PROVVEDIMENTO DEL 17 NOVEMBRE 2010

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

NELLA riunione odierna, in presenza del prof. Francesco Pizzetti, presidente, del dott. Giuseppe Chiaravalloti, vicepresidente, del dott. Mauro Paissan e del dott. Giuseppe Fortunato, componenti e del dott. Daniele De Paoli, segretario generale;

VISTA l'istanza del 22 aprile 2010 formulata ai sensi dell'art. 7 del Codice in materia di protezione dei dati personali (d.lg. 30 giugno 2003, n. 196) con la quale XY ha chiesto a Toyota Motor Italia S.p.A., dalla quale è stato licenziato a seguito di una contestazione disciplinare, di accedere ai dati personali che lo riguardano contenuti nel suo fascicolo personale e, in particolare, nel rapporto investigativo relativo ad un periodo di sua assenza dal servizio, le cui risultanze sono state poste a fondamento del predetto licenziamento;

VISTO il ricorso presentato al Garante il 30 giugno 2010 nei confronti di Toyota Motor Italia S.p.A., con il quale XY, a seguito del diniego oppostogli dalla società con nota del 30 aprile 2010, ha ribadito la richiesta di accesso già avanzata, indicando alcuni dati che potrebbero essere conservati dal titolare del trattamento nel proprio fascicolo personale (quali, ad esempio, quelli contenuti nelle valutazioni annuali o nelle job description che lo riguardano);

VISTI gli ulteriori atti d'ufficio e, in particolare, la nota del 5 luglio 2010 con la quale questa Autorità, ai sensi dell'art. 149, comma 1, del Codice, ha invitato il titolare del trattamento a fornire riscontro alle predette richieste, il verbale dell'audizione delle parti del 29 luglio 2010, nonchÈ la nota dell'11 ottobre 2010 con la quale questa Autorità ha disposto la proroga del termine per la decisione sul ricorso ai sensi dell'art. 149, comma 7, del Codice;

VISTE la nota del 21 luglio 2010 e la memoria del 26 luglio 2010 con le quali la società resistente (rappresentata e difesa dall'avv. Pietro Cicerchia) nel fornire i dati personali del ricorrente relativi alle valutazioni, ha lamentato la genericità dell'istanza, ritenendola volta a ottenere – contrariamente a quanto previsto dalla normativa in materia di protezione dei dati personali – un "diretto e illimitato accesso a documenti e a intere tipologie di atti", piuttosto che a dati personali che lo riguardano; rilevato che la resistente ha altresì invocato il differimento, ai sensi dell'art. 8, comma 2, lett. e), del Codice,  dell'esercizio del diritto di accesso rispetto ai dati personali contenuti nel "rapporto investigativo (commissionato dalla Toyota ad un'Agenzia autorizzata) le cui risultanze, in seguito, sono state poste a fondamento del licenziamento per giusta causa" del ricorrente, paventando il pregiudizio effettivo e concreto che potrebbe derivare all'esercizio dei propri diritti in sede giudiziaria, tanto alla luce di un ricorso per accertamento tecnico preventivo presentato dalla medesima società dinanzi al Tribunale civile di Roma, quanto in vista del "futuro giudizio finalizzato ad accertare la legittimità o meno del licenziamento irrogato al dipendente";

VISTA la memoria depositata il 29 luglio 2010 con la quale il ricorrente ha ritenuto insufficiente il riscontro ottenuto e ha contestato, in particolare, la richiesta di differimento del diritto di accesso avanzata dalla resistente, rilevando che non sussisterebbero i presupposti atti a giustificare tale differimento, tenuto conto che non è stato presentato alcun ricorso avverso il licenziamento e che il ricorso per accertamento tecnico preventivo è stato presentato due mesi dopo la presentazione della sua istanza di accesso;

