| Garante per la protezione dei dati personali Autorizzazione n.4/2008 al trattamento dei dati sensibili da parte dei liberi professionisti Registro delledeliberazioni n. 35 del 19 giugno 2008
IL GARANTE PER LAPROTEZIONE DEI DATI PERSONALI In data odierna, con la partecipazionedel prof. Francesco Pizzetti, presidente, del dott. Giuseppe Chiaravalloti,vicepresidente, del dott. Mauro Paissan e del dott. Giuseppe Fortunato,componenti, e del dott. Giovanni Buttarelli, segretario generale; Visto il decreto legislativo 30 giugno2003, n. 196, recante il Codice in materia di protezione dei dati personali; Visto, in particolare, l'art. 4, comma 1,lett. d), del citato Codice, il quale individua i dati sensibili; Considerato che, ai sensi dell'art. 26,comma 1, del Codice, i soggetti privati e gli enti pubblici economici possonotrattare i dati sensibili solo previa autorizzazione di questa Autorit e, ovenecessario, con il consenso scritto degli interessati, nell'osservanza deipresupposti e dei limiti stabiliti dal Codice, nonch dalla legge e dai regolamenti; Visto il comma 4, lett. c), del medesimoart. 26, il quale stabilisce che i dati sensibili possono essere oggetto ditrattamento anche senza consenso, previa autorizzazione del Garante, quando iltrattamento medesimo necessario ai fini dello svolgimento delleinvestigazioni difensive ai sensi della legge 7 dicembre 2000, n. 397 o,comunque per far valere o difendere in sede giudiziaria un diritto, sempre chei dati siano trattati esclusivamente per tali finalit e per il periodostrettamente necessario al loro perseguimento, e che, quando i dati sianoidonei a rivelare lo stato di salute e la vita sessuale il diritto sia di rangopari a quello dell'interessato, ovvero consista in un diritto della personalito in un altro diritto o libert fondamentale inviolabile; Considerato che il trattamento dei datiin questione pu essere autorizzato dal Garante anche d'ufficio conprovvedimenti di carattere generale, relativi a determinate categorie dititolari o di trattamenti (art. 40 del Codice); Considerato che le autorizzazioni dicarattere generale sinora rilasciate sono risultate uno strumento idoneo perprescrivere misure uniformi a garanzia degli interessati, rendendo altressuperflua la richiesta di singoli provvedimenti di autorizzazione da parte dinumerosi titolari del trattamento; Ritenuto opportuno rilasciare nuoveautorizzazioni in sostituzione di quelle in scadenza il 30 giugno 2008,armonizzando le prescrizioni gi impartite alla luce dell'esperienza maturata; Ritenuto opportuno che anche tali nuoveautorizzazioni siano provvisorie e a tempo determinato, ai sensi dell'art. 41,comma 5, del Codice e, in particolare, efficaci per il periodo di diciottomesi; Considerata la necessit di garantire ilrispetto di alcuni princpi volti a ridurre al minimo i rischi di danno o dipericolo che i trattamenti potrebbero comportare per i diritti e le libertfondamentali, nonch per la dignit delle persone, e, in particolare, per ildiritto alla protezione dei dati personali sancito dall'art. 1 del Codice; Considerato che un elevato numero ditrattamenti di dati sensibili effettuato da liberi professionisti iscritti inalbi o elenchi professionali per l'espletamento delle rispettive attivitprofessionali; Visto l'art. 167 del Codice; Visto l'art. 11, comma 2, del Codice, ilquale stabilisce che i dati trattati in violazione della disciplina rilevantein materia di trattamento di dati personali non possono essere utilizzati; Visti gli articoli 31 e seguenti delCodice e il disciplinare tecnico di cui all'Allegato B) al medesimo Codicerecanti norme e regole sulle misure di sicurezza; Visto l'art. 41 del Codice; Visti gli atti d'ufficio; Viste le osservazioni dell'Ufficioformulate dal segretario generale ai sensi dell'art. 15 del regolamento delGarante n. 1/2000; Relatore il dott. Giuseppe Chiaravalloti; Autorizza i liberi professionisti iscritti in albio elenchi professionali a trattare i dati sensibili di cui all'art. 4, comma 1,lett. d), del Codice, secondo le prescrizioni di seguito indicate. Prima di iniziare o proseguire iltrattamento i sistemi informativi e i programmi informatici sono configuratiriducendo al minimo l'utilizzazione di dati personali e di dati identificativi,in modo da escluderne il trattamento quando le finalit perseguite nei singolicasi possono essere realizzate mediante, rispettivamente, dati anonimi odopportune modalit che permettano di identificare l'interessato solo in caso dinecessit, in conformit all'art. 3 del Codice.
