IL GARANTE
PER LAPROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

In data odierna, con la partecipazione del prof.Stefano Rodotà, presidente, del prof. Giuseppe Santaniello, vicepresidente, delprof. Gaetano Rasi e del dott. Mauro Paissan, componenti e del dott. GiovanniButtarelli, segretario generale;

Visto il   decreto legislativo 30giugno 2003, n. 196, recante il Codice in materia di protezione dei datipersonali;

Visto, in particolare, l'art. 4, comma 1, lett.d), del citato Codice, il quale individua i dati sensibili;

Considerato che, ai sensi dell'art. 26, comma 1,del Codice, i soggetti privati e gli enti pubblici economici possono trattare idati sensibili solo previa autorizzazione di questa Autorità e, ove necessario,con il consenso scritto degli interessati, nell'osservanza dei presupposti edei limiti stabiliti dal Codice, nonchè dalla legge e dai regolamenti;

Visto il   comma 4, lett. c), delmedesimo art. 26, il quale stabilisce che i dati sensibili possono essereoggetto di trattamento anche senza consenso, previa autorizzazione del Garante,quando il trattamento medesimo è necessario ai fini dello svolgimento delleinvestigazioni difensive ai sensi della legge 7 dicembre 2000, n. 397 o,comunque, per far valere o difendere in sede giudiziaria un diritto, sempre chei dati siano trattati esclusivamente per tali finalità e per il periodostrettamente necessario al loro perseguimento, e che, quando i dati sianoidonei a rivelare lo stato di salute e la vita sessuale il diritto sia di rangopari a quello dell'interessato, ovvero consista in un diritto della personalitào in un altro diritto o libertà fondamentale inviolabile;

Considerato che il trattamento dei dati inquestione può essere autorizzato dal Garante anche d'ufficio con provvedimentidi carattere generale, relativi a determinate categorie di titolari o ditrattamenti (art. 40 del Codice);

Considerato che le autorizzazioni di caratteregenerale sinora rilasciate sono risultate uno strumento idoneo per prescriveremisure uniformi a garanzia degli interessati, rendendo altresì superflua larichiesta di singoli provvedimenti di autorizzazione da parte di numerosititolari del trattamento;

Ritenuto opportuno, dopo l'entrata in vigore delCodice, rilasciare nuove autorizzazioni in sostituzione di quelle in scadenzail 30 giugno 2004, armonizzando le prescrizioni già impartite alla lucedell'esperienza maturata;

Ritenuto opportuno che anche tali nuoveautorizzazioni siano provvisorie e a tempo determinato ai sensi dell'art. 41,comma 5, del Codice, e, in particolare, efficaci per il periodo di dodici mesi,in relazione alla fase di prima applicazione delle nuove disposizioni del Codicee ai lavori avviati per l'adozione del codice di deontologia e buona condottadi cui all'art. 135 del Codice;

Considerata la necessità di garantire ilrispetto di alcuni princìpi volti a ridurre al minimo i rischi di danno o dipericolo che i trattamenti potrebbero comportare per i diritti e le libertàfondamentali, nonchè per la dignità delle persone, e, in particolare, per ildiritto alla protezione dei dati personali sancito all'art. 1 del Codice;

Considerato che un elevato numero di trattamentidi dati sensibili è effettuato da liberi professionisti iscritti in albi oelenchi professionali per l'espletamento delle rispettive attivitàprofessionali;

Visto l'art. 167 del Codice;

Visto l'art. 11, comma 2, del Codice, il qualestabilisce che i dati trattati in violazione della disciplina rilevante inmateria di trattamento di dati personali non possono essere utilizzati;

Visti gli articoli   31 eseguenti del Codice e il disciplinare tecnico di cui all'Allegato B almedesimo Codice recanti norme e regole sulle misure di sicurezza;

Visto l'art. 41 del Codice;

Visti gli atti d'ufficio;

Viste le osservazioni dell'Ufficio formulate dalsegretario generale ai sensi dell'art. 15 del regolamento del Garante n.1/2000;

Relatore il prof. Giuseppe Santaniello;

autorizza

i liberi professionisti iscritti in albi oelenchi professionali a trattare i dati sensibili di cui all'art. 4, comma 1,lettera d), del Codice, secondo le prescrizioni di seguito indicate.

Prima di iniziare o proseguire il trattamento isistemi informativi e i programmi informatici sono configurati riducendo alminimo l'utilizzazione di dati personali e di dati identificativi, in modo daescluderne il trattamento quando le finalità perseguite nei singoli casipossono essere realizzate mediante, rispettivamente, dati anonimi od opportunemodalità che permettano di identificare l'interessato solo in caso dinecessità, in conformità all'art. 3 del Codice.

