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[presa d'atto del Garante del 23 marzo 2011]

ISTAT: Censimento generale della popolazione e delle abitazioni e trattamento di dati sensibili

PROVVEDIMENTO DEL 16 FEBBRAIO 2011

Registro dei provvedimenti
n. 067 del 16 febbraio 2011

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

NELLA riunione odierna, in presenza del prof. Francesco Pizzetti, presidente, del dott. Giuseppe Chiaravalloti, vicepresidente, del dott. Mauro Paissan e del dott. Giuseppe Fortunato, componenti e del dott. Daniele De Paoli, segretario generale;

VISTO il Codice in materia di protezione dei dati personali (d.lg. 30 giugno 2003, n. 196);

VISTO il d.lg. 6 settembre 1989, n. 322;

VISTO il Codice di deontologia e di buona condotta per i trattamenti di dati personali a scopi statistici e di ricerca scientifica effettuati nell'ambito del Sistema statistico nazionale, Allegato A.3. al Codice;

VISTA la nota dell'Istituto Nazionale di Statistica (Istat) con la quale è stato sottoposto al Garante, per l'acquisizione delle valutazioni di competenza, lo schema di Piano Generale di Censimento (nota del 21 gennaio 2011, prot. n. SP/45.2011);

VISTA la nota dell'Istat con la quale, in risposta alla richiesta di informazioni dell'Ufficio (nota del 25 gennaio 2011, prot. n. 1540/70243), sono stati trasmessi "gli schemi di questionari relativi al 15° Censimento generale della popolazione e delle abitazioni ed una nota tecnica esplicativa riguardante i quesiti relativi agli aspetti legati allo stato di salute" (nota del 28 gennaio 2011, prot. n. SP/91.2011);

VISTA la nota dell'Istat con la quale è stata integrata la documentazione già trasmessa con le note precedenti (nota del 3 febbraio 2011, prot. n. 678);

VISTA la documentazione in atti;

VISTE le osservazioni dell'Ufficio formulate dal segretario generale ai sensi dell'art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000;

Relatore il prof. Francesco Pizzetti;

PREMESSO

L'Istat ha il compito di organizzare le operazioni relative al 15° Censimento generale della popolazione e delle abitazioni (di seguito "censimento") attraverso la predisposizione di un "Piano Generale di Censimento" (di seguito Piano) nel quale, in particolare, devono essere definiti: "la data di riferimento dei dati, i soggetti tenuti all'obbligo di risposta, il trattamento dei dati e la tutela della riservatezza, le modalità di diffusione e di comunicazione dei dati", nel rispetto del d.lg. 6 settembre 1989, n. 322. Attraverso il Piano devono essere, inoltre, stabilite "le modalità per il confronto contestuale alle operazioni censuarie tra dati rilevati al censimento e dati contenuti nelle anagrafi della popolazione residente (art. 50, comma 2, lett. c) e d), d.l. 31 maggio 2010, n. 78, convertito in legge, con modificazioni, dall'art. 1, comma 1, l. 30 luglio 2010, n. 122).

L'Istat ha inviato il Piano a questa Autorità per acquisirne le valutazioni di competenza, con particolare riferimento ai paragrafi recanti "obbligo di risposta", "sanzioni e trattamento dei dati" e "diffusione e comunicazione" (nota del 21 gennaio 2011).

Al fine di poter formulare le valutazioni di competenza, anche in relazione ad alcune notizie di stampa riguardanti il c.d. "censimento delle coppie omosessuali", l'Ufficio, con nota del 25 gennaio 2011, ha preliminarmente chiesto all'Istituto:

1. di fornire copia dei questionari di censimento;

2. di fornire copia dell'informativa sul trattamento dei dati personali che verrà resa agli interessati;

3. di indicare la tipologia di dati per i quali, nell'ambito del "censimento", è previsto l'obbligo di risposta;

4. di illustrare le modalità individuate per garantire che, nell'ambito della revisione post-censuaria delle anagrafi, i Comuni acquisiscano solamente i dati personali pertinenti e non eccedenti in relazione al perseguimento di tale specifica finalità amministrativa.

