Garante per la protezione
    dei dati personali


Diritti dell'interessato - Titolare del trattamento e misure di sicurezza

Provvedimento del 22 settembre 2003

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

Nella riunione odierna, in presenza del prof. Stefano Rodotł, presidente, del prof. Giuseppe Santaniello, vice presidente, del prof. Gaetano Rasi e del dott. Mauro Paissan, componenti e del dott. Giovanni Buttarelli, segretario generale;

Esaminato il ricorso presentato da XY, rappresentato e difeso dall'avv. Angelo Fiore Tartaglia presso il cui studio ha eletto domicilio

nei confronti di

Ministero della difesa-Comando Scuola delle trasmissioni e informatica dell'Esercito italiano;

Visti gli articoli 13 e 29 della legge 31 dicembre 1996, n. 675 e gli articoli 18, 19 e 20 del d.P.R. 31 marzo 1998, n. 501;

Viste le osservazioni dell'Ufficio formulate dal segretario generale ai sensi dell'art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000;

Relatore il prof. Stefano Rodotł;

PREMESSO

Il ricorrente, maresciallo dell'Esercito in servizio presso la Scuola delle trasmissioni e informatica, afferma di non aver ricevuto idoneo riscontro ad un'istanza di accesso ai dati personali che lo riguardano formulata ai sensi dell'art. 13 della legge n. 675/1996, con la quale aveva chiesto conferma dell'esistenza di dati personali che lo riguardano e di conoscere le modalitł del loro trattamento da cui si sentiva leso. Ciś con particolare riferimento ai dati che lo riguardano contenuti nel "questionario di verifica dell'organizzazione scolastica" sottoposto agli allievi del "IV Corso Volontari in ferma breve" del quale lo stesso Ć stato istruttore, lamentando anche che copia di uno dei predetti questionari, contenenti apprezzamenti negativi sul proprio operato tali da costituire a suo avviso "offese infondate al proprio onore╔ decoro e╔ reputazione", fosse stato "casualmente" ritrovato in un'aula della Scuola. L'interessato aveva poi potuto visionare l'elaborato riepilogativo del predetto questionario presso uno dei terminali della sezione informatica della Scuola.

Nel ricorso ai sensi dell'art. 29 della legge n. 675/1996, l'interessato, lamentando l'assenza di una serie di documenti che a suo avviso avrebbero dovuto essere ricompresi tra quelli che gli sono stati trasmessi a seguito dell'istanza proposta ai sensi dell'art. 13 della legge n. 675/1996, ha chiesto in particolare al Garante di accertare la conformitł alla legge n. 675/1996 del trattamento effettuato dalla resistente e di "vietare, se del caso, in tutto o in parte, il trattamento dei dati in oggetto ovvero disporne il blocco qualora il trattamento risulti illecito".

A seguito dell'invito ad aderire formulato da questa Autoritł in data 24 giugno 2003, ai sensi dell'art. 20 del d.P.R. n. 501/1998, il Comando Scuola ha risposto con fax in data 2 luglio 2003 e, nel dare conferma dell'esistenza di dati personali relativi all'interessato nel database relativo al questionario contestato, ne ha illustrato le particolari modalitł di trattamento, indicando i soggetti cui parte degli stessi vengono trasmessi e la possibile ragione del ritrovamento in aula di una copia del questionario.

PiŁ specificamente il Comando della Scuola ha sostenuto che:

      "i dati raccolti vengono elaborati in modo informatico e distribuiti dal capo ufficio coordinamento corsi ai dipendenti capi sezione per il doveroso commento con gli istruttori interessati. Una copia cartacea dell'elaborato viene posta in visione, in maniera riservata, al comandante della Scuola. Successivamente, tutti i dati informatici vengono eliminati, a meno di quelli giacenti nel database crittato, cui puś accedere solo il sottufficiale incaricato della trattazione dei dati";

      per quanto attiene al ritrovamento di una copia dell'elaborato in questione, lo stesso Ć stato rinvenuto nell'aula adibita a "sala docenti marconisti" alla quale avrebbe "accesso solo un limitato numero di sottufficiali, tra cui il ricorrente, istruttori di materiale radio".

Nell'audizione svoltasi l'8 luglio 2003, il ricorrente, nel prendere atto del riscontro fornito dal titolare del trattamento, ha sostenuto che i dati personali che lo riguardano contenuti nel questionario sottoposto sarebbero stati oggetto di ampia divulgazione e ha lamentato l'assenza di idonee misure di sicurezza. In tale sede, il ricorrente ha precisato che scopo dell'istanza a suo tempo proposta era quello di conoscere se, al di lł del ritrovamento casuale di una copia del questionario, lo stesso fosse stato divulgato all'interno dell'amministrazione di appartenenza "senza effettuare alcuna epurazione nel suo contenuto", e di diffidare il titolare del trattamento dal porre in essere "dette condotte lesive".