1) Ambito di applicazione

L'autorizzazione è rilasciata, anche senzarichiesta, ai liberi professionisti tenuti ad iscriversi in albi o elenchi perl'esercizio di un'attività professionale in forma individuale o associata,anche in conformità al decreto legislativo 2 febbraio 2001, n. 96, o alle normedi attuazione dell'art. 24, comma 2, della legge 7 agosto 1997, n. 266, in temadi attività di assistenza e consulenza.

Sono equiparati ai liberi professionisti isoggetti iscritti nei corrispondenti albi o elenchi speciali istituiti anche aisensi dell'art. 34 del regio decreto-legge 27 novembre 1933, n. 1578 esuccessive modificazioni e integrazioni, recante l'ordinamento dellaprofessione di avvocato.

L'autorizzazione è rilasciata anche ai sostitutie agli ausiliari che collaborano con il libero professionista ai sensidell'art. 2232 del Codice civile, ai praticanti e ai tirocinanti presso illibero professionista, qualora tali soggetti siano titolari di un autonomotrattamento o siano contitolari del trattamento effettuato dal liberoprofessionista.

Il presente provvedimento non si applica altrattamento dei dati sensibili effettuato:

a) dagliesercenti la professione sanitaria e dagli psicologi, dal personale sanitarioinfermieristico, tecnico e della riabilitazione, ai quali si riferiscel'autorizzazione generale n. 2/2004;

b) per lagestione delle prestazioni di lavoro o di collaborazione di cui si avvale illibero professionista o taluno dei soggetti sopra indicati, alla quale siriferisce l'autorizzazione generale n. 1/2004;

c) dasoggetti privati che svolgono attività investigative, dai giornalisti, daipubblicisti e dai praticanti giornalisti di cui agli articoli 26 e 33 dellalegge 3 febbraio 1963, n. 69.

2) Interessati ai quali i dati siriferiscono e categorie di dati

Il trattamento può riguardare i dati sensibilirelativi ai clienti.

I dati sensibili relativi ai terzi possonoessere trattati ove ciò sia strettamente indispensabile per l'esecuzione dispecifiche prestazioni professionali richieste dai clienti per scopideterminati e legittimi.

In ogni caso, i dati devono essere strettamentepertinenti e non eccedenti rispetto ad incarichi conferiti che non possanoessere svolti mediante il trattamento di dati anonimi o di dati personali dinatura diversa.

Il trattamento dei dati idonei a rivelare lostato di salute e la vita sessuale deve essere effettuato anche nel rispettodella citata   autorizzazione generale n. 2/2004.

3) Finalità del trattamento

Il trattamento dei dati sensibili può essereeffettuato ai soli fini dell'espletamento di un incarico che rientri tra quelliche il libero professionista può eseguire in base al proprio ordinamentoprofessionale, e in particolare:

a) percurare gli adempimenti in materia di lavoro, di previdenza ed assistenzasociale e fiscale nell'interesse di altri soggetti che sono parte di unrapporto di lavoro dipendente o autonomo, ai sensi della legge 11 gennaio 1979,n. 12, che disciplina la professione di consulente del lavoro;

b) aifini dello svolgimento da parte del difensore delle investigazioni difensive dicui alla legge 7 dicembre 2000, n. 397, anche a mezzo di sostituti e diconsulenti tecnici, o, comunque, per far valere o difendere un diritto anche daparte di un terzo in sede giudiziaria, nonchè in sede amministrativa o nelleprocedure di arbitrato e di conciliazione nei casi previsti dalla normativacomunitaria, dalle leggi, dai regolamenti o dai contratti collettivi. Qualora idati siano idonei a rivelare lo stato di salute e la vita sessuale, il dirittoda far valere o difendere deve essere di rango pari a quello dell'interessato,ovvero consistente in un diritto della personalità o in un altro diritto olibertà fondamentale e inviolabile;

c) perl'esercizio del diritto di accesso ai documenti amministrativi, nei limiti diquanto stabilito dalle leggi e dai regolamenti in materia, salvo quanto previstodall'art. 60 del Codice in relazione ai dati sullo stato di salute e sullavita sessuale.

4) Modalità di trattamento

Il trattamento dei dati sensibili deve essereeffettuato unicamente con logiche e mediante forme di organizzazione dei datistrettamente indispensabili in rapporto all'incarico conferito dal cliente.

Restano fermi gli obblighi previsti dagliarticoli   11 e  14 del Codice, nonchè dagliarticoli  31 e seguenti del Codice e dall'Allegato B) almedesimo Codice.

Restano inoltre fermi gli obblighi di informarel'interessato ai sensi dell'art. 13, commi 1, 4 e 5, del Codice, anche quando idati sono raccolti presso terzi, e di acquisire, ove necessario, il consensoscritto.

Se i dati sono raccolti per l'esercizio di undiritto in sede giudiziaria o per le indagini difensive (punto 3),lett. b), l'informativa relativa ai dati raccolti presso terzi, e ilconsenso scritto, sono necessari solo se i dati sono trattati per un periodosuperiore a quello strettamente necessario al perseguimento di tali finalità,oppure per altre finalità con esse non incompatibili.

