Provvedimento del 7 luglio 2004

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

Nella riunione odierna, in presenza del prof. Stefano Rodotà, presidente, del prof. Giuseppe Santaniello, vice presidente, del prof. Gaetano Rasi e del dott. Mauro Paissan, componenti e del dott. Giovanni Buttarelli, segretario generale;

Esaminato il ricorso presentato da XY

nei confronti di

Guardia di finanza-Compagnia di XZ;

Visti gli articoli 7, 8 e 145 s. del Codice in materia di protezione dei dati personali (d.lg. 30 giugno 2003, n. 196);

Viste le osservazioni dell'Ufficio formulate dal segretario generale ai sensi dell'art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000;

Relatore il prof. Giuseppe Santaniello;

PREMESSO:

Il ricorrente, vicebrigadiere della Guardia di finanza in servizio presso la Compagnia di XZ, in licenza per convalescenza, afferma di non aver ricevuto idoneo riscontro ad un'istanza formulata ai sensi degli artt. 7 e 8 del Codice in relazione ai dati personali che lo riguardano contenuti in una nota del 19 febbraio 2004 predisposta dal Comando della predetta Compagnia con la quale era stato "stilato un elenco nominativo dettagliato di tutti i militari" che, trovandosi "in convalescenza o in aspettativa", avrebbero potuto accedere alla caserma solo nel rispetto di specifiche modalità (comunicazione dei "motivi dell'accesso", indicazione dell'ufficio presso cui gli stessi intendessero recarsi, rilascio di apposito pass e accompagnamento da parte di altro militare in servizio).

In particolare, il ricorrente, opponendosi a tale tipo di trattamento (che configurerebbe a suo avviso una utilizzazione illecita di dati relativi al proprio stato di salute), ha chiesto la comunicazione dei dati che lo riguardano e della loro origine, delle finalità, delle modalità, della logica del trattamento, degli estremi identificativi del titolare, dei responsabili del trattamento e del rappresentante designato ai sensi dell'art. 5, comma 2, del Codice, nonché dei soggetti o categorie di soggetti ai quali i dati possono essere comunicati. É stato altresì chiesto il blocco, la cancellazione dei dati e l'attestazione che tali operazioni sono state portate a conoscenza dei terzi destinatari dei dati.

Nel ricorso proposto ai sensi dell'art. 145 del Codice l'interessato ha ribadito tali istanze ed ha anche chiesto di porre a carico della controparte le spese sostenute per il procedimento.

All'invito ad aderire formulato da questa Autorità in data 19 aprile 2004, ai sensi dell'art. 149 del Codice, la Guardia di finanza-Comando provinciale di XZ, ha risposto il 5 maggio 2004 allegando copia della nota inviata dal Comando Compagnia di XZ al ricorrente nella quale si sosteneva che:

      la comunicazione di cui alla nota contestata è fornita "al militare in servizio di piantone e di sottufficiale di giornata" ed è relativa "alla sola posizione amministrativa del militare che viene esclusivamente indicato come "in licenza di convalescenza" o "aspettativa", al fine di regolamentare l'accesso alla caserma anche dei militari che si trovano in una delle predette posizioni"; 

      il trattamento di tali dati quindi sarebbe teso "non a far conoscere lo stato di salute dei militari (circostanza non rilevabile dalla nota nr. 2663/13 del 19.02.2004), ma a permettere al piantone ed al sottufficiale d'ispezione di potersi adeguare alle disposizioni legittimamente impartite dal Comando provinciale" in ordine agli accessi in caserma;

      secondo tali disposizioni, per accedere alla caserma, "i militari in servizio alla sede in "aspettativa" o convalescenza", i militari non in forza nella sede, quelli in quiescenza ed i privati, "non potendosi annoverare tra le persone che accedono per motivi di servizio ben conoscibili", devono attenersi ad alcune specifiche indicazioni;

      la comunicazione contestata "è tenuta in apposita cartellina unitamente alle consegne di servizio".

