Garante per la protezione
    dei dati personali


PROVVEDIMENTO DEL 29 GENNAIO 2003

Il titolare del trattamento Ć tenuto ad estrarre i dati detenuti ed a comunicarli all'interessato, curandone l'agevole comprensione e, ove richiesto, a trasporli su supporto cartaceo o, se necessario, informatico (fattispecie relativa alla richiesta, formulata da un dipendente di un ufficio pubblico, di avere comunicazione di tutte le registrazioni di entrata, uscita e delle assenze dal posto di lavoro relative ad un arco temporale ben individuato).

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

Nella riunione odierna, in presenza del prof. Stefano Rodotł, presidente, del prof. Giuseppe Santaniello, vice presidente, del prof. Gaetano Rasi e del dott. Mauro Paissan, componenti e del dott. Giovanni Buttarelli, segretario generale;

Esaminato il ricorso presentato da Francesco Scidone rappresentato e difeso dall'avv. Eolo Allegri presso il cui studio Ć elettivamente domiciliato

nei confronti di

Ufficio del giudice di pace di Genova in persona del coordinatore, avv. Ines Muglia assistita dall'avv. Marcello Bolognesi presso il cui studio Ć elettivamente domiciliata;

Visti gli articoli 13 e 29 della legge 31 dicembre 1996, n. 675 e gli articoli 18, 19 e 20 del d.P.R. 31 marzo 1998, n. 501;

Viste le osservazioni dell'Ufficio formulate dal segretario generale ai sensi dell'art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000;

Relatore il prof. Giuseppe Santaniello;

PREMESSO:

Il ricorrente, cancelliere presso l'Ufficio del giudice di pace di Genova, applicato al Tribunale per i minorenni della medesima cittł dal 25 settembre 2002, afferma di non aver ricevuto riscontro ad una istanza del 21 novembre 2002, formulata ai sensi dell'art. 13 della legge n. 675 del 1996, con la quale, di seguito a precedenti richieste, aveva chiesto di accedere ad una serie di dati che lo riguardano relativi alle registrazioni di entrata ed uscita dall'ufficio dal 1 gennaio 2002 al 16 settembre 2002, alle corrispondenti registrazioni di assenze e "carenze orarie", nonchÄ alla "durata delle prestazioni lavorative" rese nel predetto periodo.

Con il ricorso proposto ai sensi dell'art. 29 della legge n. 675/1996 l'interessato ha ribadito le proprie richieste relative, in particolare, ad un "prospetto contenente le ore di ingresso ed uscita in ufficio ed un riepilogo delle ore di ritardi effettuati, di straordinario, di permessi, e ferie usufruiti", precisando che "tale prospetto e riepilogo" non gli viene piŁ fornito "dal mese di aprile 2002, nonostante numerose richieste (╔)". Il ricorrente ha chiesto, altresô, di porre a carico della controparte le spese sostenute per il procedimento.

Nel corso del procedimento le parti, ai sensi dell'art. 20, comma 8, del d.P.R. n. 501/1998, hanno concordato una proroga di 20 giorni dei termini di decisione del ricorso.

All'invito ad aderire formulato da questa Autoritł in data 19 dicembre 2002 ai sensi dell'art. 20 del d.P.R. n. 501/1998, ha fornito riscontro, per l'Ufficio del giudice di pace di Genova, il relativo coordinatore, con memoria anticipata via fax in data 17 gennaio 2003, con la quale quest'ultimo ha dichiarato:

      di aver consegnato all'interessato, a seguito di una precedente istanza di accesso agli atti presentata nell'aprile 2002, "tutta la documentazione relativa all'attivitł lavorativa del richiedente (permessi, ritardi, assenze)";

      che "di tale consegna avvenuta il 19.4.2002 dł atto (╔) lo stesso Scidone che ha sottoscritto per ricevuta i documenti";

      che il diniego ad una ulteriore istanza di accesso del 4 dicembre 2001 ai sensi della legge n. 241/1990 era stato peraltro "ampiamente motivato (╔) sia in relazione alla genericitł della richiesta di accesso, sia in ragione della sottrazione all'accesso (╔)" di alcune categorie di atti secondo quanto previsto dall'art. 4 del d.m. n. 116 del 1996;

      che la richiesta del 21 novembre 2002 doveva essere presentata non all'Ufficio del giudice di pace, ma al Tribunale per i minorenni di Genova cui il ricorrente Ć applicato dal 25 settembre 2002 per disposizione del Presidente della Corte di appello di Genova; che il coordinatore dell'Ufficio ha comunque inviato in data 2/12/2002 la documentazione relativa al dipendente "presso la nuova sede di lavoro dello Scidone con espresso invito a consegnarla al dipendente", il quale, il 19 dicembre 2002, ha ripresentato una nuova richiesta ai sensi del richiamato art. 13.

L'interessato ha replicato con nota pervenuta il 28 gennaio 2003 evidenziando di aver ricevuto alcune informazioni, con specifico riferimento ai "consuntivi mensili" ed ai "cartellini periodici con riporti del mese precedente", ma ha specificato che "tale documentazione (╔) risulta incomprensibile nel contenuto e nel criterio di compilazione". Pertanto ha chiesto che i dati personali richiesti gli vengano forniti con "modalitł idonee a renderli agevolmente comprensibili".

