| Garante per la protezione dei dati personali Parere su uno schema di decreto delPresidente del Consiglio dei Ministri recante il regolamento per l'attuazionedell'articolo 21 ("Esperti Nazionali Distaccati") della legge 24dicembre 2012, n. 234 PROVVEDIMENTO DEL 10 LUGLIO 2014 Registro dei provvedimenti n. 355 del 10 luglio 2014 IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATIPERSONALI Nellariunione odierna, in presenza del dott. Antonello Soro, presidente, delladott.ssa Augusta Iannini, vice presidente, della prof.ssa Licia Califano edella dott.ssa Giovanna Bianchi Clerici, componenti e del dott. Giuseppe Busia,segretario generale; Vistala richiesta di parere del Ministero degli affari esteri; Vistol'articolo 154, commi 4 e 5, del Codice in materia di protezione dei datipersonali (d.lg. 30 giugno 2003, n. 196); Vistala documentazione in atti; Vistele osservazioni dell'Ufficio formulate dal segretario generale ai sensidell'art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000; Relatoreil dott. Antonello Soro; PREMESSO: IlMinistero degli affari esteri ha chiesto il parere del Garante su uno schema didecreto del Presidente del Consiglio dei Ministri recante il regolamento perl'attuazione dell'articolo 21 ("Esperti Nazionali Distaccati") dellalegge 24 dicembre 2012, n. 234, recante "Norme generali sullapartecipazione dell'Italia alla formazione e all'attuazione della normativa edelle politiche dell'Unione europea". Ilpredetto articolo, al comma 1, prevede che le amministrazioni pubblicheincentivino le esperienze del proprio personale presso le istituzioni e gliorgani dell'Unione europea, gli Stati membri dell'Unione e gli Stati candidatiall'adesione all'Unione, attraverso il servizio temporaneo presso il Parlamentoeuropeo, il Consiglio dell'Unione europea, la Commissione europea, le altreistituzioni e gli altri organi dell'Unione, incluse le agenzie, in qualità di"esperti nazionali distaccati"(END), ai sensi dell'articolo 32 deldecreto legislativo 30 marzo 2001, n. 165, come sostituito dal comma 2 dellostesso articolo 21. Ilpredetto articolo 32 ("Collegamento con le istituzioni internazionali,dell'Unione europea e di altri Stati. Esperti nazionali distaccati") deldecreto legislativo n. 165 del 2001 specifica che il servizio temporaneo inqualità di esperti nazionali distaccati possa essere, altresì, svolto siapresso le organizzazioni e gli enti internazionali ai quali l'Italia aderisce,che nelle amministrazioni degli Stati membri dell'Unione europea, degli Staticandidati all'adesione all'Unione e di altri Stati con i quali l'Italiaintrattiene rapporti di collaborazione, a seguito di appositi accordi direciprocità stipulati tra le amministrazioni interessate, d'intesa con ilMinistero degli affari esteri e con la Presidenza del Consiglio dei Ministri -Dipartimento della funzione pubblica; ciò, al fine di favorire lo scambiointernazionale di esperienze amministrative e di rafforzare il collegamento frale amministrazioni di provenienza e quelle di destinazione. Alriguardo, la Presidenza del Consiglio (Dipartimenti per la funzione pubblica eper le politiche europee) e il Ministero degli affari esteri hanno il compitodi coordinare la costituzione di una banca dati di potenziali candidati aldistacco, qualificati dal punto di vista delle competenze in materia europea einternazionale e delle conoscenze linguistiche, e di definire le aree diimpiego prioritarie del personale da distaccare, promuovendo le informazionirelative ai posti vacanti nelle istituzioni internazionali e dell'Unioneeuropea e la formazione del personale (art. 32, comma 2, d. lg. n. 165/2001). Infine,si prevede che con decreto del Ministro per gli affari europei e del Ministro degliaffari esteri, di concerto con i Ministri dell'economia e delle finanze e perla pubblica amministrazione e la semplificazione, siano definite le modalità diattuazione dell'articolo 21, determinando il contingente massimo di espertinazionali distaccati (art. 21, comma 3). RILEVATO L'articolo2 dello schema di decreto disciplina l'informazione e la presentazione dellecandidature. IlMinistero degli affari esteri assicura, d'intesa con la Presidenza delConsiglio dei Ministri, la diffusione delle informazioni relative agli ENDpresso le amministrazioni e pubblicizza attraverso il proprio sitoistituzionale le posizioni richieste dall'Unione europea (comma 1). Ilcomma 2 precisa che le amministrazioni pubbliche promuovono la presentazione dicandidature sulla base di priorità definite nell'ambito dell'attività dicoordinamento e programmazione definita al successivo articolo 3. Le stesseamministrazioni, verificata la rispondenza delle candidature ricevute alprofilo richiesto, valutato favorevolmente l'interesse dell'amministrazione ele possibilità di futura valorizzazione dell'esperienza professionaleacquisita, le trasmettono al Ministero. Ciascuna amministrazione individua ununico ufficio competente per gli adempimenti in parola – di regolal'ufficio preposto alla gestione del personale. Ilcomma 3 attribuisce al Ministero degli affari esteri il compito di inoltrare lecandidature all'Unione europea e, per opportuna conoscenza, alla Presidenza,una volta verificata la completezza della documentazione ricevuta e larispondenza delle candidature stesse al profilo richiesto e alle prioritàdefinite nell'ambito del coordinamento e programmazione. È infine previstol'obbligo, a carico delle amministrazioni distaccanti, di comunicare alMinistero e alla Presidenza le vicende che interessano il distacco (inizio,fine, eventuale proroga) (comma 4). L'articolo3 definisce l'attività di coordinamento e programmazione menzionatanell'articolo 2, precisando, al comma 