| Garante per la protezione dei dati personali Autorizzazione n. 7/2012 Autorizzazione al trattamento dei dati giudiziari daparte di privati, di enti pubblici economici e di soggetti pubblici Autorizzazione del 13 dicembre 2012 (Pubblicata sulla GU n.3 del 4-1-2013 - Suppl. Ordinario n. 2) Registro dei provvedimenti n. 404 del 13 dicembre 2012 IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATIPERSONALI Indata odierna, in presenza del dott. Antonello Soro, presidente, della dott.ssaAugusta Iannini, vicepresidente, della dott.ssa Giovanna Bianchi Clerici edella prof.ssa Licia Califano, componenti, e del dott. Giuseppe Busia,segretario generale; Vistoil decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, recante il Codice in materia diprotezione dei dati personali (d'ora in avanti "Codice"); Vistol'art. 4, comma 1, lett. e) del Codice, il quale individua i dati giudiziari; Visti,in particolare, gli articoli 21, comma 1, e 27 del Codice, che consentono iltrattamento di dati giudiziari, rispettivamente, da parte di soggetti pubblicie di privati o di enti pubblici economici, soltanto se autorizzato da espressadisposizione di legge o provvedimento del Garante che specifichino le finalitàdi rilevante interesse pubblico del trattamento, i tipi di dati trattati e leprecise operazioni eseguibili; Vistigli articoli 21, comma 2, e 20, commi 2 e 4, e le disposizioni relative aspecifici settori di cui alla Parte II del Codice e, in particolare, i Capi IIIe IV del Titolo IV, nel quale sono indicate finalità di rilevante interessepubblico che rendono ammissibile il trattamento di dati giudiziari da parte disoggetti pubblici; Vistol'art. 22 del Codice, che enuncia i princìpi applicabili al trattamento di datisensibili e giudiziari da parte di soggetti pubblici; Consideratoche il trattamento dei dati in questione può essere autorizzato dal Garante anched'ufficio con provvedimenti di carattere generale, relativi a determinatecategorie di titolari o di trattamenti (art. 40 del Codice); Consideratoche le autorizzazioni di carattere generale sinora rilasciate sono risultateuno strumento idoneo per prescrivere misure uniformi a garanzia degliinteressati, rendendo altresì superflua la richiesta di singoli provvedimentidi autorizzazione da parte di numerosi titolari del trattamento; Ritenutoopportuno rilasciare nuove autorizzazioni in sostituzione di quelle in scadenzail 31 dicembre 2012, armonizzando le prescrizioni già impartite alla lucedell'esperienza maturata; Ritenutoopportuno che anche tali nuove autorizzazioni siano provvisorie e a tempodeterminato, ai sensi dell'art. 41, comma 5, del Codice, e, in particolare,efficaci per il periodo di dodici mesi; Vistal'autorizzazione al trattamento dei dati a carattere giudiziario correlatoall'attività di mediazione finalizzata alla conciliazione delle controversiecivili e commerciali (registro dei provvedimenti n. 162 del 21 aprile 2011), dicui al d.lg. 4 marzo 2010, n. 28 e al d.m. 18 ottobre 2010, n. 180 emanato aisensi dell'art. 16 del citato decreto legislativo, i quali prevedono che gliorganismi di mediazione, gli enti di formazione e il Ministero della giustiziatrattino i dati giudiziari per l'accertamento dei requisiti di onorabilità deimediatori nonché dei soci, associati, amministratori e rappresentanti deipredetti enti di natura privata e attribuiscono al Ministero della giustizial'esercizio di poteri di vigilanza e controllo in merito a tali requisiti;ritenuto opportuno, nell'ottica di una semplificazione ed armonizzazione delsistema, ricondurre all'interno della presente autorizzazione il trattamentodei dati giudiziari effettuato con riguardo all'attività di mediazione