1) Ambito di applicazione Sono equiparati ai liberi professionistii soggetti iscritti nei corrispondenti albi o elenchi speciali istituiti ancheai sensi dell'art. 34 del regio decreto-legge 27 novembre 1933, n. 1578 esuccessive modificazioni e integrazioni, recante l'ordinamento dellaprofessione di avvocato. L'autorizzazione rilasciata anche aisostituti e agli ausiliari che collaborano con il libero professionista aisensi dell'art. 2232 del Codice civile, ai praticanti e ai tirocinanti pressoil libero professionista, qualora tali soggetti siano titolari di un autonomotrattamento o siano contitolari del trattamento effettuato dal liberoprofessionista. Il presente provvedimento non si applicaal trattamento dei dati sensibili effettuato: a) dagli esercenti la professionesanitaria e dagli psicologi, dal personale sanitario infermieristico, tecnico edella riabilitazione, ai quali si riferisce l'autorizzazione generale n.2/2008; b) per la gestione delle prestazionidi lavoro o di collaborazione di cui si avvale il libero professionista otaluno dei soggetti sopra indicati, alla quale si riferisce l'autorizzazionegenerale n. 1/2008; c) da soggetti privati che svolgonoattivit investigative, dai giornalisti, dai pubblicisti e dai praticantigiornalisti di cui agli articoli 26 e 33 della legge 3 febbraio 1963, n. 69. 2) Interessati ai quali i dati siriferiscono e categorie di dati Iltrattamento pu riguardare i dati sensibili relativi ai clienti. I dati sensibili relativi ai terzipossono essere trattati ove ci sia strettamente indispensabile perl'esecuzione di specifiche prestazioni professionali richieste dai clienti perscopi determinati e legittimi. In ogni caso, i dati devono esserestrettamente pertinenti e non eccedenti rispetto ad incarichi conferiti che nonpossano essere svolti mediante il trattamento di dati anonimi o di datipersonali di natura diversa. Il trattamento dei dati idonei a rivelarelo stato di salute e la vita sessuale deve essere effettuato anche nel rispettodella citata autorizzazione generale n. 2/2008.
3) Finalit del trattamento a) per curare gli adempimenti inmateria di lavoro, di previdenza ed assistenza sociale e fiscale nell'interessedi altri soggetti che sono parte di un rapporto di lavoro dipendente oautonomo, ai sensi della legge 11 gennaio 1979, n. 12, che disciplina laprofessione di consulente del lavoro; b) ai fini dello svolgimento daparte del difensore delle investigazioni difensive di cui alla legge 7 dicembre2000, n. 397, anche a mezzo di sostituti e di consulenti tecnici, o, comunque,per far valere o difendere un diritto anche da parte di un terzo in sedegiudiziaria, nonch in sede amministrativa o nelle procedure di arbitrato e diconciliazione nei casi previsti dalla normativa comunitaria, dalle leggi, dairegolamenti o dai contratti collettivi. Qualora i dati siano idonei a rivelarelo stato di salute e la vita sessuale, il diritto da far valere o difenderedeve essere di rango pari a quello dell'interessato, ovvero consistente in undiritto della personalit o in un altro diritto o libert fondamentale einviolabile; c) per l'esercizio del diritto diaccesso ai documenti amministrativi, nei limiti di quanto stabilito dalle leggie dai regolamenti in materia, salvo quanto previsto dall'art. 60 del Codice inrelazione ai dati sullo stato di salute e sulla vita sessuale.
