IL GARANTE
PER LAPROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

In data odierna, con la partecipazione del prof.Stefano Rodotà, presidente, del prof. Giuseppe Santaniello, vicepresidente, delprof. Gaetano Rasi e del dott. Mauro Paissan, componenti e del dott. GiovanniButtarelli, segretario generale;

Visto il decreto legislativo 30 giugno2003, n. 196, recante il Codice in materia di protezione dei dati personali;

Visto l'art. 4, comma 1, lett. e), del Codice,il quale individua i dati giudiziari;

Visti, in particolare, gli articoli  21, comma 1, e  27 del Codice, che consentono il trattamento didati giudiziari, rispettivamente, da parte di soggetti pubblici e di privati odi enti pubblici economici, soltanto se autorizzato da espressa disposizione dilegge o provvedimento del Garante che specifichino le finalità di rilevanteinteresse pubblico del trattamento, i tipi di dati trattati e le preciseoperazioni eseguibili;

Visti gli articoli   20, commi 2 e 4,e le disposizioni relative a specifici settori di cui alla Parte II, del Codicee, in particolare, i Capi III e IV del Titolo IV, nel quale sono indicatefinalità di rilevante interesse pubblico che rendono ammissibile il trattamentodi dati giudiziari da parte di soggetti pubblici;

Visto l'art. 22 del Codice, il qualeprevede i principi applicabili al trattamento di dati sensibili e giudiziari daparte di soggetti pubblici;

Considerato che il trattamento dei dati inquestione può essere autorizzato dal Garante anche d'ufficio con provvedimentidi carattere generale, relativi a determinate categorie di titolari o ditrattamenti (art. 40 del Codice);

Considerato che le autorizzazioni di caratteregenerale sinora rilasciate sono risultate uno strumento idoneo per prescriveremisure uniformi a garanzia degli interessati, rendendo altresì superflua larichiesta di singoli provvedimenti di autorizzazione da parte di numerosititolari del trattamento;

Ritenuto opportuno, dopo l'entrata in vigore delCodice, rilasciare nuove autorizzazioni in sostituzione di quelle in scadenzail 30 giugno 2004, armonizzando le prescrizioni già impartite alla lucedell'esperienza maturata;

Visti gli articoli   51 e 52 del Codice in materia di informatica giuridica e ritenuta la necessitàdi favorire la prosecuzione dell'attività di documentazione, studio e ricercain campo giuridico, in particolare per quanto riguarda la diffusione di datirelativi a precedenti giurisprudenziali, in ragione anche dell'affinità chetali attività presentano con quelle di manifestazione del pensiero giàdisciplinate dall'art. 137 del Codice;

Ritenuto opportuno che anche tali nuove autorizzazionisiano provvisorie e a tempo determinato ai sensi dell'art. 41, comma 5, delCodice, e, in particolare, efficaci per il periodo di dodici mesi, in relazionealla fase di prima applicazione delle nuove disposizioni del Codice;

Considerata la necessità di garantire ilrispetto di alcuni principi volti a ridurre al minimo i rischi di danno o dipericolo che i trattamenti potrebbero comportare per i diritti e le libertàfondamentali, nonché per la dignità delle persone, e, in particolare, per il dirittoalla protezione dei dati personali sancito all'art. 1 del Codice;

Visto l'art. 167 del Codice;

Visto l'art. 11, comma 2, del Codice, il qualestabilisce che i dati trattati in violazione della disciplina rilevante inmateria di trattamento di dati personali non possono essere utilizzati;

Visti gli   articoli 31 e seguenti delCodice e il disciplinare tecnico di cui all'Allegato B al medesimo Codicerecanti norme e regole sulle misure di sicurezza;

Visto l'art. 41 del Codice;

Visti gli atti d'ufficio;

Viste le osservazioni dell'Ufficio formulate dalsegretario generale ai sensi dell'art. 15 del regolamento del Garante n.1/2000;

Relatore il prof. Giuseppe Santaniello;

autorizza

i trattamenti di dati giudiziari per le finalitàdi rilevante interesse pubblico di seguito specificate ai sensi degliarticoli   21 e  27 del Codice, secondo leprescrizioni di seguito indicate.

Prima di iniziare o proseguire il trattamento isistemi informativi e i programmi informatici sono configurati riducendo alminimo l'utilizzazione di dati personali e di dati identificativi, in modo daescluderne il trattamento quando le finalità perseguite nei singoli casipossono essere realizzate mediante, rispettivamente, dati anonimi od opportunemodalità che permettano di identificare l'interessato solo in caso dinecessità, in conformità all'art. 3 del Codice.

