| Garante per la protezione dei dati personali PROVVEDIMENTO DEL 5 DICEMBRE 2013 Registro dei provvedimenti n. 557 del 5 dicembre 2013 IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATIPERSONALI NELLAriunione odierna, in presenza del dott. Antonello Soro, presidente, delladott.ssa Augusta Iannini, vicepresidente, della prof.ssa Licia Califano e delladott.ssa Giovanna Bianchi Clerici, componenti e del dott. Giuseppe Busia,segretario generale; VISTOil ricorso, presentato in data 16 luglio 2013 nei confronti di XY, in qualitàdi amministratore del "Condominio JJ", con cui KW e HJ,comproprietari di un immobile facente parte del predetto condominio, nelribadire le istanze già avanzate ai sensi degli artt. 7 e 8 del Codice in materiadi protezione dei dati personali (di seguito "Codice"), hannochiesto, oltre ad alcune richieste non riconducibili all'esercizio dei dirittidi cui ai predetti articoli, di conoscere l'origine dei dati personali che liriguardano, la comunicazione delle finalità, delle modalità e della logicaapplicata al trattamento, gli estremi identificativi del titolare deltrattamento, del soggetto eventualmente nominato responsabile del trattamento,nonché dei soggetti incaricati, chiedendo altresì la cessazione del trattamentoin ordine ad alcune operazioni di cui gli interessati hanno lamentatol'illegittimità. Ciò con riferimento specifico alla "confusione di ruoli eresponsabilità tra l'amministratore nominato dall'assemblea (il sig. XY), altrisoggetti allo stesso collegati (con particolare riferimento al sig. XY)e, più genericamente, lo Studio professionale riconducibile ai medesimisoggetti (Š)" (soggetti cui peraltro gli interessati hanno inviato ancheil previo interpello), i quali, pur in assenza di un esplicito consensoespresso dai ricorrenti, avrebbero "diffusa facoltà di accesso" aidati personali riferiti agli stessi; i ricorrenti hanno chiesto altresì laliquidazione in proprio favore delle spese sostenute per il procedimento; VISTIgli ulteriori atti d'ufficio e, in particolare, la nota del 18 luglio 2013 conla quale questa Autorità, ai sensi dell'art. 149 del Codice, ha invitato ilresistente a fornire riscontro alle richieste degli interessati, nonché la notadel 28 ottobre 2013 con cui è stata disposta la proroga del termine per ladecisione sul ricorso; VISTAla nota, datata 30 agosto 2013, con cui il titolare del trattamento,rappresentato e difeso dall'avv. Andrea Pellegrini, ha contestato i fattidedotti dalla controparte rilevando di essere "amministratore delCondominio JJ (Š) in forza di nomine e successive riconferme adottate condelibere assunte in sede di assemblea condominiale" e di svolgere taleincarico "quale titolare e legale rappresentante pro tempore dello"Studio KKdi KK e XY"", avvalendosi peraltro, nell'eserciziodelle proprie funzioni, "dell'opera di dipendenti e collaboratori operantiall'interno" dello studio espressamente designati "quali incaricatidel trattamento nelle funzioni di collaboratore all'attività di amministratoredi condominio", tra cui appunto il sig. XY del quale è stata pertantorichiesta l'estromissione dal presente procedimento; il resistente ha altresìprecisato di effettuare, "proprio in ragione della rivestita carica diamministratore" e di quanto chiaramente enunciato nell'informativa affissanei locali dello studio da ultimo citato, il trattamento di "una serie didati personali necessari all'attività di gestione ed amministrazione delleparti comuni ed idonee a determinare le posizione di dare ed avere dei singolipartecipanti" in relazione ai quali, in virtù di quanto previsto dall'art.24, comma 1, del Codice, non è richiesto il consenso degli interessati; VISTAla nota, datata 13 settembre 2013, con cui i ricorrenti, nell'eccepirel'incongruenza del riscontro fornito da controparte rispetto alle richiesteavanzate dai medesimi, hanno ribadito le istanze già avanzate con il previointerpello, contestando le modalità con cui il titolare del trattamento affermadi