Garante per la protezione
    dei dati personali


Provvedimento del 19 febbraio 2003

Il riscontro incompleto alle richieste dell'interessato da parte del titolare del trattamento - che abbia comunicato alcune informazioni relative al ricorrente, senza mettere a disposizione tutti i dati che lo riguardano -, determina il parziale accoglimento del ricorso, con conseguente ordine di comunicare tutti i dati richiesti, estrapolandoli dai propri archivi informatizzati e cartacei.

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

Nella riunione odierna, in presenza del prof. Stefano Rodotą, presidente, del prof. Giuseppe Santaniello, vice presidente, del prof. Gaetano Rasi e del dott. Mauro Paissan, componenti e del dott. Giovanni Buttarelli, segretario generale;

Esaminato il ricorso presentato da Renato Ditré

nei confronti di

Tech Data Italia S.p.A.;

Visti gli articoli 13 e 29 della legge 31 dicembre 1996, n. 675 e gli articoli 18, 19 e 20 del d.P.R. 31 marzo 1998, n. 501;

Viste le osservazioni dell'Ufficio formulate dal segretario generale ai sensi dell'art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000;

Relatore il dott. Mauro Paissan;

PREMESSO:

Il ricorrente, titolare di una ditta individuale, afferma di aver ricevuto un riscontro inidoneo ad un'istanza formulata ai sensi dell'art. 13 della legge n. 675/1996 nei confronti di Tech Data Italia S.p.A., societą, quest'ultima, con la quale il ricorrente medesimo aveva avuto rapporti commerciali quando la ragione sociale della stessa era "Computer 2000 S.p.A."

Con tale istanza l'interessato aveva chiesto di avere conferma dell'esistenza dei dati personali che lo riguardano, la loro comunicazione in forma intelligibile, l'origine e la cancellazione degli stessi, opponendosi altresď al loro trattamento.

Nel ricorso proposto ai sensi dell'art. 29 della legge n. 675/1996 l'interessato ha ribadito le proprie istanze con particolare riferimento alla cancellazione dell'indirizzo e-mail al quale dichiarava di aver ricevuto diversi messaggi di posta elettronica non sollecitati ed ha chiesto di porre a carico della controparte le spese sostenute per il procedimento.

All'invito ad aderire formulato da questa Autoritą, ai sensi dell'art. 20 del d.P.R. n. 501/1998 il 23 gennaio 2003, Tech Data Italia S.p.A., con nota fax del 5 febbraio 2003 ha affermato:

      che "Computer 2000 e Tech Data Italia S.p.A. sono la medesima azienda (…)", avendo Computer 2000 "cambiato sede (…) e ragione sociale (…)";

      che "i dati (…) in possesso della Computer 2000 sono i medesimi che ha l'odierna Tech Data Italia S.p.A.";

      "che l'esperienza negativa che la societą ha avuto con l'azienda del ricorrente Ź ovviamente rimasta nell'archivio storico dell'azienda, ma solo come informazione";

      di continuare a trattare i dati personali dell'interessato "ai soli fini fiscali";

      di aver comunque gią fornito riscontro alle richieste dell'interessato in data 18 ottobre 2002.

Nel predetto riscontro la societą resistente comunicava all'interessato i dati personali che lo riguardano detenuti nei propri archivi (precisando che gli stessi "sono pubblici e ricavabili da qualsiasi visura presso la Camera di commercio (…)"), l'origine degli stessi e le finalitą del loro utilizzo, sostenendo altresď di provvedere alla loro cancellazione.

Il ricorrente, con fax del 5 febbraio 2003, ribadiva le proprie richieste con particolare riferimento alla cancellazione del proprio indirizzo di posta elettronica ed all'opposizione al trattamento "a fini fiscali" di tutti dati che lo riguardano.

CIŮ PREMESSO IL GARANTE OSSERVA:

Il ricorso verte su una richiesta che riguarda, in particolare, l'accesso e la cancellazione dei dati personali dell'interessato detenuti da una societą.

Sul ricorso deve essere dichiarato non luogo a provvedere ai sensi dell'art. 20, comma 2, del d.P.R. n. 501/1998 in riferimento alla richiesta dell'interessato di ottenere la conferma dell'esistenza dei dati personali che lo riguardano e la comunicazione della loro origine e delle finalitą del trattamento. La societą resistente ha infatti fornito in ordine a tali richieste un riscontro idoneo.

