| Garante per la protezione dei dati personali Conservazione fino a 60 giorni delleimmagini registrate mediante un impianto di videosorveglianza. Verificapreliminare PROVVEDIMENTO DEL 13 MARZO 2014 Registro dei provvedimenti n. del 13 marzo 2014 IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATIPERSONALI Nellariunione odierna, in presenza del dott. Antonello Soro, presidente, delladott.ssa Augusta Iannini, vice presidente, della prof.ssa Licia Califano edella dott.ssa Giovanna Bianchi Clerici, componenti, e del dott. GiuseppeBusia, segretario generale; Esaminatala richiesta di verifica preliminare presentata da KW S.p.A. ai sensi dell'art.17 del Codice in materia di protezione dei dati personali, d.lg. 30 giugno2003, n. 196 (di seguito "Codice"); Vistoil provvedimento generale in materia di videosorveglianza dell' Esaminatala documentazione acquisita agli atti; Vistele osservazioni formulate dal segretario generale ai sensi dell'art. 15 delregolamento del Garante n. 1/2000; Relatorela dott.ssa Augusta Iannini; PREMESSO Indata 5 marzo 2013, KW S.p.A., in ossequio a quanto prescritto dal provvedimentoin materia di videosorveglianza dell'8 aprile 2010, ha formulato un'istanza diverifica preliminare (art. 17 del Codice)- poi regolarizzata in data 8 agosto2013- al fine di poter conservare per 60 giorni le immagini registrateattraverso il sistema di videosorveglianza istallato presso il centro logisticodi JJ (Lodi). Inparticolare, KW S.p.A. ha dichiarato di appartenere alla Business Unit GlobalServices del Gruppo KW International Ltd., leader mondiale nella fornitura di"servizi per la produzione di componenti elettronici destinati ad essereutilizzati anche nella realizzazione di reti di telecomunicazioni,nell'elettronica di consumo, nell'industria computeristica e in quella delleapparecchiature mediche", e di operare come centro di distribuzione per ilSud Europa dei prodotti contraddistinti dal marchio "HH", curando leoperazioni di ricezione e di stoccaggio delle merci all'interno del propriomagazzino, la loro eventuale "customizzazione" (ad esempio,effettuando "incisioni laser personalizzate") e la loro spedizione alcliente finale, con esclusione della fase di trasporto, rimessa al singolocorriere, direttamente incaricato dal cliente finale. Inparticolare, la società ha riferito che le merci, una volta pervenute, vengonoprese in consegna dal Centro Assistenza Doganale CAD KK s.r.l., il quale,essendo titolare di certificazione AEOF - Authorized economic operator full,procede anche al disbrigo di tutti gli adempimenti amministrativi;successivamente, anche il prelevamento della merce dal deposito doganale ècurato dal medesimo Centro di Assistenza. Ilprocesso organizzativo consente a KW S.p.A. di poter costantemente monitorarela effettiva "coincidenza dello stock di prodotti conservati in magazzinocon quanto riportato nel sistema informatico" che ne traccia lamovimentazione. Tale monitoraggio, più specificamente, avviene attraverso duedistinte forme di inventario: la c.d. "conta ciclica", che vienequotidianamente effettuata da un apposito "staff" sui prodottistoccati presso le aree del magazzino, e che permette che una stessa area siaciclicamente inventariata ogni 30 giorni circa; il c.d. "wall towall", che comporta un "inventario totale del magazzino", ilquale normalmente viene effettuato ogni sei mesi, "a meno che non si verifichinoeventi eccezionali" che richiedano un monitoraggio immediato. Ciònonostante, la società ha dichiarato di non essere riuscita ad evitare numerosiatti delittuosi, come dimostrato da una serie di denunzie inoltrate presso leForze dell'ordine in occasione dell'avvenuta rilevazione di sottrazioni omanomissioni di merci. Inragione di ciò, la società, nel valutare eventuali miglioramenti