Le informative devono permettere all'interessatodi comprendere agevolmente se il titolare del trattamento è un singoloprofessionista o un'associazione di professionisti, ovvero se ricorre un'ipotesidi contitolarità tra più liberi professionisti o di esercizio della professionein forma societaria ai sensi del decreto legislativo 2 febbraio 2001, n. 96.

Resta ferma la facoltà del libero professionistadi designare quali responsabili o incaricati del trattamento i sostituti, gliausiliari, i tirocinanti e i praticanti presso il libero professionista, iquali, in tal caso, possono avere accesso ai soli dati strettamente pertinentialla collaborazione ad essi richiesta.

Analoga cautela deve essere adottata inriferimento agli incaricati del trattamento preposti all'espletamento dicompiti amministrativi.

5) Conservazione dei dati

Nel quadro del rispetto dell'obbligo previstodall'art. 11, comma 1, lett. e), del Codice, i dati sensibili possono essereconservati, per il periodo di tempo previsto dalla normativa comunitaria, daleggi, o da regolamenti e, comunque, per un periodo non superiore a quellostrettamente necessario per adempiere agli incarichi conferiti.

A tal fine, anche mediante controlli periodici,deve essere verificata la stretta pertinenza, non eccedenza e indispensabilitàdei dati rispetto agli incarichi in corso, da instaurare o cessati, anche conriferimento ai dati che l'interessato fornisce di propria iniziativa. I datiche, anche a seguito delle verifiche, risultano eccedenti o non pertinenti onon indispensabili non possono essere utilizzati, salvo che per l'eventualeconservazione, a norma di legge, dell'atto o del documento che li contiene.Specifica attenzione è prestata per l'indispensabilità dei dati riferiti asoggetti diversi da quelli cui si riferiscono direttamente le prestazioni e gliadempimenti.

I dati acquisiti in occasione di precedentiincarichi possono essere mantenuti se pertinenti, non eccedenti e indispensabilirispetto a successivi incarichi.

6) Comunicazione e diffusione dei dati

I dati sensibili possono essere comunicati e ovenecessario diffusi, a soggetti pubblici o privati, nei limiti strettamentepertinenti all'espletamento dell'incarico conferito e nel rispetto, in ognicaso, del segreto professionale.

I dati idonei a rivelare lo stato di salutepossono essere comunicati solo se necessario per finalità di prevenzione,accertamento o repressione dei reati, con l'osservanza delle norme che regolanola materia.

I dati relativi allo stato di salute e alla vitasessuale non possono essere diffusi.

7) Richieste di autorizzazione

I titolari dei trattamenti che rientranonell'ambito di applicazione della presente autorizzazione non sono tenuti apresentare una richiesta di autorizzazione a questa Autorità, qualora iltrattamento che si intende effettuare sia conforme alle prescrizioni suddette.

Le richieste di autorizzazione pervenute o cheperverranno anche successivamente alla data di adozione del presente provvedimento,devono intendersi accolte nei termini di cui al provvedimento medesimo.

Il Garante non prenderà in considerazionerichieste di autorizzazione per trattamenti da effettuarsi in difformità alleprescrizioni del presente provvedimento, salvo che, ai sensi dell'art.41 del Codice, il loro accoglimento sia giustificato da circostanze deltutto particolari o da situazioni eccezionali non considerate nella presenteautorizzazione.

8) Norme finali

Restano fermi gli obblighi previsti da norme dilegge o di regolamento o dalla normativa comunitaria che stabiliscono divieti olimiti più restrittivi in materia di trattamento di dati personali e, inparticolare, dalle leggi 20 maggio 1970, n. 300, e 5 giugno 1990, n. 135,come modificato dall'art. 178 del Codice, nonchè dalle norme volte aprevenire discriminazioni.

Restano fermi, altresì, gli obblighi di leggeche vietano la rivelazione senza giusta causa e l'impiego a proprio o altruiprofitto delle notizie coperte dal segreto professionale, nonchè gli obblighideontologici o di buona condotta relativi alle singole figure professionali.

9) Efficacia temporale e disciplinatransitoria

La presente autorizzazione ha efficacia adecorrere dal 1° luglio 2004 fino al 30 giugno 2005.

Qualora alla data della pubblicazione dellapresente autorizzazione il trattamento non sia già conforme alle prescrizioninon contenute nella precedente   autorizzazione n. 4/2002, iltitolare deve adeguarsi ad esse entro il 30 settembre 2004.

La presente autorizzazione sarà pubblicata nellaGazzetta Ufficiale della Repubblica italiana.

Roma, 30 giugno 2004

IL PRESIDENTE
Rodotà

IL RELATORE
Santaniello

IL SEGRETARIO GENERALE
Buttarelli