4) Modalit di trattamento Restano fermi gli obblighi previsti dagliarticoli 11 e 14 del Codice, nonch dagli articoli 31 e seguenti del Codice edall'Allegato B) al medesimo Codice. Restano inoltre fermi gli obblighi diinformare l'interessato ai sensi dell'art. 13, commi 1, 4 e 5, del Codice,anche quando i dati sono raccolti presso terzi, e di acquisire, ove necessario,il consenso scritto. Se i dati sono raccolti per l'eserciziodi un diritto in sede giudiziaria o per le indagini difensive (punto 3),lettera b)), l'informativa relativa ai dati raccolti presso terzi, e ilconsenso scritto, sono necessari solo se i dati sono trattati per un periodosuperiore a quello strettamente necessario al perseguimento di tali finalit,oppure per altre finalit con esse non incompatibili. Le informative devono permettereall'interessato di comprendere agevolmente se il titolare del trattamento unsingolo professionista o un'associazione di professionisti, ovvero se ricorreun'ipotesi di contitolarit tra pi liberi professionisti o di esercizio dellaprofessione in forma societaria ai sensi del decreto legislativo 2 febbraio2001, n. 96. Resta ferma la facolt del liberoprofessionista di designare quali responsabili o incaricati del trattamento isostituti, gli ausiliari, i tirocinanti e i praticanti presso il liberoprofessionista, i quali, in tal caso, possono avere accesso ai soli datistrettamente pertinenti alla collaborazione ad essi richiesta. Analoga cautela deve essere adottata inriferimento agli incaricati del trattamento preposti all'espletamento dicompiti amministrativi.
5) Conservazione dei dati A tal fine, anche mediante controlliperiodici, deve essere verificata la stretta pertinenza, non eccedenza eindispensabilit dei dati rispetto agli incarichi in corso, da instaurare ocessati, anche con riferimento ai dati che l'interessato fornisce di propriainiziativa. I dati che, anche a seguito delle verifiche, risultano eccedenti onon pertinenti o non indispensabili non possono essere utilizzati, salvo cheper l'eventuale conservazione, a norma di legge, dell'atto o del documento cheli contiene. Specifica attenzione prestata per l'indispensabilit dei datiriferiti a soggetti diversi da quelli cui si riferiscono direttamente leprestazioni e gli adempimenti. I dati acquisiti in occasione diprecedenti incarichi possono essere mantenuti se pertinenti, non eccedenti eindispensabili rispetto a successivi incarichi.
6) Comunicazione e diffusione dei dati I dati idonei a rivelare lo stato disalute possono essere comunicati solo se necessario per finalit diprevenzione, accertamento o repressione dei reati, con l'osservanza delle normeche regolano la materia. I dati relativi allo stato di salute ealla vita sessuale non possono essere diffusi.
7) Richieste di autorizzazione Le richieste di autorizzazione pervenuteo che perverranno anche successivamente alla data di adozione del presenteprovvedimento, devono intendersi accolte nei termini di cui al provvedimentomedesimo. Il Garante non prender in considerazionerichieste di autorizzazione per trattamenti da effettuarsi in difformit alleprescrizioni del presente provvedimento, salvo che, ai sensi dell'art. 41 delCodice, il loro accoglimento sia giustificato da circostanze del tuttoparticolari o da situazioni eccezionali non considerate nella presenteautorizzazione.
8) Norme finali Restano fermi, altres, gli obblighi dilegge che vietano la rivelazione senza giusta causa e l'impiego a proprio oaltrui profitto delle notizie coperte dal segreto professionale, nonch gliobblighi deontologici o di buona condotta relativi alle singole figureprofessionali.
9) Efficacia temporale e disciplina transitoria La presente autorizzazione ha efficacia adecorrere dal 1 luglio 2008 fino al 31 dicembre 2009, salve eventualimodifiche che il Garante ritenga di dover apportare in conseguenza di eventualinovit normative rilevanti in materia. La presente autorizzazione sarpubblicata nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica italiana. IL PRESIDENTE Pizzetti ILRELATORE Chiaravalloti |