| Garante per la protezione dei dati personali PROVVEDIMENTO DEL 21 NOVEMBRE 2013 Registro dei provvedimenti n. 526 del 21 novembre 2013 IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATIPERSONALI NELLAriunione odierna, in presenza del dott. Antonello Soro, presidente, delladott.ssa Augusta Iannini, vicepresidente, della prof.ssa Licia Califano e delladott.ssa Giovanna Bianchi Clerici, componenti e del dott. Giuseppe Busia,segretario generale; VISTOil ricorso, presentato in data 3 luglio 2013 nei confronti del Ministero deibeni e delle attività culturali e del turismo - Direzione Regionale per i BeniCulturali e Paesaggistici della Toscana, con cui XY, rappresentata e difesadall'avv. Mauro Montini, dipendente del predetto Ministero con la qualifica difunzionario bibliotecario, ribadendo le istanze già avanzate ai sensi dell'art.7 del Codice in materia di protezione dei dati personali (d.lg. 30 giugno 2003,n. 196, di seguito "Codice"), ha chiesto di ottenere la cancellazioneo la trasformazione in forma anonima dei dati personali che la riguardano, concontestuale comunicazione di tale operazione a tutti i soggetti cui siano statiriferiti, contenuti in due relazioni (di cui una parziale "datata7.8.2012" e una definitiva "datata 12.09.2012") aventi adoggetto la verifica dello stress lavoro-correlato dei dipendenti dellabiblioteca in cui l'interessata ha svolto la propria attività in qualità didirettrice e a cui risulta tuttora assegnata; la ricorrente, nell'invocarel'adozione delle misure necessarie a tutela della sua riservatezza, ha, inparticolare, lamentato che i dati contenuti nelle predette relazioni, redatteda un ispettore all'uopo incaricato dal Ministero resistente e risalenti alperiodo intercorrente tra il trasferimento della ricorrente, avvenuto in virtùdi un ordine di servizio del Ministero del settembre 2011 giustificato "inragione degli asseriti "cattivi" rapporti fra la medesima dott.ssa XYe la dott.ssa (Š)" e dei disservizi che ne sarebbero derivati, ed ilsuccessivo reinserimento avvenuto per effetto di un ricorso proposto dallamedesima e conclusosi con una pronuncia favorevole del Tribunale competente,sarebbero stati indebitamente diffusi tra i dipendenti della biblioteca,entrando in particolare nella disponibilità della funzionaria con cuil'interessata era in "difficili" rapporti; la ricorrente ha chiestoaltresì la liquidazione in proprio favore delle spese sostenute per ilprocedimento; VISTIgli ulteriori atti d'ufficio e, in particolare, la nota del 5 luglio 2013 conla quale questa Autorità, ai sensi dell'art. 149 del Codice, ha invitato laresistente a fornire riscontro alle richieste dell'interessato, nonché la notadel 17 ottobre 2013 con cui è stata disposta la proroga del termine per ladecisione sul ricorso; VISTAla nota, datata 19 luglio 2013, con cui la Direzione generale per leBiblioteche, gli Istituti Culturali ed il Diritto d'Autore del Ministero deibeni e delle attività culturali e del turismo, quale ulteriore destinatariadell'atto introduttivo del procedimento, ha rappresentato che, agli atti dellamedesima, risulta "depositato un documento di "Valutazionedello stress lavoro-correlato (Š) per i dipendenti della Biblioteca (Š)",ma, trattandosi di atto privo di data e di firma, non si è a conoscenza dellasua eventuale corrispondenza con uno di quelli" citati dalla ricorrente,precisando che "l'assoluta informalità dell'atto" costituisce di persé "motivo ostativo alla comunicazione" dello stesso da parte deltitolare e garantendo la mancanza "di richieste in tal senso"provenienti da soggetti terzi; la medesima Direzione, che ha comunque invocatol'estromissione dal procedimento per difetto di competenza sull'oggetto delricorso, ha altresì comunicato l'assenza, nelle pagine componenti il documentoin suo possesso, di dati personali direttamente riferibili alla ricorrente,dichiarando che nello stesso comparirebbero "sempre e soltanto espressioniimpersonali quali "dipendenti" e "dirigenti"" conesclusione "delle frasi virgolettate riportate nell'attointroduttivo" del procedimento; vista la nota, datata 22 agosto2013, con cui il titolare del trattamento, per il tramite della DirezioneRegionale per i Beni Culturali e Paesaggistici della Toscana, nell'allegarecopia di un parere sul punto espresso dall'Avvocatura Distrettuale dello Stato(sostanzialmente contraria all'accoglimento delle istanze della ricorrente),nonché di un dettagliato rapporto, redatto dall'allora direttore della biblioteca,in ordine ai fatti avvenuti all'interno della stessa nel periodo successivoall'annullamento