GARANTE PER LAPROTEZIONE DEI DATI PERSONALI PROVVEDIMENTO 21dicembre 2005 (Autorizzazione n.7/2005 – pubblicata sulla G.U. n.2 del 3/1/2006).
IL GARANTE PER LAPROTEZIONE DEI DATI PERSONALI
In data odierna, con la partecipazione del prof.Francesco Pizzetti, presidente, del dott. Giuseppe Chiaravalloti,vicepresidente, del dott. Mauro Paissan e del dott. Giuseppe Fortunato,componenti, e del dott. Giovanni Buttarelli, segretario generale; Visto il decreto legislativo 30 giugno 2003, n.196, recante il Codice in materia di protezione dei dati personali; Visto l'art. 4, comma 1, lett. e), del Codice,il quale individua i dati giudiziari; Visti, in particolare, gli articoli 21, comma 1,e 27 del Codice, che consentono il trattamento di dati giudiziari,rispettivamente, da parte di soggetti pubblici e di privati o di enti pubblicieconomici, soltanto se autorizzato da espressa disposizione di legge oprovvedimento del Garante che specifichino le finalit di rilevante interessepubblico del trattamento, i tipi di dati trattati e le precise operazionieseguibili; Visti gli articoli 20, commi 2 e 4, e ledisposizioni relative a specifici settori di cui alla Parte II, del Codice e,in particolare, i Capi III e IV del Titolo IV, nel quale sono indicate finalitdi rilevante interesse pubblico che rendono ammissibile il trattamento di datigiudiziari da parte di soggetti pubblici; Visto l'art. 22 del Codice, il quale prevede iprincipi applicabili al trattamento di dati sensibili e giudiziari da parte disoggetti pubblici; Considerato che il trattamento dei dati inquestione pu essere autorizzato dal Garante anche d'ufficio con provvedimentidi carattere generale, relativi a determinate categorie di titolari o ditrattamenti (art. 40 del Codice); Considerato che le autorizzazioni di caratteregenerale sinora rilasciate sono risultate uno strumento idoneo per prescriveremisure uniformi a garanzia degli interessati, rendendo altres superflua larichiesta di singoli provvedimenti di autorizzazione da parte di numerosititolari del trattamento; Ritenuto opportuno rilasciare nuoveautorizzazioni in sostituzione di quelle in scadenza il 31 dicembre 2005,armonizzando le prescrizioni gi impartite alla luce dell'esperienza maturata; Ritenuto opportuno che anche tali nuoveautorizzazioni siano provvisorie e a tempo determinato, ai sensi dall'art. 41,comma 5, del Codice, e, in particolare, efficaci per il periodo di diciottomesi; Visti gli articoli 51 e 52 del Codice in materiadi informatica giuridica e ritenuta la necessit di favorire la prosecuzionedell'attivit di documentazione, studio e ricerca in campo giuridico, inparticolare per quanto riguarda la diffusione di dati relativi a precedentigiurisprudenziali, in ragione anche dell'affinit che tali attivit presentanocon quelle di manifestazione del pensiero gi disciplinate dall'art. 137 delCodice; Considerata la necessit di garantire ilrispetto di alcuni principi volti a ridurre al minimo i rischi di danno o dipericolo che i trattamenti potrebbero comportare per i diritti e le libertfondamentali, nonch per la dignit delle persone, e, in particolare, per ildiritto alla protezione dei dati personali sancito all'art. 1 del Codice; Visto l'art. 167 del Codice; Visto l'art. 11, comma 2, del Codice, il qualestabilisce che i dati trattati in violazione della disciplina rilevante inmateria di trattamento di dati personali non possono essere utilizzati; Visti gli articoli 31 e seguenti del Codice e ildisciplinare tecnico di cui all'Allegato B) al medesimo Codice recanti norme eregole sulle misure di sicurezza; Visto l'art. 41 del Codice; Visti gli atti d'ufficio; Viste le osservazioni dell'Ufficio formulate dalsegretario generale ai sensi dell'art. 15 del regolamento del Garante n.1/2000; Relatore il dott. Giuseppe Chiaravalloti; Autorizza
i trattamenti di dati giudiziari per le finalitdi rilevante interesse pubblico di seguito specificate ai sensi degli articoli21 e 27 del Codice, secondo le prescrizioni di seguito indicate. Prima di iniziare o proseguire il trattamento isistemi informativi e i programmi informatici sono configurati riducendo alminimo l'utilizzazione di dati personali e di dati identificativi, in modo daescluderne il trattamento quando le finalit perseguite nei singoli casipossono essere realizzate mediante, rispettivamente, dati anonimi od opportunemodalit che permettano di identificare l'interessato solo in caso dinecessit, in conformit all'art. 3 del Codice.
