| Garante per la protezione dei dati personali Autorizzazione n. 7/2013 Autorizzazione al trattamento dei datigiudiziari da parte di privati, di enti pubblici economici e di soggettipubblici AUTORIZZAZIONE DEL 12 DICEMBRE 2013
Registro dei provvedimenti n. 570 del 12 dicembre 2013 IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATIPERSONALI Indata odierna, in presenza del dott. Antonello Soro, presidente, della dott.ssaAugusta Iannini, vicepresidente, della dott.ssa Giovanna Bianchi Clerici edella prof.ssa Licia Califano, componenti, e del dott. Giuseppe Busia,segretario generale; Vistoil decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, recante il Codice in materia diprotezione dei dati personali (di seguito "Codice"); Vistol'art. 4, comma 1, lett. e) del Codice, il quale individua i dati giudiziari; Visti,in particolare, gli artt. 21, comma 1, e 27 del Codice, che consentono iltrattamento di dati giudiziari, rispettivamente, da parte di soggetti pubblicie di privati o di enti pubblici economici, soltanto se autorizzato da espressadisposizione di legge o provvedimento del Garante che specifichino le finalitàdi rilevante interesse pubblico del trattamento, i tipi di dati trattati e leprecise operazioni eseguibili; Vistigli artt. 21, comma 2, e 20, commi 2 e 4, e le disposizioni relative aspecifici settori di cui alla Parte II del Codice e, in particolare, i Capi IIIe IV del Titolo IV, nel quale sono indicate finalità di rilevante interessepubblico che rendono ammissibile il trattamento di dati giudiziari da parte disoggetti pubblici; Vistol'art. 22 del Codice, che enuncia i princìpi applicabili al trattamento di datisensibili e giudiziari da parte di soggetti pubblici; Consideratoche il trattamento dei dati in questione può essere autorizzato dal Garanteanche d'ufficio con provvedimenti di carattere generale, relativi a determinatecategorie di titolari o di trattamenti (art. 40 del Codice); Consideratoche le autorizzazioni di carattere generale sinora rilasciate sono risultateuno strumento idoneo per prescrivere misure uniformi a garanzia degliinteressati, rendendo altresì superflua la richiesta di singoli provvedimentidi autorizzazione da parte di numerosi titolari del trattamento; Ritenutoopportuno rilasciare nuove autorizzazioni in sostituzione di quelle in scadenzail 31 dicembre 2013, armonizzando le prescrizioni già impartite alla lucedell'esperienza maturata; Ritenutoopportuno che anche tali nuove autorizzazioni siano provvisorie e a tempodeterminato, ai sensi dell'art. 41, comma 5, del Codice, e, in particolare,efficaci per il periodo di dodici mesi; Vistoil d. lg. 4 marzo 2010, n. 28, recante "Attuazione dell'articolo 60 dellalegge 18 giugno 2009, n. 69, aggiornato dalla l. 9 agosto 2013, n. 98, inmateria di mediazione finalizzata alla conciliazione delle controversie civilie commerciali" e il Regolamento di cui al d. m. 18 ottobre 2010, n. 180,emanato ai sensi dell'art. 16 del citato decreto legislativo, i quali prevedonoche gli organismi di mediazione, gli enti di formazione e il Ministero dellagiustizia trattino i dati giudiziari per l'accertamento dei requisiti dionorabilità dei mediatori nonché dei soci, associati, amministratori erappresentanti dei predetti enti di natura privata e attribuiscono al Ministerodella giustizia l'esercizio di poteri di vigilanza e controllo in merito a talirequisiti; Vistigli artt. 51 e 52 del Codice in materia di informatica giuridica e ritenuta lanecessità di favorire la prosecuzione dell'attività di documentazione, studio ericerca in campo giuridico, in particolare per quanto riguarda la diffusione didati relativi a precedenti giurisprudenziali, in ragione anche dell'affinitàche tali attività presentano con quelle di manifestazione del pensierodisciplinate dall'art. 137 