di cuial d.lg. n. 28/2010; Vistigli articoli 51 e 52 del Codice in materia di informatica giuridica e ritenutala necessità di favorire la prosecuzione dell'attività di documentazione, studioe ricerca in campo giuridico, in particolare per quanto riguarda la diffusionedi dati relativi a precedenti giurisprudenziali, in ragione anche dell'affinitàche tali attività presentano con quelle di manifestazione del pensierodisciplinate dall'art. 137 del Codice; Consideratala necessità di garantire il rispetto di alcuni princìpi volti a ridurre alminimo i rischi di danno o di pericolo che i trattamenti potrebbero comportareper i diritti e le libertà fondamentali, nonché per la dignità delle persone, ein particolare, per il diritto alla protezione dei dati personali sancitodall'art. 1 del Codice; Vistol'art. 167 del Codice; Vistol'art. 11, comma 2, del Codice, il quale stabilisce che i dati trattati inviolazione della disciplina rilevante in materia di trattamento di datipersonali non possono essere utilizzati; Vistigli articoli 31 e seguenti del Codice e il disciplinare tecnico di cuiall'Allegato B) al medesimo Codice, recanti norme e regole sulle misure disicurezza; Vistol'art. 41 del Codice; Vistigli articoli 42 e seguenti del Codice in materia di trasferimento di datipersonali all'estero; Vistigli atti d'ufficio; Vistele osservazioni dell'Ufficio formulate dal segretario generale ai sensidell'art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000; Relatorela dott.ssa Augusta Iannini; Autorizza iltrattamento dei dati giudiziari di cui all'art. 4, comma 1, lett. e), delCodice, per le finalità di rilevante interesse pubblico di seguito specificateai sensi degli articoli 21 e 27 del Codice, secondo le prescrizioni di seguitoindicate. Primadi iniziare o proseguire il trattamento, i sistemi informativi e i programmiinformatici sono configurati riducendo al minimo l'utilizzazione di datipersonali e di dati identificativi, in modo da escluderne il trattamento quandole finalità perseguite nei singoli casi possono essere realizzate mediante,rispettivamente, dati anonimi od opportune modalità che permettano diidentificare l'interessato solo in caso di necessità, in conformità all'art. 3del Codice.
Capo I - RAPPORTI DI LAVORO 1) Ambito di applicazione e finalità deltrattamento. L'autorizzazioneè rilasciata, anche senza richiesta, a persone fisiche e giuridiche, enti,associazioni ed organismi che: Iltrattamento deve essere indispensabile per: L'autorizzazioneè altresì rilasciata a soggetti che in relazione ad un'attività di composizionedi controversie esercitata in conformità alla legge svolgono un trattamentoindispensabile al medesimo fine. 2) Interessati ai quali i dati si riferiscono. Iltrattamento può riguardare dati attinenti a soggetti che hanno assunto ointendono assumere la qualità di: Capo II - ORGANISMI DI TIPOASSOCIATIVO E FONDAZIONI 1) Ambito di applicazione e finalità deltrattamento. L'autorizzazioneè rilasciata anche senza richiesta: Iltrattamento deve essere indispensabile per perseguire scopi determinati elegittimi individuati dall'atto costitutivo, dallo statuto o da un contrattocollettivo. 2) Interessati ai quali i dati si riferiscono Iltrattamento può riguardare dati attinenti: Capo III - LIBERI PROFESSIONISTI 1) Ambito di applicazione e finalità deltrattamento. L'autorizzazioneè rilasciata anche senza richiesta ai: 2) Interessati ai quali i dati si riferiscono. Iltrattamento può riguardare dati attinenti ai clienti. Idati relativi ai terzi possono essere trattati solo ove ciò sia strettamenteindispensabile per eseguire specifiche prestazioni professionali richieste daiclienti per scopi determinati e legittimi.