Il ricorso deve invece essere accolto per quanto concerne la richiesta dell'interessato di ottenere la comunicazione in forma intelligibile di tutti i dati che lo riguardano.

La resistente ha offerto solo una risposta parziale a tale richiesta, comunicando alcune informazioni identificative relative al ricorrente ma non mettendo a disposizione dello stesso tutti i dati richiesti, come confermato dalla resistente stessa che ha fatto esplicitamente cenno all'esistenza di informazioni ulteriori nell'archivio storico della societą.

Il titolare del trattamento dovrą pertanto, entro il termine di trenta giorni dalla ricezione del presente provvedimento, comunicare all'interessato tutti i dati personali allo stesso relativi, procedendo alla loro estrapolazione dagli archivi cartacei e informatizzati della societą.

In relazione alla richiesta dell'interessato di cancellazione dei dati personali che lo riguardano il ricorso va accolto con esclusivo riferimento all'indirizzo di posta elettronica del ricorrente che, come piĚ volte sostenuto dal Garante, costituisce dato personale dello stesso.

Nel caso di specie, l'invio non richiesto di messaggi aventi contenuto promozionale Ź avvenuto senza il previo consenso dell'interessato ed in assenza dell'operativitą di uno dei presupposti del trattamento di cui all'art. 12 della legge n. 675/1996, all'art. 10 del d. lg. 13 maggio 1998, n. 171 ed all'art. 10 del d. lg. 22 maggio 1999, n. 185, in materia di contratti a distanza.

La richiesta dell'interessato deve pertanto ritenersi legittima e la societą resistente dovrą provvedere a cancellare l'indirizzo di posta elettronica allo stesso riferito entro il medesimo termine di trenta giorni sopra indicato, dando comunicazione dell'avvenuto adempimento a questa Autoritą entro la stessa data.

Deve invece essere dichiarata infondata la richiesta di cancellazione dei restanti dati personali relativi al ricorrente unitamente all'istanza di opposizione al loro trattamento per fini fiscali. La conservazione di tali dati, contenuti nella documentazione attinente ai rapporti contrattuali intercorsi tra il ricorrente e la societą resistente, non risulta, allo stato e in base agli elementi di valutazione prodotti, eccedente in relazione agli scopi per i quali gli stessi sono stati trattati anche in riferimento alla normativa sulla conservazione delle scritture contabili.

L'ammontare delle spese sostenute nel presente procedimento Ź determinato nella misura forfettaria di euro 250, di cui euro 25,82 per diritti di segreteria, tenuto conto degli adempimenti connessi alla redazione e presentazione del ricorso al Garante. Il medesimo ammontare Ź posto in misura pari a 125 euro a carico di Tech Data Italia S.p.A., previa parziale compensazione per giusti motivi legati al contenuto dei riscontri forniti prima e dopo la proposizione del ricorso ed in modo incompleto.

PER QUESTI MOTIVI IL GARANTE:

a) dichiara non luogo a provvedere sul ricorso, ai sensi dell'art. 20, comma 2, del d.P.R. n. 501/1998 in relazione alla richiesta dell'interessato di avere conferma dell'esistenza di dati personali che lo riguardano e di conoscerne l'origine, nonché le finalitą del trattamento;

b) accoglie il ricorso per quanto concerne la richiesta dell'interessato di ottenere la comunicazione in forma intelligibile di tutti i dati personali che lo riguardano e ordina a Tech Data Italia S.p.A. di comunicarli allo stesso, nel termine di cui in motivazione, dandone conferma entro la medesima data a questa Autoritą;

c) accoglie il ricorso in riferimento alla richiesta dell'interessato di cancellazione del proprio indirizzo di posta elettronica e ordina alla medesima societą resistente di ottemperare a tale istanza entro il termine di cui in motivazione, dandone conferma entro la medesima data a questa Autoritą;

d) dichiara infondata la richiesta di cancellazione dei restanti dati dell'interessato nei termini di cui in motivazione;

e) determina, ai sensi dell'art. 20, commi 2 e 9, del d.P.R. n. 501/1998, nella misura forfettaria di euro 250, di cui 25,82 per diritti di segreteria, l'ammontare delle spese e dei diritti del presente procedimento che, previa parziale compensazione, pone, nella misura di euro 125, a carico di Tech Data Italia S.p.A., la quale dovrą liquidarli direttamente a favore del ricorrente.

Roma, 19 febbraio 2003

IL PRESIDENTE
Rodotà

IL RELATORE
Paissan

IL SEGRETARIO GENERALE
Buttarelli