aver assolto gli obblighi di previa informativa e rilevando come l'esistenzadi "una bacheca degli "Avvisi ai condomini" sia circostanzaappresa "solo dalla lettura della comunicazione dell'avv. Pellegrini"e come, in ogni caso, "un obbligo informativo verso terzi non possacomunque ritenersi assolto grazie alla passiva scelta di affiggere un foglioall'interno della propria sede", legittimando con ciò il titolare deltrattamento ad eseguire "sui dati personali degli interessati,indiscriminatamente, qualsiasi trattamento" in assenza di un esplicitoconsenso manifestato dai medesimi; i ricorrenti hanno inoltre eccepitol'illegittimità dell'utilizzo del proprio indirizzo di posta elettronica aifini dell'invio di comunicazioni e/o documenti di interesse comune in quanto,pur condividendo in astratto l'utilità di tale utilizzo, nel caso di speciesarebbe avvenuto in carenza del necessario consenso, mai rilasciato dagliinteressati, disvelando peraltro tale dato anche a soggetti terzi cui lamedesima comunicazione era indirizzata per conoscenza; VISTEle note, datate 21 e 28 novembre 2011, con cui il titolare del trattamento, nelribadire quanto già comunicato nella nota precedente, ha precisato che "idati richiesti erano (almeno in grande misura) contenuti nell'informativarivolta a tutti i condomini ex art. 13 del D.lgs. 196/2003 che da anni si trovaesposta nei locali dell'amministratore dove si svolgono periodicamente leassemblee di condominio JJ e a cui il sig. KW ha, per sua stessa ammissione,personalmente partecipato sin dal 2006", rilevando che in ordine a talidati, proprio in quanto necessari all'espletamento del compito diamministrazione e gestione delle cose comuni, non è richiesto il consenso degliinteressati per il legittimo trattamento degli stessi; il titolare deltrattamento ha inoltre dichiarato, in ordine all'asserito indebito utilizzodell'indirizzo di posta elettronica di uno dei ricorrenti, che tale indirizzosarebbe stato fornito "dall'interessato in data 29/03/2012 in sededell'assemblea condominiale ordinaria nella quale il sig. KW ricoprì ilruolo di presidente e il sig. XY il ruolo di segretario",circostanza comprovata dall'avvenuta successiva trasmissione da parte del sig.KW della "bozza del verbale di assemblea" all'indirizzo e.mail delsig. XY, al quale veniva contestualmente comunicato anche il numero diutenza cellulare del ricorrente; il titolare del trattamento ha infine chiaritoche il soggetto cui il sig. KW contesta essere stata inviata per conoscenza unae-mail contenente anche il proprio indirizzo di posta elettronica sarebbe inrealtà un "altro condomino (Š) a cui l'amministrazione condominiale avevaappunto provveduto ad inviare copia del bilancio", escludendo con ciòl'avvenuta divulgazione di dati riferiti ai condomini al di fuori dellacompagine condominiale; VISTAla nota, trasmessa via e.mail il 29 novembre 2013, con cui il titolare deltrattamento ha comunicato i dati personali dei ricorrenti oggetto di trattamentoin relazione alla specifica vicenda rappresentata nel ricorso, precisando che"tutti questi dati sono soltanto presenti nei nostri data base del (Š)programma gestionale della rete pc aziendale, accessibili ai soli dipendenti ecomunque protetti da doppia password e in nessun modo trattati al di fuoridell'ambito amministrativo"; RILEVATOche il presente ricorso risulta correttamente incardinato nei confronti di XY,in qualità di amministratore del "Condominio JJ", tenuto conto delfatto che, nel corso del procedimento, risulta essere stato maggiormentechiarito il ruolo svolto da ciascuno dei soggetti originariamente investiti dairicorrenti delle istanze avanzate con il previo interpello; nello specifico,infatti, il sig. XY, in qualità di titolare e legale rappresentante dello"Studio KK di KK e XY" (che, secondo quanto comunicato dalla parteresistente, risulta aver cessato, a far data dal 15.01.1998, la propria vestedi società semplice costituendosi come associazione tra professionisti),svolge, come