del Codice; Consideratala necessità di garantire il rispetto di alcuni princìpi volti a ridurre alminimo i rischi di danno o di pericolo che i trattamenti potrebbero comportareper i diritti e le libertà fondamentali, nonché per la dignità delle persone, ein particolare, per il diritto alla protezione dei dati personali sancitodall'art. 1 del Codice; Vistol'art. 11, comma 2, del Codice, il quale stabilisce che i dati trattati inviolazione della disciplina rilevante in materia di trattamento di datipersonali non possono essere utilizzati; Vistigli artt. 31 e seguenti del Codice e il disciplinare tecnico di cuiall'Allegato B) al medesimo Codice, recanti norme e regole sulle misure disicurezza; Vistol'art. 41 del Codice; Vistigli artt. 42 e seguenti del Codice in materia di trasferimento di datipersonali all'estero; Vistol'art. 167 del Codice; Vistigli atti d'ufficio; Vistele osservazioni dell'Ufficio formulate dal segretario generale ai sensidell'art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000; Relatorela dott.ssa Augusta Iannini; Autorizza iltrattamento dei dati giudiziari di cui all'art. 4, comma 1, lett. e), delCodice, per le finalità di rilevante interesse pubblico di seguito specificateai sensi degli artt. 21 e 27 del Codice, secondo le prescrizioni di seguitoindicate. Primadi iniziare o proseguire il trattamento, i sistemi informativi e i programmiinformatici sono configurati riducendo al minimo l'utilizzazione di datipersonali e di dati identificativi, in modo da escluderne il trattamento quandole finalità perseguite nei singoli casi possono essere realizzate mediante,rispettivamente, dati anonimi od opportune modalità che permettano diidentificare l'interessato solo in caso di necessità, in conformità all'art. 3del Codice. Capo I - RAPPORTI DI LAVORO 1) Ambito di applicazione e finalità deltrattamento. L'autorizzazioneè rilasciata, anche senza richiesta, a persone fisiche e giuridiche, enti,associazioni ed organismi che: Iltrattamento deve essere indispensabile per: L'autorizzazioneè altresì rilasciata a soggetti che in relazione ad un'attività di composizionedi controversie esercitata in conformità alla legge svolgono un trattamentoindispensabile al medesimo fine. 2) Interessati ai quali i dati si riferiscono. Iltrattamento può riguardare dati attinenti a soggetti che hanno assunto ointendono assumere la qualità di: Capo II - ORGANISMI DI TIPOASSOCIATIVO E FONDAZIONI 1) Ambito di applicazione e finalità deltrattamento. L'autorizzazioneè rilasciata anche senza richiesta: Iltrattamento deve essere indispensabile per perseguire scopi determinati elegittimi individuati dall'atto costitutivo, dallo statuto o da un contrattocollettivo. 2) Interessati ai quali i dati si riferiscono. Iltrattamento può riguardare dati attinenti: Capo III - LIBERI PROFESSIONISTI 1)Ambito di applicazione e finalità del trattamento. L'autorizzazioneè rilasciata anche senza richiesta ai: 2) Interessati ai quali i dati si riferiscono. Iltrattamento può riguardare dati attinenti ai clienti. Idati relativi a terzi possono essere trattati solo ove ciò sia strettamenteindispensabile per eseguire specifiche prestazioni professionali richieste daiclienti per scopi determinati e legittimi. Capo IV - MEDIAZIONE FINALIZZATA ALLACONCILIAZIONE DELLE CONTROVERSIE CIVILI E COMMERCIAL 1) Soggetti ai quali è rilasciata l'autorizzazione efinalità del trattamento. 2) Interessati ai quali i dati si riferiscono. Iltrattamento può riguardare i soli dati giudiziari relativi ai requisiti dionorabilità previsti dal d. m. n. 180/2010 previsti per soci, associati,amministratori e rappresentanti degli organismi di mediazione e degli enti diformazione di natura privata, nonché dei singoli mediatori ("non avereriportato condanne definitive per delitti non colposi o a pena detentiva nonsospesa; non essere incorso nell'interdizione perpetua o temporanea daipubblici uffici; non essere stato sottoposto a misure di prevenzione o di sicurezza"- art. 4 d. m. n. 180/2010). 