Garante per la protezione
    dei dati personali


I diritti d'accesso previsti dall'art. 13 sono esercitabili anche nei confronti dei dati particolari utilizzati dai servizi sociali di un comune.

Roma, 23 giugno 1998       

Sindaco del       
Comune di Aradeo       
Via Aldo Moro       
73040 Aradeo (LECCE)       

e p.c.:       

Sig. (...)       

OGGETTO: Esercizio dei diritti di accesso ai dati personali.

Codesto Comune ha chiesto alcune indicazioni sul comportamento da tenere in ordine alle richieste di accesso ai dati personali formulate dal Sig. ... ai sensi dell'art. 13 legge n. 675/1996.

Il quesito è motivato dal fatto che alcuni dati di carattere sanitario, o relativi a provvedimenti giudiziari e a delicate condizioni personali dell'interessato sono stati raccolti ed utilizzati tra il 1983 e il 1987 dai servizi sociali comunali su richiesta dell'autorità giudiziaria (e conservati, da allora, in un archivio accessibile solo a funzionari di polizia giudiziaria).

Al riguardo, occorre osservare che l'art. 13 della legge n. 675/1996 obbliga il titolare o il responsabile del trattamento a fornire senza ritardo un riscontro compiuto ed analitico all'interessato in ordine a tutte le informazioni di carattere personale che lo riguardano, presenti in archivi o in atti detenuti dal medesimo titolare o responsabile (dati anagrafici, altri elementi di identificazione personale, dati inerenti alla famiglia e a situazioni personali, informazioni sulle attività economiche, ecc.)

Solo in questa maniera, l'interessato è in grado di valutare le informazioni presenti negli archivi del titolare e gli scopi per i quali esse sono raccolte ed utilizzate, in modo da poter esercitare, anche successivamente, il diritto di:

a) ottenere l'aggiornamento, la correzione o l'integrazione, dei dati inesatti o incompleti;

b) ottenere la cancellazione, la trasformazione in forma anonima o il blocco dei dati utilizzati in violazione della legge, anche in caso di mancanza di un motivo determinato e legittimo per la loro conservazione;

c) opporsi all'utilizzazione dei dati a fini di marketing e, in particolare di invio di materiale pubblicitario;

d) opporsi al trattamento per "motivi legittimi", derivanti da situazioni o profili specifici rappresentati dal richiedente da valutare in rapporto alla posizione del titolare.

Va inoltre precisato che l'art. 13 non prevede il necessario rilascio di copie di atti in quanto obbliga, più precisamente, il titolare e il responsabile del trattamento ad estrapolare dai propri archivi e documenti tutte le informazioni su supporto cartaceo o informatico che riguardano il richiedente e a riferirle a quest'ultimo con modalità idonee a rendere i dati facilmente comprensibili.

L'accesso, quindi, non obbliga ad esibire o copiare ogni singolo documento dal quale possono essere estrapolati i dati personali, ma rende comunque necessario estrarre dagli atti e dai documenti tutte le informazioni relative all'interessato, senza esclusione di sorta.

In casi particolari, non può peraltro escludersi la necessità di esibire o consegnare copia non tanto di singoli dati quanto di interi atti o documenti che riguardino anche terzi (o parte di essi); ciò nel solo caso in cui i dati relativi al richiedente e ai terzi siano intrecciati al punto tale da essere incomprensibili o snaturati nel loro contenuto, se privati di alcuni elementi o scomposti rispetto alla loro originaria collocazione.

Peraltro, ad ogni buon fine, si trasmette copia dell'art. 17, comma 6, dell'emanando regolamento governativo di prossima pubblicazione, che attua il citato art. 13 della legge.

Fermi restando gli obblighi dell'ente di fornire all'interessato un ampio riscontro su tutte le informazioni in proprio possesso, appare ora opportuno verificare se nei confronti del particolare trattamento di dati raccolti dai servizi sociali comunali siano esercitabili i diritti di accesso ai dati personali previsti dall'art. 13 della legge n. 675/1996.

I limiti all'esercizio di tali diritti sono individuati tassativamente dal successivo art. 14 che non comprende il caso in esame, riguardando piuttosto, in estrema sintesi, i trattamenti connessi alle norme sul riciclaggio e sull'usura, all'attività delle commissioni parlamentari d'inchiesta o a quelle svolte da soggetti pubblici per finalità relative alla politica monetaria e valutaria, nonché alle investigazioni penali di cui all'art. 38 delle norme di attuazione del c.p.p. e alla difesa di un diritto in sede giudiziaria.

Al momento, sono inoltre esclusi dall'applicazione del citato art. 13 anche altri particolari trattamenti di dati effettuati in ambito pubblico (v. art. 4 legge n. 675/1996), che sono comunque soggetti ai poteri di accertamento e di controllo del Garante attivati anche su iniziativa dell'interessato, ai sensi dell'art. 32, commi 6 e 7, legge n. 675/1996 (art. 4, comma 2).

Tra questi ultimi trattamenti (C.e.d. del Ministero dell'interno - Dipartimento di pubblica sicurezza; servizi di sicurezza; casellario giudiziale; servizio carichi pendenti; attività degli uffici giudiziari, del C.S.M. e del Ministero di giustizia per ragioni di "giustizia") vi sono anche quelli svolti da "soggetti pubblici per finalità di difesa o di sicurezza dello Stato o di prevenzione, accertamento o repressione dei reati, in base ad espresse disposizioni di legge che prevedano specificatamente il trattamento" (art. 4, comma 1, lett. e)).

Tuttavia, tale deroga concerne i soli trattamenti strettamente strumentali alla prevenzione, all'accertamento o alla repressione dei reati, previsti puntualmente da apposite norme di rango primario, ed è inapplicabile all'attività dei servizi sociali comunali

Alla luce delle considerazioni appena esposte, questa Autorità invita il Comune di Aradeo a comunicare al sig. ..., entro e non oltre il 10 luglio p.v., in forma chiaramente intellegibile (ad esempio, in una apposita stampa, foglio o tabulato), i dati che lo riguardano contenuti in archivi, registri, elenchi, atti e documenti dell'ente locale.

Si prega, inoltre, di confermare all'Ufficio del Garante l'avvenuta comunicazione all'interessato.

IL PRESIDENTE