VISTA la memoria dell'8 settembre 2010 con la quale la società – che in data 30 agosto 2010 ha integrato il riscontro precedentemente fornito, inoltrando ulteriore documentazione contenente i dati personali del ricorrente oggetto dell'istanza di accesso – ha contestato nuovamente il diritto del ricorrente di accedere all'intero fascicolo personale e di estrarre copia dei documenti, ritenendo la richiesta "del tutto inammissibile per le prospettate modalità di attuazione", nonchÈ poichÈ ritenuta "generica nella sua formulazione e, come tale, non meritevole di accoglimento"; rilevato che la resistente ha poi ribadito che sussistono, a proprio avviso, tutti i presupposti per un differimento del diritto di accesso ai dati contenuti nel rapporto investigativo oggetto dell'istanza, tenuto conto che, allo stato, già pende "un procedimento giudiziale (ancorchÈ di istruzione preventiva) ed è in procinto di essere introdotto un giudizio di merito nel cui contesto il rapporto investigativo in argomento costituirà un elemento di prova documentale che verrà acquisito al processo" e che la conoscenza di tali informazioni da parte del ricorrente, in questa fase, coinciderebbe "con l'iniquo apprendimento anticipato degli elementi di prova dei quali la società potrebbe valersi nei confronti del ricorrente nell'imminente giudizio lavoristico"; considerato che la resistente ha altresì precisato che comunque "la relazione investigativa è nei suoi contenuti riportata nella (ä) lettera di contestazione" disciplinare inoltrata al ricorrente e che l'accesso ai dati in essa contenuti svelerebbe quindi, in particolare, "le prove fotografiche raccolte dagli investigatori e la loro idoneità a confermare gli addebiti mossi (ovvero le circostanze poste a fondamento del licenziamento per giusta causa)";

VISTA la memoria depositata il 24 settembre 2010 con la quale il ricorrente, nel prendere atto dell'avvenuta comunicazione dei dati personali specificatamente indicati nel corso del procedimento, ha precisato che la richiesta di accedere al proprio fascicolo personale va chiaramente intesa quale richiesta di conoscere tutti i dati che lo riguardano relativi al "rapporto di lavoro (ä) ormai risolto" e non dati di terzi e di non ritenere motivata la richiesta di differimento ex art. 8, comma 2, lett. e), del Codice, non essendo stato precisato dalla società "quale pregiudizio effettivo e concreto possa derivarle dall'esercizio del diritto di accesso (ä) al rapporto investigativo"; ciò, tenuto conto che, a proprio avviso, tale diniego non gli consentirebbe "di procedere alla verifica dell'esatta osservanza, da parte della resistente e dell'investigatore incaricato" della disciplina in materia di protezione dei dati personali;

RILEVATO che la richiesta di accedere ai dati personali ai sensi degli artt. 7 e 8 del Codice consente di ottenere, ai sensi dell'art. 10 del predetto Codice, la comunicazione in forma intelligibile dei dati personali effettivamente trattati dal titolare del trattamento, estrapolati dai documenti che li contengono; rilevato che l'esibizione o la consegna in copia di atti e documenti contenenti i dati personali richiesti è prevista, dall'art. 10, comma 4, del Codice, solo previa omissione di eventuali dati personali riferiti a terzi, nel caso in cui l'estrapolazione dei dati da tali documenti risulti particolarmente difficoltosa per il titolare;

CONSIDERATO che, nel caso di specie, il ricorrente, nel richiedere di accedere "al suo fascicolo personale e di prendere visione" del rapporto investigativo, "nonchÈ di ogni altro documento ivi contenuto" ha esercitato legittimamente e chiaramente il diritto di accesso di cui all'art. 7 del Codice, richiamando espressamente tale disposizione e facendo quindi riferimento all'ampio complesso di informazioni personali di tipo oggettivo e valutativo contenute in tutti gli atti e documenti afferenti l'attività lavorativa prestata presso la società resistente, conservati nel fascicolo personale che lo riguarda;

RILEVATO che, ai sensi dell'art. 8, comma 2, lett. e), del Codice, i diritti di cui all'articolo 7 non possono essere esercitati con richiesta al titolare o al responsabile o con ricorso ai sensi dell'articolo 145, se i trattamenti di dati personali sono effettuati per far valere o difendere un diritto in sede giudiziaria, limitatamente al periodo durante il quale potrebbe derivarne un pregiudizio effettivo e concreto per l'esercizio del diritto in sede giudiziaria; rilevato che la valutazione dell'esistenza del pregiudizio effettivo deve essere effettuata caso per caso, anche in relazione ai diritti specificamente esercitati e sulla base di concreti elementi forniti dal titolare del trattamento o comunque risultanti dagli atti;

