RELAZIONE ANNUALE 2008 Sintesi
Introduzione Il presente documento una sintesi della relazione annuale 2008 del garante europeo della protezione dei dati (GEPD). Tale relazione riguarda il 2008, quarto anno completo di attivit del GEPD in qualit di nuova autorit di controllo indipendente e ultimo del suo primo mandato, il che offre lĠoccasione di fare un bilancio dellĠevoluzione delle attivit del garante dallĠinizio ad oggi. Peter Hustinx (garante) e Joaqun Bayo Delgado (garante aggiunto) hanno assunto lĠincarico nel gennaio 2004 per istituire lĠautorit responsabile della protezione dei dati personali a livello di Unione europea (UE). Il mandato del GEPD consiste nel garantire il rispetto dei diritti e delle libert fondamentali delle persone Ŝ siche, segnatamente il diritto alla vita privata, in relazione al trattamento dei dati personali da parte delle istituzioni e degli organismi comunitari. Come disposto nel regolamento (CE) n. 45/20011, le attivit principali del GEPD sono le seguenti: controllare e garantire che le istituzioni e gli organismi comunitari rispettino le disposizioni del regolamento quando procedono al trattamento dei dati personali (controllo) fornire consulenza alle istituzioni e agli organismi comunitari su tutte le questioni relative al trattamento di dati personali, ivi compreso sulle proposte legislative, e sorvegliare i nuovi sviluppi che hanno unĠincidenza sulla protezione dei dati personali (consultazione); collaborare con le autorit nazionali di controllo e con gli organi di controllo nel quadro del Òterzo pilastroÓ dellĠUE per rendere pi coerente la protezione dei dati personali (cooperazione). La relazione indica che sono stati compiuti consistenti progressi in materia di controllo e consultazione. Si registra una maggiore conformit alle norme e ai principi in materia di protezione dei dati da parte delle istituzioni e degli organismi comunitari, ma molto resta ancora da fare. NellĠambito delle attivit di controllo lĠattenzione si sta quindi orientando verso la supervisione dellĠattuazione delle raccomandazioni relative ai controlli preventivi e verso il miglioramento del livello di conformit delle agenzie. In tale contesto il GEPD ha portato a termine una prima serie di ispezioni sul posto presso varie istituzioni e organismi al Ŝne di misurare la conformit nella pratica. Nel 2008 il GEPD ha ulteriormente migliorato le sue attivit in materia di consulenza e ha presentato pareri su un numero crescente di proposta legislative. Ha ampliato la portata dei suoi interventi a un vasto numero di settori e a tutte le fasi della procedura legislativa. La maggior parte dei pareri del GEPD continua a riguardare questioni attinenti al settore della libert, della sicurezza e della giustizia, ma hanno assunto un ruolo di rilievo anche altri settori, come quello della tutela della vita privata nel settore delle comunicazioni elettroniche, dellĠaccesso del pubblico ai documenti e dellĠassistenza sanitaria transfrontaliera. La cooperazione con le autorit di controllo nazionali ha continuato ad essere incentrata sul ruolo del Gruppo dellĠarticolo 29 e ha portato allĠadozione di un nuovo programma di lavoro e a numerosi risultati positivi nel primo anno di operativit. Inoltre, il GEPD ha continuato a porre lĠaccento sul controllo coordinato di Eurodac e a cooperare strettamente con le autorit per la protezione dei dati nel settore della cooperazione di polizia e giudiziaria. Risultati del 2008 La relazione annuale 2007 menzionava i seguenti obiettivi principali per il 2008, la maggior parte dei quali stata realizzata in tutto o in parte: Sostegno alla rete dei responsabili della protezione dei dati Il GEPD ha continuato a fornire un forte sostegno ai responsabili della protezione dei dati e ha incoraggiato un ulteriore scambio di competenze e di buone prassi tra di loro. Particolare attenzione stata accordata ai responsabili della protezione dei dati delle nuove agenzie di recente istituzione. Ruolo dei controlli preventivi é stato formulato un numero record di pareri relativi a controlli preventivi, mentre resta ancora da concludere il controllo preventivo delle operazioni di trattamento in corso per la maggior parte delle istituzioni e degli organismi. é stato posto maggiormente lĠaccento sullĠattuazione delle raccomandazioni. Orientamenti orizzontali Sono stati sviluppati orientamenti su temi importanti comuni alla maggior parte delle istituzioni e degli organismi (ad es. assunzione di personale, trattamento dei dati a carattere sanitario), innanzi tutto per