Provvedimento del 2 dicembre 2004

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

Nella riunione odierna, in presenza del prof. Stefano Rodotà, presidente, del prof. Giuseppe Santaniello, vice presidente, del prof. Gaetano Rasi e del dott. Mauro Paissan, componenti e del dott. Giovanni Buttarelli, segretario generale;

Esaminato il ricorso presentato da Alessandro Maria Campagnoli

nei confronti di

Banca nazionale del lavoro S.p.A.;

Visti gli articoli 7, 8 e 145 s. del Codice in materia di protezione dei dati personali (d.lg. 30 giugno 2003, n. 196);

Viste le osservazioni dell'Ufficio formulate dal segretario generale ai sensi dell'art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000;

Relatore il dott. Mauro Paissan;

PREMESSO:

Il ricorrente, dipendente di Banca nazionale del lavoro S.p.A., afferma di non aver ricevuto adeguato riscontro ad un'istanza avanzata il 19 gennaio 2004, ai sensi degli artt. 7 e 8 del Codice in materia di protezione dei dati personali, con la quale aveva chiesto di accedere al complesso dei dati personali contenuti nel fascicolo personale e relativi alla carriera professionale. Dopo due accessi, avvenuti il 10 febbraio e il 22 aprile 2004, nel corso dei quali aveva potuto visionare, rispettivamente, un fascicolo personale conservato presso l'Unità risorse umane e sviluppo organizzativo della sede di Milano ed un altro conservato presso la Direzione centrale di Roma, aveva riformulato l'originaria richiesta chiedendo di accedere ai dati personali contenuti anche in vari documenti quali:

      le note caratteristiche dall'inizio della carriera;

      la scheda di attribuzione delle varie mansioni;

      un documento aziendale, conservato all'interno del fascicolo personale e del quale gli era stata consentita solamente la visione, attestante l'attribuzione, a far data dal 1998, del "contributo spese di pernottamento" giornaliero in qualità di "ispettore presso la Direzione controlli tecnico operativi-Ufficio auditing aziendale-postazione decentrata di Milano";

      profili valutativi redatti da ciascun capo missione durante l'attività di auditing effettuata nel periodo 1991-1998, durante il quale l'interessato aveva svolto servizio presso la citata Direzione controlli operativi.

Dopo aver ricevuto, in data 8 giugno 2004, copia delle note caratteristiche dal 1989 al 1997 e dal 2001 al 2003, nonché copia della scheda di attribuzione delle varie mansioni, ha proposto ricorso ai sensi dell'art. 145 del Codice, ribadendo le proprie istanze e formulando, altresì, alcuni rilievi in ordine alla conservazione dei dati personali da parte della citata banca. Ciò, in quanto alcuni documenti presenti in uno dei due fascicoli personali consultati sarebbero conservati in fotocopia e non in originale (lasciando presupporre la conservazione in altro archivio di ulteriori dati personali dell'interessato) ed inoltre, all'interno dello stesso fascicolo, "fra la documentazione varia" sarebbero stati rinvenuti alcuni certificati medici.

All'invito ad aderire formulato da questa Autorità in data 16 luglio 2004 ai sensi dell'art. 149 del Codice, la banca resistente ha risposto con nota inviata il 22 settembre 2004 sostenendo:

      di ritenere pienamente soddisfatte, a proprio avviso, le richieste del ricorrente, avendo lo stesso visionato "presso gli Uffici dell'Unità risorse umane dell'Area territoriale Lombardia il 10.2 ed il 22.4.2004 tutta la documentazione contenuta nel (..) fascicolo personale" di cui la banca non sarebbe obbligata a fornire copia;

      che il trattamento dei dati personali e sensibili del ricorrente sarebbe effettuato "nel pieno rispetto del "disciplinare tecnico in materia di misure minime di sicurezza";

      che i profili valutativi oggetto di richiesta, di cui la resistente ha comunque fornito un prospetto che ne contiene la trasposizione, sarebbero "semplici annotazioni sintetiche aventi carattere esclusivamente interno (e pertanto non inserite nel fascicolo personale) (…) utilizzate quali promemoria per la redazione delle valutazioni annuali contrattualmente previste.

Con nota inviata il 24 settembre 2004, nel corso dell'audizione tenutasi il 12 novembre 2004, nonché con successiva nota inviata il 19 novembre 2004, il ricorrente ha dichiarato di ritenere insoddisfacente il riscontro. In particolare, l'interessato, nel rilevare come lo stesso prospetto fornito dalla banca sia comunque incompleto in quanto non conterrebbe i giudizi sintetici dal giugno al dicembre 1991 e dal maggio 1996 al settembre 1998, ha sottolineato che le "schede di valutazione degli analisti" richieste e non fornite dalla resistente, specificavano le mansioni svolte dall'ispettore soggetto a valutazione e contenevano, altresì, i giudizi espressi dal singolo capo missione al termine dell'attività di audit, giudizi sulla base dei quali venivano attribuiti quei giudizi sintetici che, solo in parte, sono stati forniti dalla resistente. Ad avviso del ricorrente, inoltre, tali giudizi sintetici, "concorrevano (…) alla formulazione delle valutazioni annuali" del rapporto di lavoro. Il ricorrente ha inoltre chiesto che le spese del procedimento siano poste a carico della controparte.