Nell'audizione del 12 maggio 2004, e con memoria depositata in pari data, il ricorrente ha ribadito le proprie considerazioni rilevando che le disposizioni sugli accessi oggetto del ricorso sarebbero adottate esclusivamente nella Caserma WH di XZ e che le stesse avrebbero un carattere discriminatorio, in particolare nei suoi confronti, consentendo di palesare lo stato di salute dei militari indicati nella contestata nota.

Con memoria depositata il 7 giugno 2004, successivamente alla proroga del termine per la decisione sul ricorso disposta ai sensi dell'art. 149, comma 7, del Codice, il Comando generale della Guardia di finanza-Ufficio centrale relazioni con il pubblico, con riferimento alle eccezioni formulate dal ricorrente, ha sostenuto che la nota contestata non conterrebbe dati sensibili relativi all'interessato, facendo riferimento alla "sola posizione amministrativa del personale, indicato come in convalescenza, ovvero in aspettativa" e non contenendo alcuna indicazione circa la patologia sofferta dai militari in essa indicati.

In relazione alle disposizioni impartite dal Comandante provinciale di XZ relativamente alle modalità di accesso alle caserme dipendenti, il titolare del trattamento resistente ha specificato che le stesse "risultano essere integrative della "consegna di servizio per il sottufficiale di servizio" e della "consegna di servizio per il militare di piantone" (…)", consegne emanate ai sensi del nuovo regolamento di servizio interno della Guardia di finanza adottato con decreto ministeriale 30 novembre 1991. Tali disposizioni deriverebbero inoltre "dall'esercizio delle potestà attribuite alla figura del responsabile della sicurezza (nel caso il Comandante provinciale)" dalla circolare n. 82400 del 1984, emanata dal Comando generale della Guardia di finanza: seppure quest'ultima preveda che "il personale conosciuto può accedere senza formalità " alle infrastrutture della Guardia di finanza, resterebbe infatti in capo al sopracitato responsabile "una particolare discrezionalità nell'emanazione delle norme che regolano gli accessi in caserma".

Con nota del 24 giugno 2004 il ricorrente ha contestato tale riscontro, ribadendo le proprie considerazioni.

CIÒ PREMESSO IL GARANTE OSSERVA:

Il ricorso verte su una serie di istanze formulate da un sottufficiale del Corpo della Guardia di finanza, con specifico riferimento ai dati che lo riguardano (e che sono utilizzati anche nella gestione del rapporto di lavoro e accessibili all'interessato) contenuti in una nota predisposta dal Comando della Compagnia di XZ per selezionare l'accesso ai locali della caserma da parte dei dipendenti assenti dal servizio.

Queste istanze, nella parte in cui contestano l'utilizzazione della predetta nota, configurano nel loro complesso un'opposizione per motivi legittimi all'ulteriore trattamento dei dati personali, rivolta alla sua interruzione nella forma contestata.

A tale riguardo, va preliminarmente rilevato che, contrariamente a quanto sostenuto dalla resistente, l'indicazione del dato relativo all'assenza per "convalescenza" dà luogo ad un trattamento di dati sensibili dal momento che tale informazione, pur non facendo riferimento a specifiche patologie, è comunque suscettibile di "rivelare lo stato di salute" dell'interessato (art. 4, comma 1, lett. d) del Codice).

Trova quindi applicazione, nel caso di specie, la disciplina sul trattamento dei dati sensibili da parte dei soggetti pubblici. L'art. 22, comma 3, del Codice prevede che tali soggetti possono trattare solo i dati sensibili indispensabili per svolgere attività istituzionali che non possono essere adempiute, caso per caso, mediante il trattamento di dati anonimi o di dati personali di natura diversa.

Ai sensi dell'art. 20 del medesimo Codice, i soggetti pubblici possono inoltre trattare i dati sensibili solo sulla base di un'espressa disposizione di legge nella quale siano specificati i tipi di dati trattati, le operazioni eseguibili e le finalità di rilevante interesse pubblico perseguite, ovvero -nel caso in cui solo queste ultime siano specificate da una legge- quando il trattamento sia previsto (con espressa indicazione dei tipi di dati e di operazioni eseguibili) da atto di natura regolamentare adottato dal titolare del trattamento in conformità al parere espresso dal Garante ai sensi dell'articolo 154, comma 1, lettera g).