Capo I - Rapporti di lavoro
1) Ambito di applicazione e finalit deltrattamento L'autorizzazione rilasciata, anche senzarichiesta, a persone fisiche e giuridiche, enti, associazioni ed organismi che: a) sonoparte di un rapporto di lavoro; b) utilizzanoprestazioni lavorative anche atipiche, parziali o temporanee; c) conferisconoun incarico professionale a consulenti, liberi professionisti, agenti,rappresentanti e mandatari. Il trattamento deve essere indispensabile peradempiere o per esigere l'adempimento di specifici obblighi o per eseguirespecifici compiti previsti da leggi, dalla normativa comunitaria, daregolamenti o da contratti collettivi, anche aziendali, e ai soli fini dellagestione del rapporto di lavoro, anche autonomo o non retribuito od onorario. L'autorizzazione altres rilasciata a soggettiche in relazione ad un'attivit di composizione di controversie esercitata inconformit alla legge svolgono un trattamento indispensabile al medesimo fine.
2) Interessati ai quali i dati si riferiscono Il trattamento pu riguardare dati attinenti asoggetti che hanno assunto o intendono assumere la qualit di: a) lavoratorisubordinati, anche se parti di un contratto di apprendistato, o di formazione elavoro, o di inserimento, o di lavoro ripartito, o di lavoro intermittente o achiamata, ovvero prestatori di lavoro nell'ambito di un contratto disomministrazione, o in rapporto di tirocinio, ovvero di associati anche incompartecipazione o di titolari di borse di lavoro e di rapporti analoghi; b) amministratorio membri di organi esecutivi o di controllo; c) consulentie liberi professionisti, agenti, rappresentanti e mandatari.
Capo II - Organismi di tipo associativo efondazioni
1) Ambito di applicazione e finalit deltrattamento L'autorizzazione rilasciata anche senzarichiesta: a) adassociazioni anche non riconosciute, ivi compresi partiti e movimenti politici,associazioni ed organizzazioni sindacali, patronati, associazioni a scopoassistenziale o di volontariato, a fondazioni, comitati e ad ogni altro ente,consorzio od organismo senza scopo di lucro, dotati o meno di personalitgiuridica, nonch a cooperative sociali e societ di mutuo soccorso di cui,rispettivamente, alle leggi 8 novembre 1991, n. 381 e 15 aprile 1886, n. 3818; b) adenti ed associazioni anche non riconosciute che curano il patrocinio, ilrecupero, l'istruzione, la formazione professionale, l'assistenzasocio-sanitaria, la beneficenza e la tutela di diritti in favore dei soggetticui si riferiscono i dati o dei relativi familiari e conviventi. Il trattamento deve essere indispensabile perperseguire scopi determinati e legittimi individuati dall'atto costitutivo,dallo statuto o da un contratto collettivo.
2) Interessati ai quali i dati si riferiscono Il trattamento pu riguardare dati attinenti: a) adassociati, soci e aderenti, nonch, nei casi in cui l'utilizzazione dei datisia prevista dall'atto costitutivo o dallo statuto, a soggetti che presentanorichiesta di ammissione o di adesione; b) abeneficiari, assistiti e fruitori delle attivit o dei servizi prestatidall'associazione, dall'ente o dal diverso organismo.
Capo III - Liberi professionisti
1) Ambito di applicazione e finalit del trattamento L'autorizzazione rilasciata anche senzarichiesta ai: a) liberiprofessionisti, anche associati, tenuti ad iscriversi in albi o elenchi perl'esercizio di un'attivit professionale in forma individuale o associata,anche in conformit al decreto legislativo 2 febbraio 2001, n. 96 o alle normedi attuazione dell'art. 24, comma 2, della legge 7 agosto 1997, n. 266, in temadi attivit di assistenza e consulenza; b) soggettiiscritti nei corrispondenti albi o elenchi speciali, istituiti anche ai sensidell'art. 34 del regio decreto-legge 27 novembre 1933, n. 1578 e successivemodificazioni e integrazioni, recante l'ordinamento della professione diavvocato; c) sostitutie ausiliari che collaborano con il libero professionista ai sensi dell'art.2232 del codice civile, praticanti e tirocinanti, qualora tali soggetti sianotitolari di un autonomo trattamento o siano contitolari del trattamentoeffettuato dal libero professionista.
2) Interessati ai quali i dati si riferiscono Il trattamento pu riguardare dati attinenti aiclienti. I dati relativi ai terzi possono essere trattatisolo ove ci sia strettamente indispensabile per eseguire specificheprestazioni professionali richieste dai clienti per scopi determinati elegittimi.