Capo IV - MEDIAZIONE FINALIZZATA ALLACONCILIAZIONE DELLE CONTROVERSIE CIVILI E COMMERCIALI 1) Soggetti ai quali è rilasciata l'autorizzazione efinalità del trattamento. a)Per il perseguimento della finalità di rilevante interesse pubblico individuatadall'art. 69 del Codice (Onorificenze, ricompense e riconoscimenti) sonoautorizzati, anche senza richiesta, a trattare i dati giudiziari di cuiall'art. 4, comma 1, lett. e), del Codice per adempiere ad obblighi previsti dadisposizioni di legge e regolamento in materia di mediazione finalizzata allaconciliazione delle controversie civili e commerciali: b)Per il perseguimento delle finalità di rilevante interesse pubblico individuatedall'art. 69 del Codice (Onorificenze, ricompense e riconoscimenti), nonchèdall'art. 67 del Codice (Attività di controllo e ispettive) il Ministero dellagiustizia è autorizzato a trattare i dati giudiziari di cui all'art. 4, comma1, lett. e), del Codice ai sensi dell'art. 16 del d.lg. 28/2010 e successivemodificazioni e integrazioni, nonché relative disposizioni attuative, per lagestione del registro degli organismi di mediazione e dell'elenco degli enti diformazione e per la verifica dei requisiti di onorabilità di cui al d.m. n.180/2010 di soci, associati, amministratori e rappresentanti degli organismi dimediazione e degli enti di formazione di natura privata, nonché dei singolimediatori. 2) Interessati ai quali i dati si riferiscono. Iltrattamento può riguardare i soli dati giudiziari relativi ai requisiti dionorabilità previsti dal d.m. n. 180/2010 previsti per soci, associati, amministratorie rappresentanti degli organismi di mediazione e degli enti di formazione dinatura privata, nonché dei singoli mediatori ("non avere riportatocondanne definitive per delitti non colposi o a pena detentiva non sospesa; nonessere incorso nell'interdizione perpetua o temporanea dai pubblici uffici; nonessere stato sottoposto a misure di prevenzione o di sicurezza" - art. 4d.m. n. 180/2010). 3) Categorie di dati e operazioni di trattamento. Iltrattamento può riguardare i soli dati giudiziari e le sole operazioni cherisultino indispensabili, pertinenti e non eccedenti in relazione allaspecifica finalità perseguita, nei limiti stabiliti dalle norme di legge eregolamento. 4) Comunicazione dei dati. IlMinistero della giustizia, nell'ambito dei poteri di vigilanza e controlloattribuitigli dalla normativa di settore può comunicare i dati giudiziari dicui all'art. 4, comma 1, lett. e) del Codice: Capo V - IMPRESE BANCARIE EDASSICURATIVE ED ALTRI TITOLARI DEI TRATTAMENTI 1) Ambito di applicazione e finalità deltrattamento. L'autorizzazioneè rilasciata, anche senza richiesta: a)ad imprese autorizzate o che intendono essere autorizzate all'eserciziodell'attività bancaria e creditizia, assicurativa o dei fondi pensione, anchese in stato di liquidazione coatta amministrativa, ai fini: b)a soggetti titolari di un trattamento di dati svolto nell'ambito di un'attivitàdi richiesta, acquisizione e consegna di atti e documenti presso i competentiuffici pubblici, effettuata su incarico degli interessati; c)alle società di intermediazione mobiliare, alle società di investimento acapitale variabile, alle società di gestione del risparmio e dei fondi pensionee alle società di gestione dei mercati regolamentati o alle società di gestioneaccentrata di strumenti finanziari ai fini dell'accertamento dei requisiti dionorabilità in applicazione della normativa in materia di intermediazionefinanziaria e di previdenza o di forme pensionistiche complementari, e di eventualialtre norme di legge o di regolamento; d)alle società operanti nel settore del rating, limitatamente alle informazionistrettamente indispensabili a verificare la sussistenza o meno dei requisiti dionorabilità in capo ai soli soci responsabili di incarichi di revisione pressosocietà italiane che abbiano emesso strumenti finanziari quotati su mercatifinanziari non nazionali, in relazione ai comportamenti penalmente rilevantiindividuati dalla normativa nazionale e al fine di consentire la registrazionedella società (e degli stessi soci) presso le organizzazioni governativeresponsabili della stabilità e trasparenza dei mercati finanziari diriferimento. 