dell'ordine di trasferimento dell'odierna ricorrente, maanteriore al suo reinserimento, ha contestato la qualificabilità delle"frasi contenute nelle relazioni sullo stress lavoro correlato" comedati personali dell'interessata, rilevando in ogni caso l'impossibilità diaccogliere le istanze avanzate dalla medesima tenuto conto del fatto che gliesiti della valutazione definitiva risultano ormai nella disponibilità di"tutto il personale della Biblioteca"; tale relazione sarebbe infattistata inviata in copia a tutti i dipendenti dal direttore della biblioteca,succeduto all'odierna ricorrente a seguito del trasferimento della medesima adaltra sede, che ha dichiarato al riguardo di aver utilizzato "la stessamodalità utilizzata l'anno precedente dal suo predecessore per trasmettere atutto il personale la relazione sullo stress lavoro correlato, e cioè per postaelettronica indirizzata singolarmente a ciascun dipendente"; VISTAla nota, datata 26 agosto 2013, con cui l'interessata, nel prendere atto delfatto che la relazione menzionata nella nota inviata dalla Direzione generaleper le Biblioteche, gli Istituti Culturali ed il Diritto d'Autore "non èquella (parziale e definitiva) cui fa riferimento la ricorrente nel ricorso acodesta Autorità" e non contestando dunque la circostanza, affermata dacontroparte, che tale relazione "non rechi riferimenti diretti alladott.ssa XY", ha comunque rilevato che "tali relazioni risultanonella disponibilità non solo dei funzionari della biblioteca Marucelliana ma(quanto meno la relazione definitiva) anche della Direzione Regionale per iBeni Culturali e Paesaggistici della Toscana"; a tale riguardo laricorrente ha infatti evidenziato che la citata Direzione Regionale "conla nota del (Š) ha chiesto che le fosse inviata la sola "relazioneparziale di verifica dello stress lavoro correlato datata 7.8.2012" con ciòdovendosi desumere che l'altra (quella datata 6.9.2012) fosse già in suopossesso", aggiungendo peraltro, a sostegno dell'avvenuta comunicazionedei dati contenuti nella relazione provvisoria (che, secondo le indicazionifornite dal relatore della medesima, doveva rimanere assolutamente riservata),che tale relazione provvisoria risulta essere stata trasmessa via fax dallamedesima funzionaria con cui la ricorrente aveva rapporti conflittuali ad unapersona incaricata di svolgere un'ispezione presso la biblioteca medesima; VISTAla nota, datata 13 settembre 2013, con cui la Direzione regionale per i beniCulturali e Paesaggistici delle Toscana del Ministero resistente ha ribaditoquanto dichiarato nella precedente nota, dichiarando "di non aver alcunaconsiderazione da aggiungere"; VISTAla nota, datata 16 settembre 2013, con cui la Direzione Generale per lebiblioteche, gli Istituti Culturali ed il Diritto d'Autore ha rinnovato lapropria richiesta di estromissione dal procedimento, tenuto conto del fattoche, in base al d.P.R. n. 91/2009 (contenente il "Regolamento recantemodifiche ai decreti presidenziali di riorganizzazione del Ministero e diorganizzazione degli Uffici di diretta collaborazione del Ministero per i benie le attività culturali"), il direttore generale della relativastruttura "non è "responsabile" del trattamento dei datipersonali relativamente alla Biblioteca" citata nel ricorso e"conseguentemente, non può adottare alcuna iniziativa nel senso richiestodalla dott.ssa XY", essendo la stessa dipendente "gerarchicamentedalla Direzione regionale per i beni culturali e paesaggistici dellaToscana"; RILEVATOche la valutazione dei rischi connessi all'attività lavorativa, compresi quellicollegati allo stress lavoro-collegato, costituisce un obbligo, peraltro nondelegabile, gravante su ciascun datore di lavoro, sia pubblico che privato, aisensi del combinato disposto degli artt. 17, comma 1, lett. a ), e art. 28,comma 1, del d.lgs. n. 81/2008 e s.m.i. ("Testo Unico in materia dellasalute e della sicurezza dei luoghi di lavoro"); considerato che pertanto,alla luce di ciò, il trattamento dei dati contenuti nelle relazioni compilatenel corso e a conclusione del procedimento di valutazione del rischio risultanolegittimamente trattati dai soggetti formalmente designati a tale scopo daldatore di lavoro, nonché dai relativi referenti, risultando invece eccedente iltrattamento concretatosi nella comunicazione degli esiti della verifica a tuttii dipendenti della biblioteca in cui la ricorrente ha svolto, e tuttora svolge,le proprie funzioni, effettuato attraverso la trasmissione, in formatoelettronico, di copia della relazione definitiva (analoga valutazione ricorre,a maggior ragione, riguardo