Istanze di congedo ordinario: i dipendenti non sono tenuti a produrre documenti per giustificare le richieste

PROVVEDIMENTO DEL 4 NOVEMBRE 2010

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

NELLA riunione odierna, in presenza del prof. Francesco Pizzetti, presidente, del dott. Giuseppe Chiaravalloti, vice presidente, del dott. Mauro Paissan e del dott. Giuseppe Fortunato, componenti, e del dott. Daniele De Paoli, segretario generale;

VISTO il d.lg. 30 giugno 2003, n. 196 (Codice in materia di protezione dei dati personali);

VISTA la segnalazione inviata in data 18 maggio 2009 con cui XY (per il tramite di un'organizzazione sindacale) ha lamentato presunti profili di violazione della disciplina di protezione dei dati personali da parte di Poste Italiane S.p.A. (di seguito, la società), suo datore di lavoro;

VISTO quanto precisato dal segnalante, secondo cui le violazioni si sarebbero concretizzate, in particolare, nella richiesta della società di documentare, dal punto di vista sanitario, le "improcrastinabili esigenze personali" poste dal dipendente a fondamento della propria istanza di fruizione di un periodo feriale in concomitanza con "i primi giorni del mese", solitamente "critici" perché deputati presso la società al pagamento delle pensioni (cfr. all. 2 alla segnalazione, in atti); tale richiesta, a detta dell'istante, risulterebbe vieppiù ingiustificata in ragione del fatto che la società sarebbe stata "perfettamente a conoscenza [che lo stesso era già] titolare dei diritti di cui alla legge 104/1992 per l'assistenza della di lui sorella";

ESAMINATA la documentazione prodotta dal segnalante, con particolare riguardo all'istanza formulata per la fruizione delle ferie (che reca espressamente la dicitura "a motivo di improcrastinabili esigenze personali") e alla relativa nota di riscontro inviata dalla società (per il tramite del competente ufficio territoriale), con cui si è sostenuto che la "motivazione "improcrastinabile" non definisce una vera e propria necessità" e, al contempo, si è invitato l'interessato a documentare i propri "effettivi gravi problemi personali (sanitari personali o di un parente stretto)" (cfr. all. 1 e 2 alla segnalazione);

PRESO ATTO di quanto dichiarato dalla società, ai sensi e per gli effetti di cui all'art. 168 del Codice, nella nota di risposta del 17 settembre 2009 e nei relativi allegati (in atti), secondo cui "nei primi dieci giorni del mese il flusso di attività negli uffici postali è elevato in ragione dei pagamenti che si effettuano in [detto] periodo […] per cui le filiali invitano i direttori degli uffici a limitare al massimo le richieste di permessi personali/ferie" (cfr. all. 1 alla nota di risposta, cit., p. 1); rilevato che tale "invito" risulta formulato anche nei confronti del direttore dell'ufficio presso il quale opera il segnalante (cfr. all. 2 alla nota di risposta, cit., ove si esorta lo stesso direttore a "contenere" le "assenze per congedo", condizionandone il riconoscimento "ai soli casi di emergenza improcrastinabile");

VISTO quanto precisato dalla società, secondo cui il direttore dell'ufficio di appartenenza del segnalante, onde assicurare il rispetto delle citate disposizioni aziendali (peraltro ritenute coerenti con quanto stabilito in argomento dal contratto collettivo nazionale di lavoro per il personale non dirigente di Poste Italiane S.p.A. dell'11 luglio 2007), "chiedeva, ai fini dell'accettazione dell'istanza [formulata dall'interessato], di poter acquisire informazioni meno generiche" (cfr. all. 1 alla nota di risposta, cit., p. 1);

PRESO ATTO che il segnalante, secondo le dichiarazioni rese, sarebbe stato "a conoscenza dei vincoli operativi [legati alle esigenze aziendali sopra richiamate] e della [menzionata] disposizione" di servizio (cfr. all. 1 alla nota di risposta, cit. p. 1);

RILEVATO che, in base alla normativa vigente, è il datore di lavoro a dover stabilire il tempo per la fruizione delle ferie, contemperando, nell'esercizio di un potere discrezionale, le esigenze aziendali con gli interessi del prestatore di lavoro (art. 2109 cod. civ.);

