Richiesta di allungamento dei tempi di conservazione delle immagini relative agli impianti di videosorveglianza installati presso le filiali di Schenker Italiana S.p.A.

Richiesta di allungamento dei tempi di conservazionedelle immagini relative agli impianti di videosorveglianza installati presso lefiliali di Schenker Italiana S.p.A.

PROVVEDIMENTO DEL 18 SETTEMBRE 2014

Registrodei provvedimenti  n. 409 del 18 settembre 2014

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

Nellariunione odierna, in presenza del dott. Antonello Soro, presidente, delladott.ssa Augusta Iannini, vice presidente, della prof.ssa Licia Califano edella dott.ssa Giovanna Bianchi Clerici, componenti, e del dott. GiuseppeBusia, segretario generale;

Esaminatala richiesta di verifica preliminare presentata da Schenker Italiana S.p.A. aisensi dell'art. 17 del Codice in materia di protezione dei dati personali,d.lg. 30 giugno 2003, n. 196 (di seguito "Codice");

Visto ilprovvedimento generale in materia di videosorveglianza dell'8 aprile 2010 (doc.web n. 1712680), con particolare riferimento al punto 3.4;

Esaminatala documentazione acquisita agli atti;

Viste leosservazioni formulate dal segretario generale ai sensi dell'art. 15 delregolamento del Garante n. 1/2000;

Relatorela dott.ssa Augusta Iannini;

