Nella legge n. 675/1996, viene data particolare attenzione alla attività dei giornalisti; in questa pronuncia il Garante affronta la problematica relativa alla notificazione dei trattamenti da parte di questi soggetti, analizzando anche le novità introdotte dal decreto legislativo n. 255 del 28 luglio 1997 e i problemi connessi alla figura del titolare del trattamento.
Roma, li 24 marzo1998
Al comitato di redazione del quotidiano
"La Repubblica"
Roma
OGGETTO: Quesito sulla notificazione dei trattamentidi dati da parte dei giornalisti.
E' pervenuto un quesito con il quale si chiede diconoscere se i giornalisti debbano notificare al Garante i trattamentidi dati personali e con quali modalità.
Al riguardo, occorre premettere alcune considerazionidi ordine generale anche al fine di evitare alcuni diffusi equivoci.
Anzitutto, la legge n. 675/1996 non si applica all'areain cui ciascun individuo apprende notizie e informazioni che rimangonoutilizzate in una dimensione strettamente privata. La legge, infatti,tutela le persone alle quali si riferiscono i dati, ma rispettaanche la sfera personale di chi intenda esercitare la libertàdi informarsi e di essere informato per perseguire scopi meramentepersonali.
Questa garanzia opera in favore di chiunque raccolgae conservi informazioni per uso puramente personale, anche nelcaso in cui tale bagaglio conoscitivo serva ad accrescere il livellodi informazione della persona in riferimento a suoi interessidi tipo professionale.
In questo quadro, la legge n. 675/1996 deve ritenersiinapplicabile alle agende automatizzate e cartacee, alle rubriche,agli indirizzari, agli appunti e al materiale informativo (articoli,ritagli di giornale, CD-ROM, libri, documenti ottenuti anche viaINTERNET) che chiunque (ivi compresi i giornalisti, i pubblicistie gli autori di articoli o saggi o di altre manifestazioni delpensiero) è solito conservare nella propria sfera privataper soddisfare interessi culturali o altre normali esigenze dellavita di relazione.
Di conseguenza, questo genere di documenti, benchécontenga informazioni personali, non è soggetto all'obbligodi notificazione, anche quando sia eventualmente organizzato inmaniera sistematica o sia utilizzato per comunicare episodicamentecon altri (si pensi al caso in cui si invii un fax o un messaggiodi posta elettronica, ovvero si fornisca un indirizzo a terzi).
E' peraltro possibile che la persona che tratta determinatidati per "fini esclusivamente personali" li destinialla diffusione o alla comunicazione sistematica a terzi (art.3). In quest'ultimo caso, al contrario dell'ipotesi poc'anzi considerata,la legge n. 675/1996 si applica e in alcuni casi rende necessarioeffettuare una "notificazione" al Garante.
Soffermando ora l'attenzione sulla "notificazione",vanno anzitutto ribadite alcune osservazioni di fondo:
a) la notificazione non deriva da un'iniziativa delGarante o da intenti censori, né rappresenta una novitànell'ordinamento, in quanto qualunque detentore di archivi magneticiha dovuto notificarne l'esistenza al Ministero dell'interno sindal 1981 e fino allo scorso anno (nel quale è entrata invigore la legge n. 675 che individua nel Garante il nuovo organodestinatario della notificazione). Al contrario, la nuova disciplinadella notificazione prevista dalla legge n.675/1996 è resanecessaria dalla direttiva europea n. 95/46/CE del 24 ottobre1995 (che l'Italia ha recepito per prima in Europa), la qualeregola nei dettagli il contenuto della notificazione e delimitala possibilità di prevedere esoneri o forme semplificate.Piuttosto, il Garante ha cooperato attivamente con il Governonel primo trimestre di applicazione della legge, al fine di prevedereun congruo numero di semplificazioni e di esoneri poi introdottidal decreto legislativo n. 255 del 28 luglio 1997;
b) la notificazione è una dichiarazione concui si descrivono le caratteristiche generali dell'attivitàdi raccolta e di elaborazione delle informazioni, e non presupponein alcun modo l'esposizione dei dati personali raccolti o deinominativi dei relativi interessati. In altre parole, la notificazionenon reca le generalità dei soggetti registrati negli archivie banche dati, né, a maggior ragione, contiene altra documentazionedi uso personale (art. 7);
c) la legge n. 675/1996 reca un'esplicita clausoladi salvaguardia delle norme sul segreto professionale del giornalista,il quale può far valere la tutela della confidenzialitàdella fonte delle notizie qualora ciò sia richiesto dalrelativo carattere fiduciario, in ogni circostanza e sede nellaquale la legge n. 675/1996 trovi applicazione, anche nei confrontidel Garante e del cittadino che intenda tutelare i propri diritti,(art. 13, c. 5, L. n. 675/1996; art. 2, terzo c., L. n.69/1993).
