Posta elettronica aziendale e privacy del dipendente

PROVVEDIMENTO DEL 22 APRILE 2010

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

Nella riunione odierna, in presenza del prof. Francesco Pizzetti, presidente, del dott. Giuseppe Chiaravalloti, vicepresidente, del dott. Mauro Paissan e del dott. Giuseppe Fortunato, componenti e del dott. Daniele De Paoli, segretario generale;

VISTO il Codice in materia di protezione dei dati personali (d.lg. 30 giugno 2003, n. 196);

VISTE le segnalazioni presentate dalle signore Milena Gherardi e Rita Gherardi in data 20 novembre 2009;

VISTA la nota di risposta inviata dalla Econnet s.r.l. in data 10 febbraio 2010, a seguito della richiesta di informazioni;

VISTI gli ulteriori elementi acquisiti anche in relazione alle successive richieste di chiarimenti rivolte all’Econnet s.r.l.;

VISTE le osservazioni formulate dal segretario generale ai sensi dell’art. 15 del Regolamento del Garante n. 1/2000;

RELATORE il  dott. Mauro Paissan.

PREMESSO

Le signore Milena e Rita Gherardi, dipendenti della Elettronica Sillaro s.r.l. sino al 30 luglio 2009, con due diverse segnalazioni del 20 novembre 2009, lamentavano l’utilizzo da parte della Econnet s.r.l. – acquirente del compendio fallimentare della Elettronica Sillaro s.r.l. – degli indirizzi di posta elettronica aziendale milena_gherardi@sillaro.it e rita_gherardi@sillaro.it loro assegnati.

In particolare, le segnalanti evidenziavano la possibilità che la Econnet s.r.l. non avesse disattivato i rispettivi account di posta elettronica (dal momento che le comunicazioni inviate non generavano messaggi di errore) rappresentando quindi il rischio che la suddetta società potesse leggere le e-mail pervenute.

In risposta alla richiesta di informazioni dell’Autorità, la Econnet s.r.l., in data 10 febbraio 2010, forniva una serie di elementi volti a chiarire la propria posizione.

La società ammetteva di utilizzare le caselle di posta elettronica delle segnalanti, ma precisava di aver adottato la modalità catch-all, in modo da consentire la ricezione di tutti i messaggi pervenuti sugli indirizzi appartenenti al dominio sillaro.it in maniera indifferenziata su un’unica casella di posta elettronica.

La Econnet s.r.l. sottolineava che tale scelta era stata giustificata dalla circostanza dell’avvenuto acquisto dell’intero compendio fallimentare della Elettronica Sillaro s.r.l., incluso il relativo avviamento e, quindi, il dominio sillaro.it, ivi compresi gli indirizzi di posta elettronica aziendale, nonché dalla circostanza che l’utilizzo di questi ultimi risultasse indispensabile alla corretta gestione dei rapporti commerciali della società. Ciò in considerazione del fatto che le segnalanti avrebbero svolto, anche successivamente all’aggiudicazione del compendio fallimentare da parte della Econnet s.r.l., un’attività di sviamento della clientela.

La Econnet s.r.l. rappresentava  altresì come le signore Milena e Rita Gherardi risultassero socie di una nuova società denominata Sillaro It soc. coop. – costituita poco dopo la dichiarazione di fallimento dell’Elettronica Sillaro s.r.l. - contro la quale la Econnet s.r.l. aveva già presentato un ricorso in via d’urgenza davanti al Tribunale Civile di Bologna, sez. specializzata in materia di proprietà industriale ed intellettuale, lamentando diversi comportamenti illeciti tra i quali atti di concorrenza sleale da parte della Sillaro It soc. coop. e della sola Milena Gherardi, ricorso seguito dall’atto di citazione nei confronti della società e della relativa compagine sociale.

In tale sede la Sillaro It soc. coop. e la signora Milena Gherardi contestavano gli assunti avversari e in via riconvenzionale rilevavano anche la violazione della normativa in materia di protezione di dati personali ad opera della Econnet s.r.l., in ragione dell’utilizzo da parte di quest’ultima, delle caselle di posta elettronica appartenenti al dominio sillaro.it, chiedendo quindi la disattivazione del nome di dominio sillaro.it e la cessazione immediata della lettura della posta elettronica ivi destinata.

Con ordinanza del 2 marzo 2010, il Tribunale di Bologna si pronunciava unicamente in ordine agli aspetti concernenti l’attività di concorrenza sleale, ritenendo invece inammissibile la domanda delle resistenti relativa al trattamento dei dati personali nell’utilizzo delle caselle di posta aziendale appartenenti al dominio sillaro.it.