alla eventuale comunicazione della relazioneprovvisoria che, secondo quanto emerso nel corso del procedimento, dovevaessere coperta da assoluto riserbo); tali relazioni, infatti, pur noncontenendo dati qualificabili, a stretto rigore, come dati sensibili in basealla definizione contenuta nel Codice, riportano opinioni raccolte presso idipendenti della biblioteca, nonché valutazioni espresse dall'ispettoreincaricato dell'attività di verifica comunque riguardanti l'odierna ricorrentee in ordine alle quali risulta opportuno che il relativo trattamento siariservato ai soli soggetti espressamente incaricati (tra cui, a titoloesemplificativo, il responsabile del servizio di prevenzione e protezione e ilrappresentante dei lavoratori per la sicurezza, figure indicate dall'art. 28,comma 2, lett. e), del d.lgs. n. 81/2008), tenuto anche conto che loscopo della valutazione medesima consiste nella necessità di adeguare l'attivitàlavorativa e/o la struttura in cui questa si svolge alle rilevazioni contenutenella relativa relazione, superando le criticità eventualmente emerse nel corsodella verifica; RITENUTOpertanto, alla luce di quanto emerso, di dover accogliere il ricorso in ordinea tale aspetto del trattamento dei dati della ricorrente, rispetto al qualequest'ultima ha manifestato una sostanziale opposizione, e di dover, perl'effetto, ordinare al Ministero dei beni e delle attività culturali e delturismo – Direzione regionale per i beni culturali e paesaggistici dellaToscana (articolazione periferica responsabile rispetto alla vicenda inquestione), ai sensi dell'art. 150, secondo comma, del Codice, di adottare(nell'eventualità di future, analoghe operazioni di trattamento anche aventi adoggetto nuovi rapporti di verifica dello stress lavoro-correlato), entro e nonoltre sessanta giorni dalla ricezione del presente provvedimento, ogni misuraidonea ad assicurare la riservatezza dei dati contenuti nelle relazioni redattea conclusione del procedimento di valutazione dei rischi, compresa lavalutazione attinente la verifica dello stress lavoro-correlato, evitando,nello specifico, la comunicazione e/o diffusione dei dati in esse contenuti asoggetti non incaricati del relativo trattamento, o che comunque non risultinolegittimi destinatari dello stesso in ragione delle funzioni svolte specie conriguardo al disposto dell'art. 28, comma 2, del d.lgs. n. 81/2008, e adottandomisure di sicurezza adeguate al supporto tramite cui tali dati risultanogestiti; ritenuto che, alla luce dell'acclarata acquisizione dei dati inquestione da parte di tutti i dipendenti della biblioteca dovrà essere inviata,a quelli tra essi non aventi titolo a trattarli o, semplicemente, a conoscerli,una nota con cui, nel segnalare l'illegittimità dell'avvenuta comunicazione delcontenuto della relazione conclusiva del procedimento di valutazione dellostress lavoro-correlato inoltrata all'indirizzo e.mail di ciascuno, si invitanoi medesimi ad eliminare il relativo file, eventualmente conservato nellacasella di posta o in altra cartella appositamente creata, nonché a distruggerele copie cartacee eventualmente detenute, astenendosi altresì da un qualunquefuturo utilizzo dei dati ivi contenuti in applicazione di quanto previstodall'art. 11, comma 2, del Codice; RITENUTOdi dover invece dichiarare infondata la richiesta di cancellazione o ditrasformazione in forma anonima dei dati della ricorrente contenuti nellerelazioni menzionate nel ricorso e conservate presso gli uffici competenti atrattarli, in quanto il relativo trattamento risulta avvenuto legittimamente inadempimento di uno specifico obbligo, peraltro non delegabile, posto dallalegge a carico del datore di lavoro; VISTAla determinazione generale del 19 ottobre 2005 sulla misura forfettariadell'ammontare delle spese da liquidare per i ricorsi; ritenuto congruo, suquesta base, determinare l'ammontare delle spese inerenti l'odierno ricorsonella misura forfettaria di euro 500 considerati gli adempimenti connessi, inparticolare, alla presentazione del medesimo e ritenuto di porli a carico diMinistero dei beni e delle attività culturali – Direzione regionale per ibeni culturali e paesaggistici della Toscana nella misura di euro 400, previacompensazione della residua parte per giusti motivi; VISTAla documentazione in atti; VISTIgli artt. 145 e ss. del Codice; VISTEle osservazioni dell'Ufficio formulate dal segretario generale ai sensi dell'art.15 del regolamento del Garante n. 1/2000; RELATOREla dott.ssa Giovanna Bianchi Clerici; Roma, 21 novembre 2013 IL PRESIDENTE Soro IL RELATORE Bianchi Clerici |