Esaminando ora la tematica della notificazione daparte dei giornalisti, occorre premettere che la legge-delegan. 676/1996 permetteva ai Governo di introdurre semplificazionied esoneri nei soli casi in cui i trattamenti di dati, "...inragione delle relative modalità o della natura dei datipersonali, non presentino rischi di un danno all'interessato,...", e in particolare nei casi di trattamenti non automatizzatidi dati diversi da quelli sensibili (art. 1, c. 1, lett. f) L.676/1996).
Il decreto legislativo n. 255/1997 ha utilizzatoquesta facoltà ed ha esonerato dalla notificazione tutticoloro che raccolgono ed elaborano temporaneamente dati finalizzatialla pubblicazione o alla diffusione occasionale di articoli,saggi ed altre manifestazioni del pensiero (art. 7, c. 5-ter,lett. n) legge n. 675/1996).
Questo esonero riduce ampiamente il numero dellenotificazioni, in quanto solleva da tale adempimento gli innumerevolisoggetti che collaborano saltuariamente con quotidiani, collanee periodici - pubblicati anche per via telematica - o che sonoautori di libri ed opere audiovisive. Ovviamente, la medesimaipotesi di esonero può essere utilizzata anche dagli editorie dai produttori che curano la materiale confezione delle pubblicazionie delle espressioni letterarie ed artistiche.
Il decreto legislativo n. 255/1997 ha previsto unadiversa soluzione per quanto riguarda i giornalisti, i pubblicistie i praticanti, che sono stati autorizzati ad effettuare una notificazionein forma semplificata.
Il Garante, dando anticipata attuazione al regolamentosull'organizzazione del proprio ufficio, attualmente in fase dipubblicazione, ha poi approvato un modello, che può essereutilizzato sia per la notificazione "ordinaria" (compilandolointeramente), sia per quella semplificata (completando solo laprima parte).
Le peculiari modalità di svolgimento dell'attivitàgiornalistica inducono ora ad esaminare i dubbi emersi riguardoal soggetto tenuto alla notificazione semplificata.
Al riguardo, il Garante ritiene che la disposizionesulla notificazione da parte dei giornalisti, dei pubblicistie dei praticanti soffermi l'accento sul piano funzionale e cioèsull'attività di raccolta e di elaborazione delle informazioni,anziché su tali soggetti in quanto tali (art. 7, c. 5-bis,lett. b), L. n. 675/1996).
Il "titolare" del trattamento è,com'è noto, il soggetto cui competono le decisioni di fondosulle finalità e sulle modalità del trattamento(art. 1 L. 675/1996).
Poiché le finalità perseguite in ambitogiornalistico sono insite nell'essenza stessa della relativa attività,diviene decisivo appurare se le scelte di ordine generale sullecomplessive modalità dei trattamenti di dati competanoai singoli giornalisti collaboratori o, piuttosto, all'editore.
Il Garante, prendendo spunto da un caso nel qualesi è posto il problema dell'identificazione del "titolare"(caso in cui la persona interessata aveva chiesto all'editore- anziché ai singoli giornalisti - di modificare il trattamentodi dati che la riguardava), ritiene corretto ed aderente allarealtà identificare nell'editore il "titolare"del complesso di dati che ruota attorno all'impresa editorialee che è tenuto, di conseguenza, alla notificazione semplificata.