facilitare il controllo preventivo per le agenzie. Tali orientamenti saranno prossimamente resi disponibili per tutte le parti interessate. VeriŜca della conformit Il GEPD ha continuato a misurare la conformit di tutti gli organismi e istituzioni con il regolamento (CE) n. 45/2001 ed entro la met del 2009 riferir in merito ai progressi compiuti al riguardo. Oltre a questa indagine generale, stata effettuata una serie di ispezioni in vari organismi e istituzioni per veriŜcare la conformit su questioni speciŜ che. Sistemi su vasta scala Il GEPD ha continuato a sviluppare un controllo coordinato di Eurodac insieme alle autorit di controllo nazionali e ad attuare il programma di lavoro adottato a tal Ŝ ne. Ha inoltre compiuto i primi passi per quanto riguarda altri sistemi su vasta scala, come il SIS II e il VIS. Pareri su atti legislativi Il GEPD ha elaborato un numero record di pareri od osservazioni su nuovi atti legislativi o documenti connessi, coprendo un numero di settori pi ampio che in passato e fornendo un contributo adeguato dalla prima allĠultima fase della procedura legislativa. Trattato di Lisbona LĠimpatto del trattato di Lisbona stato analizzato attentamente, ma la sua entrata in vigore dipende dalla ratiŜca Ŝnale da parte di alcuni Stati membri. LĠanalisi ha evidenziato che il trattato ha un impatto potenziale importante, per motivi sia istituzionali che sostanziali, con ampie possibilit di miglioramento della protezione dei dati. Informazioni online Le informazioni disponibili sul sito web del GEPD sono state migliorate, aggiornandone e sviluppandone il contenuto e migliorandone lĠaccessibilit. Per il 2009 sono previsti ulteriori miglioramenti, tra i quali Ŝgura anche la pubblicazione di una newsletter elettronica. Regolamento di procedura Sono stati compiuti notevoli progressi nella preparazione del regolamento interno che contempla le varie funzioni e attivit del GEPD, nonch nellĠelaborazione di manuali interni di casistica per le attivit di maggiore rilievo. I risultati saranno pubblicati sul sito web del GEPD nel corso del 2009, con strumenti pratici per le parti interessate. Gestione delle risorse La gestione delle risorse Ŝnanziarie e umane stata consolidata o ulteriormente sviluppata e sono stati raff orzati altri processi interni. Sono state altres migliorate la funzionalit e lĠefficacia delle funzioni di controllo interno. Obiettivi per il 2009 il 2009 sar il primo anno di un nuovo mandato del GEPD, con una composizione parzialmente nuova dellĠistituzione. é pertanto da prevedere una commistione di continuit e cambiamento. Questo anno sar utilizzato per una valutazione strategica dei ruoli e dei compiti del GEPD e per Ŝssare le principali linee di sviluppo per i prossimi quattro anni. Tale rißessione coincider con cambiamenti signiŜcativi nel contesto esterno al GEPD, come le sŜ de derivanti dalla nuova legislatura europea, la nuova Commissione europea, lĠeventuale entrata in vigore del trattato di Lisbona e altre politiche e contesti a lungo termine e il relativo impatto combinato sulla protezione dei dati. Il GEPD intende assumere una posizione chiara al riguardo e riferir sulle conclusioni nella prossima relazione annuale. Per il 2009 sono stati selezionati gli obiettivi principali indicati in appresso, fatto salvo il risultato della riflessione strategica. I risultati conseguiti saranno riferiti nella prossima relazione annuale. Sostegno alla rete dei responsabili della protezione dei dati Il GEPD continuer a offrire un forte sostegno ai responsabili della protezione dei dati, in particolare delle agenzie di recente istituzione, e incoragger uno scambio di competenze e di migliori prassi tra gli stessi, al Ŝne di rafforzarne lĠefficacia. Ruolo dei controlli preventivi Il GEPD intende portare a termine i controlli preventivi riguardanti le operazioni di trattamento in corso per la maggior parte delle istituzioni e degli organismi e porre maggiormente lĠaccento sullĠattuazione delle raccomandazioni. Particolare attenzione sar dedicata al controllo preventivo delle operazioni di trattamento comuni alla maggior parte delle agenzie. Orientamenti orizzontali Il GEPD continuer a sviluppare orientamenti su questioni importanti comuni alla maggior parte delle istituzioni e degli organismi e a renderli generalmente disponibili. Saranno pubblicati orientamenti in materia di videosorveglianza, che contribuiranno anche ad attirare lĠattenzione sulle situazioni che presentano rischi speciŜci. Esame dei reclami Il GEPD pubblicher un quadro politico per il