risulta anche dall'informativa affissa presso la sede dellostudio, le funzioni di titolare del trattamento dei dati personali dellacompagine condominiale dal medesimo rappresentata, avvalendosi, in tale veste,dell'opera di dipendenti e collaboratori designati quali incaricati deltrattamento (tra cui il sig. XY), come risulta dagli atti di nominaallegati al riscontro fornito; tenuto conto del fatto che la riconducibilitàdella gestione condominiale in capo al sig. XY, in quanto titolare dello studiocitato, può ritenersi fatto noto ai condomini risultando, oltre che dallapredetta informativa, anche dall'utilizzo di apposito timbro, contenente i datidello studio, apposto in diversi verbali di assemblea, allegati dai ricorrenti,compresi quelli in cui veniva discussa e approvata la conferma annuale delmedesimo in tale ruolo; RILEVATOaltresì che il trattamento dei dati personali, riferiti sia alla compaginecondominiale complessivamente considerata, sia ai singoli condomini, nellamisura in cui ciò sia funzionale allo svolgimento delle attività necessarieall'espletamento dell'incarico di gestione e amministrazione delle particomuni, non richiede la prestazione di un esplicito consenso (vediprovvedimento del Garante in materia di "Amministrazione dei condomìni"del 18 maggio 2006, pubblicato in G.U. n. 152 del 3-7-2006, che, in proposito,richiama l'art. 24, comma 1, del Codice); occorre altresì rilevare (conriguardo all'affermato indebito utilizzo del dato costituito dall'indirizzo diposta elettronica personale dei singoli condomini) come possa ragionevolmenteritenersi che lo stesso sia stato volontariamente fornito dai ricorrenti,risultando, alla luce della documentazione in atti, che si trattava di modalitàdi comunicazione largamente in uso già in epoca anteriore alla proposizione delricorso al fine di agevolare le comunicazioni gestionali, finalità che glistessi interessati hanno dichiaratamente manifestato di apprezzare; RITENUTOdi dover dichiarare infondata la richiesta di cancellazione dei dati trattatidallo "Studio KK di KK e XY", nonché dai dipendenti e collaboratoridi tale studio che rivestano la qualifica di incaricato del trattamento (comenel caso del sig. XY) non essendo emersa, nel corso del procedimento,l'evidenza di un trattamento posto in essere in violazione di legge; ciò tenutoconto del fatto che l'attività posta in essere nell'ambito dello studio(peraltro avente la forma dell'associazione tra professionisti di cui l'odiernoresistente risulta titolare) appare strumentale rispetto all'attività digestione dei condomìni facenti capo allo stesso ed essendo altresì statochiarito il ruolo svolto, alla luce della normativa in materia di protezionedei dati personali, da alcuni dei soggetti indicati dai ricorrenti che, in qualitàdi collaboratori dello studio, risultano essere stati espressamente designatiquali incaricati del trattamento; RITENUTOdi dover dichiarare, ai sensi dell'art. 149, comma 2, del Codice, non luogo aprovvedere in ordine alle restanti richieste avendo il titolare del trattamentofornito un riscontro sufficiente in merito, sia pure solo dopo la presentazionedel ricorso; VISTAla determinazione generale del 19 ottobre 2005 sulla misura forfettariadell'ammontare delle spese da liquidare per i ricorsi; ritenuto congruo, suquesta base, determinare l'ammontare delle spese inerenti l'odierno ricorsonella misura forfettaria di euro 500 considerati gli adempimenti connessi, inparticolare, alla presentazione del medesimo e ritenuto di porli a carico diXY, in qualità di amministratore del "Condominio JJ", nellamisura di euro 250, previa compensazione della residua parte per giusti motivi; VISTAla documentazione in atti; VISTIgli artt. 145 e ss. del Codice; VISTEle osservazioni dell'Ufficio formulate dal segretario generale ai sensi dell'art.15 del regolamento del Garante n. 1/2000; RELATOREla dott.ssa Giovanna Bianchi Clerici; Roma, 5 dicembre 2013
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