I mille vantaggi di un’ "Intranet" aziendale efficiente di Alla domanda "qual è la fonte di maggior informazione che possedete?" il 90% degli addetti della grande industria americana ha risposto "i colleghi d’azienda". Quest’evoluzione si è resa possibile da quando le strutture interne delle medie e grandi imprese hanno potenziato le proprie reti Intranet allargando l’accesso alle informazioni aziendali a disposizione dei propri dipendenti. L’uso di una rete interna aziendale, Intranet per l’appunto, è cominciato negli Usa alla metà degli anni ’90, inizialmente concepita come un modo per risparmiare sulle bollette del telefono e velocizzare lo scambio di posta elettronica tra dipendenti. Allora solo alcune megastrutture come General Electric o Ibm ne facevano uso. Oggi, dati statistici alla mano, oltre il 90% delle mediegrandi imprese hanno una rete Intranet, e più del 25% di queste possiede un proprio portale interno. Alla Ibm ad esempio i dipendenti, oltre ad accedere a tutte le informazioni aziendali e a molte delle strategie decise dai vertici dell’azienda, possono pianificare le loro ferie, fare shopping online, seguire corsi di formazione, e concorrere per beneficiare dei numerosi premi di produzione. L’azienda ha adottato inoltre un sistema personalizzato per ogni dipendente chiamato "Portale delle risorse Umane" che permette di selezionare le informazioni alle quali accedere a seconda della propria occupazione. "Ormai Intranet è la nostra principale rete di informazione, più di Internet e l’azienda sta compiendo grandi investimenti in questo campo", dice Paolo Crosta, responsabile delle relazioni interne della Ibm Italia. "Siamo arrivati alla sesta versione del nostro sito e Intranet è diventata il nostro primo strumento di lavoro. La rete aziendale è personalizzata sulle esigenze di ognuno di noi e questo consente di risparmiare tempo e denaro". Questa nuova interpretazione dell’informazione si sta evolvendo anche in Italia. "E’ chiamata B2E, cioè business to employee", dice Roberto Crapelli, amministratore delegato di AT Kerney Italia. "Consente alle aziende di essere gestite e controllate attraverso la tecnologia web. Viene così eliminato il lavoro manuale attraverso i calcolatori e ciò comporta una revisione globale delle strategie aziendali. Pensiamo per esempio ad un impiegato di banca che deve verificare perché un bonifico non sia stato accettato: oggi accedendo ai dati messi a sua disposizione dalla rete interna può accedere alla storia globale di quella operazione senza dover chiedere informazioni ad altri dipartimenti. In questo modo si riducono enormemente i costi e si velocizza incredibilmente il lavoro". Dello stesso avviso è Fabio Salsera responsabile del corporate marketing di Microsoft Italia. "Intranet consente di collegare insieme la memoria aziendale accelerando enormemente l’efficienza del dipendente. Se ad esempio presento una nota spese non ho più bisogno di passare attraverso il ciclo delle approvazioni degli altri settori, tutto mi viene controllato ed approvato in rete. Se voglio comprare un nuovo PC la rete mi consente di accedere alle offerte dei fornitori scelti dall’azienda e posso sapere a cosa ho diritto senza dover chiedere ulteriori autorizzazioni. Stiamo lanciando la nuova versione di Office, progettata sulla base di questa evoluzione". I maggiori benefici di questo nuovo corso della rete li stanno avendo le aziende che sono sparse sul territorio: da una statistica del Meta Group si evince che negli USA il 70% dei dipendenti delle medie e grandi imprese si collegano quotidianamente con Intranet e le esigenze di spostamenti per incontrare i team di lavoro stanno quasi scomparendo. Gli investimenti medi di un’azienda di grandi dimensioni si aggirano intorno ai 34 milioni di dollari all’anno ma i benefici sono incalcolabili. Alla Charles Schwab, il sito interno viene usato da oltre 25mila persone a settimana e le pagine visitate sono 500mila al giorno. Dice Ann Barr, vice presidente della casa di brokeraggio: "Qualche anno fa un dipendente doveva sempre chiedere informazioni a qualcuno, oggi basta inserire la propria password per ottenere la risposta".