3) Categorie di dati e operazioni di trattamento. Iltrattamento può riguardare i soli dati giudiziari e le sole operazioni cherisultino indispensabili, pertinenti e non eccedenti in relazione allaspecifica finalità perseguita, nei limiti stabiliti dalle norme di legge eregolamento. 4) Comunicazione dei dati. IlMinistero della giustizia, nell'ambito dei poteri di vigilanza e controlloattribuitigli dalla normativa di settore può comunicare i dati giudiziari dicui all'art. 4, comma 1, lett. e) del Codice: Capo V - IMPRESE BANCARIE EDASSICURATIVE ED ALTRI TITOLARI DEI TRATTAMENTI 1) Ambito di applicazione e finalità deltrattamento. L'autorizzazioneè rilasciata, anche senza richiesta: 2) Ulteriori trattamenti. L'autorizzazioneè rilasciata altresì: d)a chiunque, per adempiere ad obblighi previsti da disposizioni di legge inmateria di comunicazioni e certificazioni antimafia o in materia di prevenzionedella delinquenza di tipo mafioso e di altre gravi forme di manifestazione dipericolosità sociale, contenute anche nella legge 19 marzo 1990, n. 55, esuccessive modificazioni ed integrazioni, e nel decreto legislativo 6 settembre2011, n. 159 recante il "Codice delle leggi antimafia e delle misure diprevenzione, nonché nuove disposizioni in materia di documentazioneantimafia, a norma degli artt. 1 e 2 della legge 13 agosto 2010, n. 136",e successive modificazioni ed integrazioni, o per poter produrre ladocumentazione prescritta dalla legge per partecipare a gare d'appalto; e)a chiunque, ai fini dell'accertamento del requisito di idoneità morale dicoloro che intendono partecipare a gare d'appalto, in adempimento di quantoprevisto dalla normativa in materia di appalti. Capo VI - DOCUMENTAZIONE GIURIDICA 1) Ambito di applicazione e finalità del trattamento L'autorizzazioneè rilasciata per il trattamento, ivi compresa la diffusione, di dati relativi asentenze e altri provvedimenti giurisdizionali, per finalità di informazionegiuridica, ovvero di documentazione, di studio e di ricerca in campo giuridico.Il trattamento, disciplinato dagli artt. 51 e 52 del Codice, deve essereeffettuato nel rispetto delle indicazioni fornite nelle "Linee guida inmateria di trattamento di dati personali nella riproduzione di provvedimentigiurisdizionali per finalità di informazione giuridica" (deliberazione delGarante del 2 dicembre 2010, G.U. 4 gennaio 2011, n. 2). Capo VII - PRESCRIZIONI COMUNI A TUTTII TRATTAMENTI Perquanto non previsto dai capi che precedono, ai trattamenti ivi indicati siapplicano, altresì, le seguenti prescrizioni: 1) Dati trattati. Possonoessere trattati i soli dati essenziali per le finalità per le quali è ammessoil trattamento e che non possano essere adempiute, caso per caso, mediante iltrattamento di dati anonimi o di dati personali di natura diversa. 2) Modalità di trattamento. Iltrattamento dei dati deve essere effettuato unicamente con operazioni, nonchécon logiche e mediante forme di organizzazione dei dati strettamenteindispensabili in rapporto agli obblighi, ai compiti o alle finalitàprecedentemente indicati. Fuori dei casi previsti dai Capi V, punto 2 e VI, onei quali la notizia è acquisita da fonti accessibili a chiunque, i dati devonoessere forniti dagli interessati nel rispetto della disciplina prevista dalD.P.R. 14 novembre 2002, n. 313 e successive modificazioni. 