Allungamento dei termini di conservazione delle immagini registrate dai sistemi di videosorveglianza installati presso sale da gioco - Verifica preliminare richiesta da Romagna Giochi s.r.l.

Allungamento dei termini di conservazione delleimmagini registrate dai sistemi di videosorveglianza installati presso sale dagioco - Verifica preliminare richiesta da Romagna Giochi s.r.l.

PROVVEDIMENTO DEL 18 SETTEMBRE 2014

Registrodei provvedimenti  n. 410 del 18 settembre 2014

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

Nellariunione odierna, in presenza del dott. Antonello Soro, presidente, delladott.ssa Augusta Iannini, vice presidente, della dott.ssa Giovanna BianchiClerici e della prof.ssa Licia Califano, componenti, e del dott. GiuseppeBusia, segretario generale;

Esaminatala richiesta di verifica preliminare presentata da Romagna Giochi s.r.l. aisensi dell'art. 17 del d.lgs. 30 giugno 2003, n. 196 (Codice in materia di protezionedei dati personali);

Vistigli atti d'ufficio;

Esaminatala documentazione acquisita agli atti;

Viste leosservazioni formulate dal segretario generale ai sensi dell'art. 15 delregolamento del Garante n. 1/2000;

Relatorela prof.ssa Licia Califano;

PREMESSO

1.L'istanza della società.

In data18 settembre 2012, Romagna Giochi s.r.l., con sede in Faenza, in ossequio aquanto prescritto nel provvedimento in materia di videosorveglianza dell'8aprile 2010, ha presentato una richiesta di verifica preliminare (art. 17 delCodice) avente ad oggetto l'allungamento, sino a 15 giorni, dei termini diconservazione delle immagini registrate dai sistemi di videosorveglianzainstallati presso 12 delle oltre 100 sale da gioco di sua proprietà, ubicate inPiemonte, Lombardia, Veneto, Emilia Romagna e Lazio, dove svolge attività diraccolta di gioco a mezzo di apparecchiature videoterminali (VLT) e,contestualmente, di raccolta di denaro per conto dello Stato e/o delConcessionario della rete telematica dell'Amministrazione Autonoma dei Monopolidi Stato (AAMS).

Piùesattamente, la società ha giustificato tale scelta con la necessità disalvaguardare il patrimonio aziendale da possibili atti illeciti e difacilitare il compito delle Autorità di P.S. nelle indagini teseall'identificazione dei relativi responsabili. A tale riguardo, la società hadichiarato di essere già stata vittima di numerose azioni criminose che,favorite dalla gran mole di denaro presente nelle sale da gioco, avrebberocomportato danni economici e, ancor prima, gravi pericoli per l'incolumitàdegli operatori e dei visitatori; poiché l'accertamento di alcuni illeciti (inparticolare, eventuali ammanchi di denaro) sarebbe possibile solo all'esitodella conclusione di routinarie attività di controllo, la società ha palesatola necessità di poter disporre delle immagini registrate per un periodo dialmeno 15 giorni, tenuto conto sia del fatto che, per ragioni tecniche e dieconomicità di gestione, il controllo delle monete non potrebbe essere effettuatocon cadenze inferiori a 10/15 giorni, sia dei tempi tecnici necessari perl'esame delle registrazioni -frequentemente richieste anche dalle Forzedell'ordine- che, per problemi logistico/organizzativi dei responsabiliautorizzati ad accedere al sistema (e ad effettuare l'indispensabile download),non sempre riuscirebbe a concludersi nell'arco di soli sette giorni.

Acorredo della propria istanza, la Romagna s.r.l. ha fatto pervenire:

a) l'elenco delle sale dagioco di sua proprietà, con l'indicazione della loro ubicazione e dei sistemidi videoregistrazione ivi presenti;

b) le piantine planimetrichedelle sale da gioco;

c) le schede tecniche deisistemi DVR;

d) le autorizzazioni dellaDirezione territoriale del lavoro di Torino e di Forlì-Cesena e gli accordi conle Organizzazioni di categoria della Provincia di Roma, di Forlì e di Cesenarelativi alle sale ove risultano impiegati lavoratori subordinati;

e) copia delle licenze dipolizia contenenti le prescrizioni che impongono l'utilizzo del sistema divideosorveglianza.

f) copia delle denuncedei furti e delle rapine subite dalla società negli anni 2006, 2009, 2011, 2012e 2013.

