| Garante per la protezione dei dati personali Allungamento dei tempi diconservazione delle immagini registrate attraverso i sistemi divideosorveglianza. Verifica preliminare richiesta da SAES Advanced TechnologiesS.p.A. PROVVEDIMENTO DEL 30 GENNAIO 2014 Registro dei provvedimenti n. 40 del 30 gennaio 2014 IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATIPERSONALI Nellariunione odierna, in presenza del dott. Antonello Soro, presidente, delladott.ssa Augusta Iannini, vice presidente, della prof.ssa Licia Califano edella dott.ssa Giovanna Bianchi Clerici, componenti, e del dott. GiuseppeBusia, segretario generale; Esaminatala richiesta di verifica preliminare presentata da SAES Advanced TechnologiesS.p.A. ai sensi dell'art. 17 del d.lg. 30 giugno 2003, n. 196 (Codice in materiadi protezione dei dati personali); Vistoil provvedimento generale in materia di videosorveglianza dell' Esaminatala documentazione acquisita agli atti; Vistele osservazioni formulate dal segretario generale ai sensi dell'art. 15 delregolamento del Garante n. 1/2000; Relatorela dott.ssa Augusta Iannini; PREMESSO Indata 4 aprile 2013, SAES Advanced Technologies S.p.A., in ossequio a quantoprescritto dal provvedimento in materia di videosorveglianza dell'8 aprile2010, ha formulato un'istanza di verifica preliminare (art. 17 del Codice) alfine di poter conservare per 30 giorni –poi estesi a 75 giorni, conrichiesta del 16 ottobre 2013- le immagini registrate attraverso i sistemi divideosorveglianza istallati presso i due siti produttivi di Avezzano, ubicati,rispettivamente, in via Nobel e in via Diesel. Lasocietà ha dichiarato di occuparsi della produzione, vendita ed esportazione dicomponenti assorbenti ("getter") destinati al settore delle lampade,di pompe a diffusione, criostatiche e ad assorbimento, di leghe metallichecompresse (c.d. pillole) con caratteristiche assorbenti, nonché dellostoccaggio dello "zirconio", materiale estremamente delicato perchéutilizzato anche nell'ambito della tecnologia nucleare, tanto che la suaimportazione è soggetta al rilascio di un'apposita autorizzazione ministeriale(vedi all. b) alla nota del 16 ottobre 2013). Lasocietà ha riferito che i prodotti in questione sono destinati ad essereimpiegati da parte dell'industria automobilistica, aeronautica e medicale, dailaboratori di ricerca nazionali ed internazionali, dalle "industrie produttricidi tubi di potenza, sottovuoto, di grandi dimensioni o di dispositiviminiaturizzati come i sistemi microelettronici e micromeccanici realizzati insilicio", nonché dalle imprese "utilizzatrici di materiali avanzatied in particolare delle leghe a memoria di forma". Avendoraggiunto nel corso degli anni una posizione di prestigio a livello mondiale,sia per la "particolarità dei prodotti" realizzati, sia per "ledimensioni e l'importanza" dei propri clienti (tra cui diverse aziendeleader nel campo dell'elettronica e dell'illuminazione, varie Università ed ilCentro di Ricerca Nucleare Europeo-C.E.R.N.), la società ha dichiarato diessersi indotta a chiedere alle Autorità doganali il rilascio dellacertificazione A.E.O. (Authorized Economic Operator), al fine di poter ridurresia il numero dei controlli e delle ispezioni doganali sulle merci in partenza,sia i costi di spedizione e i tempi di transito, come richiesto anche daipropri clienti internazionali (all.b) alla nota del 16 ottobre 2013). Inoltre,la società ha anche riferito di aver presentato all'Enac, in data 18 febbraio2013, la richiesta per ottenere il riconoscimento della qualifica di"mittente conosciuto" (così come definita dal Reg. CE n. 300/2008 edal Reg. CE n. 185/2010), con conseguente imminente assunzione dell'obbligo digarantire "un livello di sicurezza sufficiente a proteggere dainterferenze illecite" (cfr. Reg. CE n. 185/2010, par. 6.4.2.1) i propriprodotti, anche attraverso l'impiego di "procedure conformi a norme e disposizionicomuni di sicurezza tali da consentire il trasporto della merce [Š] suaeromobili di qualsiasi tipo" (cfr. art. 3, punto 27 del Reg. CE n.300/2008). Infine,rispetto alla spedizione dei beni prodotti, la società ha precisato che lemerci, una volta uscite dai magazzini, sono inviate dagli spedizionieri ocouriers "direttamente alle compagnie aeree e marittime, per l'inoltro alcliente finale" (cfr. nota del 16/10/2013). Ciòpremesso, la società ha riferito che le ragioni dell'odierna istanza risiedononell'esigenza di rafforzare il livello di sicurezza interna ai siti produttiviinteressati, anche in considerazione dell'avvenuto rinvenimento di alcunivolantini di carattere minatorio rivolti ai due maggiori azionisti; ciòcomporta la necessità di un severo monitoraggio delle realtà aziendali e,soprattutto, dell'area di ingresso al reparto produttivo A.M.D., sottoposta adaccessi limitati anche in ragione della pericolosità di alcuni materialiimpiegati, in