art. 30 del Codice). Occorre, inoltre, adottare lemisure di sicurezza previste dagli artt. 31-36 e dall'Allegato B) del Codice. Roma, 6 marzo 2014
|