Gli studi professionali fanno i conti con le necessità di sicurezza per le e-mail
n arrivo la possibilità di certificare i messaggi attraverso un gestore "qualificato"

di
Maurizio Pirazzini

Negli studi professionali la posta elettronica sta progressivamente sostituendo il fax per una serie di ragioni (praticità, velocità, economicità) che portano a qualificare l'e-mail come la vera "killer application" di Internet.

Tuttavia nel mondo professionale la tecnologia non basta. Occorrono certezze, sicurezze e garanzie giuridiche, necessarie per poter documentare e "provare" la sottoscrizione di un qualsiasi atto (contratto, fattura, citazione, diffida eccetera), ma anche l'effettiva spedizione, consegna o notifica a uno destinatario specifico. Per questo è nata la posta elettronica certificata che consente di tracciare tutti i passaggi dell'e-mail attraverso un soggetto terzo che utilizzerà per il "monitoraggio" la firma digitale e la marcatura temporale (si veda "Il Sole-24 Ore" dell'8 marzo). Il Centro tecnico della Rupa presso la presidenza del Consiglio dei ministri (www.ctrupa.it) ha infatti definito le "Linee guida del servizio di trasmissione di documenti informatici mediante posta elettronica certificata" che introducono le regole per dare concreta applicazione all'articolo 14 del Testo unico sulla documentazione amministrativa (Dpr 445/2000). La disposizione prevede di sostituire le raccomandate e notificazioni effettuate a mezzo posta con strumenti telematici.

Nell'ambito professionale un ruolo determinante sarà svolto dagli Ordini che avranno il compito di certificare - così come per l'indirizzo "terrestre dello studio - l'associazione tra il professionista iscritto e l'indirizzo elettronico del medesimo (come peraltro già previsto dalla normativa sul processo telematico).

Le esigenze che accomunano qualsiasi attività professionale, nell'approccio a una gestione online di uno studio, possono essere essenzialmente ricondotte alla necessità di:

1) sottoscrivere un qualsiasi documento informatico (file); 2) datarlo con un'efficacia opponibile ai terzi (così come avviene con la registrazione fiscale); 3) trasmetterlo in modo sicuro con un'efficacia equiparabile alla tradizionale lettera raccomandata o, in alcuni casi, anche alla notificazione; 4) archiviarlo in un sistema di conservazione sicura (archiviazione sia del documento ma anche degli altri elementi quali ricevute di ritorno elettroniche eccetera).

La prima, seconda e quarta attività sono da tempo oggetto di una specifica disciplina incentrata sulla cosiddetta firma digitale, sui servizi di time stamping (marcatura temporale) già pienamente operativi e disponibili presso i certificatori accreditati Aipa e sull'archiviazione ottica sostitutiva della documentazione cartacea ed elettronica (deliberazione Aipa n. 41/2001).

Da sempre pressoché inesplorato e avaro di disciplina è il terzo elemento fondamentale costituito dalla cosiddetta "piattaforma di trasmissione'' dei documenti informatici. L'articolo 14 del Testo unico sulla documentazione amministrativa (Dpr 445/2000) sancisce due principi fondamentali: "Il documento informatico trasmesso per via telematica si intende inviato e pervenuto al destinatario, se trasmesso all'indirizzo elettronico da questi dichiarato (comma 1)". E ancora: "La trasmissione del documento informatico per via telematica con modalità che assicurino l'avvenuta consegna, equivale alla notificazione per mezzo della posta nei casi consentiti dalla legge" (comma 3).

Resta tuttavia misterioso come si determina, in concreto, la prova di aver trasmesso il documento al destinatario o quali sono le modalità che assicurano l'avvenuta consegna. Non è certamente idonea prova in giudizio la stampa su carta del messaggio e-mail, in quanto - come peraltro sancito sin dai primi pronunciamenti giurisprudenziali (Tribunale di Bonn, 21 ottobre 2001) - il contenuto è, facilmente manipolabile. Per consentire un graduale approccio con questi nuovi sistemi di trasmissione il Centro tecnico della Rupa (la Rete unitaria della Pubblica amministrazione) presso la Presidenza del Consiglio ha anticipato le "Linee guida del servizio di trasmissione di documenti informatici mediante posta elettronica certificata'' (www.ctrupa.it).

In particolare, sono definite le regole per l'interoperabilità dei servizi tra diversi gestori, la cui osservanza è condizione per l'erogazione di posta certificata ai sensi del citato articolo 14 del Testo unico. Allo stato due società hanno superato i test di interoperabilità (Eds Pa e Infocamere), in vista dell'erogazione su vasta scala di questi servizi (si veda per esempio il sito del sistema delle Camere di commercio, www.legalmail.it).

Le modalità di funzionamento del servizio sono pressoché identiche alla tradizionale posta elettronica Internet, a cui si associa l'attività di una "terza parte fidata" (il gestore di posta certificata appunto) che si fa carico di tracciare e documentare con l'utilizzo della firma digitale e del riferimento temporale tutti i vari passaggi della raccomandata on line.

Obiettivo trasmettere documenti validi

A cosa serve la raccomandata online? Innanzitutto consente agli studi di ridurre quei costi di gestione legati alla necessità di recarsi presso gli sportelli postali o presso gli ufficiali giudiziari. Tuttavia, non si tratta solo riduzione di costi ma anche di benefici connessi alla possibilità di accedere ai servizi di "trasmissione legale" dei documenti, a prescindere dall'apertura degli sportelli fisici. Vediamo alcuni esempi.

Avvocati. Con l'avvio del processo telematico è necessario disporre di una piattaforma di trasmissione telematica da utilizzare per tutte le attività tipiche dell'attività forense. Per il nuovo processo societario, che anticipa con ogni probabilità, sul punto, l'intera riforma del processo civile, la piattaforma è obbligatoria. Si pensi dunque alla necessità di ricevere ed effettuare notificazioni di atti processuali, di colloquiare "online" con la pubblica amministrazione e con altri professionisti, all'esigenza di inviare documentazione ai propri clienti, almeno per gli atti più rilevanti (rilascio di un parere legale eccetera), il tutto tramite e-mail in modalità sicura e "certificata".

Commercialisti Oltre che per dialogare online con la pubblica amministrazione e con la clientela, i commercialisti potranno presto utilizzare la firma digitale e la posta elettronica certificata per organizzare una gestione completamente automatizzata (e senza produzione di carta) del ciclo di fatturazione delle aziende-clienti.

La legge 14/2003 (legge comunitaria 2002) prevede il recepimento della direttiva 2001/115/Ce che consentirà - dal 2004 - di automatizzare il ciclo di fatturazione con l'utilizzo degli ormai conosciuti strumenti quali appunto la firma digitale e la posta elettronica certificata in luogo dei ben più costosi sistemi "chiusi" tipo Edi appannaggio delle grandi imprese.

Il confronto