2. Lemodalità di funzionamento del sistema

Isistemi di videosorveglianza (già installati e autorizzati anche dalleDirezioni Territoriali del Lavoro relativamente alle sale in cui sono impiegatilavoratori con contratto di lavoro subordinato), si compongono di 8/10telecamere a circuito chiuso (come prescritto dalle Questure) per ciascuna salada gioco, le quali sono anche dotate di una funzione "motiondetection" che però, per scelta aziendale, non è mai stata attivata.

Talitelecamere sono fisse, attive 24 ore su 24 e fornite di un angolo di visualeche consente di inquadrare solo i locali ove esse sono posizionate.

Perquanto riguarda l'informativa, dalle singole piantine planimetriche fornitedalla società risulta che i cartelli informativi, collocati in ciascuna sala dagioco in modo visibile, sono posti prima del raggio di azione delle telecameree recano l'indicazione delle finalità del trattamento e del relativo titolare.

Perquanto concerne le misure di sicurezza, la società ha dichiarato che i DVRdelle immagini sono chiusi a chiave all'interno di appositi vani dotati diserratura o nascosti all'interno della sala in modo da essere inaccessibili aterzi.

Alleimmagini possono accedere, eccezionalmente, il sig. Luca Argnani e il sig.Luigi Argnani, dipendenti, solo "per esigenze di servizio e su richiestadei dipendenti/collaboratori di sala, in caso sia necessario procurarsi provadella commissione di reati all'interno degli esercizi".

Ititolari, i responsabili e gli incaricati del trattamento sono tutti nominatisecondo disposizioni di legge e le generalità degli stessi sono riportate nelDocumento programmatico sulla sicurezza tenuto dalla società.

3.Presupposti di liceità del trattamento.

Ilsistema che Romagna Giochi s.r.l. ha adottato deve essere valutato alla lucedei principi di necessità, proporzionalità, finalità e correttezza posti dalCodice (artt. 3 e 11 del Codice), espressamente richiamati anche nelProvvedimento generale in materia di videosorveglianza dell'8 aprile 2010. Inparticolare, secondo tale provvedimento l'allungamento dei tempi diconservazione dei dati oltre i sette giorni, derivante da speciali esigenze,deve essere adeguatamente motivato "con riferimento ad una specificaesigenza di sicurezza perseguita, in relazione a concrete situazioni di rischioriguardanti eventi realmente incombenti e per il periodo di tempo in cui vengaconfermata tale eccezionale necessità".

Ciòpremesso, in primo luogo si ritiene di dover tenere in debito conto che,mediamente, presso ciascuna delle sale da gioco di cui la Romagna Giochi s.r.l.è proprietaria, circolano monete e banconote per un ammontare giornaliero dicirca 15.ooo euro, necessarie al funzionamento delle macchine da gioco.

Inoltre,tali somme, in quanto destinate al gioco, da un lato non possono esserecustodite in luoghi chiusi al pubblico, dall'altro possono ben essere oggettodi azioni criminose (per lo più furti, ma in alcuni casi anche rapine, comerisulta dalle copie delle denunce presentate dalla società presso le Forzedell'ordine) difficilmente contrastabili, anche in ragione del dispostodell'art. 187 del r.d. 6 maggio 1940, n. 635 (Regolamento T.U.L.P.S.) che,salvo i casi previsti dagli artt. 689 e 691 c.p. (somministrazione di bevandealcoliche a minori, infermi di mente e persone in stato di manifestaubriachezza), vieta agli esercenti di pubblici esercizi, senza un legittimomotivo, di rifiutare le prestazioni del proprio esercizio (e quindi ancheattraverso forme di selezione della clientela all'ingresso) "a chiunque ledomandi e ne corrisponda il prezzo"; a ciò, poi, aggiungasi che la societàha riferito di aver anche constatato, ormai con una certa regolarità, numerosicasi di introduzione di monete false nelle apparecchiature per il gioco e ilripetuto loro danneggiamento.