1, che la Presidenza del Consiglio e ilMinistero degli affari esteri organizzano periodici incontri con leamministrazioni per concordare le aree di impiego prioritarie del personale dadistaccare e monitorare l'evoluzione dei distacchi a titolo di END. Il comma 2disciplina la figura del punto di contatto, di preferenza individuato daciascuna amministrazione all'interno del nucleo di valutazione, del qualevengono definite le attività. L'articolo4 reca disposizioni sullo svolgimento del periodo di distacco degli END,ponendo l'accento su alcuni strumenti tesi a ottimizzare l'efficacia deldistacco nell'interesse del sistema paese, mentre l'articolo 5 individua in 300unità il contingente massimo di END e il limite interno a ciascunaamministrazione nel 3% del personale in servizio. IlCapo II (artt. 6 e 7) contiene disposizioni relative all'informazione delleamministrazioni pubbliche sulle posizioni di distacco di possibile interesse,sulle modalità di presentazione delle candidature e sullo svolgimento delperiodo di distacco, fissando princìpi utili al migliore impiego del personaleche tengono conto della grande diversità di tipologie di distacchi. IlCapo III (artt. 8, 9 e 10) detta disposizioni comuni per tutte le tipologie dipersonale distaccato allo scopo di valorizzare l'esperienza maturata all'esteroal rientro presso l'amministrazione di appartenenza e di definire il correttocomportamento del personale distaccato. Diparticolare interesse sotto il profilo della protezione dei dati personali èl'articolo 8 interamente dedicato alla banca dati relativa agli END. Labanca dati è istituita presso il Ministero degli affari esteri ed è organizzatain sezioni, in cui sono raccolti i "profili" dei potenziali candidatia posizioni di distacco, individuati fra le seguenti categorie: a) dipendentidi amministrazioni pubbliche che hanno prestato o prestano servizio come ENDpresso le istituzioni dell'UE, con l'indicazione dell'ufficio di riferimento;b) dipendenti le cui candidature sono state trasmesse all'UE; c) potenzialicandidati a posizioni di END segnalati, con il consenso degli interessati,dalle amministrazioni di appartenenza, con l'indicazione dei settori diinteresse; d) dipendenti che prestano o hanno prestato servizio pressoorganizzazioni o enti internazionali o presso amministrazioni di altri Stati(comma 1). Iprofili in questione comprendono le generalità del dipendente,l'amministrazione di appartenenza, il titolo di studio, l'esperienzaprofessionale maturata e i recapiti professionali ai quali gli interessatipossono ricevere comunicazioni inerenti alle finalità del presente regolamento(comma 5). IlMinistero riceve le informazioni dalle amministrazioni di appartenenza degliinteressati e le registra nella banca dati. Lo schema di decreto prevede che insede di prima applicazione del presente regolamento, sono immesse nella bancadati le informazioni già in possesso del Ministero (il riferimento è a quelledi cui al precedente periodo, lettera a)) (comma 2). Il titolare deltrattamento dei dati raccolti nella banca dati è il Ministero degli affariesteri (comma 3). Lostesso ministero e la Presidenza del Consiglio stabiliscono le modalità dicostituzione, di accesso e di sicurezza della banca dati (comma 3). Alriguardo, nella relazione illustrativa del regolamento si legge che, perla definizione dell'architettura della banca dati, il Ministero e la Presidenzautilizzeranno l'esperienza maturata in sede di costituzione dell'elenco deifunzionari internazionali di cittadinanza italiana previsto dalla legge 17dicembre 2010, n. 227 (art. 2). Infine,il comma 4 disciplina l'accesso ai dati registrati nella banca dati: inparticolare, la Presidenza del Consiglio ha accesso completo alla banca dati,mentre le altre amministrazioni che ne facciano richiesta al Ministero hannoaccesso alle informazioni registrate nelle sezioni di interesse della medesimabanca dati, per le finalità previste dall'articolo 32, comma 1, del decretolegislativo n. 165 del 2001 (favorire lo scambio internazionale di esperienzeamministrative e rafforzare il collegamento fra le amministrazioni diprovenienza e quelle di destinazione). CONSIDERATO Ilparere è reso su di una versione dello schema di regolamento che tiene contodegli approfondimenti e delle indicazioni suggerite dall'Ufficio del Garante alcompetente ufficio dell'Amministrazione interessata nel corso di contattiinformali, volte a perfezionare il testo e a renderlo pienamente conforme alladisciplina in materia di protezione dei dati personali. Leosservazioni dell'Ufficio hanno riguardato, soprattutto, l'articolo 8 delloschema, relativo alla banca dati, che è stato perfezionato sotto diversiprofili: in particolare, sono stati disciplinati i flussi di dati e lemodalità di implementazione della banca dati a cura delle amministrazioni diappartenenza degli interessati (comma 2), sono state precisate le informazionidi cui si compongono i "profili", che possono essere registrate nellabanca dati (comma 5), si sono definiti accessi selettivi al data base per lefinalità previste dalla legge (comma 4). Inconclusione, lo schema di decreto non presenta criticità sotto il profilo dellaprotezione dei dati personali e, pertanto, il Garante non ha osservazioni daformulare. TUTTO CIO' PREMESSO IL GARANTE: esprimeparere favorevole sullo schema di decreto del Presidente del Consiglio deiMinistri recante il regolamento per l'attuazione dell'articolo 21 della legge24 dicembre 2012, n. 234, recante "Norme generali sulla partecipazionedell'Italia alla formazione e all'attuazione della normativa e delle politichedell'Unione europea". Roma, 10 luglio 2014
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