da apportaresul piano della sicurezza interna, ha rilevato che le attuali modalità diespletamento dell'attività di videosorveglianza -indispensabile per controllarelo stoccaggio e lo spostamento delle merci dal momento del loro ingresso nellastruttura sino a quello della fuoriuscita- risulterebbero inadeguate, in quantola conservazione delle immagini per soli 7 giorni (così come stabilito dallaDirezione provinciale del lavoro di Lodi nel 2011) sovente precluderebbel'accertamento delle cause dei possibili ammanchi o dei danneggiamenti dellemerci, con conseguente impossibilità per le Forze dell'ordine di acquisireelementi utili per individuare i responsabili. Talesituazione, di per sé penalizzante, da un lato avrebbe spinto la "HH"-unico cliente- a sollecitare con forza l'implementazione di misure disicurezza "eccezionali", dall'altro avrebbe portato lo stesso NucleoOperativo dei Carabinieri di Codogno a chiedere a più riprese un miglioramento"dell'attuale sistema di videosorveglianza", anche mediante unampliamento del periodo di conservazione delle immagini (cfr. nota del 5 marzo2013). Ciòpremesso, la società ha chiesto di poter conservare le immagini registrate peralmeno 60 giorni, in modo tale da adeguare il sistema di videosorveglianzaanche agli standard di sicurezza previsti dal sistema di certificazionevolontaria sulla qualità e sicurezza dei servizi legati al trasporto dellamerce, gestito dall'associazione internazionale "Transported assetprotection association" (TAPA), a cui la stessa KW International Ltd.aderisce. Acorredo della presente istanza, la società ha prodotto copia dell'autorizzazionerilasciata dalla Direzione provinciale del lavoro di Lodi il 19 luglio 2011,volta a regolare l'utilizzo del sistema di videosorveglianza rispetto ai rischiconnessi al "controllo indiretto dell'attività lavorativa" deidipendenti; inoltre, la stessa ha dichiarato di aver inoltrato il 25novembre 2012 una nuova istanza alla stessa Direzione del lavoro, "al finedi essere autorizzata ad incrementare la sicurezza con nuovi supportitecnologici" e nuovi "processi di sorveglianza". L'impiantodi videosorveglianza di cui la società già si avvale è parte di un più ampioapparato di sicurezza, che consta anche di un sistema di rilevazione di eventigeneratori di allarme e di dispositivi "metal-detector" installatipresso i varchi del sito produttivo (cfr. Autorizzazione rilasciata dallaDirezione provinciale del lavoro di Lodi in data 19 luglio 2011); inoltre, lasocietà ha riferito di aver predisposto anche un servizio di "vigilanzaarmata", che utilizza "una postazione esterna durante le ore diurneed interna durante le ore notturne"(cfr. nota del 5 marzo 2013). Ilsistema di videosorveglianza attualmente si compone di 78 telecamere, di cui 6situate lungo il perimetro del magazzino ed aventi un angolo di visualeorientato verso l'entrata e verso i punti di carico e di scarico delle merci;di esse, alcune sono mobili e provviste di infrarossi "passivi". Lerimanenti 72 telecamere (di cui alcune mobili), sono tutte posizionateall'interno del magazzino e, in particolare, nei luoghi di ricezione dellemerci, nell'area dei nastri trasportatori e nelle zone di stoccaggio. Lasocietà ha dichiarato che la gestione dell'impianto di videosorveglianza èstata rimessa a XY S.r.l., affidataria del servizio di sicurezza, la quale,designata "responsabile del trattamento", ha accesso, tramite i suoiaddetti, nominati "incaricati del trattamento", alle immaginivisualizzate sui monitor collocati nella stanza "Security manager". Leimmagini, attualmente conservate solo per 7 giorni, sono registrate su 3 servercollocati in una "Security server room" e la loro visione,possibile solo nel caso in cui si rilevino eventuali illeciti, richiedel'utilizzazione di un