Capo I - Rapporti di lavoro

1) Ambito di applicazione e finalità deltrattamento

L'autorizzazione è rilasciata, anche senzarichiesta, a persone fisiche e giuridiche, enti, associazioni ed organismi che:

a) sonoparte di un rapporto di lavoro;

b) utilizzanoprestazioni lavorative anche atipiche, parziali o temporanee;

c) conferisconoun incarico professionale a consulenti, liberi professionisti, agenti,rappresentanti e mandatari.

Il trattamento deve essere indispensabile peradempiere o per esigere l'adempimento di specifici obblighi o per eseguirespecifici compiti previsti da leggi, dalla normativa comunitaria, daregolamenti o da contratti collettivi, anche aziendali, e ai soli fini dellagestione del rapporto di lavoro, anche autonomo o non retribuito od onorario.

L'autorizzazione è altresì rilasciata a soggettiche in relazione ad un'attività di composizione di controversie esercitata inconformità alla legge svolgono un trattamento indispensabile al medesimo fine.

2) Interessati ai quali i dati si riferiscono

Il trattamento può riguardare dati attinenti asoggetti che hanno assunto o intendono assumere la qualità di:

a) lavoratoridipendenti, anche se prestatori di lavoro temporaneo o in rapporto ditirocinio, apprendistato e formazione lavoro, ovvero di associati anche incompartecipazione o di titolari di borse di lavoro e di rapporti analoghi;

b) amministratorio membri di organi esecutivi o di controllo;

c) consulentie liberi professionisti, agenti, rappresentanti e mandatari.

Capo II - Organismi di tipo associativo efondazioni

1) Ambito di applicazione e finalità deltrattamento.

L'autorizzazione è rilasciata anche senzarichiesta:

a) adassociazioni anche non riconosciute, ivi compresi partiti e movimenti politici,associazioni ed organizzazioni sindacali, patronati, associazioni a scopoassistenziale o di volontariato, a fondazioni, comitati e ad ogni altro ente,consorzio od organismo senza scopo di lucro, dotati o meno di personalitàgiuridica, nonché a cooperative sociali e società di mutuo soccorso di cui,rispettivamente, alle leggi 8 novembre 1991, n. 381 e 15 aprile 1886, n. 3818;

b) adenti ed associazioni anche non riconosciute che curano il patrocinio, ilrecupero, l'istruzione, la formazione professionale, l'assistenzasocio-sanitaria, la beneficenza e la tutela di diritti in favore dei soggetticui si riferiscono i dati o dei relativi familiari e conviventi.

Il trattamento deve essere indispensabile perperseguire scopi determinati e legittimi individuati dall'atto costitutivo,dallo statuto o da un contratto collettivo.

2) Interessati ai quali i dati si riferiscono

Il trattamento può riguardare dati attinenti:

a) adassociati, soci e aderenti, nonché, nei casi in cui l'utilizzazione dei datisia prevista dall'atto costitutivo o dallo statuto, a soggetti che presentanorichiesta di ammissione o di adesione;

b) abeneficiari, assistiti e fruitori delle attività o dei servizi prestatidall'associazione, dall'ente o dal diverso organismo.

Capo III - Liberi professionisti

1) Ambito di applicazione e finalità deltrattamento

L'autorizzazione è rilasciata anche senzarichiesta ai:

a) liberiprofessionisti, anche associati, tenuti ad iscriversi in albi o elenchi perl'esercizio di un'attività professionale in forma individuale o associata,anche in conformità al decreto legislativo 2 febbraio 2001, n. 96 o alle normedi attuazione dell'art. 24, comma 2, della legge 7 agosto 1997, n. 266, intema di attività di assistenza e consulenza;

b) soggettiiscritti nei corrispondenti albi o elenchi speciali, istituiti anche ai sensidell'art. 34 del regio decreto-legge 27 novembre 1933, n. 1578 e successivemodificazioni e integrazioni, recante l'ordinamento della professione diavvocato;

c) sostitutie ausiliari che collaborano con il libero professionista ai sensi dell'art.2232 del codice civile, praticanti e tirocinanti, qualora tali soggetti sianotitolari di un autonomo trattamento o siano contitolari del trattamentoeffettuato dal libero professionista.

2) Interessati ai quali i dati si riferiscono

Il trattamento può riguardare dati attinenti aiclienti.

I dati relativi ai terzi possono essere trattatisolo ove ciò sia strettamente indispensabile per eseguire specificheprestazioni professionali richieste dai clienti per scopi determinati elegittimi.