CI˝ PREMESSO IL GARANTE OSSERVA:

Il ricorso concerne una richiesta di accesso da parte del dipendente di un ufficio giudiziario ad una serie di dati personali relativi a prestazioni lavorative. Trattasi di informazioni personali detenute presso l'Ufficio del giudice di pace di Genova per la gestione del rapporto di lavoro del personale. Tali informazioni possono essere oggetto di una legittima richiesta ai sensi dell'art. 13 della legge n. 675, come Ć avvenuto nel caso di specie con quella del 21 novembre 2002, rivolta utilmente al coordinatore dell'Ufficio presso cui il ricorrente era peraltro in effettivo servizio nel periodo cui la richiesta stessa Ć riferita.

Nel caso di specie, dopo la presentazione del ricorso, il resistente ha fornito all'interessato varie informazioni che il ricorrente aveva necessitł di desumere dai dati personali richiesti (permessi brevi e "carenze" da recuperare), ma non ha fornito una risposta simmetrica a tutte le specifiche richieste che riguardavano, in termini piŁ ampi, l'entrata e l'uscita in ufficio dal 1.1.2002 al 16.9.2002, con le relative registrazioni riguardanti le assenze e le carenze orarie, nonchÄ la durata delle prestazioni lavorative rese in tale periodo.

In secondo luogo, come eccepito dal ricorrente, non risulta agevole la "lettura" di tutte le informazioni fornite, per mancanza di sufficienti criteri, notizie aggiuntive o codici interpretativi necessari per comprendere i dati stessi.

Ú pertanto fondata la richiesta del ricorrente di conoscere se tutte le informazioni che lo riguardano detenute presso l'Ufficio sono quelle contenute nella documentazione gił messa a disposizione, in conformitł ai principi richiamati da questa Autoritł in analoga fattispecie con decisione del 26 marzo 2001 (pubblicata in Bollettino n. 18, pag. 9).

Alla richiesta presentata ai sensi del citato art. 13 il titolare del trattamento deve poi fornire un riscontro adeguato estrapolando i dati richiesti e comunicandoli all'interessato in modo da renderli agevolmente intelligibili senza aggravio di spese.

Ai sensi dell'art. 17, comma 6, del d.P.R. n. 501/1998 il titolare del trattamento Ć tenuto ad estrarre i dati personali e a comunicarli al richiedente rendendo agevole la loro comprensione e trasponendoli in ogni caso su supporto cartaceo o informatico (cfr., ad esempio, Provv. del Garante del 28 dicembre 2000, in Bollettino, n. 16, p. 10 ss.).

Solo quando insorgano reali difficoltł obiettive ad estrarre i dati e a trasporli su tali supporti, anche in ragione della quantitł, qualitł e dislocazione dei dati richiesti all'interno di documenti, il titolare puś riscontrare la richiesta dell'interessato permettendo allo stesso non solo di visionare gli atti ed i documenti contenenti i dati che lo riguardano, ma anche di estrarre copia degli stessi, avendo cura di oscurare le informazioni personali eventualmente riferite a terzi (v. Provv. del Garante del 27 dicembre 2001, in Bollettino, 2001, n. 23, p. 72).

Ciś anche in riferimento all'art. 17, comma 9, del d.P.R. n. 501/1998 che obbliga il titolare del trattamento, "ai fini di una piŁ efficace applicazione dell'art. 13 della legge" n. 675, ad adottare "le opportune misure volte, in particolare╔, ad agevolare l'accesso ai dati personali da parte dell'interessato".

Il resistente dovrł pertanto integrare i riscontri gił forniti comunicando se vi sono altri dati personali nella forma oggetto di richiesta o in altra veste (e, in caso positivo, il loro contenuto), nonchÄ criteri, notizie aggiuntive o altri parametri utili per rendere intelligibili i dati. Ciś entro un termine che appare congruo fissare al 15 maggio 2003.

L'ammontare delle spese sostenute nel presente procedimento va previamente determinato nella misura forfettaria di euro 250, di cui euro 25,82 per diritti di segreteria, tenuto conto degli adempimenti connessi alla redazione e presentazione del ricorso al Garante, e posto in misura pari a soli euro 150 a carico dell'Ufficio del giudice di pace di Genova, stante la necessitł di disporre una parziale compensazione per giusti motivi legati al contenuto del riscontro inviato, sia pure tardivamente.

PER QUESTI MOTIVI IL GARANTE:

a) accoglie il ricorso e ordina all'Ufficio del giudice di pace di Genova, in persona del coordinatore avv. Ines Muglia, di corrispondere entro il 15 maggio 2003 alla richiesta dell'interessato di conoscere tutti i dati personali che lo riguardano, nei termini di cui in motivazione, dando comunicazione anche a questa Autoritł, entro la stessa data, dell'avvenuto adempimento;

b) determina ai sensi dell'art. 20, commi 2 e 9, del d.P.R. n. 501/1998, nella misura di euro 150, di cui 25,82 per diritti di segreteria, l'ammontare delle spese e dei diritti del presente procedimento che Ć posto a carico del predetto Ufficio, il quale dovrł liquidarlo direttamente a favore del ricorrente.

Roma, 29 gennaio 2003

IL PRESIDENTE
Rodotà

IL RELATORE
Santaniello

IL SEGRETARIO GENERALE
Buttarelli