Garante per la protezione
    dei dati personali


Provvedimento del 25 marzo2008

IL GARANTE PER LAPROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

NELLA riunione odierna, in presenza delprof. Francesco Pizzetti, presidente, del dott. Giuseppe Chiaravalloti,vicepresidente, del dott. Mauro Paissan e del dott. Giuseppe Fortunato,componenti e del dott. Giovanni Buttarelli, segretario generale;

VISTO il ricorso presentato al Garante il21 dicembre 2007 da XY nei confronti di Telecom Italia S.p.A., con il quale ilricorrente, dipendente della societł, lamentando l'inidoneo riscontro a uninterpello preventivo del 13 settembre 2007 ai sensi degli artt. 7 e 8 delCodice in materia di protezione dei dati personali (d.lg. 30 giugno 2003, n.196), ha ribadito le richieste con esso formulate volte, in particolare, aottenere la conferma dell'esistenza e la comunicazione in forma intelligibiledei dati personali che lo riguardano in qualunque forma conservati dallasocietł, a conoscere l'origine degli stessi, la logica, le modalitł e lefinalitł su cui si basa il trattamento, nonchÄ i soggetti o le categorie disoggetti cui i dati possono essere comunicati, oltre agli estremiidentificativi del titolare e dei responsabili eventualmente designati;rilevato che l'interessato ha altresô ribadito la richiesta volta a ottenere latrasformazione in forma anonima e/o il blocco dei dati relativi al propriostato di salute (e, in particolare, a una patologia al ginocchio destro) che lostesso inserisce nel sistema "Work force management" (utilizzato dall'azienda per la gestione dellerisorse tecniche e per la comunicazione con i tecnici sul territorio)ogniqualvolta, per lo svolgimento dei lavori assegnatigli (mediante il medesimosistema con l'inoltro delle c.d. "Work request (Wr)" sul proprio apparecchio telefonico mobile) Ćcostretto a chiedere la collaborazione di altri colleghi; rilevato che ilricorrente ha ribadito anche la richiesta volta a ottenere "il rilasciodi un documento/attestato completo dei vari livelli di inquadramentocontrattuale e dei relativi profili professionali maturati" e di un altro "relativo ai corsi diformazione/aggiornamento professionale sostenuti dal ricorrente dalla data diassunzione ad oggi";

RILEVATO che con il ricorso ilricorrente, rappresentando di aver verificato a seguito dell'accesso al propriofascicolo personale avvenuto il 19 novembre 2007 l'assenza di documentazioneche lo stesso "avrebbe dovuto contenere", ha chiesto di inserirvi alcuni documenti che haindicato specificamente (tra cui, la documentazione inerente a unacontestazione disciplinare, la copia della corrispondenza intercorsa con lasocietł e di e-mail scambiate conaltri dipendenti) e ha chiesto di porre a carico della resistente le spesesostenute per il procedimento;

VISTI gli ulteriori atti d'ufficio e, inparticolare, la nota dell'8 gennaio 2008 con la quale questa Autoritł, ai sensidell'art. 149, comma 1, del Codice in materia di protezione dei dati personali,ha invitato il titolare del trattamento a fornire riscontro alle richiestedell'interessato, nonchÄ la successiva nota del 13 febbraio 2008 con cui, aisensi dell'art. 149, comma 7, del Codice, Ć stato prorogato il termine per ladecisione sul ricorso;

VISTA la nota datata 28 gennaio 2008 conla quale la societł resistente, nel rappresentare di aver gił fornito riscontroall'interpello preventivo del ricorrente mediante alcune comunicazioni (allequali ha allegato copia di documenti contenenti dati personali che loriguardano) e "garantendo l'accesso al fascicolo personale chel'interessato ha visionato il 19 novembre 2007", ha sostenuto "la completezza del riscontro,tenuto conto che Telecom Italia S.p.A. non effettua il trattamento di ulterioridati" oltre quelli residisponibili;

