PARERE SULLO SCHEMA DI REGOLAMENTO PER ITRATTAMENTI DEI DATI SENSIBILI E GIUDIZIARI DELL'ISTITUTO NAZIONALE DI RICERCA METROLOGICA (INRIM)

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

Nellariunione odierna, in presenza del prof. FrancescoPizzetti, presidente, del dott. Giuseppe Chiaravalloti,vice presidente, del dott. Mauro Paissan e del dott.Giuseppe Fortunato, componenti, e del dott. Giovanni Buttarelli,segretario generale;

Visto il Codice in materia di protezione dei datipersonali (d.lg. 30 giugno 2003, n. 196);

Vista la richiesta di parere sullo schema diregolamento presentata dall'Istituto nazionale di ricerca metrologica in data15 giugno 2006 (prot. n. 4204/06);

Vistala documentazione in atti;

Viste le osservazioni dell'Ufficio, formulate dalsegretario generale ai sensi dell'art. 15 del regolamento del Garante,n. 1/2000;

Relatoreil dott. GiuseppeFortunato;                        

PREMESSO:

L'Istitutonazionale di ricerca metrologica (Inrim) ha chiestoil parere del Garante in ordine ad uno schema di regolamento per i trattamentidei dati sensibili e giudiziari da esso effettuati.

L'Istituto,al pari degli altri soggetti pubblici, può trattare i dati sensibili egiudiziari solo in base ad un'espressa disposizione di legge nella quale siano specificati i tipi di dati, le operazioni eseguibili ele finalità di rilevante interesse pubblico perseguite. Inpresenza di una disposizione primaria che si limiti a specificareunicamente la finalità di rilevante interesse pubblico è necessario che, con unatto di effettiva natura regolamentare, siano identificati e resi pubblici itipi di dati sensibili o giudiziari, nonché le operazioni eseguibili inrelazione alle finalità perseguite nei singoli casi.

Atale scopo, l'Istituto è tenuto ad adottare o promuovereun atto di natura regolamentare conforme al parere reso dal Garante. In questaprospettiva, il predetto schema identifica i tipi di dati che detto Istitutointende trattare, con le operazioni individuate in relazionealle specifiche finalità perseguite nei singoli casi (art. 20, comma 2,del Codice).

OSSERVA:

1.Considerazioni generali

Nelloschema di regolamento in esame va menzionata l'acquisizione del presente parereai sensi dell'art. 154, comma 1, lett. g), del Codice.Va poi espunto, nell'art. 2, comma 3, il riferimento alle operazioni didiffusione, che non sono previste nelle schedeallegate allo schema.

Nell'articolatodello schema è necessario menzionare le disposizioni del Codice che prevedonole finalità di rilevante interesse pubblico per le qualiè consentito all'Istituto il trattamento di dati sensibili e giudiziari (art.2).

2.Finalità di rilevante interesse pubblico

Leattività di assegnazione di borse di studio e assegnidi ricerca e di realizzazione di corsi di dottorato di ricerca, menzionatenella descrizione del trattamento della scheda n. 1, sono riconducibili allafinalità di rilevante interesse pubblico prevista dall'art. 95 del Codice. Taledisposizione va quindi indicata puntualmente nella scheda.

3.Tipi di dati

Perciò che concerne i dati personali relativi all'origine razziale e etnica, indicati nella scheda n. 1, dalla descrizionesintetica del trattamento non risulta comprovata l'indispensabilità del loroutilizzo per instaurare e gestire il rapporto di lavoro. Occorre quindivalutare nuovamente tale indispensabilità e, in caso di esitopositivo della valutazione, documentarla adeguatamente, sottoponendo la schedacosì integrata al Garante per un nuovo parere, scheda nella quale dovràaltrimenti espungersi il riferimento ai predetti tipi di dati.