sistema di "password plurime", che debbonoessere digitate congiuntamente dal responsabile aziendale, dal partner perl'attività di sicurezza (XY S.r.l.) e da un rappresentante dei lavoratoriappositamente nominato, i quali sono stati anch'essi designati "incaricatidel trattamento". Inoltre,la Società ha affermato di aver assolto all'obbligo di rendere l'informativaapponendo dei cartelli sia all'interno che all'esterno del magazzino (cfr. notapervenuta il 26 agosto 2013). L'odiernarichiesta di poter allungare il termine di conservazione delle immaginivideoregistrate presso il centro logistico di JJ deve essere valutata alla lucedei principi di necessità, proporzionalità, finalità e correttezza posti dalCodice (artt. 3 e 11 del Codice), espressamente richiamati anche nelProvvedimento generale in materia di videosorveglianza dell'8 aprile 2010. Inparticolare, secondo tale provvedimento l'allungamento dei tempi diconservazione dei dati oltre i sette giorni, giustificabile solo in casieccezionali, deve essere adeguatamente motivato "con riferimento ad unaspecifica esigenza di sicurezza perseguita, in relazione a concrete situazionidi rischio riguardanti eventi realmente incombenti e per il periodo di tempo incui venga confermata tale eccezionale necessità". Nelcaso in questione, la società ha posto a base dell'istanza due distinteesigenze. Suun piano più generale, KW S.p.A. ha affermato che la necessità di allungare itempi di conservazione delle immagini deriverebbe dall'esigenza di essere inlinea con i "gli standard di sicurezza internazionali" e,segnatamente, con quelli fissati dalla Transported asset protection association(TAPA), i quali sono comunemente considerati nel settore come standardfondamentali per garantire al meglio la sicurezza dei magazzini, dei centrilogistici e delle merci trasportate. Nel caso specifico, il Regolamento TAPAprevede espressamente, come livello massimo di sicurezza, che le immaginivideoregistrate siano conservate almeno 30 giorni. Perciò che riguarda il valore legale degli standard TAPA (determinati dallasuddetta Associazione), si deve rilevare che essi non sono giuridicamentevincolanti, perché stabiliti da un ente privato. Però, al contempo, non può nontenersi conto del fatto che detta associazione, composta da più di 600 membritra produttori, fornitori di servizi logistici e corrieri espressi, cooperacostantemente a stretto contatto con Forze di polizia e di sicurezza (lawenforcement agencies - LEA) e con enti pubblici, perseguendo l'obiettivo comunedi ridurre le perdite sofferte dalla catena di approvvigionamentointernazionale attraverso la prevenzione di furti e danneggiamenti, legati, inalcuni casi, anche ad atti di terrorismo internazionale. Anzi,proprio perché ritenuti tecnicamente validi e, al contempo, rivolti ad unsettore di rilevante interesse pubblico, spesso sono le stesse autoritàpubbliche a promuoverne l'osservanza o, addirittura, a fare diretto riferimentoad essi. Pertanto,si deve ritenere che, oramai, gli standard di sicurezza in questione, di fatto,abbiano assunto un'importanza fondamentale sia in sede nazionale, sia in sedeinternazionale, venendo a costituire –benché posti da un ente privato- unineludibile punto di riferimento per tutti coloro che si trovino ad operare nelsettore dell'approvvigionamento delle merci. Inoltre,sempre sotto il profilo dell'osservanza degli standard di sicurezza, si devesottolineare che la società, in qualità di titolare di un "depositodoganale" (cfr. art. 98-113 del Codice doganale comunitario), ha il doveredi garantire che le merci, durante tutto il periodo di permanenza al suointerno (art. 101), restino a disposizione dell'Autorità doganale per eventualicontrolli, con contestuale assunzione della precisa responsabilità di"fornire