trattamento dei reclami allo scopo di informare tutte le parti in causa delle pertinenti procedure, compresi i criteri in base ai quali viene deciso lĠavvio di unĠindagine alla luce dei reclami pervenuti. Politica in materia di ispezioni Il GEPD continuer a veriŜ care la conformit al regolamento (CE) n. 45/2001 con diversi tipi di controlli per tutte le istituzioni e gli organismi e aumenter il numero di ispezioni sul posto. Nel 2009 sar pubblicata sul sito web del GEPD una politica generale in materia di ispezioni. Portata della consultazione Il GEPD continuer a formulare in modo tempestivo pareri o osservazioni su proposte di nuovi atti legislativi, sulla base di un inventario sistematico degli argomenti e delle priorit pertinenti, e ad assicurare un seguito adeguato. Programma di Stoccolma Il GEPD intende dedicare particolare attenzione alla preparazione di un nuovo programma strategico quinquennale per il settore della libert, della sicurezza e della giustizia destinato ad essere adottato dal Consiglio europeo alla Ŝne del 2009. In tale contesto sar indicata come condizione essenziale lĠesigenza di salvaguardie effettive in materia di protezione dei dati. Attivit dĠinformazione Il GEPD migliorer ulteriormente la qualit e lĠefficacia degli strumenti dĠinformazione online (sito web e newsletter elettronica) nonch valuter e, se del caso, aggiorner le altre attivit in materia dĠinformazione. Regolamento di procedura Il GEPD adotter e pubblicher il regolamento interno, confermando o chiarendo le prassi attuali per quanto riguarda i suoi differenti ruoli e attivit. Nel sito web saranno disponibili strumenti pratici per le parti interessate. Gestione delle risorse Il GEPD consolider e svilupper ulteriormente le attivit relative alle risorse Ŝnanziarie e umane, e rafforzer altri processi di lavoro interni. Particolare attenzione sar accordata allĠassunzione di personale a lungo termine, alla necessit di spazi supplementari per uffici e allo sviluppo di un sistema di gestione dei fascicoli. Supervisione Uno dei ruoli principali del GEPD consiste nel monitorare in modo indipendente le operazioni di trattamento effettuate dalle istituzioni e dagli organi comunitari. Il quadro giuridico il regolamento (CE) n. 45/2001, che stabilisce una serie di obblighi per coloro che trattano dati e una serie di diritti per le persone i cui dati sono trattati. Le operazioni di trattamento di dati personali che non presentano particolari rischi per gli interessati sono notiŜcate esclusivamente al responsabile della protezione dei dati dellĠistituzione o dellĠorganismo interessato. Quelle che presentano rischi speciŜ ci per le persone interessate devono essere sottoposte al controllo preventivo del GEPD, che determina se il trattamento conforme o meno al regolamento. Tra i compiti di supervisione svolti dal garante aggiunto Ŝgurano la consulenza e lĠassistenza ai responsabili della protezione dei dati, il controllo preventivo delle operazioni di trattamento a rischio, la realizzazione di indagini, comprese le ispezioni sul posto, e il trattamento dei reclami. Controlli preventivi Nel 2008 i controlli preventivi hanno continuato a rappresentare lĠaspetto principale dellĠattivit di controllo del GEPD. Come citato nelle relazioni annuali precedenti, il GEPD ha costantemente incoraggiato i responsabili della protezione dei dati ad aumentare il numero delle notiŜcazione di controllo preventivo ad esso rivolte. Il termine della primavera 2007 per il ricevimento delle notiŜcazioni in vista di un controllo preventivo del GEPD - casi ex post - era stato Ŝssato per incentivare le istituzioni e gli organismi comunitari a intensiŜ care gli sforzi verso il pieno adempimento del loro obbligo di notiŜcazione. Il risultato stato un considerevole aumento delle notiŜcazioni. Nel complesso, il 2008 stato un anno di lavoro intenso, con un numero di pareri su controlli preventivi (105 pareri) maggiore rispetto a tutti gli anni precedenti. Di questi, solo alcuni (18) erano Òveri e propriÓ casi di controllo preventivo, vale a dire casi in cui le istituzioni interessate hanno seguito la procedura prevista per il controllo preventivo prima di effettuare lĠoperazione di trattamento. Per la prima volta, il GEPD ha deciso di suggerire il ritiro di alcune notiŜcazioni. Ci stato dovuto al fatto che le notiŜcazioni in questione riguardavano vecchi trattamenti destinati ad essere sostituiti oppure non erano disponibili informazioni sufficienti a garantire unĠadeguata conoscenza degli elementi della procedura. Per quanto riguarda