Anche nelle more dell'adozione di tale regolamento (cfr. art. 181, comma 1, lett. a) del Codice), il soggetto pubblico deve attenersi comunque al predetto principio di indispensabilità, valutando specificamente il rapporto tra i dati sensibili e gli adempimenti legati a compiti ed obblighi espletati (art. 22, comma 5, del Codice). Se tali garanzie non sono rispettate, il trattamento dei dati è illecito anche se il trattamento stesso è effettuato nello svolgimento di funzioni istituzionali o ritenute giustificate da norme di servizio e regolamenti interni che non possono essere applicati in contrasto con le predette garanzie di legge.

Non è in discussione il potere-dovere della Guardia di finanza di assicurare, attraverso le decisioni organizzative indicate dal Corpo nella nota n. 188870 del 4 giugno 2004, gli obiettivi di sicurezza ivi indicati. Tali obiettivi possono essere però conseguiti anche senza la contestata specificazione di dati idonei a rivelare lo stato di salute.

Nel caso di specie, il riferimento espresso allo stato di "convalescenza" dell'interessato non risulta infatti indispensabile per la finalità di disciplinare l'accesso alla caserma da parte dei soggetti che, pur in forza alla sede, si assentano dal servizio, potendosi efficacemente perseguire tale finalità indicando solo i relativi nominativi, senza menzionare espressamente la ragione di tale assenza attinente allo stato di salute.

I motivi addotti in proposito dal ricorrente sono legittimi e fondati e il ricorso deve essere accolto per quanto riguarda l'opposizione al trattamento. Va pertanto prescritto al titolare resistente, ai sensi dell'art. 150, comma 2, del Codice, quale misura necessaria a tutela dell'interessato, di astenersi per il futuro, a decorrere dal trentesimo giorno successivo alla ricezione del presente provvedimento, dal trattare ulteriormente i dati in questione secondo le contestate modalità.

Il ricorso deve essere accolto anche in riferimento alla richiesta dell'interessato di conoscere gli estremi identificativi del/i responsabile/i eventualmente designato/i ai sensi dell'art. 29 del Codice. La resistente, che non ha fornito al riguardo il riscontro, dovrà corrispondere a tale richiesta entro il 15 settembre 2004, dando conferma di tale adempimento entro la stessa data anche a questa Autorità.

In ordine alle altre richieste formulate dal ricorrente (comunicazione e origine dei dati, finalità, modalità, titolare e rappresentante del trattamento, destinatari dei dati), va invece dichiarato non luogo a provvedere sul ricorso ai sensi dell'art. 149, comma 2, del Codice, avendo la resistente fornito sufficiente riscontro alle stesse, come integrato nel corso del procedimento.

Il ricorso è infine inammissibile in ordine alla richiesta di conoscere la logica del trattamento. Tale richiesta, ai sensi dell'art. 7, comma 2, lett. c), del Codice, può essere avanzata solo nel caso in cui il trattamento sia effettuato con l'ausilio di strumenti elettronici, circostanza questa che non è stata dedotta nel ricorso e non risulta dagli atti, peraltro, essersi verificata nel caso di specie.

Sussistono giusti motivi per compensare le spese fra le parti in ragione della specificità e complessità della vicenda in questione.

PER QUESTI MOTIVI IL GARANTE:

a) dichiara inammissibile il ricorso in ordine alla richiesta di conoscere la logica del trattamento;

b) accoglie il ricorso per quanto riguarda l'opposizione per motivi legittimi al trattamento dei dati e ordina al titolare del trattamento resistente di astenersi dall'ulteriore loro trattamento, nei termini di cui in motivazione;

c) accoglie il ricorso in riferimento alla richiesta di conoscere gli estremi identificativi del/dei responsabile/i del trattamento eventualmente designato/i e ordina al titolare resistente di adempiere a tale richiesta nei termini di cui in motivazione;

d) dichiara non luogo a provvedere sul ricorso in ordine alle altre richieste;

e) dichiara compensate le spese fra le parti.

Roma, 7 luglio 2004

Il presidente
Rodotà

Il relatore
Santaniello

Il segretario generale
Buttarelli