PREMESSO

1.L'istanza della società.  Il 22 luglio 2013, Schenker ItalianaS.p.A., in ossequio a quanto prescritto nel provvedimento in materia divideosorveglianza dell'8 aprile 2010, ha formulato un'istanza di verificapreliminare (art. 17 del Codice), regolarizzata solo il 25 febbraio 2014, alfine di poter conservare per 90 giorni le immagini registrate attraverso isistemi di videosorveglianza istallati presso i propri magazzini ubicati nellefiliali di Civitanova Marche, Peschiera Borromeo, Prato e Lallio (BG) (cfr.richiesta del 22 luglio 2013 e successiva nota del 21 febbraio 2014).  Inparticolare, Schenker Italiana S.p.A., appartenente al "GruppoSchenker", ha dichiarato di essere uno dei principali fornitoriinternazionali di servizi logistici integrati, effettuando "trasportocamionistico, ferroviario, marittimo ed aereo internazionale", nonchétutti gli ulteriori "servizi logistici collegati". A talfine, la Società ha dichiarato di avvalersi di "magazzini doganali",specificamente autorizzati dall'Autorità doganale, per custodire in sicurezzala merce in attesa dell'invio alla sua destinazione finale, senza che la stessa-così come disposto dal Codice Doganale comunitario- venga assoggettata adimposizione tributaria (cfr. nota del 22 luglio 2013). Con specificoriferimento alle attività espletate presso le sue quattro filiali, la societàha dichiarato che i responsabili dei magazzini, una volta giunte le merci, sonodapprima tenuti a controllare i colli in entrata, eventualmente ancheattraverso operazioni di screening (come nel caso della filiale diPeschiera Borromeo), per accertare il loro "stato di sicurezza"(cfr. All. 7-8-9-10 della nota del 21 febbraio 2014 – Programma diSicurezza), per poi custodirli in spazi ben definiti e per smistarli in vistadel successivo trasporto multimodale, adempiendo, contestualmente, a tutte leprocedure doganali. In particolare, è stato riferito che, nel caso in cuii controlli di sicurezza evidenzino spedizioni non conformi ai requisitiprevisti nel Programma di sicurezza redatti presso le singole filiali o collipalesemente manomessi, le merci, considerate ad alto rischio e, comunque, nonsicure, sono collocate all'interno di un'apposita area (detta di"Segregazione") per gli ulteriori controlli e per l'eventuale messain sicurezza. La società ha affermato di operare in qualità di "Agenteregolamentato" (così come definito dal Reg. CE n. 300/2008), conconseguente assunzione dell'obbligo di garantire, attraverso l'adozione diadeguate misure di sicurezza, l'effettuazione dei controlli sulle mercipresenti nei magazzini. Inoltre, Schenker Italiana S.p.A. ha dichiaratodi avere conseguito –previa dimostrazione all'Agenzia delle Dogane delpossesso degli specifici requisiti richiesti dai Regolamenti (CE) n∞ 648/2005 en∞ 1875/2006- lo status di "Operatore economico autorizzato"(AEO), ottenendo un'apposita certificazione comunitaria attestante la suaaffidabilità nella c.d. "catena di approvvigionamento" non solo dalpunto di vista doganale, contabile e della solvibilità finanziaria, ma anchedal punto di vista della sicurezza (in tal senso, cfr. certificato di Operatoreeconomico autorizzato - allegato 11 alla nota del 21 febbraio 2014). Infinela società ha dichiarato di aderire all'associazione internazionale "Transportedasset protection association" (TAPA), i cui standard sono consideratinel settore un parametro di riferimento per garantire al meglio la sicurezzadei magazzini, dei centri logistici e delle merci trasportate.  Ciòpremesso, Schenker Italiana S.p.A. ha sostenuto che la ragione dell'odiernarichiesta di autorizzazione per conservare le immagini fino a 90 giornirisiederebbe nell'esigenza di rafforzare il livello di tutela dei beniaziendali e della merce stoccata nei propri magazzini, per poter prevenirefurti o manomissioni delle merci custodite, garantire "la qualità delservizio" e, in caso di necessità, assolvere agli oneri imposti da"ragioni assicurative" (cfr. nota del 21 febbraio 2014 pag.2). Sotto quest'ultimo profilo, infatti, la società ha asserito che unallungamento dei tempi di conservazione delle immagini si renderebbe necessariopoiché la merce, essendo spesso oggetto di trasporto internazionale, sarebbesolita giungere a destinazione alcuni giorni dopo la conclusione del periodo distoccaggio presso i propri magazzini, con la conseguenza che in alcuni casieventuali manomissioni risulterebbero rilevabili solo a distanza di moltigiorni dalla spedizione; inoltre, le stesse "norme pattizie in tema ditrasporto aereo" permetterebbero al destinatario, in caso didanneggiamento della merce, di presentare reclamo entro 14 giorni dalricevimento della spedizione e, in caso di ritardata consegna, entro 21 giornidalla data in cui la merce è stata posta a sua disposizione (cfr. nota del 21febbraio 2014 - Convenzione di Montreal sul trasporto aereo del 1999, art. 31,comma 2); infine, ove siano segnalati danni, rotture e danneggiamenti agliimballaggi, oppure sia verificata la presenza di merci caricate in modo nonconforme ai requisiti previsti dal "Programma di sicurezza", "icorrispondenti esteri" della società sono tenuti a redigere "verbalidi non conformità o rapporti di scarico della merce", i quali, poi,sono soliti pervenire a Schenker Italiana S.p.a. anche un anno dopol'effettuazione della spedizione (cfr. nota del 21 febbraio 2014, pag. 2 e all.1-4).  