Questa conclusione deriva non tanto da una sceltaarbitraria legata ad una mera esigenza di semplificazione delleprocedure, quanto da un'analisi del modo di esplicazione dell'attivitàgiornalistica e del rapporto giornalisti-editori, oggetto di riflessionianaloghe anche ad altri Paesi.
A questa stessa conclusione non è di ostacolola prassi adottata per effetto del contratto di lavoro giornalisticoconcluso tra la Federazione italiana editori giornali (FIEG) ela Federazione nazionale della stampa italiana (FNSI), che anchenell'edizione più recente (1 ottobre 1995 - 30 settembre1999) ribadisce alcuni principi a garanzia della "sfera soggettivo-professionale"del giornalista, già tutelata dalla legge n. 69 del 3 febbraio1963 recante l'"Ordinamento della professione giornalistica".
Tale contratto (v. la voce relativa alle "Proceduree modalità di realizzazione dei piani") prevede "accessidi diverso livello agli archivi di servizio a seconda dei gradidi competenza" o la segretezza di testi "attraversol'adozione di 'chiavi d'accesso' o la predisposizione di particolarizone di 'memoria' o altri tipi di accorgimenti tecnici".Queste circostanze, però, appaiono ininfluenti nel casodi specie, e risultano anzi fisiologiche in ogni struttura cheelabori dati, anche di piccole o medie dimensioni, nella qualepossono esistere fasce di dati riservati all'accesso di alcunisoggetti (si pensi ad una segreteria di sicurezza) senza che questointerrompa l'unitarietà di un complessivo trattamento didati (ad esempio, posto in essere presso un Ministero).
Nel contratto figurano poi altre indicazioni che,pur salvaguardando opportunamente l'autonomia dei singoli giornalisti,non sembrano tali da inficiare l'identificazione nell'editoredel "titolare" del complessivo trattamento di dati.
Infatti, l'obbligo contrattuale di adottare "procedure,metodologie ed accorgimenti tecnici atti a tutelare l'autonomiae le competenze proprie della professione giornalistica, nonchéla segretezza dei testi fino al momento in cui il giornalistali mette a disposizione, secondo i gradi di competenza, dellastruttura redazionale", esprime un opportuno principio chevalorizza l'autonomia e le capacità professionali del giornalistaspecie nella ricerca delle notizie, e che tutela, soprattutto,il risultato e la confidenzialità delle fonti.
Tuttavia, questo stesso principio non inficia lacostruzione che fa ruotare attorno all'impresa editoriale il complessodelle attivati informative.
Al contrario, il contratto collettivo reca esso stessoaltre indicazioni che confermano l'approccio seguito in questasede. Si pensi, al riguardo, alle prescrizioni contrattuali cheprevedono:
a) un ruolo decisivo dell'editore nel programmarel'"utilizzazione dei sistemi elettronici-editoriali e diogni altro supporto tecnologico da parte delle redazioni"al fine di favorire lo sviluppo del pluralismo, il miglioramentodella qualità dell'informazione e l'economicitàdi gestione. Questi obiettivi, secondo il contratto (art. 42),devono essere realizzati attraverso l'ammodernamento degli impianti,investimenti e nuovi modelli di organizzazione del lavoro redazionaleche favoriscano incrementi di produttività dell'impresa;
b) la temporanea segretezza dei testi non ancoramessi a disposizione della struttura redazionale da parte delsingolo giornalista non è l'unica peculiarità deltrattamento di dati in ambito editoriale. Infatti, il contrattocollettivo precisa un aspetto coerente con la legge n. 675/1996, ecioè che l'accesso alla memoria del sistema editoriale"è riservato al corpo redazionale", con esclusionedi altre figure (ad esempio, amministrative) in servizio pressol'editore e che curano altri trattamenti di dati (es., quellirelativi all'attività contrattuale);
c) il giornalista, pur beneficiando temporaneamentedella segretezza dei testi non ancora riversati nella struttura,deve pur sempre avvalersi del sistema editoriale, utilizzando"la zona di memoria a lui riservata per l'elaborazione el'archiviazione di materiale giornalistico o comunque attinentela professione". Il giornalista deve inoltre operare tenendoconto che i piani per l'utilizzazione dei sistemi editoriali "devonoprevedere procedure sull'intervento dei tecnici addetti alla manutenzionedel sistema sugli archivi personali", che peraltro devonoessere idonee a consentire al giornalista interessato di apprenderetempestivamente il motivo, il giorno e l'ora dell'intervento (v.,su questi profili, l'allegato E del contratto).