VISTA la memoria datata 31 gennaio 2008con la quale la resistente ha ribadito di aver fornito riscontro alla richiestadi accesso fornendo al ricorrente, tutti i dati personali che lo riguardanoattualmente detenuti (ivi compresi quelli relativi al livello professionale eretributivo) e richiamando precedenti comunicazioni allo stesso inoltrate inordine alle informazioni piŁ volte richieste ai sensi dell'art. 7, comma 2, delCodice; rilevato che, in ordine alla richiesta di trasformazione in formaanonima e/o blocco dei dati sensibili inseriti nelle "note dicompletamento" relativeall'attivitł di lavoro redatte dall'interessato e trasmesse mediante il sistema"Wfm (Work force management)", la resistente ha ribadito l'impossibilitł di aderire a tale richiesta(come gił comunicato al ricorrente) precisando che, mediante tale sistema, lasocietł "indica quotidianamente ai propri tecnici gli interventinecessari per eliminare i guasti segnalati dai clienti ovvero per lamanutenzione della rete telefonica" e che gli stessi rispondono, accettando l'incarico o sospendendolo seci sono ragioni che impediscono l'intervento e comunicando, mediante laredazione di eventuali "note di completamento", le ragioni ostative; rilevato che la societł, nelrappresentare che Ć il ricorrente medesimo a utilizzare tali note dicompletamento "per comunicare gli interventi che, a causa dellapatologia che lo affligge al ginocchio destro, non puś svolgere senza l'aiutodi altro tecnico", hadichiarato di trattare gił lecitamente tale informazione in quanto contenuta inun parere medico-legale conservato nel fascicolo personale del ricorrente e chela stessa rileva nell'ambito del sistema in questione "per le esigenzeorganizzative di Telecom Italia S.p.A. e, in particolare, dell'ufficio che curail funzionamento della rete ed i connessi, indispensabili interventitecnici"; secondo la societł,la disponibilitł di tale informazione nel sistema (cui possono avere accessosoltanto incaricati del trattamento) sarebbe infatti indispensabile "perla corretta gestione del rapporto di lavoro del sig. XY e degli altri tecniciche, in ragione del suo parziale impedimento, lo affiancano nell'esecuzionedelle attivitł che gli sono assegnate"; rilevato infine che la resistente ha eccepito l'inammissibilitł dellarichiesta volta a ottenere l'inserimento di ulteriore documentazione nelfascicolo, rilevando che peraltro compete solo al titolare stabilire qualidocumenti debbano essere conservati e secondo quali modalitł;

VISTE le memorie datate 2 e 7 febbraio2008 con le quali il ricorrente, nell'insistere sulle proprie richieste, harilevato che le informazioni contenute nel sistema "Wfm" sarebbero "consultabili da qualsiasioperatore che si colleghi" aesso e che le stesse "possono essere comunicate ad altri tecnici nelcaso in cui l'utente interessato segnali un nuovo malfunzionamento del proprioimpianto telefonico";considerato che il ricorrente ha dichiarato che una comunicazione di talegenere sarebbe avvenuta nel dicembre 2007 quando alcune "note dicompletamento redatte dal sig. XY(╔) in relazione ad un intervento tecnico di riparazione di un'utenzatelefonica (╔) sono stateintegralmente comunicate ad un altro tecnico incaricato di riparare ilguasto" il giorno successivo;rilevato che, al riguardo, il ricorrente ritiene non necessaria l'indicazionedei dati sensibili "ai fini del soddisfacimento delle esigenzeaziendali (riparazione del guasto telefonico)";

VISTA la memoria depositata il 4 marzo2008 con la quale la resistente ha ribadito "di aver comunicato(l'11/10 ed il 5/11/2007 ╔) e messo a disposizione del ricorrente (il19/11/2007╔) tutti i dati oggetto di trattamento", di non ritenere di dover "conservare ognidocumento connesso al rapporto lavorativo" e di non poter aderire alla richiesta di blocco oanonimizzazione dei dati sensibili del ricorrente relativi alla sua patologiatrattati dal sistema "Wfm" risultando essi indispensabili per le esigenze organizzative dellasocietł e, in particolare, per il "lineare svolgimento del rapporto dilavoro con il dipendente chiamato all'affiancamento" che "potrł, efficacemente, interveniresoltanto se informato delle limitazioni indotte al sig. XY dalla suapatologia";

RILEVATO che la richiesta di accedere aidati personali ai sensi degli artt. 7 e 8 del Codice consente di ottenere lacomunicazione in forma intelligibile dei dati personali effettivamente eattualmente trattati dal titolare del trattamento, il quale li deve mettere adisposizione nelle forme e nei modi di cui all'art. 10 del Codice; rilevatoanche che il titolare del trattamento non Ć tenuto a ricercare o raccoglierealtri dati che non siano nella propria disponibilitł e non siano oggetto, inalcuna forma, di attuale trattamento, nÄ allo stesso si puś richiedere, aisensi di tali disposizioni, la creazione di documenti inesistenti –o nonpiŁ esistenti– nei propri archivi o la loro aggregazione innovativasecondo modalitł prospettate dall'interessato;