i tempi, il numero di giorni occorsi al GEPD per la formulazione di progetti di pareri diminuito rispetto al 2007 di oltre due giorni, il che rappresenta un risultato molto soddisfacente, considerati il numero e la complessit crescenti delle notiŜcazioni. Il GEPD tuttavia preoccupato a causa dei lunghi periodi necessari alle istituzioni e agli organismi per fornire le necessarie informazioni. In tale contesto ricorda loro ancora una volta lĠobbligo di cooperare con il garante e di fornirgli le informazioni richieste. Nel 2008 i casi sottoposti a controllo preventivo ex-post2 hanno riguardato principalmente le seguenti questioni: dati di carattere sanitario trattati da istituzioni e organismi, assunzione di personale e selezione di candidati, valutazione del personale, accreditamento di giornalisti, sistemi di gestione dellĠidentit, controllo dellĠaccesso e indagini di sicurezza. Per quanto riguarda i controlli preventivi veri e propri, questi hanno riguardato essenzialmente procedure di selezione speciŜ che, in particolare per lĠAgenzia per i diritti fondamentali e per il GEPD, un progetto pilota concernente il controllo individuale, il ßexitime, il controllo dellĠidentit e dellĠaccesso e la sorveglianza elettronica. Sono state inoltre affrontate per la prima volta alcune questioni importanti, come il servizio di gestione dellĠidentit, il controllo dellĠaccesso mediante scansione dellĠiride o lĠautenticazione mediante impronta digitale. Reclami Il numero totale di reclami ha continuato ad aumentare nel 2008 (91 reclami ricevuti), con un numero inferiore di reclami ammissibili rispetto agli anni precedenti (23 reclami ammissibili) ma in generale una maggiore complessit. La maggior parte dei reclami stata dichiarata irricevibile poich riguardava il trattamento dei dati personali a livello degli Stati membri (materia di competenza delle autorit nazionali per la protezione dei dati). I casi ammissibili riguardavano soprattutto questioni come lĠaccesso ai dati, il trattamento dei dati sensibili, il diritto di rettiŜca e lĠobbligo dĠinformazione. Il GEPD ha continuato a lavorare a un quadro strategico per il trattamento dei reclami. Nel 2009 saranno resi disponibili sul sito web del GEPD i principali elementi della procedura e un formulario tipo per la presentazione dei reclami, nonch informazioni sullĠammissibilit degli stessi. Tale pubblicazione dovrebbe aiutare i potenziali ricorrenti nella presentazione dei reclami, limitando nel contempo il numero di reclami non ammissibili. Politica in materia di ispezioni Nel quadro del Òtermine della primavera 2007Ó, la prima parte dellĠoperazione avviata nel 2007 consistita nellĠinvio di lettere ai direttori delle istituzioni e agenzie per misurare il livello di conformit al regolamento. Sulla scorta delle risposte ricevute il GEPD ha elaborato una relazione generale che stata resa pubblica nel maggio 2008 ed stata trasmessa a tutte le istituzioni e agenzie. Come annunciato, lĠoperazione ha segnato lĠinizio di uno sforzo di lungo respiro del GEPD inteso ad assicurare la conformit con il regolamento, che si tradurr in eventuali ispezioni sul posto. In tale contesto, il GEPD ha ulteriormente sviluppato la sua politica in materia di ispezioni e ha compiuto una prima serie di ispezioni sul posto presso varie istituzioni e organismi al Ŝne di misurare la conformit nella pratica. Le ispezioni possono essere effettuate in seguito ad un reclamo o su iniziativa del GEPD. Durante le ispezioni il GEPD veriŜca i fatti e la realt sul posto. Esse possono inoltre contribuire in misura sostanziale a sensibilizzare le istituzioni sulle questioni relative alla protezione dei dati. Nel 2008 il GEPD ha deŜnito la prima procedura globale per le sue attivit dĠispezione. Questa consistita in tre fasi: in una prima fase sono state effettuate due visite di prova per veriŜcare sul posto la metodologia del GEPD; nella seconda fase il GEPD ha perfezionato la sua metodologia pratica; nella terza fase sono state effettuate ispezioni presso due istituzioni e organismi europei - il Comitato economico e sociale europeo e lĠAutorit europea per la sicurezza alimentare - che erano stati selezionati nel quadro dellĠesercizio della primavera 2007. Misure amministrative Il GEPD ha inoltre continuato a fornire consulenza sulle misure amministrative previste dalle istituzioni e dagli organismi comunitari in relazione al trattamento dei dati personali. é stata sollevata una serie di questioni che pongono difficolt, tra cui un nuovo modello di certiŜcato medico, lĠaccesso al