Essendosirivelati infruttuosi i precedenti tentativi di fronteggiare la situazioneattraverso l'impiego di guardie giurate (stanti i tempi d'intervento giudicatinon sufficientemente repentini), la società ha ravvisato la necessità didotarsi di sistemi di videosorveglianza - autorizzati dalle DirezioniTerritoriali del Lavoro di Torino e di Forlì-Cesena e oggetto di accordisindacali con le Organizzazioni di categoria della Provincia di Roma, di Forlìe di Cesena, relativamente alle sole sale ove si trovano lavoratori subordinati- per garantire i necessari livelli di sicurezza, adempiendo, al contempo, aduna specifica prescrizione impartita dalle Questure (in occasione del rilasciodelle licenze di P.S.) ai sensi dell'art. 9 del T.U.L.P.S..

Ciònonostante, l'adozione di tali sistemi non solo non ha escluso che, in alcunicasi, le sale da gioco fossero comunque bersaglio di specifici reati, mal'esperienza acquisita ha dimostrato che l'accertamento di alcuni illeciti puòavvenire solo alla conclusione di verifiche di routine sul contante esull'integrità delle apparecchiature presenti nelle sale, le quali, secondoquanto riferito dalla società (che, sul punto, ha assunto ogni responsabilitàai sensi dell'art. 168 del Codice), per ragioni legate alla predisposizionetecnica degli apparecchi e ad esigenze di economicità della gestione aziendale,non possono essere solitamente effettuate con cadenze temporali inferiori a10/15 giorni; inoltre, a tale lasso temporale vanno aggiunti i tempi tecnicinecessari affinché i responsabili autorizzati possano prendere visione delleimmagini registrate e, eventualmente, effettuarne il download, con laconseguenza che, in ogni caso, gli eventuali ammanchi di denaro possono essererilevati solo ben oltre i sette giorni dalla registrazione delle immagini. Daqui la decisione di chiedere al Garante un provvedimento ai sensi dell'art. 17,in grado di coniugare le esigenze di sicurezza rappresentate dalla società conil diritto alla riservatezza dei soggetti ripresi all'interno delle sale dagioco (clienti e dipendenti).

Adavviso di questa Autorità, all'esito dell'istruttoria sono emersi elementi cheinducono a ritenere che la richiesta di allungamento dei tempi di conservazionedelle immagini formulata dalla società sia conforme ai principi di noneccedenza e di proporzionalità stabiliti dall'art. 11, comma 1, lett. d) ed e)del Codice per la protezione dei dati personali.

Innanzitutto, sia l'avvenuta installazione dei sistemi di videosorveglianza, sial'odierna richiesta di allungamento dei tempi di conservazione delle immaginiregistrate presso le sale da gioco trovano la loro giustificazione in obiettiveesigenze di tutela del patrimonio aziendale e nel legittimo interesse deltitolare volto a prevenire o a far perseguire possibili illeciti posti inessere a danno dell'azienda, dei suoi dipendenti o dei suoi clienti, aspetti chepossono trovare tutela attraverso l'applicazione dell'istituto delbilanciamento degli interessi (art. 24, comma 1, lett. g) del Codice), cosìcome attuato dal provvedimento sulla videosorveglianza dell'8 aprile 2010 (cfr.6.2.2).

Inproposito, i ripetuti e documentati atti criminosi che hanno interessato lesale gioco, favoriti anche dalla presenza al loro interno di considerevolisomme di denaro e di clienti in costante contatto con le apparecchiaturedeputate alla loro raccolta ed all'attività ludica, nonché la riferitadifficoltà a contrastare in altro modo tali eventi, spesso accertabili solo adistanza di diversi giorni dal loro compimento, sono circostanze che dimostranoun'esigenza di sicurezza, per i beni aziendali e per le persone presenti nei locali,non sufficientemente emendabile attraverso sistemi alternativi allavideosorveglianza.