RITENUTO, alla luce di ciś, di doverdichiarare inammissibile l'istanza del ricorrente volta a ottenere la creazionedi attestati relativi ai vari livelli di inquadramento contrattuale e deiprofili professionali maturati, nonchÄ ai corsi di formazione/aggiornamentoprofessionale, non rientrando questa tra le richieste che possono essereavanzate ai sensi degli artt. 7 e s. del Codice;

RITENUTO di dover dichiarareinammissibile la richiesta di integrazione della documentazione contenuta nelfascicolo personale dal momento che la stessa (che, peraltro puś essereavanzata, con esclusivo riferimento all'integrazione di dati personalidell'interessato, solo quando sussista un interesse e con le limitazioni di cuiall'art. 8, comma 4, del Codice) non risulta essere stata correttamentepreceduta dal necessario interpello preventivo;

RITENUTO di dover dichiarare infondato ilricorso in ordine alle richieste avanzate ai sensi dell'art. 7, commi 1 e 2, delCodice alle quali, alla luce della documentazione in atti, la resistenterisulta aver fornito un sufficiente riscontro gił prima della presentazione delricorso, mettendo tra l'altro a disposizione del ricorrente tutti i datipersonali presenti nei propri archivi (come ulteriormente dichiarato, conattestazione della cui veridicitł l'autore risponde anche ai sensi dell'art.168 del Codice: "Falsitł nelle dichiarazioni e notificazioni alGarante" nel corso del procedimento);

CONSIDERATO che il trattamento dei datisensibili del ricorrente Ć effettuato nel caso di specie per una legittimafinalitł di gestione del rapporto di lavoro che risulta lecita in terminigenerali; rilevato tuttavia che, alla luce della documentazione in atti, nonrisulta comprovato che la societł debba trattare indispensabilmente i datisulla salute del ricorrente anche nell'ambito di sistema "Working forcemanagement", il quale Ć volto aconsentire esclusivamente l'assegnazione e la presa in carico dell'attivitłlavorativa da parte dei tecnici in servizio i quali possono allo statoconoscere detti dati; rilevato che possono essere individuate da parte dellasocietł modalitł alternative di gestione dei dati sensibili del ricorrente, lacui menzione anche nel predetto sistema non risulta, allo stato, indispensabileai fini della sua sostituzione nel servizio;

RILEVATO, quindi, che, in accoglimentodella richiesta del ricorrente volta a ottenere la trasformazione in formaanonima e/o il blocco dei dati sulla salute nell'ambito del predetto sistema,va ordinato alla resistente di astenersi, a tutela dei diritti dell'interessato(art. 150 del Codice), dal trattare ulteriormente nel medesimo sistema i datisensibili del ricorrente, ferma restando la loro possibile utilizzazioneinterna da parte della societł, con altra modalitł che risulti lecita ecorretta; ciś, dando conferma dell'adempimento al ricorrente e a questaAutoritł entro il 30 aprile 2008;

RITENUTO che sussistono giusti motivi percompensare le spese tra le parti alla luce della parziale infondatezza einammissibilitł del ricorso e della novitł della vicenda esaminata dal Garante;

VISTA la documentazione in atti;

VISTI gli artt. 145 e s. del Codice inmateria di protezione dei dati personali (d.lg. 30 giugno 2003, n. 196);

VISTE le osservazioni dell'Ufficioformulate dal segretario generale ai sensi dell'art. 15 del regolamento delGarante n. 1/2000;

RELATORE il dott. Giuseppe Fortunato;

PER QUESTI MOTIVI ILGARANTE

a) accoglie il ricorso in ordinealla richiesta di trasformazione in forma anonima e/o di blocco dei datipersonali sensibili relativi al ricorrente attualmente contenuti nel sistema "Workingforce management" e ordina allaresistente di astenersi, a tutela dei diritti dell'interessato (art. 150 delCodice), dal trattare ulteriormente nel medesimo sistema i dati sensibili delricorrente, ferma restando la loro possibile utilizzazione interna da partedella societł, con altra modalitł che risulti lecita e corretta; ciś, dandoconferma dell'adempimento al ricorrente e a questa Autoritł entro il 30 aprile2008;

b) dichiara infondato il ricorso inordine alle richieste avanzate ai sensi dell'art. 7, commi 1 e 2, delCodice;
c) dichiara inammissibili le rimanenti istanze delricorrente;
d) dichiara compensate le spese tra le parti.

Roma, 25 marzo 2008

IL PRESIDENTE
Pizzetti

IL RELATORE
Fortunato

IL SEGRETARIO GENERALE
Buttarelli