pubblico di documenti contenenti dati personali, la normativa applicabile ad alcune attivit di trattamento, il trasferimento di un fascicolo medico a un tribunale nazionale, le norme di attuazione del regolamento (CE) n. 45/2001 e i reclami trattati dal mediatore europeo. Videosorveglianza Il GEPD ha continuato a lavorare ai suoi orientamenti in materia di videosorveglianza per fornire alle istituzioni e agli organismi dellĠUE indicazioni pratiche sul rispetto delle norme di protezione dei dati nellĠuso dei sistemi di videosorveglianza. Il primo progetto interno di orientamenti stato elaborato alla Ŝne del 2008 e sar consultabile pubblicamente entro la met del 2009. Consultazione Il GEPS fornisce alle istituzioni e agli organismi europei consulenza in materia di protezione dei dati in tutta una serie di settori. Questo ruolo consultivo riguarda nuove proposte legislative come pure altre iniziative che possono incidere sulla protezione dei dati personali nellĠUE. Di norma assume la forma di un parere ufficiale, ma il GEPD pu fornire orientamenti anche attraverso lĠelaborazione di osservazioni e documenti strategici. Anche gli sviluppi tecnologici aventi un impatto sulla protezione dei dati sono oggetto di controllo nellĠambito di tale attivit. Pareri del GEPD e questioni chiave Nel 2008 il GEPD ha emesso 14 pareri su proposte legislative dellĠUE. Come negli anni precedenti una parte consistente dei pareri riguarda il settore della libert, della sicurezza e della giustizia, sia nellĠambito del ÒpilastroÓ comunitario sia nel settore della cooperazione giudiziaria e di polizia in materia penale (Òterzo pilastroÓ). Questo settore rappresenta quasi la met dei pareri pubblicati in materia legislativa, ossia 6 su 14. LĠadozione della decisione quadro sulla protezione dei dati, del 27 novembre 2008, sulla protezione dei dati personali trattati nellĠambito della cooperazione giudiziaria e di polizia in materia penale ha rappresentato uno sviluppo importante in questo settore. Nel corso dei negoziati questa parte della normativa stata oggetto della massima attenzione da parte del GEPD, che ha pubblicato tre pareri, nonch osservazioni sulla materia. Il GEPD si anche soffermato sulla proposta di modiŜca del regolamento relativo allĠaccesso del pubblico ai documenti delle istituzioni UE, nonch sul riesame della direttiva relativa alla vita privata e alle comunicazioni elettroniche (direttiva e-privacy). Le questioni relative al codice di prenotazione (PNR) sono state anchĠesse al centro delle attivit consultive del GEPD, in particolare per quanto riguarda il seguito della proposta dellĠUE sul PNR. Scambio di informazioni UnĠaltra questione centrale stata quella dello scambio di informazioni, in particolare la creazione di sistemi di informazione e lĠaccesso a tali sistemi. Il GEPD ha adottato pareri sui sistemi di scambio di informazioni proposti nel quadro del sistema dĠinformazione del mercato interno (IMI), di Eurojust, della sicurezza stradale, della protezione dei bambini che usano internet, di ECRIS, del Gruppo di contatto ad alto livello UE-Stati Uniti sulla condivisione delle informazioni e sulla strategia europea in materia di giustizia elettronica. Sono state inoltre pubblicate osservazioni preliminari sul pacchetto della Commissione relativo alla gestione delle frontiere dellĠUE. I pareri del GEPD hanno sottolineato lĠesigenza che lo scambio di informazioni sia valutato in modo appropriato e attento in ciascun caso. Inoltre, allorch tale scambio istituito occorre prevedere garanzie speciŜ che in materia di protezione dei dati. Nuove tecnologie Il GEPD ha sollevato a varie riprese la questione del ricorso alle nuove tecnologie (ad es. ECRIS, strategia europea in materia di giustizia elettronica). Ha ripetutamente invitato a garantire che gli aspetti inerenti alla protezione dei dati siano tenuti in considerazione nelle primissime fasi (Òprivacy-by-designÓ). Ha inoltre rilevato che gli strumenti tecnologici dovrebbero essere utilizzati non solo per garantire lo scambio di informazioni, ma anche per raff orzare i diritti degli interessati. Gli sviluppi attualmente in corso nel settore della Societ dellĠinformazione sono stati seguiti ed esaminati ancora una volta, quali la RFID e lĠintelligenza diff usa, come seguito della comunicazione della Commissione europea sulla RFID ed il relativo parere del GEPD. Il GEPD ha inoltre fornito chiarimenti su un suo eventuale contributo alla ricerca e sviluppo tecnologico (RST) nellĠUE, nonch ad azioni consolidate gi avviate. é stato adottato