2) Ulteriori trattamenti. L'autorizzazioneè rilasciata altresì: a)a chiunque, per far valere o difendere un diritto anche da parte di un terzo insede giudiziaria, nonché in sede amministrativa o nelle procedure di arbitrato,di mediazione e di conciliazione nei casi previsti dalle leggi, dalla normativacomunitaria, dai regolamenti o dai contratti collettivi, sempre che il dirittoda far valere o difendere sia di rango pari a quello dell'interessato e i datisiano trattati esclusivamente per tale finalità e per il periodo strettamentenecessario per il suo perseguimento; b)a chiunque, per l'esercizio del diritto di accesso ai documenti amministrativi,nei limiti di quanto previsto dalle leggi e dai regolamenti in materia; c)a persone fisiche e giuridiche, istituti, enti ed organismi che esercitanoun'attività di investigazione privata autorizzata con licenza prefettizia (art.134 del regio decreto 18 giugno 1931, n. 773, e successive modificazioni eintegrazioni). Iltrattamento deve essere necessario: d)a chiunque, per adempiere ad obblighi previsti da disposizioni di legge inmateria di comunicazioni e certificazioni antimafia o in materia di prevenzionedella delinquenza di tipo mafioso e di altre gravi forme di manifestazione dipericolosità sociale, contenute anche nella legge 19 marzo 1990, n. 55, esuccessive modificazioni ed integrazioni, e nel decreto legislativo 6 settembre2011, n. 159 recante il "Codice delle leggi antimafia e delle misure diprevenzione, nonché nuove disposizioni in materia di documentazioneantimafia, a norma degli articoli 1 e 2 della legge 13 agosto 2010, n.136" o per poter produrre la documentazione prescritta dalla leggeper partecipare a gare d'appalto; e)a chiunque, ai fini dell'accertamento del requisito di idoneità morale dicoloro che intendono partecipare a gare d'appalto, in adempimento di quantoprevisto dalla normativa in materia di appalti.
Capo VI - DOCUMENTAZIONE GIURIDICA L'autorizzazione è rilasciata peril trattamento, ivi compresa la diffusione, di dati relativi a sentenze e altriprovvedimenti giurisdizionali, per finalità di informazione giuridica, ovverodi documentazione, di studio e di ricerca in campo giuridico. Il trattamento,disciplinato dagli articoli 51 e 52 del Codice, deve essere effettuato nelrispetto delle indicazioni fornite nelle "Linee guida in materia ditrattamento di dati personali nella riproduzione di provvedimentigiurisdizionali per finalità di informazione giuridica" (deliberazione delGarante del 2 dicembre 2010, G.U. 4 gennaio 2011, n. 2).
Capo VII - PRESCRIZIONI COMUNI A TUTTII TRATTAMENTI Perquanto non previsto dai capi che precedono, ai trattamenti ivi indicati siapplicano, altresì, le seguenti prescrizioni: 1) Dati trattati. Possonoessere trattati i soli dati essenziali per le finalità per le quali è ammessoil trattamento e che non possano essere adempiute, caso per caso, mediante iltrattamento di dati anonimi o di dati personali di natura diversa. 2) Modalità di trattamento. Iltrattamento dei dati deve essere effettuato unicamente con operazioni, nonchécon logiche e mediante forme di organizzazione dei dati strettamenteindispensabili in rapporto agli obblighi, ai compiti o alle finalitàprecedentemente indicati. Fuori dei casi previsti dai Capi V, punto 2 e VI, onei quali la notizia è acquisita da fonti accessibili a chiunque, i dati devonoessere forniti dagli interessati nel rispetto della disciplina prevista dalD.P.R. 14 novembre 2002, n. 313 e successive modificazioni. 