Il problema delle intrusioni Il problema di base per le Intranet è renderle inaccessibili agli esterni. Ma anche in termini di sicurezza interna sono stati fatti grandi passi. Prendiamo un caso tipico, quello dell’Alcatel, che ha una delle reti Intranet più sviluppate del mondo. L’Alcatel ha adottato un sistema chiamato VPN (Virtual Private Network), cioè una rete di comunicazione basata su Internet e resa sicura da sistemi di crittografia e autenticazione. Le VPN sono mattoni importanti per la costruzione di Intranet e Extranet. Il sistema consente la massima sicurezza di accesso al server aziendale attraverso una doppia password. "Questo sistema è talmente sicuro che è stato subito adottato dalla maggior parte delle università e degli ospedali americani", dice Joelle Gauthier della sede Alcatel di Parigi. "Il firewall nega o abilita all’accesso dei dati attraverso un continuo sistema di aggiornamento per evitare intrusioni dall’esterno. Questa tecnologia permette di creare cammini di connessione sicuri ed estendibili agli uffici distaccati, a stazioni di lavoro remote o a utenti mobili". All’origine della rete interna Alcatel c’è la convinzione che le telecomunicazioni siano uno degli strumenti più importanti per aumentare la competitività. Le riorganizzazioni orientate al decentramento richiedono la possibilità di trasferire un sempre maggior numero di informazioni in maniera veloce e sicura. Le reti private di telecomunicazioni, costituite da collegamenti dedicati tra le diverse sedi di una società, erano utilizzate in un primo tempo per permettere l’accesso ai grandi centri di calcolo centralizzati. Successivamente il loro impiego venne esteso a tutte le comunicazioni, sia dati sia telefoniche, tra le sedi. Alcatel, nella seconda parte degli anni 80 si è trovata nella necessità di mettere in rete i propri centri di calcolo situati nei principali paesi europei e nordamericani e di permettere l’accesso alle applicazioni in essi residenti da oltre 160 sedi in 40 paesi. La pianificazione, la realizzazione e la gestione di tale rete venne affidata ad una struttura autonoma distribuita a livello geografico nelle principali aree di interesse di Alcatel. A tale organizzazione venne affidata la gestione dei servizi di rete a valore aggiunto quali posta elettronica, accesso a database, trasferimento di files, videocomunicazione e servizi fonia. La rete Intranet di Alcatel viene denominata Alcanet, e si estende su cinque continenti. L’utilizzo sempre più diffuso dei servizi in rete, oltre ad aver reso più efficiente la normale attività lavorativa ed aver contribuito alla riduzione dei costi di comunicazione, ha permesso la riorganizzazione dei processi aziendali, permettendo lo snellimento dei livelli gerarchici e la creazione di gruppi multifunzionali: era molto più facile organizzare gruppi di lavoro in questo modo, a livello internazionale e fra le varie divisioni, perché ognuno poteva più facilmente apportare il suo contributo ai progetti comuni. Oggi Alcanet raggiunge 55 nazioni, collegando oltre 400 sedi, con 80.000 postazioni di lavoro fisse e 20.000 postazioni mobili, e 80.000 caselle di posta elettronica. Sulla rete viaggiano ogni giorno circa 300 Gigabyte di dati, 4 milioni di email, vengono visitati gli oltre 400 siti Web interni con circa 450.000 impressions (le "pagine consultate"). Il primato è raggiunto dal "Direttorio Generale", dove sono riportati i dati logistici (numero telefonico, indirizzo fisico, indirizzo e.mail) di tutti i dipendenti Alcatel con 80.000 impression al giorno. La rete Alcanet è collegata, integrandosi, con la rete Internet . (Ndr: ripreso da la Repubblica - Multimedia di lunedi 12 Febbraio 2001) |