un documento orientativo che descrive lĠeventuale ruolo che lĠistituzione potrebbe svolgere a favore di progetti di ricerca e sviluppo nellĠambito del settimo programma quadro di ricerca e sviluppo tecnologico. Qualit dei dati La qualit dei dati stato un altro soggetto importante. Un livello elevato di accuratezza dei dati infatti necessario se si vogliono evitare ambiguit riguardo al contenuto delle informazioni trattate. é pertanto fondamentale che lĠaccuratezza sia veriŜcata regolarmente e adeguatamente. Un livello elevato di qualit dei dati rappresenta inoltre non soltanto una garanzia di base per lĠinteressato, ma facilita inoltre lĠuso efficiente da parte di coloro che si occupano del trattamento dei dati in questione. Nuovi sviluppi e priorit Sono state individuate una serie di prospettive per cambiamenti futuri, che costituiranno lĠordine del giorno delle principali priorit per il GEPD. Queste comprendono nuove tendenze tecnologiche che accrescono la protezione dei dati critici e le preoccupazioni in materia di vita privata, quali lo sviluppo di sistemi di Òcloud computingÓ3 e tecnologie di sequenziamento del DNA alla velocit della luce. Per quanto riguarda i nuovi sviluppi nel settore delle politiche e della legislazione le principali questioni cui il GEPD intende riservare unĠattenzione particolare comprendono: una rißessione su ulteriori miglioramenti della decisione quadro sulla protezione dei dati, in modo da aumentare il livello di protezione previsto dal nuovo strumento nellĠambito del terzo pilastro; il futuro della direttiva sulla protezione dei dati; il programma pluriennale della Commissione europea nel settore della libert, della sicurezza e della giustizia - noto come Òprogramma di StoccolmaÓ; le principali tendenze nelle attivit di contrasto e legislative in materia di lotta al terrorismo e alla criminalit organizzata; la revisione del regolamento sullĠaccesso del pubblico ai documenti; nuove iniziative volte a potenziare lĠassistenza sanitaria transfrontaliera in combinazione con il ricorso alle tecnologie informatiche. Cooperazione il GEPD coopera con le autorit nazionali per la protezione dei dati al Ŝ ne di promuovere una protezione coerente dei dati in tutta Europa. Tale ruolo abbraccia anche la cooperazione con gli organi di controllo istituiti nellĠambito del terzo pilastro dellĠUE e nel contesto dei sistemi di TI su vasta scala. La principale piattaforma di cooperazione tra le autorit per la protezione dei dati in Europa il Gruppo dellĠarticolo 29, che fornisce alla Commissione europea consulenze indipendenti in materia di protezione dei dati. Il GEPD partecipa alle attivit del Gruppo, che svolge un ruolo cruciale nellĠapplicazione uniforme della direttiva sulla protezione dei dati. Il GEPD ed il Gruppo hanno collaborato efficacemente in una serie di ambiti, concentrandosi in particolare sullĠattuazione della direttiva sulla protezione dei dati e sulle sŜ de in materia di protezione dei dati poste dalle nuove tecnologie. Il GEPD ha inoltre appoggiato con fermezza iniziative volte a facilitare i ßussi internazionali di dati (ad esempio le norme vincolanti dĠimpresa). Nel 2008 il Gruppo ha adottato pareri su proposte legislative, che in taluni casi erano state oggetto di pareri del GEPD (ad esempio il riesame della direttiva e-privacy). Sebbene la consultazione del GEPD sia un elemento obbligatorio del processo legislativo dellĠUE, i contributi del Gruppo sono anchĠessi molto utili, soprattutto perch potrebbero contenere elementi di particolare interesse sul piano nazionale. Il GEPD si rallegra pertanto di tali contributi, che sono stati in linea con i suoi pareri. Uno dei pi importanti compiti cooperativi del GEPD riguarda il controllo coordinato di Eurodac, in cui le responsabilit del controllo in materia di protezione dei dati sono ripartite tra le autorit nazionali per la protezione dei dati e il GEPD. Il Gruppo di coordinamento della supervisione di Eurodac - composto dalle autorit nazionali per la protezione dei dati e dal GEPD - si riunito due volte nel 2008, occupandosi principalmente dellĠattuazione del programma di lavoro adottato dal gruppo nel dicembre 2007. NellĠambito del programma di lavoro sono stati selezionati tre argomenti al Ŝne di approfondirne lĠesame e riferire in proposito: lĠinformazione degli interessati, i bambini ed Eurodac, DubliNet4. Nel contempo il quadro in cui il Gruppo opera stato anchĠesso al centro dellĠattenzione: la Commissione europea ha intrapreso un riesame dei regolamenti Dublino e Eurodac nel quadro