3) Conservazione dei dati. Conriferimento all'obbligo previsto dall'art. 11, comma 1, lett. e) del Codice, idati possono essere conservati per il periodo di tempo previsto da leggi oregolamenti e, comunque, per un periodo non superiore a quello strettamentenecessario per le finalità perseguite. Aisensi dell'art. 11, comma 1, lett. c), d) ed e) del Codice, i soggettiautorizzati verificano periodicamente l'esattezza e l'aggiornamento dei dati,nonché la loro pertinenza, completezza, non eccedenza e necessità rispetto allefinalità perseguite nei singoli casi. Al fine di assicurare che i dati sianostrettamente pertinenti, non eccedenti e indispensabili rispetto alle finalitàmedesime, i soggetti autorizzati valutano specificamente il rapporto tra i datie i singoli obblighi, compiti e prestazioni. I dati che, anche a seguito delleverifiche, risultino eccedenti o non pertinenti o non indispensabili nonpossono essere utilizzati, salvo che per l'eventuale conservazione, a norma dilegge, dell'atto o del documento che li contiene. Specifica attenzione èprestata per la verifica dell'essenzialità dei dati riferiti a soggetti diversida quelli cui si riferiscono direttamente gli obblighi, i compiti e leprestazioni. 4) Comunicazione e diffusione. Idati possono essere comunicati e, ove previsto dalla legge, diffusi, a soggettipubblici o privati nei limiti strettamente indispensabili per le finalitàperseguite e nel rispetto, in ogni caso, del segreto professionale e dellealtre prescrizioni sopraindicate. 5) Richieste di autorizzazione. Ititolari dei trattamenti che rientrano nell'ambito di applicazione dellapresente autorizzazione non sono tenuti a presentare una richiesta diautorizzazione al Garante, qualora il trattamento che si intende effettuare siaconforme alle prescrizioni suddette. Lerichieste di autorizzazione pervenute o che perverranno anche successivamentealla data di adozione del presente provvedimento, devono intendersi accolte neitermini di cui al provvedimento medesimo. IlGarante si riserva l'adozione di ogni altro provvedimento per i trattamenti nonconsiderati nella presente autorizzazione. Perquanto riguarda invece i trattamenti disciplinati nel presente provvedimento,il Garante non prenderà in considerazione richieste di autorizzazione pertrattamenti da effettuarsi in difformità alle relative prescrizioni, salvo che,ai sensi dell'art. 41 del Codice, il loro accoglimento sia giustificato dacircostanze del tutto particolari o da situazioni eccezionali non consideratenella presente autorizzazione. 6) Norme finali. Restanofermi gli obblighi previsti da norme di legge o di regolamento o dallanormativa comunitaria che stabiliscono divieti o limiti più restrittivi inmateria di trattamento di dati personali e, in particolare, dalle disposizionicontenute nell'art. 8 della legge 20 maggio 1970, n. 300, fatto salvo dall'art.113 del Codice, che vieta al datore di lavoro ai fini dell'assunzione e nellosvolgimento del rapporto di lavoro, di effettuare indagini, anche a mezzo diterzi, sulle opinioni politiche, religiose o sindacali del lavoratore, nonchésu fatti non rilevanti ai fini della valutazione dell'attitudine professionaledel lavoratore e dall'art. 10 del d. lg. 10 settembre 2003, n. 276, che vietaalle agenzie per il lavoro e agli altri soggetti privati autorizzati oaccreditati di effettuare determinate indagini o comunque trattamenti di datiovvero di preselezione di lavoratori. Restanofermi, altresì, gli obblighi di legge che vietano la rivelazione senza giustacausa e l'impiego a proprio o altrui profitto delle notizie coperte dal segretoprofessionale, nonché gli obblighi deontologici o di buona condotta relativialle singole figure professionali. 7) Efficacia temporale. Lapresente autorizzazione ha efficacia a decorrere dal 1 gennaio 2014 fino al 31dicembre 2014, salve eventuali modifiche che il Garante ritenga di doverapportare in conseguenza di eventuali novità normative rilevanti in materia. Lapresente autorizzazione sarà pubblicata nella Gazzetta Ufficiale dellaRepubblica italiana. Roma, 12 dicembre 2013
|