RILEVATO che la citata disposizione –diversamente da quanto previsto in riferimento ad altre tipologie di permessi e congedi (cfr., ad esempio, il d.m. n. 278/2000)– non richiede la presentazione di documentazione al datore di lavoro ai fini dell'accoglimento dell'istanza di fruizione delle ferie avanzata dai lavoratori; rilevato che la predetta produzione documentale, avuto riguardo al caso di specie, non è richiesta nemmeno dalle disposizioni contrattuali (cfr. l'art. 38 del ccnl per il personale non dirigente di Poste Italiane S.p.A. dell'11 luglio 2007) e dalla menzionata disposizione aziendale, che si limita soltanto a richiamare i direttori delle filiali a "circoscrivere" la concessione dei giorni di congedo ordinario ai soli "casi di emergenza improcrastinabile";

RILEVATO, sul piano generale, che la richiesta di documentare l'istanza di fruizione delle ferie può comportare un trattamento di dati personali (talora anche sensibili) riferiti al richiedente e, in alcuni casi, anche a terzi (si pensi, ad esempio, alla richiesta di fruizione di un periodo feriale motivata dalla necessità di assistere un familiare malato);

RITENUTO che, nella fattispecie in esame, la predetta richiesta di documentazione, ancorché formulata dalla società nell'ambito di una legittima attività di verifica delle dichiarazioni rese dal lavoratore per finalità di gestione del rapporto di lavoro, non risulta in concreto giustificata, atteso che lo stesso lavoratore non è tenuto –né per disposizioni normative, né per disposizioni contrattuali e aziendali– a produrre documentazione relativa alla propria istanza di fruizione delle ferie, diversamente da quanto previsto, invece, in relazione ad altre specifiche tipologie di permessi e congedi;

RITENUTO che l'anzidetta richiesta di documentazione (e il correlato trattamento di dati personali), seppur avanzata con l'intento di venire incontro alle esigenze del dipendente, non risulta comunque proporzionata rispetto alla finalità concretamente perseguita dalla società, tenuto conto che resta in facoltà di quest'ultima stabilire discrezionalmente il periodo di fruizione delle ferie da parte dei lavoratori (art. 2109 cod. civ.; art. 38, ccnl 11 luglio 2007), senza che a tal fine si renda necessaria l'acquisizione di informazioni non pertinenti o eccedenti relative ai dipendenti o, in ipotesi, a terzi;

RILEVATO che la richiesta in esame, volta soprattutto ad acquisire documentazione di carattere sanitario, risulta ingiustificata anche in ragione del fatto che la società era già a conoscenza della circostanza –peraltro non contestata nel corso del procedimento- che il segnalante già fruiva, ai sensi della legge n. 104/1992, di permessi per handicap per assistere la propria sorella;

PRESO ATTO, peraltro, che la società, a seguito delle rimostranze ricevute, ha spontaneamente dichiarato di aver "effettuato uno specifico intervento […] per una ulteriore sensibilizzazione al rispetto delle disposizioni e delle procedure aziendali in tema di trattamento dei dati personali" (cfr. all. 1 alla nota di risposta, cit.);

RITENUTO comunque di dover prescrivere a Poste Italiane S.p.A., ai sensi degli artt. 143, comma 1, lett. b), 144 e 154, comma 1, lett. c) del Codice, quale misura opportuna a garanzia degli interessati, di sensibilizzare i soggetti preposti a valutare le istanze di congedo ordinario a non chiedere ai dipendenti di produrre documenti volti a rendere note le ragioni delle richieste stesse;

VISTE le osservazioni formulate dal segretario generale ai sensi dell'art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000;

RELATORE il dott. Giuseppe Fortunato;

TUTTO CIÒ PREMESSO, IL GARANTE:

ai sensi degli artt. 143, comma 1, lett. b), 144 e 154, comma 1, lett. c), del Codice prescrive a Poste Italiane S.p.A., quale misura opportuna a garanzia degli interessati, di sensibilizzare i soggetti preposti a valutare le istanze di congedo ordinario a non chiedere ai dipendenti di produrre documenti volti a rendere note le ragioni delle richieste stesse.

Roma, 4 novembre 2010

Il presidente
Pizzetti

Il relatore
Fortunato

Il segretario generale
De Paoli