Nel corso del procedimento le parti hanno concordato, ai sensi dell'art. 20, comma 8, del d.P.R. n. 501/1998 una proroga di venti giorni del termine per la decisione sul ricorso.

Con fax del 25 luglio 2003, parte resistente ha fornito ulteriori indicazioni in ordine alle modalitł del trattamento e alle misure di sicurezza adottate con particolare riferimento alle modalitł con le quali i questionari di verifica dei corsi vengono esaminati dai competenti uffici della Scuola. In allegato a tale nota sono state inviate due dichiarazioni di uffciali in servizio presso la Scuola che hanno fornito ulteriori indicazioni in ordine alle modalitł di utilizzo e conservazione dei questionari di valutazione in questione.

Con nota del 31 luglio 2003 il ricorrente ha ribadito le proprie perplessitł in relazione al trattamento.

CI˝ PREMESSO IL GARANTE OSSERVA

Il ricorso verte sul trattamento dei dati personali di un istruttore dell'Esercito con specifico riferimento ai dati raccolti attraverso un questionario di valutazione.

L'istanza dell'interessato (connessa a quella di avere conferma dell'esistenza dei dati e di conoscere le modalitł del loro trattamento), sebbene sia formulata in parte in termini non specifici, puś essere utilmente qualificata come sostanziale opposizione al trattamento dei dati personali che lo riguardano in relazione alla ritenuta illiceitł del trattamento dei dati raccolti, con particolare riferimento all'asserita comunicazione o diffusione degli stessi.

Sul ricorso va dichiarato non luogo a provvedere ai sensi dell'art. 20, comma 2, del d.P.R. n. 501/1998 per quanto concerne le richieste volte ad avere conferma dell'esistenza di dati e a conoscere le modalitł del loro trattamento, avendo il titolare del trattamento fornito al riguardo un sufficiente riscontro anche in riferimento all'adozione delle misure di sicurezza di cui al d.P.R. n. 318/1999.

Il ricorso Ć invece infondato per quanto concerne l'opposizione al trattamento.

Dalla documentazione in atti non emergono sufficienti profili che facciano ritenere in termini generali illecito il trattamento effettuato dal titolare del trattamento, riferito al migliore svolgimento delle funzioni di tipo formativo della Scuola, sebbene vada rilevata l'opportunitł di una piŁ specifica disciplina interna che prevenga maggiormente ogni eventuale uso improprio dei dati personali raccolti (quale quello che poteva essere effettuato dopo il rinvenimento in aula di una copia del questionario).

Nel caso di specie non si Ć peraltro verificata una diffusione o una comunicazione esterna di dati personali del ricorrente secondo la definizione di tali operazioni di trattamento di cui all'art. 1, comma 2, lett. b), della legge n. 675/1996.

Il trattamento contestato Ć consistito nella raccolta e nell'esame di alcune schede anonime di valutazione dell'attivitł didattica svolta dal ricorrente ed ha coinvolto esclusivamente uffici della stessa amministrazione della difesa (piŁ specificamente, i competenti uffici della Scuola delle trasmissioni e, al di fuori di questa, il solo Ispettorato della formazione e specializzazione cui, peraltro, non vengono comunicati "i commenti anonimi formulati dai frequentatori del corso").

Deve essere comunque evidenziato l'obbligo dell'amministrazione titolare del trattamento di adottare tutte le necessarie misure di sicurezza ai sensi della previsione generale di cui all'art. 15, comma 1, della legge n. 675/1996, anche diverse da quelle "minime" di cui al citato d.P.R. n. 318/1998, per assicurare che i dati personali contenuti nei questionari siano trattati solo da personale specificamente individuato ai sensi dell'art. 19 della predetta legge, per le sole finalitł conformi a quelle per cui Ć legittimo il trattamento e con modalitł operative rispettose del principio di pertinenza e non eccedenza del trattamento (art. 9 legge n. 675/1996), obbligo la cui inosservanza resta sindacabile su iniziativa degli interessati nell'esercizio dei diritti di cui al citato art. 13.

PER QUESTI MOTIVI IL GARANTE

a) dichiara non luogo a provvedere sul ricorso ai sensi dell'art. 20, comma 2, del d.P.R. n. 501/1998 per quanto concerne le richieste volte ad avere conferma dell'esistenza dei dati personali relativi al ricorrente e a conoscere le modalitł del loro trattamento;

b) dichiara infondato il ricorso nei termini di cui in motivazione, con riguardo all'opposizione al trattamento.

 

Roma, 22 settembre 2003

 

Il presidente
Rodotà

Il relatore
Rodotà

Il segretario generale
Buttarelli