Perquanto concerne, poi, la richiesta di estensione della conservazione delleimmagini per 15 giorni, all'esito dell'istruttoria sono stati acquisitielementi per ritenere che tale durata non sia eccessiva.

Infatti,l'estensione della durata di conservazione, peraltro richiesta in terminiassolutamente contenuti (soli otto giorni in più rispetto alla settimanaindicata nel provvedimento generale dell'8 aprile 2010), risulta giustificatadalla riferita necessità di rispettare dei tempi tecnici minimi (stimati in10/15 giorni) per eseguire i dovuti controlli sul denaro e sulleapparecchiature presenti in sala, nonché per visionare le immagini registratedalle varie telecamere che compongono i singoli sistemi (attività che la societàha riferito rimessa alla competenza di un unico soggetto appositamenteincaricato, difficilmente effettuabile prima di alcuni giorni).

Inoltre,a corroborare tali esigenze militano non solo le frequenti richieste di messa adisposizione delle immagini avanzate dalle Forze di P.S. interessate alleindagini per l'individuazione di possibili responsabili di illeciti, ma anchela circostanza che sulla società, per legge, grava comunque l'obbligo diprocedere al pagamento del Prelievo Erariale Unico, e ciò indipendentementedall'avvenuta sopportazione di danni economici derivanti dalla consumazione di reati a proprio danno.

Infine,sul piano della sicurezza dei dati, risulta predefinita una procedura diaccesso che consente di prendere visione delle registrazioni soltanto in casodi necessità, per il tramite di soggetti specificamente incaricati e secondomodalità indicate anche nei provvedimenti autorizzatori rilasciati dalleDirezioni territoriali del lavoro competenti (v. allegato alla nota del'11novembre 2013).

Allaluce di quanto sopra, si deve ritenere che la richiesta di verifica preliminareavanzata da Romagna Giochi s.r.l. possa essere accolta, dovendosi escludere chedalla conservazione per 15 giorni delle immagini videoregistrate mediante gliimpianti di videosorveglianza installati presso le proprie sale giochi possanoconseguire significative lesioni alla riservatezza dei soggetti interessatialla loro rilevazione.

Restainteso che, nell'ipotesi in cui la società intendesse attivare la funzione"motion detection" di cui risultano provviste le singole telecamereche compongono i sistemi di videosorveglianza esaminati, si renderà necessariopresentare una nuova richiesta di verifica preliminare.

TUTTO CIO' PREMESSO, IL GARANTE,

ai sensidell'art. 17 del Codice, autorizza Romagna Giochi s.r.l. a conservare sino a 15giorni le immagini registrate dagli impianti di videosorveglianza in uso pressole proprie sale giochi ubicate in Piemonte, Lombardia, Veneto, Emilia Romagna eLazio, specificamente menzionate nelle licenze di autorizzazione alla raccoltadel gioco rilasciate dalle Questure ai sensi dell'art. 88 del T.U.L.P.S. eprodotte durante la fase istruttoria del procedimento; l'accesso alle predetteimmagini potrà avvenire soltanto in caso di diretta rilevazione di illeciti-con l'osservanza delle procedure di garanzia di cui in motivazione- o dirichiesta proveniente dalle Forze dell'ordine o dall'Autorità giudiziaria.

Ai sensidegli artt. 152 del Codice e 10 del d.lgs. n. 150/2011, avverso il presenteprovvedimento può essere proposta opposizione all'autorità giudiziariaordinaria, con ricorso depositato al tribunale ordinario del luogo ove ha laresidenza il titolare del trattamento dei dati, entro il termine di trentagiorni dalla data di comunicazione del provvedimento stesso, ovvero di sessantagiorni se il ricorrente risiede all'estero.

Roma, 18 settembre 2014

Il presidente
Soro

Il relatore
Califano

Il segretario generale
Busia