delle misure generali in materia di asilo. LĠesigenza di una pi stretta cooperazione tra i GEPD ed altre autorit per la protezione dei dati nelle questioni relative al terzo pilastro - il settore della cooperazione giudiziaria e di polizia - si accentuata negli ultimi anni in seguito allĠaumento di iniziative a livello europeo e internazionale volte a raccogliere e condividere dati personali. Il GEPD si impegna a garantire un livello elevato e omogeneo di protezione dei dati nei lavori degli organi di controllo della protezione dei dati (autorit di controllo comune per Schengen, Europol, Eurojust e il sistema dĠinformazione doganale) istituiti nellĠambito del terzo pilastro dellĠUE. Nel 2008 il GEPD ha contribuito attivamente alle riunioni organizzate dal Gruppo ÒPolizia e giustiziaÓ incentrate su questioni sensibili, quali lĠattuazione del trattato di Prm, la decisione quadro sulla protezione dei dati nellĠambito del terzo pilastro e il PNR. La cooperazione nellĠambito di altri consessi internazionali ha continuato ad essere al centro dellĠattenzione. Come negli anni precedenti, il GEPD ha partecipato alle conferenze europee ed internazionali dei commissari in materia di protezione dei dati e della vita privata, che hanno offerto ai partecipanti lĠopportunit di discutere le sŜ de attuali in materia di protezione dei dati, quali gli sviluppi correlati alle nuove tecnologie e la questione della vita privata in un mondo senza frontiere. é stato inoltre riservato un seguito appropriato allĠÓiniziativa di LondraÓ relativa alla sensibilizzazione in materia di protezione dei dati ed ai metodi per renderla pi efficace. InŜne, sulla scia di eventi simili organizzati nel 2005 e 2007, allo studio un terzo workshop sulla protezione dei dati nelle organizzazioni internazionali. Comunicazione LĠinformazione e la comunicazione svolgono un ruolo centrale nellĠassicurare la visibilit delle principali attivit del GEPD e nel sensibilizzare il pubblico sullĠoperato del GEPD e sulla protezione dei dati in generale. Si tratta di una questione particolarmente strategica, poich il GEPD ancora unĠistituzione relativamente nuova ed il suo ruolo al livello dellĠUE deve essere consolidato ulteriormente. A quattro anni dallĠavvio dei lavori, si pone lĠaccento sui beneŜ ci derivanti dalla comunicazione in termini di visibilit. Indicatori signiŜ cativi dei risultati raggiunti sono lĠaumento delle richieste di informazioni, lĠincremento del traffi co sul sito, una crescita costante del numero di abbonati alla newsletter, continue richieste per visite di studio presso il GEPD ed inviti a partecipare a conferenze. Inoltre, contatti pi sistematici con i media e, di conseguenza, un aumento sostanziale della copertura mediatica delle attivit del GEPD avvalorano ulteriormente lĠopinione che il GEPD sia diventato un punto di riferimento per le questioni relative alla protezione dei dati. Le relazioni con i media hanno continuato ad essere un elemento centrale delle attivit di comunicazione ed il GEPD ha concesso circa venticinque interviste a giornalisti della carta stampata, televisivi e dei media elettronici nel 2008. Il servizio stampa ha pubblicato tredici comunicati stampa, la maggior parte dei quali riguardavano nuovi pareri legislativi di grande proŜlo pubblico generale. Essi hanno trattato questioni quali il riesame della direttiva e-privacy, lĠadozione della decisione quadro sulla protezione dei dati nellĠambito del terzo pilastro, lĠaccesso del pubblico ai documenti UE e la condivisione di informazioni sul piano transatlantico ai Ŝni delle attivit di contrasto. Nel maggio 2008 stata inoltre organizzata una conferenza stampa per presentare le principali conclusioni della relazione annuale 2007. Oltre alle richieste che riceve regolarmente dai media, il servizio stampa si occupato di circa 180 richieste di informazioni del pubblico, provenienti da una vasta gamma di persone e parti interessate. Il GEPD si rallegrato delle visite da parte di gruppi di studenti specializzati in diritto europeo, nonch nelle questioni relative alle protezione dei dati e/o alla sicurezza delle TI nel mondo accademico. Al Ŝne di dare ulteriore visibilit alle attivit in corso, il GEPD ha continuato a utilizzare i seguenti strumenti di informazione e comunicazione: sito web: il sito web stato aggiornato da un punto di vista tecnico e dei contenuti, compresa la pubblicazione di un Glossario sulla protezione dei dati personali e di una sezione ÒDomande e RisposteÓ. Le statistiche mostrano che tra il 1ĵ febbraio ed il 31 