In conclusione, deve ritenersi corretta la soluzioneche individua nell'editore il soggetto che può notificarecon un unico atto (e una tantum) l'insieme delle banche dati automatizzatee cartacee di cui e "titolare" e che sono utilizzatea scopi giornalistici, anche quando (come accade di regola) leinformazioni sono frammentate in più archivi, computero fascicoli posti in uno o più luoghi nella materiale disponibilitàdei singoli giornalisti.
In altre parole, non spiega alcun ostacolo la circostanzache le informazioni possono essere riversate solo in parte inuna banca dati comune e possono non essere condivise, quindi,da alcuni collaboratori.
La notificazione è infatti una dichiarazionegenerale che non si riferisce a singoli archivi, computer o schedari,ma attiene al complesso dell'attività di raccolta, di elaborazionee di diffusione delle informazioni, ed è inoltre dovuta"una sola volta", "a prescindere dal numero delleoperazioni da svolgere, nonché dalla durata del trattamento".
Potendo riguardare più trattamenti aventifinalità correlate tra loro (art. 7 L. n. 675/1996), lanotificazione in ambito giornalistico può senz'altro comprenderel'insieme delle basi di dati che ruotano attorno all'impresa editorialee ai relativi collaboratori, e può quindi riassumere inuna sola dichiarazione sia i trattamenti di dati finalizzati direttamenteallo scopo giornalistico, sia quelli che l'impresa gestisce perfinalità amministrative (es.: dati relativi al personaledipendente, attivati contabile e contrattuale, ecc.) o commerciali(es.: archivio clienti, marketing).
Tale soluzione semplifica notevolmente l'attivitàdei singoli collaboratori ed è attuabile sia nell'ambitodelle imprese che curano la pubblicazione di quotidiani e periodici,sia da parte delle case editrici in riferimento all'insieme deilibri, delle collane e delle altre pubblicazioni da esse curate.
E' da osservare che la medesima soluzione semplificaanche l'attività dei giornalisti che operano senza un vincolodi subordinazione o che collaborano contemporaneamente a piùquotidiani, periodici, ecc., in quanto la notificazione potràessere effettuata pur sempre dalle imprese che si avvalgono dellaloro collaborazione.
Non può peraltro escludersi il caso del tuttoresiduale del giornalista che non si limiti a detenere le agende,le rubriche, gli indirizzari, gli appunti e l'altro materialeinformativo al quale si è accennato in premessa, e cheoperi in una condizione di completa autonomia dall'editore aldi fuori di quelle particolari modalità di lavoro previstedal contratto di lavoro collettivo con riferimento alla strutturaeditoriale. In tal caso, il giornalista che crea una distintabase di dati destinati alla diffusione assume la veste di "titolaredel trattamento" e deve effettuare, per questa parte di attività,una notificazione una tantum al Garante.
Il principio della confidenzialità delle fonti,è bene ribadirlo, vige però anche in questo caso.
In definitiva, devono ritenersi infondate le preoccupazionimanifestate da alcuni giornalisti circa le reali finalitàdella notificazione ed il rischio di una limitazione della libertàdi informare.
E' peraltro auspicabile che l'Ordine dei giornalisti,la FIEG e la FNSI diano ampia diffusione della presente nota chesarà loro trasmessa per doverosa conoscenza.
IL PRESIDENTE