3) Conservazione dei dati. Conriferimento all'obbligo previsto dall'art. 11, comma 1, lett. e) del Codice, idati possono essere conservati per il periodo di tempo previsto da leggi oregolamenti e, comunque, per un periodo non superiore a quello strettamentenecessario per le finalità perseguite. Aisensi dell'art. 11, comma 1, lett. c), d) ed e) del Codice, i soggettiautorizzati verificano periodicamente l'esattezza e l'aggiornamento dei dati,nonché la loro pertinenza, completezza, non eccedenza e necessità rispetto allefinalità perseguite nei singoli casi. Al fine di assicurare che i dati sianostrettamente pertinenti, non eccedenti e indispensabili rispetto alle finalitàmedesime, i soggetti autorizzati valutano specificamente il rapporto tra i datie i singoli obblighi, compiti e prestazioni. I dati che, anche a seguito delleverifiche, risultino eccedenti o non pertinenti o non indispensabili nonpossono essere utilizzati, salvo che per l'eventuale conservazione, a norma di legge,dell'atto o del documento che li contiene. Specifica attenzione è prestata perla verifica dell'essenzialità dei dati riferiti a soggetti diversi da quellicui si riferiscono direttamente gli obblighi, i compiti e le prestazioni. 4) Comunicazione e diffusione. Idati possono essere comunicati e, ove previsto dalla legge, diffusi, a soggettipubblici o privati nei limiti strettamente indispensabili per le finalitàperseguite e nel rispetto, in ogni caso, del segreto professionale e dellealtre prescrizioni sopraindicate. 5) Richieste di autorizzazione. Ititolari dei trattamenti che rientrano nell'ambito di applicazione dellapresente autorizzazione non sono tenuti a presentare una richiesta diautorizzazione al Garante, qualora il trattamento che si intende effettuare siaconforme alle prescrizioni suddette. Lerichieste di autorizzazione pervenute o che perverranno anche successivamentealla data di adozione del presente provvedimento, devono intendersi accolte neitermini di cui al provvedimento medesimo. IlGarante si riserva l'adozione di ogni altro provvedimento per i trattamenti nonconsiderati nella presente autorizzazione. Perquanto riguarda invece i trattamenti disciplinati nel presente provvedimento,il Garante non prenderà in considerazione richieste di autorizzazione pertrattamenti da effettuarsi in difformità alle relative prescrizioni, salvo che,ai sensi dell'art. 41 del Codice, il loro accoglimento sia giustificato dacircostanze del tutto particolari o da situazioni eccezionali non consideratenella presente autorizzazione. 6) Norme finali. Restanofermi gli obblighi previsti da norme di legge o di regolamento o dallanormativa comunitaria che stabiliscono divieti o limiti più restrittivi inmateria di trattamento di dati personali e, in particolare, dalle disposizionicontenute nell'art. 8 della legge 20 maggio 1970, n. 300, fatto salvo dall'art.113 del Codice, che vieta al datore di lavoro ai fini dell'assunzione e nellosvolgimento del rapporto di lavoro, di effettuare indagini, anche a mezzo diterzi, sulle opinioni politiche, religiose o sindacali del lavoratore, nonchésu fatti non rilevanti ai fini della valutazione dell'attitudine professionaledel lavoratore e dall'art. 10 del d.lg. 10 settembre 2003, n. 276, che vietaalle agenzie per il lavoro e agli altri soggetti privati autorizzati oaccreditati di effettuare determinate indagini o comunque trattamenti di datiovvero di preselezione di lavoratori. Restanofermi, altresì, gli obblighi di legge che vietano la rivelazione senza giustacausa e l'impiego a proprio o altrui profitto delle notizie coperte dal segretoprofessionale, nonché gli obblighi deontologici o di buona condotta relativialle singole figure professionali. 7) Efficacia temporale e disciplina transitoria. Lapresente autorizzazione ha efficacia a decorrere dal 1° gennaio 2013 fino al 31dicembre 2013, salve eventuali modifiche che il Garante ritenga di doverapportare in conseguenza di eventuali novità normative rilevanti in materia. Lapresente autorizzazione sarà pubblicata nella Gazzetta Ufficiale dellaRepubblica italiana. Roma, 13 dicembre 2012
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