Capo IV - Imprese bancarie ed assicurativeed altri trattamenti
1) Ambito di applicazione e finalit deltrattamento L'autorizzazione rilasciata, anche senzarichiesta: a) adimprese autorizzate o che intendono essere autorizzate all'eserciziodell'attivit bancaria e creditizia, assicurativa o dei fondi pensione, anchese in stato di liquidazione coatta amministrativa, ai fini: 1.dell'accertamento,nei casi previsti dalle leggi e dai regolamenti, del requisito di onorabilitnei confronti di soci e titolari di cariche direttive o elettive; 2.dell'accertamento,nei soli casi espressamente previsti dalla legge, di requisiti soggettivi e dipresupposti interdittivi; 3.dell'accertamentodi responsabilit in relazione a sinistri o eventi attinenti alla vita umana; 4.dell'accertamentodi situazioni di concreto rischio per il corretto esercizio dell'attivitassicurativa, in relazione ad illeciti direttamente connessi con la medesimaattivit. Per questi ultimi casi, limitatamente ai trattamenti di datiregistrati in una specifica banca di dati ai sensi dell'art. 4, comma 1, lett.p), del Codice, il titolare deve inviare al Garante una dettagliata relazionesulle modalit del trattamento; b) asoggetti titolari di un trattamento di dati svolto nell'ambito di un'attivitdi richiesta, acquisizione e consegna di atti e documenti presso i competentiuffici pubblici, effettuata su incarico degli interessati; c) allesociet di intermediazione mobiliare, alle societ di investimento a capitalevariabile, e alle societ di gestione del risparmio e dei fondi pensione, aifini dell'accertamento dei requisiti di onorabilit in applicazione dellanormativa in materia di intermediazione finanziaria e di previdenza o di formepensionistiche complementari, e di eventuali altre norme di legge o di regolamento.
2) Ulteriori trattamenti L'autorizzazione rilasciata altres: a) achiunque, per far valere o difendere un diritto anche da parte di un terzo insede giudiziaria, nonch in sede amministrativa o nelle procedure di arbitratoe di conciliazione nei casi previsti dalle leggi, dalla normativa comunitaria,dai regolamenti o dai contratti collettivi, sempre che il diritto da far valereo difendere sia di rango pari a quello dell'interessato e i dati siano trattatiesclusivamente per tale finalit e per il periodo strettamente necessario peril suo perseguimento; b) achiunque, per l'esercizio del diritto di accesso ai documenti amministrativi,nei limiti di quanto previsto dalle leggi e dai regolamenti in materia; c) apersone fisiche e giuridiche, istituti, enti ed organismi che esercitanoun'attivit di investigazione privata autorizzata con licenza prefettizia (art.134 del regio decreto 18 giugno 1931, n. 773, e successive modificazioni eintegrazioni). Il trattamento deve essere necessario: 1) perpermettere a chi conferisce uno specifico incarico di far valere o difendere insede giudiziaria un proprio diritto di rango pari a quello del soggetto alquale si riferiscono i dati, ovvero di un diritto della personalit o di unaltro diritto fondamentale ed inviolabile; 2) suincarico di un difensore in riferimento ad un procedimento penale, perricercare e individuare elementi a favore del relativo assistito da utilizzareai soli fini dell'esercizio del diritto alla prova (articolo 190 del codice diprocedura penale e legge 7 dicembre 2000, n. 397); d) achiunque, per adempiere ad obblighi previsti da disposizioni di legge inmateria di comunicazioni e certificazioni antimafia o in materia di prevenzionedella delinquenza di tipo mafioso e di altre gravi forme di manifestazione dipericolosit sociale, contenute anche nella legge 19 marzo 1990, n. 55, esuccessive modificazioni ed integrazioni, o per poter produrre ladocumentazione prescritta dalla legge per partecipare a gare d'appalto; e) achiunque, ai fini dell'accertamento del requisito di idoneit morale di coloroche intendono partecipare a gare d'appalto, in adempimento di quanto previstodalla normativa in materia di appalti.
Capo V - Documentazione giuridica
1) Ambito di applicazione e finalit deltrattamento L'autorizzazione rilasciata per iltrattamento, ivi compresa la diffusione, di dati per finalit didocumentazione, di studio e di ricerca in campo giuridico, in particolare perquanto riguarda la raccolta e la diffusione di dati relativi a pronuncegiurisprudenziali, nel rispetto di quanto previsto dagli articoli 51 e 52 delCodice.