dicembre 2008 il sito ha ricevuto un totale di 81.841 visite, con un picco di 10.095 visite nel mese di maggio, al momento della pubblicazione della relazione annuale 2007; newsletter elettronica: nel 2008 sono stati pubblicati cinque numeri della newsletter del GEPD. Il numero degli abbonati aumentato in modo signiŜcativo tra il 2007 e il 2008. Sono in corso i lavori preparatori per la pubblicazione di una nuova versione della newsletter, al Ŝne di fornire uno strumento di informazione di pi facile lettura. eventi promozionali: il GEPD ha nuovamente partecipato alla giornata sulla protezione dei dati e alla Giornata porte aperte dellĠUE, allestendo stand informativi nelle principali istituzioni dellĠUE; opuscolo informativo: stata avviata la preparazione di un nuovo opuscolo informativo, in particolare nella prospettiva della conclusione del primo mandato del GEPD nel gennaio 2009. Amministrazione, bilancio e personale NellĠobiettivo di consolidare ulteriormente il suo buon avvio, e di conseguenza di far fronte ai nuovi compiti, sono state destinate al GEPD risorse supplementari in termini di bilancio (aumento da 4.955.726 EUR nel 2007 a 5.307.753 EUR nel 2008) e di personale (da 29 a 33 membri). In materia di bilancio, stata introdotta nel 2008 una nuova terminologia al Ŝne di garantire la trasparenza richiesta dallĠautorit di bilancio. Nella sua relazione sullĠesercizio 2007 la Corte dei conti europea ha dichiarato che lĠaudit non dava luogo ad alcuna osservazione. In termini di risorse umane, la crescente visibilit dellĠistituzione sta comportando un aumento del carico di lavoro, insieme ad un ampliamento dei suoi compiti. Il GEPD ha tuttavia scelto di adottare una crescita controllata per garantire che i nuovi membri del personale siano pienamente integrati. Il GEPD ha chiesto pertanto la creazione di soli quattro posti nel 2008. Il programma di tirocinio ha continuato ad ospitare circa due tirocinanti per sessione. Sono stati inoltre assunti due esperti nazionali distaccati da autorit nazionali per la protezione dei dati. Per quanto riguarda lĠorganigramma del GEPD, lĠaumento del carico di lavoro ha portato alla creazione della nuova mansione di coordinatore. A tal Ŝne sono stati designati cinque coordinatori nelle unit di consultazione e di controllo. Riguardo al controllo interno, la valutazione effettuata dai servizi del GEPD e dal revisore interno ha comprovato la funzionalit e lĠefficienza del sistema di controllo interno e la sua capacit di garantire in modo ragionevole il raggiungimento degli obiettivi dellĠistituzione. Il GEPD ha nominato il proprio responsabile della protezione dei dati per garantire lĠapplicazione interna delle disposizioni del regolamento (CE) n. 45/2001. I lavori volti ad individuare le operazioni di trattamento che contengono dati personali e a determinare quali operazioni sono soggette a controllo preventivo sono proseguiti nel 2008. é stato messo a punto un inventario delle operazioni interne. Su questa base stato avviato il primo processo di notiŜcazione. Sono state adottate nuove norme interne necessarie per garantire il corretto funzionamento dellĠistituzione, tra cui decisioni sulla certiŜcazione, sulle misure di sicurezza e sulla nomina di un addetto alla sicurezza locale per il GEPD. é stata completata lĠattuazione di un nuovo sistema di gestione dei documenti (GEDA). Tale attuazione vista come una prima fase nello sviluppo di un sistema di gestione dei casi trattati ai Ŝni di un migliore sostegno alle attivit del GEPD. Lussemburgo: Ufficio delle pubblicazioni ufficiali delle Comunit europee 2008 Il guardiano europeo della protezione dei dati personali www.edps.europa.eu GARANTE EUROPEO DELLA PROTEZIONE DEI DATI
NOTE 2 I controlli preventivi Ôex postĠ riguardano operazioni di trattamento avviate prima della nomina del GEPD e del garante aggiunto (17 gennaio 2004) e che quindi non stato possibile sottoporre a controllo prima del loro inizio. 3 Il termine Òcloud computingÓ si riferisce allĠutilizzo di tecnologie informatiche fondate su internet (ÒcloudÓ, letteralmente ÒnuvolaÓ) per una molteplicit di servizi. Si tratta di un metodo informatico che prevede la fornitura tramite internet di risorse scalabili in modo dinamico e spesso virtualizzate. 4 DubliNet la rete elettronica sicura dei canali dĠinformazione tra le autorit nazionali che si occupano delle domande di asilo. Di regola una ÒhitÓ nel sistema Eurodac determina uno scambio di dati riguardo alla persona che ha presentato la domanda di asilo. Tale scambio utilizza DubliNet. |