OSSERVA

1. Questionari di censimento: profili di criticità
L'Istat ha inserito il "censimento", con il codice Ist-02406, nel Piano statistico nazionale (Psn) 2011-2013, sul quale il Garante si è espresso con parere del 23 settembre 2010. Nel prospetto identificativo relativo al "censimento" è indicato come dato sensibile trattato unicamente quello idoneo a rivelare lo stato di salute ed è specificato che rispetto a tale informazione non sussiste l'obbligo di risposta (artt. 6-bis e 7, d.lg. 322/89; art. 4, comma 1, lett. d), del Codice).

Coerentemente a quanto sopra evidenziato, nei questionari risultano quattro quesiti relativi alle "difficoltà nelle attività della vita quotidiana" -ritenuti di natura sensibile, in quanto idonei a rivelare lo stato di salute degli interessati- e rispetto ai quali risulta opportunamente evidenziato che non sussiste obbligo di risposta (Modello Istat CP1, foglio di famiglia long, quesiti da 8.1. a 8.4.; art. 4, comma 1, lett. d), del Codice).

Dai questionari risulta, inoltre, che alla sezione "notizie anagrafiche" -persona 02- (Modello Istat CP1, foglio di famiglia long; Modello Istat CP1, foglio di famiglia short, quesito 1.1. caselle 02. 03.) si chiede agli interessati di indicare la relazione di parentela o di convivenza con l'intestatario del Foglio Famiglia, specificando, in particolare, se è:

a) convivente dell'intestatario, in coppia di sesso diverso;

b) convivente dell'intestatario, in coppia dello stesso sesso.

Il livello di dettaglio degli elementi contenuti nei predetti quesiti comporta una raccolta di informazioni sensibili, in quanto idonee a rivelare la vita sessuale (art. 4, comma 1, lett. d), del Codice).

Al riguardo, si rileva che:

• le suddette informazioni sulla vita sessuale non vengono evidenziate nel citato prospetto identificativo del "censimento" (Ist-02406) inserito nel Psn 2011-2013 -sul quale il Garante si è espresso con parere del 23 settembre 2010- (art. 6-bis, d.lg. 322/89) (cfr. infra. par. 1.1.);

• nei questionari in esame non è specificato che le informazioni riferite alla vita sessuale non possono essere richieste agli interessati con obbligo di risposta (art. 7, comma 2, d.lg. 322/89) (cfr. infra. par.1.2.).

1.1. Trattamento di dati sensibili e giudiziari
L'Istat può trattare dati sensibili e giudiziari nel rispetto della disciplina prevista in generale dal Codice per il trattamento di tale categoria di dati personali da parte dei soggetti pubblici, ovvero per lo svolgimento di lavori statistici inseriti nel Programma statistico nazionale (Psn). Il Psn, adottato sentito il Garante indica, oltre ai dati sensibili e giudiziari, anche le rilevazioni per i quali i dati sono trattati e le modalità di trattamento (cfr. artt. art. 4, comma 1, lett. d) ed e), 20 e 98 del Codice; art. 6-bis, d.lg. n. 322/89).

L'Istat, pertanto, nell'ambito del "censimento" può trattare anche i predetti dati sulla vita sessuale a condizione che preventivamente:

• integri il Psn 2011-2013 con una scheda, da sottoporre al Garante per l'acquisizione del relativo parere, che individui anche tale categoria di dati personali in relazione ai quali deve essere specificato che non vi è obbligo di risposta da parte dell'interessato (artt. 6-bis e 7, d.lg. n. 322/89);
ovvero, in alternativa,

• identifichi con un atto di natura regolamentare, da sottoporre al Garante per l'acquisizione del relativo parere, i tipi di dati sensibili che intende trattare e le relative operazioni che intende effettuare (cfr. artt. 20 e 98 del Codice).

1.2. Obbligo di risposta
Con riferimento al trattamento di dati sensibili e giudiziari per finalità statistiche, la normativa di settore prevede che tale categoria di informazioni non può essere richiesta all'interessato con "obbligo di risposta" (art. 7, d.lg. n. 322/89).