Capo IV - Imprese bancarie ed assicurative edaltri trattamenti

1) Ambito di applicazione e finalità deltrattamento

L'autorizzazione è rilasciata, anche senza richiesta:

a) adimprese autorizzate o che intendono essere autorizzate all'eserciziodell'attività bancaria e creditizia, assicurativa o dei fondi pensione, anchese in stato di liquidazione coatta amministrativa, ai fini:

1) dell'accertamento,nei casi previsti dalle leggi e dai regolamenti, del requisito di onorabilitànei confronti di soci e titolari di cariche direttive o elettive;

2) dell'accertamento,nei soli casi espressamente previsti dalla legge, di requisiti soggettivi e dipresupposti interdittivi;

3) dell'accertamentodi responsabilità in relazione a sinistri o eventi attinenti alla vita umana;

4) dell'accertamentodi situazioni di concreto rischio per il corretto esercizio dell'attivitàassicurativa, in relazione ad illeciti direttamente connessi con la medesimaattività. Per questi ultimi casi, limitatamente ai trattamenti di datiregistrati in una specifica banca di dati ai sensi dell'art. 4, comma 1, lett.p), del Codice, il titolare deve inviare al Garante una dettagliata relazionesulle modalità del trattamento;

b) asoggetti titolari di un trattamento di dati svolto nell'ambito di un'attivitàdi richiesta, acquisizione e consegna di atti e documenti presso i competentiuffici pubblici, effettuata su incarico degli interessati;

c) allesocietà di intermediazione mobiliare, alle società di investimento a capitalevariabile, e alle società di gestione del risparmio e dei fondi pensione, aifini dell'accertamento dei requisiti di onorabilità in applicazione dellanormativa in materia di intermediazione finanziaria e di previdenza o di formepensionistiche complementari, e di eventuali altre norme di legge o diregolamento.

2) Ulteriori trattamenti

L'autorizzazione è rilasciata altresì:

a) achiunque, per far valere o difendere un diritto anche da parte di un terzo insede giudiziaria, nonché in sede amministrativa o nelle procedure di arbitratoe di conciliazione nei casi previsti dalle leggi, dalla normativa comunitaria,dai regolamenti o dai contratti collettivi, sempre che il diritto da far valereo difendere sia di rango pari a quello dell'interessato e i dati siano trattatiesclusivamente per tale finalità e per il periodo strettamente necessario peril suo perseguimento;

b) achiunque, per l'esercizio del diritto di accesso ai documenti amministrativi,nei limiti di quanto previsto dalle leggi e dai regolamenti in materia;

c) apersone fisiche e giuridiche, istituti, enti ed organismi che esercitanoun'attività di investigazione privata autorizzata con licenza prefettizia (art.134 del regio decreto 18 giugno 1931, n. 773, e successive modificazioni eintegrazioni).

Il trattamento deve essere necessario:

1) perpermettere a chi conferisce uno specifico incarico di far valere o difendere insede giudiziaria un proprio diritto di rango pari a quello del soggetto alquale si riferiscono i dati, ovvero di un diritto della personalità o di unaltro diritto fondamentale ed inviolabile;

2) suincarico di un difensore in riferimento ad un procedimento penale, perricercare e individuare elementi a favore del relativo assistito da utilizzareai soli fini dell'esercizio del diritto alla prova (articolo 190 del codice diprocedura penale e legge 7 dicembre 2000, n. 397);

d) achiunque, per adempiere ad obblighi previsti da disposizioni di legge inmateria di comunicazioni e certificazioni antimafia o in materia di prevenzionedella delinquenza di tipo mafioso e di altre gravi forme di manifestazione dipericolosità sociale, contenute anche nella legge 19 marzo 1990, n. 55, esuccessive modificazioni ed integrazioni, o per poter produrre ladocumentazione prescritta dalla legge per partecipare a gare d'appalto;

e) achiunque, ai fini dell'accertamento del requisito di idoneità morale di coloroche intendono partecipare a gare d'appalto, in adempimento di quanto previstodalla normativa in materia di appalti.

Capo V - Documentazione giuridica

1) Ambito di applicazione e finalità deltrattamento

L'autorizzazione è rilasciata per iltrattamento, ivi compresa la diffusione, di dati per finalità didocumentazione, di studio e di ricerca in campo giuridico, in particolare perquanto riguarda la raccolta e la diffusione di dati relativi a pronuncegiurisprudenziali, nel rispetto di quanto previsto dagli articoli  51 e  52 del Codice.

Capo VI - Prescrizioni comuni a tutti itrattamenti

Per quanto non previsto dai capi che precedono,ai trattamenti ivi indicati si applicano, altresì, le seguenti prescrizioni:

1) Dati trattati

Possono essere trattati i soli dati essenzialiper le finalità per le quali è ammesso il trattamento e che non possano essereadempiute, caso per caso, mediante il trattamento di dati anonimi o di datipersonali di natura diversa.