Riguardo al rispetto della normativa in materia di controlloa distanza sull'attività lavorativa, la società ha dichiarato di averrispettato la procedura prevista dall'art. 4, comma 2 della legge n. 300/1970,producendo copia degli accordi sindacali sottoscritti con le rappresentanzesindacali delle singole filiali.  2. Il funzionamento delsistema  Gli impianti di videosorveglianza, di cui SchenkerItaliana S.p.a. già si avvale, fanno parte di più ampi apparati di sicurezza-la cui adozione è richiesta a tutti coloro che operano in qualità di"Agente regolamentato"- implementati a protezione degli ambienti(sistemi per il controllo degli accessi (sia dei visitatori, sia degliautomezzi); servizi di vigilanza notturna e guardiania diurna; impianti antintrusione,dotati di collegamento diretto con istituti di vigilanza privata, che vengonoattivati al di fuori dell'orario di lavoro (cfr. all.19 nota del 21 febbraio2014). Le telecamere, in numero variabile a seconda dell'ampiezza diciascun sito, sono impiegate a tutela delle persone e del patrimonio (cfr. notadel 22 luglio 2013): parte di esse, sono dislocate all'esterno dei magazzini,lungo il perimetro di ciascun sito e presso gli ingressi; altre, invece, sonoposizionate all'interno e riprendono le varie aree di deposito dei magazzini. Dettetelecamere si avvalgono anche di una funzione "motion detection",che permette di "registrare soltanto in presenza di movimenti"(cfr. comunicazione del 1 luglio 2014).  Le immagini, attualmente,sono conservate per soli 7 giorni e vengono registrate tramitevideoregistratori digitali, posizionati all'interno degli uffici e protetti daarmadi di sicurezza, le cui chiavi sono collocate in luogo sicuro all'internodi buste sigillate. L'accesso alle immagini registrate risulta consentito-oltre all'Autorità giudiziaria, nel caso in cui si verifichino eventualiilleciti- anche al singolo "responsabile pro tempore della filiale"e a due rappresentanti dei lavoratori (RSA/RSU) che, in qualità di"incaricati del trattamento", possono accedere congiuntamente alsistema di registrazione attraverso il contestuale inserimento di singolepassword in loro esclusivo possesso, custodite all'interno della cassaforte inbuste sigillate (cfr. nota del 22 luglio 2013 e all.ti n. 5, 7, 9 e 11). LaSocietà ha aggiunto che i sistemi di videosorveglianza permettono di visionareanche le immagini dal vivo (ad eccezione del magazzino di Prato), attraverso unaccesso riservato ai soli incaricati del trattamento ritualmente nominati (cfr.nota del 1 luglio 2014). Infine, per quanto riguarda l'obbligo di renderel'informativa, Schenker Italiana S.p.A., titolare del trattamento dei dati, hadichiarato di aver affisso la specifica cartellonistica presso tutti i siti(cfr. nota del 22 luglio 2014 e all. 4).  3. Presupposti diliceità del trattamento  Per una corretta valutazionedell'istanza occorre tenere conto della peculiarità dell'attività svolta dallaSocietà, che, pur essendo esercitata presso i magazzini, è comunque soggettaalle stringenti norme internazionali volte al rafforzamento della sicurezzadelle persone e delle merci lungo "la catena di approvvigionamento"del commercio internazionale (cfr. Comunicazione della Commissione alParlamento Europeo ed al Consiglio – com.(2010) 386 definitivo-"La politica antiterrorismo dell'UE: principali risultati e sfidefuture", pag. 7). Al riguardo, vale rilevare che l'Unioneeuropea è fortemente impegnata a dare attuazione al quadro normativo deliberatodall'Organizzazione mondiale delle dogane, denominato SAFE (Framework ofStandards to Secure and Facilitate Global trade -adottato dal Consigliodella stessa Organizzazione nel giugno del 2005), teso a sviluppare una seriedi standard internazionali volti a garantire la sicurezza nella catenalogistica e, conseguentemente, a facilitare il commercio. Proprioin ragione di tale obiettivo, la Commissione europea ha apportato modifiche, inmateria di sicurezza, al vigente "codice doganale comunitario"(reg. (CE) n. 648/2005 e reg. (CE) n. 1875/2006), introducendo obblighi inmateria di informazioni preliminari sulle merci e di gestione degli eventualirischi, prevedendo la costituzione della figura dell'Operatore economicoautorizzato (già promosso all'interno del programma SAFE). Conparticolare riferimento, poi, al settore dell'aviazione civile, questa stessaAutorità, in occasione dell'esame di precedenti richieste di verificapreliminare, ha avuto modo di appurare che le norme internazionali ecomunitarie –ancor prima di quelle poste in sede nazionale- richiedonol'osservanza di un alto livello di sicurezza durante tutte le fasi in cui siarticola l'attività di trasporto aereo, anche attraverso l'assunzione diimpegni volti a sviluppare standard internazionali per garantire la sicurezzanella catena logistica e, al contempo, per facilitare il commercio (cfr.Provvedimento del 10 novembre 2011, doc. web n. 1877751; Provvedimentodel 21 dicembre 2011, doc. web n. 1878871; Provvedimento del 7 febbraio2013, doc. web n. 2305006).  In ragione di ciò, si deve ritenereche l'utilizzazione, da parte di Schenker Italiana S.p.A., di impianti divideosorveglianza presso i propri magazzini sia del tutto giustificata.  Perquanto concerne, poi, l'odierna richiesta di poter allungare il termine diconservazione delle immagini videoregistrate sino a 90 giorni, essa deve esserevalutata alla luce dei principi di necessità, proporzionalità, finalità ecorrettezza posti dal Codice (artt. 3 e 11 del Codice), espressamenterichiamati anche nel Provvedimento generale in materia di videosorveglianzadell'8 aprile 2010. In particolare, secondo tale provvedimento l'allungamentodei tempi di conservazione dei dati oltre i sette giorni, giustificabile soloin casi eccezionali, deve essere adeguatamente motivato "conriferimento ad una specifica esigenza di sicurezza perseguita, in relazione aconcrete situazioni di rischio riguardanti eventi realmente incombenti e per ilperiodo di tempo in cui venga confermata tale eccezionale necessità.  