Capo VI - Prescrizioni comuni a tutti itrattamenti
Per quanto non previsto dai capi che precedono,ai trattamenti ivi indicati si applicano, altres, le seguenti prescrizioni: 1) Dati trattati Possono essere trattati i soli dati essenzialiper le finalit per le quali ammesso il trattamento e che non possano essereadempiute, caso per caso, mediante il trattamento di dati anonimi o di datipersonali di natura diversa. 2) Modalit di trattamento Il trattamento dei dati deve essere effettuatounicamente con operazioni, nonch con logiche e mediante forme diorganizzazione dei dati strettamente indispensabili in rapporto agli obblighi,ai compiti o alle finalit precedentemente indicati. Fuori dei casi previstidai Capi IV, punto 2 e V, o nei quali la notizia acquisita da fontiaccessibili a chiunque, i dati devono essere forniti dagli interessati nelrispetto della disciplina prevista dal d.P.R. 14 novembre 2002, n. 313. 3) Conservazione dei dati Con riferimento all'obbligo previsto dall'art.11, comma 1, lett.era e) del Codice, i dati possono essere conservati per ilperiodo di tempo previsto da leggi o regolamenti e, comunque, per un periodonon superiore a quello strettamente necessario per le finalit perseguite. Ai sensi dell'art. 11, comma 1, lett. c), d) ede) del Codice, i soggetti autorizzati verificano periodicamente l'esattezza el'aggiornamento dei dati, nonch la loro pertinenza, completezza, non eccedenzae necessit rispetto alle finalit perseguite nei singoli casi. Al fine diassicurare che i dati siano strettamente pertinenti, non eccedenti eindispensabili rispetto alle finalit medesime, i soggetti autorizzati valutanospecificamente il rapporto tra i dati e i singoli obblighi, compiti eprestazioni. I dati che, anche a seguito delle verifiche, risultino eccedenti onon pertinenti o non indispensabili non possono essere utilizzati, salvo cheper l'eventuale conservazione, a norma di legge, dell'atto o del documento cheli contiene. Specifica attenzione prestata per la verifica dell'essenzialitdei dati riferiti a soggetti diversi da quelli cui si riferiscono direttamentegli obblighi, i compiti e le prestazioni. 4) Comunicazione e diffusione I dati possono essere comunicati e, ove previstodalla legge, diffusi, a soggetti pubblici o privati nei limiti strettamenteindispensabili per le finalit perseguite e nel rispetto, in ogni caso, delsegreto professionale e delle altre prescrizioni sopraindicate. 5) Richieste di autorizzazione I titolari dei trattamenti che rientranonell'ambito di applicazione della presente autorizzazione non sono tenuti apresentare una richiesta di autorizzazione al Garante, qualora il trattamentoche si intende effettuare sia conforme alle prescrizioni suddette. Le richieste di autorizzazione pervenute o cheperverranno anche successivamente alla data di adozione del presenteprovvedimento, devono intendersi accolte nei termini di cui al provvedimento medesimo. Il Garante si riserva l'adozione di ogni altroprovvedimento per i trattamenti non considerati nella presente autorizzazione. Per quanto riguarda invece i trattamentidisciplinati nel presente provvedimento, il Garante non prender inconsiderazione richieste di autorizzazione per trattamenti da effettuarsi indifformit alle relative prescrizioni, salvo che, ai sensi dell'art. 41 delCodice, il loro accoglimento sia giustificato da circostanze del tuttoparticolari o da situazioni eccezionali non considerate nella presenteautorizzazione. Restano fermi gli obblighi previsti da norme dilegge o di regolamento o dalla normativa comunitaria che stabiliscono divieti olimiti pi restrittivi in materia di trattamento di dati personali e, inparticolare, dalle disposizioni contenute nell'art. 8 della legge 20 maggio1970, n. 300, fatto salvo dall'art. 113 del Codice, che vieta al datore dilavoro ai fini dell'assunzione e nello svolgimento del rapporto di lavoro, dieffettuare indagini, anche a mezzo di terzi, sulle opinioni politiche,religiose o sindacali del lavoratore, nonch su fatti non rilevanti ai finidella valutazione dell'attitudine professionale del lavoratore e dall'art. 10del d.lg. 10 settembre 2003, n. 276, che vieta alle agenzie per il lavoro eagli altri soggetti privati autorizzati o accreditati di effettuare determinateindagini o comunque trattamenti di dati ovvero di preselezione di lavoratori. 6) Efficacia temporale e disciplinatransitoria La presente autorizzazione ha efficacia a decorreredal 1 gennaio 2006 fino al 30 giugno 2007, salve eventuali modifiche che ilGarante ritenga di dover apportare in conseguenza di eventuali novit normativerilevanti in materia. La presente autorizzazione sar pubblicata nellaGazzetta Ufficiale della Repubblica italiana. Roma, 21 dicembre 2005 IL PRESIDENTE Pizzetti IL RELATORE Chiaravalloti IL SEGRETARIO GENERALE Buttarelli |