Al riguardo, nel "Piano" sono individuate le unità di rilevazione ed i soggetti tenuti all'obbligo di risposta,  ma non è specificato che le informazioni sensibili non possono essere richieste all'interessato con "obbligo di risposta" (par. 5) (art. 50, comma 2, lett. c), d.l. 78/2010).

Con riferimento ai questionari, si rileva che l'Istat ha correttamente previsto (dandone, anche, menzione nel Psn 2011-2013) che i dati idonei a rivelare lo stato di salute possano essere forniti dall'interessato soltanto facoltativamente (Modello Istat CP1, foglio di famiglia long, quesiti da 8.1. a 8.4.), ma non ha evidenziato che sono facoltative anche le risposte ai quesiti relativi alla vita sessuale degli interessati (Modello Istat CP1, foglio di famiglia long; Modello Istat CP1, foglio di famiglia short, quesito 1.1. caselle 02. 03.; nota tecnica allegata nota del 28 gennaio 2011).

In tale quadro, occorre pertanto che l'Istat:

• evidenzi nel Piano (par. 5) che non sussiste obbligo di risposta con riferimento ai dati sensibili che intende raccogliere nell'ambito del "censimento";

• modifichi i predetti questionari (Modello Istat CP1, foglio di famiglia long; Modello Istat CP1, foglio di famiglia short, quesito 1.1. caselle 02. 03.) evidenziando che rispetto ai quesiti riguardanti la vita sessuale degli interessati non sussiste obbligo di risposta; a tal fine, si suggerisce di porre, ad esempio, come obbligatorio il quesito "convivente dell'intestatario in coppia", seguito da due quesiti a risposta facoltativa che richiedano di specificare la convivenza "in coppia dello stesso sesso" o "in coppia di sesso diverso";

• precisi anche nell'informativa sul trattamento dei dati personali che verrà resa agli interessati che sulle informazioni sensibili l'interessato non ha "obbligo di risposta" (cfr. infra, par. 3).

Per maggiore chiarezza si suggerisce, inoltre, di evidenziare anche nei fogli di "Guida alla compilazione del foglio famiglia" l'assenza di obbligo di risposta con riferimento ai quesiti relativi ai suddetti dati sensibili.

2. Sanzioni e trattamento dei dati disciplinati nel Piano Generale di Censimento

2.1. Sanzioni
Con riferimento all'aspetto sanzionatorio, il Piano attribuisce agli Uffici Comunali di Censimento (UCC) il compito di "accertare eventuali casi di violazione dell'obbligo di risposta da parte di famiglie e convivenze, dandone tempestiva comunicazione all'Istat" (par. 3.1.). L'Istituto "provvederà, attraverso apposita circolare, a specificare la procedura da seguire per l'accertamento da parte degli UCC delle violazioni dell'obbligo di risposta"(…) (par. 5).

Al riguardo, anche alla luce della specifica normativa di settore relativa alle violazioni dell'obbligo di riposta, per i profili di competenza non ci sono osservazioni da formulare (cfr. artt. 7, comma 3, e 11, d.lg. 322/89).

2.2. Trattamento dei dati
In relazione al "trattamento dei dati" il Piano (par. 5) evidenzia che "i dati raccolti in occasione del censimento sono coperti dal segreto d'ufficio e dal segreto statistico", in conformità agli artt. 8 e 9 del d.lg. 322/89, e sono trattati nel rispetto della normativa di settore. Nel Piano, inoltre, sono indicati i soggetti coinvolti nel "censimento" in qualità di titolare (Istat), responsabili e incaricati del trattamento dei dati personali (artt. 28, 29 e 30 del Codice) e sono individuati i compiti affidati ai responsabili, con specifico riferimento a:

• obbligo di designare gli incaricati del trattamento;

• rispetto dei principi di necessità, pertinenza e non eccedenza (artt. 3 e 11 del Codice);

• garanzia del buon andamento delle attività censuarie;

• misure di sicurezza (artt. 31 e ss. del Codice, Allegato B al Codice);

• esercizio dei diritti di cui all'art. 7 del Codice.

Al riguardo, per i profili di competenza non ci sono osservazioni da formulare.