Il Tribunale inoltre evidenziava, incidentalmente, che la Econnet s.r.l., "ha efficacemente argomentato (non specificamente contraddetta) che la ricezione dei dati da parte della stessa avviene in modo indifferenziato secondo il cd. sistema del catch-all, che non consente di risalire al destinatario; che inoltre le caselle in questione sono di evidente pertinenza aziendale (suffisso sillaro.it) con conseguente proprietà delle stesse da parte dell’imprenditore e possibilità dello stesso di accedervi".

CIÒ PREMESSO, IL GARANTE

Rilevata l’opportunità di fornire indicazioni in merito al trattamento di dati personali posto in essere dalla Econnet s.r.l. con riguardo alla ricezione dei messaggi sulle caselle di posta elettronica appartenenti al dominio sillaro.it osserva quanto segue.

Come già affermato da questa Autorità nel provvedimento del 25 giugno 2002, anche l’indirizzo e-mail di una persona fisica è da considerarsi un dato personale. Difatti, gli indirizzi e-mail milena_gherardi@sillaro.it e rita_gherardi@sillaro.it, pur rappresentando un mezzo utilizzato dall’impresa per raccogliere gli ordini della clientela, contengono il nome e cognome delle signore Gherardi e sono ad esse comunque riferibili da oltre un decennio. L’indirizzo e-mail attribuito al singolo lavoratore per lo svolgimento delle sue mansioni determina quindi una legittima aspettativa di riservatezza sulla corrispondenza, ma non garantisce la confidenzialità dei messaggi inviati e ricevuti tramite lo stesso, poiché l’account ad esso riferibile può essere eccezionalmente nella disponibilità di accesso da parte del datore di lavoro qualora ciò si renda necessario per improrogabili esigenze aziendali, come emerge anche nella deliberazione del 1 marzo 2007, con la quale questa Autorità ha indicato le linee guida per un corretto uso della posta elettronica e di Internet nell’ambito dei rapporti lavorativi.

Come è risultato dalla documentazione acquisita, lo stesso regolamento interno relativo all’uso degli strumenti elettronici messi a disposizione dalla Elettronica Sillaro s.r.l., chiarisce che l’indirizzo di posta elettronica è fornito dall’azienda al dipendente per realizzare "le sole finalità istituzionali dell’azienda", tuttavia la presenza di un disciplinare aziendale relativo all’uso della posta elettronica e di Internet da parte dei dipendenti, non esclude che all’interno della corrispondenza scambiata tramite gli account aziendali possano essere anche presenti contenuti di natura strettamente personale e quindi anche dati riferibili a terzi.

Conseguentemente, l’esigenza di tutela si estende anche nei confronti di coloro che inviano i messaggi (di qualunque contenuto, privato o lavorativo) che possono ritenere che il destinatario degli stessi sia esclusivamente una determinata persona.

L’interesse alla tutela dei dati personali delle persone coinvolte (ex dipendenti della Elettronica Sillaro s.r.l. e terzi mittenti di e-mail) deve, in una corretta ottica di bilanciamento, essere contemperato con l’interesse della Econnet s.r.l. a gestire le informazioni indispensabili all’efficiente attività aziendale, soprattutto in considerazione del fatto che gli indirizzi e-mail delle segnalanti erano utilizzati anche per raccogliere gli ordini della clientela.

Da quanto sopra evidenziato discende dunque la necessità che la Econnet s.r.l. proceda alla disattivazione di tutti gli account di posta elettronica appartenenti al dominio sillaro.it, attribuiti a soggetti che non fanno parte dell’attuale organizzazione imprenditoriale della società, nel termine di 30 giorni dalla notifica del provvedimento. In detto periodo la società dovrà inoltre predisporre un sistema idoneo ad informare i terzi mittenti delle comunicazioni che tutti gli account del dominio sillaro.it, riferibili ad ex dipendenti dell’Elettronica Sillaro s.r.l. che non svolgano attività lavorativa per conto della Econnet S.r.l., saranno disattivati, con l’invito, quindi, ad inoltrare la corrispondenza di lavoro ad un indirizzo di posta elettronica alternativo.

TUTTO CIÒ PREMESSO IL GARANTE

dispone, ai sensi degli artt. 143, comma 1. lett. b) e 154, comma 1, lett. c) del Codice, che la Econnet s.r.l.

a) proceda alla disattivazione di tutti gli account di posta elettronica appartenenti al dominio sillaro.it, attribuiti a soggetti che non fanno parte dell’attuale organizzazione imprenditoriale della società, nel termine di 30 giorni dalla notifica del presente provvedimento;

b) predisponga, durante il suddetto periodo di 30 giorni, un sistema idoneo ad informare tutti i mittenti di comunicazioni inviate agli account di posta di cui alla lett. a) della prossima disattivazione degli stessi e ad invitare all’inoltro della corrispondenza di lavoro ad un indirizzo di posta elettronica alternativo.

Roma, 22 aprile 2010

Il presidente
Pizzetti

Il relatore
Paissan

Il segretario generale
De Paoli