RITENUTO che la società resistente – che risulta aver raccolto, mediante un'agenzia investigativa, e conservato dati personali del ricorrente per far valere e difendere il proprio diritto di recedere per giusta causa dal rapporto di lavoro con l'interessato ex art. 2119 cod. civ. – ha fornito, nel caso di specie, elementi sufficienti a supporto della propria richiesta di differimento rispetto alle informazioni personali contenute nel rapporto investigativo, rappresentando l'esistenza di una situazione contenziosa – testimoniata dal procedimento in corso presso il Tribunale di Roma, in seguito alla presentazione del ricorso per l'accertamento tecnico preventivo riferito alle modalità di un sinistro che aveva coinvolto un'autovettura aziendale – e precontenziosa, alla luce del possibile instaurando procedimento giudiziario dinanzi al giudice del lavoro per la contestazione del licenziamento;

RITENUTO quindi che, in relazione alle specifiche circostanze rappresentate e sulla base della documentazione in atti, risulta allo stato legittimo il differimento, ai sensi del citato art. 8, comma 2, lett. e), del medesimo Codice, dell'esercizio del diritto del ricorrente di accedere ai dati personali contenuti nel rapporto informativo o in altra documentazione strettamente necessaria alla società per far valere o difendere i propri diritti in sede giudiziaria e ritenuto pertanto di dover, per questa parte, rigettare il ricorso;

RILEVATO che, sulla base della documentazione in atti, risulta che la società resistente ha fornito un parziale riscontro all'istanza di accedere al fascicolo personale, comunicando al ricorrente solo copia della documentazione indicata dallo stesso, a titolo esemplificativo, nel ricorso e nel corso del procedimento;

RITENUTO, alla luce di ciò, di dover dichiarare non luogo a provvedere sul ricorso, ai sensi dell'art. 145, comma 2, del Codice, limitatamente ai dati personali già comunicati e ritenuto invece di dover accogliere lo stesso in ordine ai restanti dati personali contenuti nel fascicolo del ricorrente, non ancora comunicati; ritenuto pertanto di dover ordinare alla società resistente, ai sensi dell'art. 150, comma 2, del Codice, di consentire all'interessato (nei limiti e secondo le modalità di cui al citato art. 10) l'accesso a tali dati, entro sessanta giorni dalla data di ricezione del presente provvedimento, dando conferma dell'avvenuto adempimento a questa Autorità entro la medesima data;

VISTA la determinazione generale del 19 ottobre 2005 sulla misura forfettaria dell'ammontare delle spese e dei diritti da liquidare per i ricorsi; ritenuto congruo, su questa base, determinare l'ammontare delle spese e dei diritti inerenti all'odierno ricorso nella misura forfettaria di euro 500, di cui euro 150 per diritti di segreteria, considerati gli adempimenti connessi, in particolare, alla presentazione del ricorso e ritenuto di porli a carico del titolare del trattamento nella misura di euro 250, previa compensazione della residua parte per giusti motivi legati al riscontro fornito nel corso del procedimento;

VISTA la documentazione in atti;

VISTI gli artt. 145 e s. del Codice in materia di protezione dei dati personali (d.lg. 30 giugno 2003, n. 196);

VISTE le osservazioni dell'Ufficio formulate dal segretario generale ai sensi dell'art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000;

RELATORE il dott. Mauro Paissan;

TUTTO CI“ PREMESSO IL GARANTE:

a) rigetta il ricorso con riferimento ai dati personali del ricorrente contenuti nel rapporto informativo oggetto di istanza di accesso;

b) dichiara non luogo a provvedere sul ricorso in ordine ai dati personali del ricorrente già comunicati;

c) accoglie il ricorso in ordine ai restanti dati personali del ricorrente contenuti nel suo fascicolo personale e ordina alla società resistente, ai sensi dell'art. 150, comma 2, del Codice, di consentirgli (nei limiti e secondo le modalità di cui al citato art. 10) di accedere agli stessi, entro sessanta giorni dalla data di ricezione del presente provvedimento, dando conferma dell'avvenuto adempimento a questa Autorità entro la medesima data;

d) determina nella misura forfettaria di euro 500, l'ammontare delle spese e dei diritti del procedimento posti, nella misura di 250 euro, previa compensazione della residua parte per giusti motivi, a carico di Toyota Motor Italia S.p.A., la quale dovrà liquidarli direttamente a favore del ricorrente.

Roma, 17 novembre 2010

Il presidente
Pizzetti

Il relatore
Paissan

Il segretario generale
De Paoli