3. Informativa sul trattamento dei dati personali
L'Istat ha specificato che l'informativa sul trattamento dei dati personali, da rendere agli interessati ai sensi dell'art. 13 del Codice, "sarà firmata dal presidente dell'Istituto e inserita nel plico in busta chiusa contenente il questionario di censimento che sarà consegnato a famiglie e convivenze". L'Istituto sottoporrà il testo della predetta informativa a questa Autorità per le valutazioni di competenza (nota del 3 febbraio 2011).

Al riguardo, ferme restando le specifiche osservazioni che verranno formulate sullo schema di informativa che sarà sottoposto all'esame dell'Autorità, si ritiene opportuno specificare sin da ora che l'informativa deve, in particolare, evidenziare che i dati anagrafici contenuti nella lista A dei questionari di famiglia e convivenza verranno trattati da parte dei Comuni per il perseguimento della finalità amministrativa di revisione post-censuaria delle anagrafi, oltreché dall'Istat per finalità statistiche (art. 50, d.l. 78/2010). Nell'informativa, inoltre, come precisato nel paragrafo 1.2., deve essere indicato che i dati sensibili non possono essere richiesti all'interessato con "obbligo di risposta" (art. 50, comma 2, lett. c) e d), d.l. 78/2010; art. 7, comma 2, del d.lg. 322/89; art. 4, comma 1, lett. d) del Codice).

4. Diffusione e comunicazione
Il Piano (par. 6.1) stabilisce che i risultati del "censimento" verranno diffusi dall'Istat "utilizzando in prevalenza strumenti informatici (data warehouse)", (…) anche con frequenza inferiore alle tre unita, con l'unica esclusione dei dati" sensibili e giudiziari, e specifica poi i tempi di diffusione di tali informazioni. In particolare, "la diffusione dei primi risultati per la generalità delle province e dei comuni sarà effettuata dall'Istat utilizzando le informazioni e i dati contenuti nel Sistema di Gestione della Rilevazione (SGR) e registrati a cura di ciascun UCC (Ufficio Comunale di Censimento) a conclusione della revisione dei questionari restituititi in forma cartacea. (…) I contenuti informativi e le procedure di rilascio dei dati definitivi saranno specificati nel Piano di diffusione dei dati definitivi che sarà reso disponibile dall'Istat entro il 28 febbraio 2012. Ai comuni con popolazione determinata dall'Istat al 1° gennaio 2010 non inferiore a 150.00 abitanti sarà consentito, a determinate condizioni fissate in apposita circolare, di registrare a propria cura i dati dei questionari di censimento e di diffondere alcuni dati censuari provvisori, secondo le modalità previste dal Piano di diffusione dei risultati provvisori adottato dall'Istat entro il luglio 2011. La diffusione dei risultati provvisori da parte dei Comuni dovrà avvenire dopo il 31 marzo 2012 e comunque in data successiva a quella della diffusione dei primi risultati da parte dell'Istat. La scadenza ultima di diffusione dei risultati provvisori da parte del Comune non potrà essere successiva al 31 luglio 2012" (art. 50, comma 2, lett. c), d.l. n. 78/2010).

In riferimento alla comunicazione dei dati del "censimento", il Piano (par. 6.2.) evidenzia che tale operazione di trattamento avverrà secondo le regole e nei limiti stabiliti dalla normativa di settore (art. 50, d.l. n. 78/2010; Codice in materia di protezione dei dati personali (d.lg. 30 giugno 2003, n. 196); Codice di deontologia e di buona condotta, Allegato A.3. al Codice, cit.).

L'Istat ha, inoltre, precisato che "per quanto concerne gli organismi di censimento, i dati elementari privi di identificativi relativi alle singole unità di rilevazione per il territorio di rispettiva competenza e necessari per lo svolgimento delle funzioni istituzionali, vengono comunicati, previa richiesta all'Istat," nel rispetto di quanto stabilito dalla citata normativa di settore. "Con apposita circolare l'Istituto inoltre provvederà a fornire ulteriori specificazioni in ordine alle modalità ed ai tempi di comunicazione dei dati censuari".

