Qualora una società intenda porre fine al trattamento dei dati sensibili, deve solo ripetere la notificazione (compilando solo alcuni riquadri) senza richiedere alcuna autorizzazione al Garante.

Roma, 8 giugno 1998       

Spett.le Società       

OGGETTO: Notifica di cessazione di trattamento.

La Vs. società ha comunicato a questa Autorità di aver cessato a decorrere dalla data di entrata in vigore della legge n. 675/1996 il trattamento di alcuni dati sensibili, (attinenti a soggetti affetti da patologia diabetica), raccolti prima dell'8 maggio 1997 presso gli interessati. Il trattamento di tali dati era finalizzato all'invio di materiale divulgativo ed informativo relativo alla patologia diabetica, nonché all'invio di offerte promozionali relative a piccoli strumenti per l'autocontrollo casalingo della glicemia.

In seguito a tale "cessazione", la Vs. società ha chiesto al Garante di essere autorizzata a distruggere i dati, nonché di essere esonerata dal formulare l'informativa agli interessati e dal richiederne il consenso.

Dalla Vs. comunicazione pare desumersi che la (.....) intenda distruggere effettivamente i dati, cessando integralmente la loro conservazione che avverrebbe presso l'azienda nonché, sotto il controllo di quest'ultima, presso una società esterna (conservazione che sarebbe incompatibile con l'istituto della cessazione del trattamento e che configurerebbe, piuttosto, la diversa figura del "blocco" dei dati, che implica non tanto la definitiva ed integrale dismissione dei dati quanto il loro "congelamento", con sospensione, cioè, di ogni operazione di trattamento diversa dalla mera conservazione).

Qualora, come sembra, s'intenda procedere ad un'effettiva "cessazione del trattamento", si prega di ripetere la notificazione utilizzando l'allegato modello (si veda, in particolare, il riquadro e)).

Si fa presente poi che nel caso di specie non occorre alcuna autorizzazione del Garante, il quale (art.16 legge n. 675/996) può eventualmente procedere alle opportune verifiche.

Si precisa infine che nel Vs. caso, pur avendo i dati natura sensibile, non sembra necessaria alcuna informativa agli interessati, sempreché i dati che s'intende distruggere siano stati effettivamente raccolti dai soli interessati - e non da terzi - prima dell'8 maggio 1997, e la Vs. società si sia limitata a inviare offerte agli interessati quale esclusiva titolare del trattamento evitando ogni comunicazione a terzi (art. 41, comma 1, legge n. 675/1996).

IL PRESIDENTE