Nelcaso in questione, la società ha posto a base dell'istanza due distinteesigenze.  In primo luogo, Schenker Italiana S.p.A. ha affermatoche la necessità di conservare le immagini fino a 90 giorni sarebbe collegataalle peculiari modalità di svolgimento dell'attività lavorativa che, di fatto,impedirebbero di poter individuare tempestivamente eventuali anomalie omanomissioni, soprattutto in ragione del fatto che le merci, spesso oggetto ditrasporto internazionale, sarebbero solite giungere a destinazione vari giornidopo il loro stoccaggio presso i magazzini della società, sicché non èinfrequente il caso in cui il destinatario si trovi a rilevare eventualimanomissioni dopo un "lasso temporale anche considerevole"rispetto alla data di immagazzinaggio (cfr. nota del 21 febbraio 2014). Inoltre,la Società ha riferito che l'esigenza di prolungare i tempi di conservazionedelle immagini sarebbe connessa anche a ragioni organizzative interne (tempimediamente impiegati dal personale di controllo per la redazione e l'invio deiverbali contenenti informazioni riguardanti danni, rotture e danneggiamentidegli imballaggi, oppure merci caricate in modo non conforme ai requisiti disicurezza), nonché alle vigenti norme pattizie in tema di trasporto aereo edalle stesse previsioni del codice civile che, in caso di "perditaparziale" o "avaria non riconoscibili al momento dellariconsegna", attribuisce all'interessato la possibilità di denunziare ilfatto fino ad otto giorni dopo il ricevimento della spedizione (art. 1698c.c.).  In secondo luogo, Schenker Italiana S.p.A. ha affermato cheil Programma Nazionale per la Sicurezza, redatto dall'Enac ai sensi dell'art.10 del reg. 300/2008, dispone che siano garantite specifiche misure disicurezza per il trasporto aereo delle merci e della posta al fine di prevenireatti di interferenza illecita e l'introduzione di articoli proibiti nelle areepotenzialmente a rischio, come gli aeromobili (vedi Capitolo n. 6). Inoltre,operando attraverso depositi doganali, in caso di richiesta da parte delleAutorità doganali, la società è obbligata a trattenere nei propri magazzini lemerci per i controlli richiesti, mentre, in virtù del suo status di"Operatore economico autorizzato", ha anche il dovere di segnalarealla Dogana sospetti di reato relativi alle spedizioni trattate, tenendo adisposizione della stessa Autorità le spedizioni su cui intenda effettuareulteriori verifiche. Ne consegue che le spedizioni possono esseretrattenute nei magazzini per parecchi giorni e che, in caso di eventi dannosida interferenze illecite che vengano accertate solo al termine del trasporto, oanche vari giorni dopo l'arrivo a destinazione della merce, la ricostruzionedelle cause di tali eventi può doversi basare su registrazioni effettuatediversi giorni prima.  Ad avviso di questa Autorità, all'esitodell'istruttoria sono emersi elementi che inducono a ritenere che l'istanzadella Società relativa all'allungamento della conservazione delle immagini finoa 90 giorni possa essere accolta.  Infatti, la specifica attenzioneposta non solo a livello internazionale ed europeo, ma anche a livellonazionale rispetto alla fissazione e alla comune osservanza di elevati standarddi sicurezza nel settore del trasporto delle merci, i tempi concessi aldestinatario dalle norme pattizie e codicistiche per denunziare eventualimanomissioni o danneggiamenti e le riferite difficoltà di Schenker ItalianaS.p.a. -anche in ragione della propria struttura organizzativa- nell'accertarein tempi più contenuti eventuali illeciti verificatisi in occasione dellespedizioni (circostanze rispetto alla cui veridicità la società ha assunto ogniresponsabilità - anche penale - ai sensi dell'art. 168 del Codice), valgono agiustificare la pretesa di procedere ad una conservazione delle immaginivideoregistrate sino a 90 giorni, all'esclusivo fine dell'accertamento degliaccadimenti e dell'individuazione, da parte dell'Autorità giudiziariacompetente, degli eventuali responsabili.  Resta inteso che, adeccezione della visione da parte dell'Autorità giudiziaria, l'accesso alle immaginiin questione potrà avvenire solo nel rispetto di quanto stabilito dagli accordisindacali aziendali, con conseguente divieto di loro comunicazione a terzi(fatte salve le esigenze dell'Autorità giudiziaria) o di diffusione.  Perquanto riguarda la riferita attivazione della funzionalità "motiondetection", si reputa che essa, stanti le sue concrete modalità difunzionamento, non comporti alcun rischio specifico per i diritti degliinteressati, consentendo al sistema di telecamere di attivare la funzione dellaregistrazione "soltanto in presenza di movimenti".

TUTTO CIO' PREMESSO IL GARANTE

ai sensidell'art. 17 del Codice, a conclusione della verifica preliminare, ammette laconservazione fino a 90 giorni delle immagini registrate da Schenker Italiana S.p.A.attraverso gli impianti di videosorveglianza installati nei propri magazziniubicati nelle filiali di Civitanova Marche, Peschiera Borromeo, Prato e Lallio(BG), nei termini di cui in premessa.  

Roma, 18settembre 2014

Il presidente
Soro

Il relatore
Iannini

Il segretario generale
Busia