2) Modalità di trattamento

Il trattamento dei dati deve essere effettuatounicamente con operazioni, nonché con logiche e mediante forme diorganizzazione dei dati strettamente indispensabili in rapporto agli obblighi,ai compiti o alle finalità precedentemente indicati. Fuori dei casi previstidai Capi IV, punto 2 e V, o nei quali la notizia è acquisita da fonti accessibilia chiunque, i dati devono essere forniti dagli interessati nel rispetto delladisciplina prevista dal d.P.R. 14 novembre 2002, n. 313.

3) Conservazione dei dati

Con riferimento all'obbligo previsto dall'art.11, comma 1, lett. e) del Codice, i dati possono essere conservati per ilperiodo di tempo previsto da leggi o regolamenti e, comunque, per un periodonon superiore a quello strettamente necessario per le finalità perseguite.

Ai sensi dell'art. 11, comma 1, lett. c), d) ede) del Codice, i soggetti autorizzati verificano periodicamentel'esattezza e l'aggiornamento dei dati, nonché la loro pertinenza, completezza,non eccedenza e necessità rispetto alle finalità perseguite nei singoli casi.Al fine di assicurare che i dati siano strettamente pertinenti, non eccedenti eindispensabili rispetto alle finalità medesime, i soggetti autorizzati valutanospecificamente il rapporto tra i dati e i singoli obblighi, compiti eprestazioni. I dati che, anche a seguito delle verifiche, risultino eccedenti onon pertinenti o non indispensabili non possono essere utilizzati, salvo cheper l'eventuale conservazione, a norma di legge, dell'atto o del documento cheli contiene. Specifica attenzione è prestata per la verifica dell'essenzialitàdei dati riferiti a soggetti diversi da quelli cui si riferiscono direttamentegli obblighi, i compiti e le prestazioni.

4) Comunicazione e diffusione

I dati possono essere comunicati e, ove previstodalla legge, diffusi, a soggetti pubblici o privati, nei limiti strettamenteindispensabili per le finalità perseguite e nel rispetto, in ogni caso, delsegreto professionale e delle altre prescrizioni sopraindicate.

5) Richieste di autorizzazione

I titolari dei trattamenti che rientranonell'ambito di applicazione della presente autorizzazione non sono tenuti apresentare una richiesta di autorizzazione al Garante, qualora il trattamentoche si intende effettuare sia conforme alle prescrizioni suddette.

Le richieste di autorizzazione pervenute o cheperverranno anche successivamente alla data di adozione del presenteprovvedimento, devono intendersi accolte nei termini di cui al provvedimentomedesimo.

Il Garante si riserva l'adozione di ogni altroprovvedimento per i trattamenti non considerati nella presente autorizzazione.

Per quanto riguarda invece i trattamentidisciplinati nel presente provvedimento, il Garante non prenderà inconsiderazione richieste di autorizzazione per trattamenti da effettuarsi indifformità alle relative prescrizioni, salvo che, ai sensi dell'art. 41 delCodice, il loro accoglimento sia giustificato da circostanze del tuttoparticolari o da situazioni eccezionali non considerate nella presenteautorizzazione.

Restano fermi gli obblighi previsti da norme dilegge o di regolamento o dalla normativa comunitaria che stabiliscono divieti olimiti più restrittivi in materia di trattamento di dati personali e, inparticolare, dalle disposizioni contenute nell'art. 8 della legge 20 maggio1970, n. 300, fatto salvo dall'art. 113 del Codice, che vieta al datore dilavoro ai fini dell'assunzione e nello svolgimento del rapporto di lavoro, dieffettuare indagini, anche a mezzo di terzi, sulle opinioni politiche,religiose o sindacali del lavoratore, nonché su fatti non rilevanti ai finidella valutazione dell'attitudine professionale del lavoratore e dall'art. 10del d.lg. 10 settembre 2003, n. 276, che vieta alle agenzie per il lavoroe agli altri soggetti privati autorizzati o accreditati di effettuaredeterminate indagini o comunque trattamenti di dati ovvero di preselezione dilavoratori.

6) Efficacia temporale e disciplinatransitoria

La presente autorizzazione ha efficacia adecorrere dal 1° luglio 2004 fino al 30 giugno 2005.

Qualora alla data della pubblicazione dellapresente autorizzazione il trattamento non sia già conforme alle prescrizioninon contenute nella precedente   autorizzazione n. 7/2002, iltitolare deve adeguarsi ad esse entro il 30 settembre 2004.

La presente autorizzazione sarà pubblicata nellaGazzetta Ufficiale della Repubblica italiana.

Roma, 30 giugno 2004

IL PRESIDENTE
Rodotà

IL RELATORE
Santaniello

IL SEGRETARIO GENERALE
Buttarelli