Con note inviate in data 9 novembre e 26 novembre 2004 la banca resistente ha riaffermato le considerazioni già formulate ribadendo l'impossibilità di fornire la copia del documento attestante l'attribuzione del menzionato contributo spese di pernottamento, in quanto si tratterebbe di un atto di carattere generale contenente il riferimento a posizioni di più soggetti.

CIÒ PREMESSO IL GARANTE OSSERVA:

Il ricorso verte sull'accesso ai dati personali riferiti alla carriera lavorativa dell'interessato detenuti da una banca di cui lo stesso è dipendente.

Il ricorso deve essere in parte accolto.

L'istituto di credito resistente non ha riscontrato in modo idoneo la richiesta di accesso.

In primo luogo, la resistente, pur consentendo all'interessato di visionare tutti i documenti conservati nei fascicoli personali rinvenuti, si è limitata a fornire copia di alcuni documenti contenuti all'interno dei fascicoli personali consultati.

L'art. 10 del Codice prevede che il riscontro all'interessato, rispetto ad una richiesta di accesso ai dati, debba comprendere tutti i dati che riguardano l'interessato comunque trattati dal titolare ed oggetto di richiesta. Pertanto, nel caso di specie, l'iniziale istanza di accesso formulata dal ricorrente il 19 gennaio 2004 era riferita ai dati conservati nel proprio fascicolo personale, ma è stata poi riformulata facendo riferimento a dati personali comunque trattati dalla banca anche in eventuali altri archivi aziendali.

Sul punto, la resistente si è limitata a fornire un prospetto contenente i c.d. "giudizi sintetici" riferiti solo ad una parte degli anni nel corso dei quali l'interessato aveva svolto funzioni di ispettore presso le agenzie della banca. La stessa, inoltre, non ha precisato se esistono ulteriori dati personali relativi all'interessato riferiti al rapporto di lavoro conservati in eventuali altri archivi aziendali, ed ha rifiutato, altresì, di mettere a disposizione del ricorrente i dati allo stesso relativi contenuti nel citato documento attestante l'attribuzione del contributo spese per le missioni in quanto, ad avviso della resistente, tale documento conterrebbe dati relativi a terzi.

Banca nazionale del lavoro S.p.A., entro il termine del 31 marzo 2005, dovrà pertanto integrare il parziale riscontro già fornito, comunicando al ricorrente tutti gli eventuali ulteriori dati che lo riguardano (anche di tipo valutativo) oltre quelli già comunicati, comunque conservati in fascicoli personali o in altri eventuali archivi aziendali sia cartacei, sia automatizzati.

Nel fornire tale riscontro la resistente dovrà tener conto che l'art. 7 del Codice non prevede il necessario rilascio di copie di atti e documenti in quanto obbliga, più precisamente, il titolare o il responsabile del trattamento ad estrapolare dai propri archivi e documenti tutte le informazioni personali che riguardano il solo interessato e a riferirle al soggetto istante con modalità idonee a rendere i dati personali facilmente comprensibili.

Qualora insorgano reali difficoltà obiettive ad estrarre tali dati anche in ragione della quantità, qualità e dislocazione dei dati richiesti all'interno di documenti, la resistente potrà riscontrare la richiesta permettendo alla controparte non solo di visionare gli atti ed i documenti contenenti i dati che riguardano l'interessato, ma anche di estrarre copia degli stessi, avendo peraltro cura di oscurare le informazioni personali eventualmente riferite a terzi (v. art. 10 del Codice ed anche Provv. del Garante del 27 dicembre 2001, in Bollettino, 2001, n. 23, pag. 72).

Sul ricorso va invece dichiarato non luogo a provvedere ai sensi dell'art. 149, comma 2, del Codice con riferimento alle informazioni già messe a disposizione dell'interessato.

L'ammontare delle spese sostenute nel presente procedimento è determinato ai sensi dell'art. 150, comma 3, del Codice, nella misura forfettaria di euro 250, di cui euro 25,82 per diritti di segreteria, tenuto conto degli adempimenti connessi alla redazione e presentazione del ricorso al Garante. Il medesimo ammontare è posto in misura pari a 200 euro a carico del titolare del trattamento, previa compensazione della restante parte per giusti motivi legati al tipo di riscontro fornito, anche se incompleto.

PER QUESTI MOTIVI IL GARANTE:

a) accoglie il ricorso, nei termini di cui in motivazione, in ordine alla richiesta di accedere ai dati personali;

b) dichiara non luogo a provvedere sul ricorso limitatamente ai dati personali già forniti nel corso del procedimento;

c) determina, nella misura forfettaria di euro 250, di cui 25,82 per diritti di segreteria, l'ammontare delle spese e dei diritti del presente procedimento che è posto in misura pari a 200 euro previa compensazione per giusti motivi della residua parte, a carico di Banca nazionale del lavoro S.p.A., la quale dovrà liquidarli direttamente a favore del ricorrente.

Roma, 2 dicembre 2004

Il presidente
Rodotà

Il relatore
Paissan

Il segretario generale
Buttarelli