Al riguardo, anche alla luce della specifica normativa di settore relativa alla diffusione e comunicazione di dati raccolti per finalità statistiche (cfr., in particolare, artt. 4, 7 e 8 Codice di deontologia e di buona condotta, Allegato A.3. al Codice, cit.) per i profili di competenza non ci sono osservazioni da formulare.

5. Revisione post - censuaria delle anagrafi
Come anticipato in premessa, L'Istat deve individuare le modalità per il confronto, contestuale alle operazioni censuarie, tra dati rilevati al censimento e dati contenuti nelle anagrafi della popolazione residente (art. 50, d.l. 78/2010).

Al riguardo, nel Piano (par. 7) è specificato che "l'attività di confronto tra risultati del censimento e dati anagrafici consiste nel verificare che tutti gli individui componenti la famiglia e la convivenza siano presenti nella lista anagrafica comunale aggiornata all'8 ottobre 2011 e nel corrispondente questionario di famiglia o di convivenza compilato, nonché nel conteggiare e registrare le eventuali differenze riscontrate".

L'Istat, nella nota del 3 febbraio 2011, in risposta alla richiesta di informazioni dell'Ufficio del Garante, ha evidenziato che per realizzare le predette operazioni post- censuarie, "al termine delle operazioni di rilevazione", (…) attraverso un'apposita applicazione elettronica predisposta dall'Istat e inserita nel SGR (Sistema di Gestione della Rilevazione)" (…), gli UCC (Uffici Comunali di Censimento) (…) "saranno tenuti a fornire al responsabile dell'Ufficio di Anagrafe del proprio comune tre liste in formato elettronico, contenenti, rispettivamente, dati personali identificativi delle persone censite ma non iscritte in anagrafe, delle persone iscritte in anagrafe ma risultate irreperibili al censimento e delle persone censite e iscritte in anagrafe". L'Istituto ha precisato, inoltre, che i dati ritenuti indispensabili alla suddetta attività di confronto sono quelli presenti nella lista A del questionario di famiglia e convivenza, riferiti a:

• nome e cognome

• data di nascita

• luogo di nascita

• sesso

• indirizzo di dimora abituale, comprensivo di sezione di censimento.

Al riguardo, anche alla luce della specifica normativa di settore, per i profili di competenza non ci sono osservazioni da formulare (cfr., in particolare, d.P.R. 30 maggio 1989, n. 223; artt. 11, 18 e 19 del Codice).

TUTTO CIO' PREMESSO IL GARANTE

ai sensi dell'art. 154, comma 1, lett. g), del Codice esprime parere favore sul Piano Generale di Censimento, con specifico riferimento ai profili oggetto della richiesta dell'Istat riguardanti "obbligo di risposta", "sanzioni e trattamento dei dati" e "diffusione e comunicazione", a condizione che l'Istituto:

1. con riferimento ai dati sensibili idonei a rivelare la vita sessuale:

a) integri il Psn 2011-2013 con una scheda, da sottoporre al Garante per l'acquisizione del relativo parere, che individui anche tale categoria di dati personali in relazione ai quali deve essere specificato che non vi è obbligo di risposta da parte dell'interessato (cfr. punto 1.1.);
ovvero, in alternativa,

b) identifichi con un atto di natura regolamentare, da sottoporre al Garante per l'acquisizione del relativo parere, i tipi di dati sensibili che intende trattare e le relative operazioni che intende effettuare (cfr. punto 1.1.);

2. indichi che non sussiste obbligo di risposta:

a) nel Piano Generale di Censimento, con riferimento ai dati sensibili -idonei a rivelare lo stato di salute e la vita sessuale - (cfr. punto 1.2.);

b) nei questionari di censimento, con riferimento ai dati sensibili -idonei a rivelare la vita sessuale (Modello Istat CP1, foglio di famiglia long; Modello Istat CP1, foglio di famiglia short, quesito 1.1. caselle 02. 03.)- (cfr. punto 1.2.).

Roma, 16 febbraio 2011

Il presidente
Pizzetti

Il relatore
Pizzetti

Il segretario generale
De Paoli