un'adeguata protezione della zona di magazzinaggio contro leintrusioni esterne" (cfr. "Taxud/B2/047/2011 rev.3). Insecondo luogo, KW S.p.A. ha affermato che la necessità di conservare leimmagini per 60 giorni sarebbe collegata all'esigenza di proteggere ilpatrimonio aziendale, altrimenti non adeguatamente tutelabile in ragione dellepeculiari modalità di svolgimento dell'attività lavorativa che, di fatto,impedirebbero un repentino accertamento di eventuali danneggiamenti o di furtidi merce. Inproposito, la Società ha riferito che, spesso, nonostante l'effettuazione dispecifiche attività di monitoraggio all'interno delle aree di stoccaggio,numerosi danneggiamenti o ammanchi di merci possono essere rilevati soltanto adistanza di un notevole lasso temporale, con la conseguenza che tra il momentodella constatazione dell'illecito e quello della visione delle immaginiregistrate può intercorrere un lasso temporale assai ampio, che sovente puòarrivare anche a 60 giorni. Adavviso di questa Autorità, all'esito dell'istruttoria sono emersi elementi cheinducono a ritenere che la richiesta della società possa essere ritenutaconforme ai principi posti dagli artt. 3 e 11 del Codice. Inparticolare, sia l'avvenuta installazione del sistema di videosorveglianza, sial'odierna richiesta di allungamento dei tempi di conservazione delle immaginiregistrate presso il sito trovano la loro giustificazione in obiettive esigenzedi tutela del patrimonio aziendale e nel legittimo interesse del titolare voltoa prevenire o a far perseguire possibili illeciti posti in essere a dannodell'azienda, dei suoi dipendenti o dei clienti, aspetti che possono trovaretutela attraverso l'applicazione dell'istituto del bilanciamento degliinteressi (art. 24, comma 1, lett. g) del Codice), così come attuato dalprovvedimento sulla videosorveglianza dell'8 aprile 2010 (cfr. 6.2.2). Piùspecificamente, i ripetuti e documentati atti criminosi che hanno interessatoil magazzino di JJ nel corso negli ultimi anni, favoriti dall'ubicazioneisolata del sito e dall'ingente valore della merce conservata (cfr., tra letante, la denunzia sporta il 1° febbraio 2012, allorché fu accertata l'avvenutasottrazione di ben 348 I-Phone), dimostrano l'esigenza di rafforzare il livellodi sicurezza interno all'azienda, mentre le obiettive difficoltà di accertarein tempi brevi –nonostante le procedure di verifica già implementate- gliilleciti perpetrati a danno del patrimonio aziendale valgono a giustificare lapretesa di procedere ad una conservazione fino a 60 giorni delle immaginiregistrate, per consentire all'Autorità giudiziaria di individuare iresponsabili. Sulpiano della sicurezza dei dati, la procedura di accesso predisposta dallasocietà risulta pienamente adeguata, consentendo di prendere visione delleregistrazioni solo in caso di necessità, per il tramite di appositi soggettidesignati "incaricati del trattamento" e con l'osservanza di unsistema di autenticazione basato sulla digitazione di "passwordplurime", così come stabilito dalla Direzione territoriale del lavoro diLodi. Pertanto,alla luce delle dichiarazioni rese (della cui veridicità KW S.p.A. ha assuntoogni responsabilità - anche penale - ai sensi dell'art. 168 del Codice) e,segnatamente, delle illustrate modalità di funzionamento dell'impianto, volto atutelare il patrimonio aziendale e la sicurezza delle merci stoccate, questaAutorità ritiene che la richiesta di verifica preliminare possa essere accoltanei termini richiesti. L'accessoalle immagini registrate, ovviamente, potrà essere effettuato solo nel caso incui vengano ravvisati o segnalati eventuali illeciti, oppure allorché pervengauna richiesta in tal senso da parte dell'Autorità giudiziaria. Roma, 13 marzo 2014
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