Inoltre,con riferimento ai dati idonei a rivelare la vita sessuale individuati nellascheda n. 3, appare opportuno valutare il mantenimento del limite dell'utilizzodi tali informazioni ai casi di eventualerettificazione di attribuzione di sesso. Poiché il trattamento dei dati sullavita sessuale potrebbe risultare indispensabile anchein circostanze diverse da quella menzionata, nell'ambito di un contenziosogiudiziale e stragiudiziale, la medesima scheda potrà essere così modificatasenza che sia necessario sottoporla nuovamente all'esame di questa Autorità.

4.Operazioni eseguite

In relazione alle interconnessioni individuate, occorre verificare nei singoli casi sedette operazioni consistano in concreto in un'interconnessione o possanopiuttosto, in base al principio di proporzionalità, essere limitate ad uncollegamento volto ad ottenere in via telematica informazioni o certificazionidal medesimo o da altri titolari, escludendo, però, l'accesso diretto allerelative banche dati (schede nn. 1,2 e 3); in tal caso, occorre espungere il riferimento a quelleoperazioni che non costituiscano un'effettiva interconnessione.

Sievidenzia inoltre la possibilità che, nell'ambito dell'attività di gestione delrapporto di lavoro, vengano effettuate comunicazionidi dati relativi alle convinzioni politiche, ove l'Istituto fornisca alDipartimento della funzione pubblica gli elenchi nominativi del personalecollocato in aspettativa, in quanto chiamato a ricoprire una funzione pubblicaelettiva (art. 50, comma 4, d.lg. 30 marzo 2001, n.165).

Valutipertanto l'amministrazione richiedente se siaopportuno o meno integrare lo schema di regolamento, senza che sia necessariorichiedere un nuovo parere al Garante, evidenziando tali comunicazioni chedovranno essere comunque delimitate rigorosamente nel rispetto del principio diindispensabilità, specificando le finalità perseguite e le disposizioninormative che ne costituiscono il presupposto (art. 22 del Codice).

5.Conclusioni

L'Istitutonazionale di ricerca metrologica è invitato a conformare lo schema in esamealle indicazioni sopra formulate, tenendo presente che il trattamento dei datisensibili e giudiziari non potrà essere effettuato indifformità dalle indicazioni medesime, e che l'individuazione dei tipi di datie delle operazioni eseguibili dovrà essere effettuata necessariamente con unatto di effettiva natura regolamentare ai sensi dell'art. 20, comma 2, delCodice, suscettibile di produrre effetti giuridici per gli interessati.

TUTTO CIÒ PREMESSO IL GARANTE:

ai sensidell'art. 154, comma 1, lett. g) del Codice, esprime parere favorevole sulloschema di regolamento trasmesso dall'Istituto nazionale di ricerca metrologica,a condizione che siano rispettate le indicazioni fornite nei punti da 1 a 5,riguardanti:

* l'indicazionedel parere del Garante e delle disposizioni del Codice che prevedonole finalità di rilevante interesse pubblico per le quali è consentitoall'Istituto il trattamento di dati sensibili e giudiziari; l'espunzione, nell'articolato,del riferimento alle operazioni di diffusione;

* lamenzione della finalità di rilevante interesse pubblico diformazione in ambito professionale, superiore od universitario, di cui all'art.95 del Codice (scheda n. 1);

* l'indispensabilitàdell'utilizzo dei dati personali relativi all'origine razziale e etnica per l'instaurazione e la gestione di rapporto dilavoro (scheda n. 1); l'eventuale eliminazione della limitazione dell'utilizzodei dati sulla vita sessuale ai soli casi di eventuale rettificazione diattribuzione di sesso (scheda n. 3);

* leverifiche e le eventuali modifiche concernenti leinterconnessioni e i raffronti (schede nn. 1, 2 e 3);la verifica relativa alla possibilità di effettuare comunicazioni di dati relativi alle convinzioni politiche al Dipartimento dellafunzione pubblica (scheda n. 1);

*l'adozionedi un atto di effettiva natura regolamentare.

Roma,26 luglio 2006

IL PRESIDENTE
Pizzetti

IL RELATORE
Fortunato

IL SEGRETARIO GENERALE
Buttarelli