linea con i livelli di sicurezza richiesti dalle Autoritàdoganali e con gli obblighi derivanti dalla qualifica di "mittenteconosciuto", in via di acquisizione. Inparticolare, la società ha dichiarato che l'Autorità Doganale, pur non avendofissato uno specifico termine di conservazione delle immagini registrate dagliimpianti di videosorveglianza (che, comunque, debbono operare H/24), pretendel'adozione di un livello di sicurezza in grado di impedire un accesso illecitoalle zone di spedizione e carico delle merci, nonché l'introduzione o la sostituzionedi materiali all'interno dei colli destinati all'esportazione. Pertanto,SAES Advanced Technologies S.p.A. ha manifestato l'intenzione di predisporredistinti sistemi per la conservazione delle immagini rilevate presso i due sitiproduttivi: un primo sistema, utilizzato unicamente dalla società, programmatoper conservare le immagini per soli sette giorni; un altro, destinato ad essereutilizzato solo da specifiche "autorità di controllo", programmatoper una loro conservazione per 75 giorni. Acorredo della presente istanza, la Società ha fatto pervenire copia di unaccordo sindacale raggiunto con le O.O.S.S. in data 30 ottobre 2013, con ilquale è stata convenuta la custodia delle immagini per 75 giorni, riservandonein tal caso l'accesso alle "sole Autorità preposte in caso di necessità(Autorità doganali – Autorità giudiziaria – Ministero dellosviluppo economico – Asl ecc.)". Idue siti produttivi sono dotati di impianti di videosorveglianza che,attualmente, effettuano la sola rilevazione delle immagini. Letelecamere, di cui 9 presso il sito di via Nobel e 16 presso quello di viaDiesel, sono collocate principalmente nella parte esterna, al fine dimonitorare in tempo reale il perimento dei due stabilimenti, i parcheggiinterni e le aree delle operazioni di carico, scarico e movimentazione deiprodotti. Riguardoalle telecamere interne, invece, è stato dichiarato e documentato (cfr. fotoallegate alla nota del 16 ottobre 2013) che in via Nobel è presente un'unicatelecamera posizionata all'ingresso del reparto A.M.D. (ove vengono utilizzatesostanze "pericolose"), per permettere al personale addetto diverificare l'avvenuta osservanza delle "procedure previste per poteraccedere al reparto" (cfr. pag.7 all. B); in relazione al sito di viaDiesel, invece, le telecamere interne (in numero di 8) sono volte a monitorarealcuni reparti di produzione, l'ingresso ad alcuni uffici ed i limitroficorridoi, le scale di emergenza, la cassaforte e gli scaffali dedicati allostoccaggio dei fusti contenenti lo zirconio, al fine di impedire o, comunque,accertare eventuali sottrazioni, furti o manomissioni, in aderenza a quantorichiesto ai possessori della qualifica di A.E.O. Lasocietà ha dichiarato che gli impianti sono attualmente impostati perregistrare le immagini 24 ore su 24, che verranno archiviate, per soli settegiorni, su 2 DVR collocati nelle portinerie dei due siti produttivi. Quantoalla visione delle immagini in diretta, è stato specificato che presso ciascunaportineria sono presenti anche 2 monitor dove sono visualizzabilicontemporaneamente tutte le immagini provenienti dalle telecamere del singolosito, previa digitazione di apposita password personalizzata da parte deidipendenti della Società Portierato Marsica Servizi Cooperativa; al contrario,la visione delle immagini registrate risulterà riservata ai soli dipendentidell'ufficio "sicurezza interno" della SAES Advanced TechnologiesS.p.A., deputati a verificare anche le entrate al reparto di produzione A.M.D. Perciò che concerne invece la conservazione delle stesse immagini per 75 giorni, èstato dichiarato che essa verrà effettuata esclusivamente in favore delle c.d."Autorità preposte" e, cioè, dell'Autorità giudiziaria, delleAutorità doganali, delle A.s.l. e, all'esito dell'ottenimento delriconoscimento della qualità di "mittente conosciuto", dell'Enac(cfr. nota del 16 ottobre 2013 – all. B); nota del 27 novembre 2013),unici soggetti che potranno avere accesso alle registrazioni; a tal fine, lasocietà ha riferito di aver previsto l'installazione di un apposito"server" (unità di back-up), collocato nella "computerroom" del sito produttivo ubicato in Via Diesel, dove verrà conservata unacopia delle immagini, che potranno formare oggetto di accesso solo conl'intervento del Responsabile It-Amministratore di sistema o, eventualmente, didue suoi collaboratori, tutti muniti di apposite credenziali e espressamentenominati incaricati del trattamento (cfr. nota del 3 dicembre 2013). Infine,per quanto riguarda l'obbligo di rendere l'informativa di cui all'art. 13 delCodice, la società ha riferito di aver già predisposto i relativi cartelli(cfr. nota del 4 aprile 2013). Peruna corretta valutazione della vicenda occorre prendere le mosse dallapeculiare attività produttiva svolta da SAES Advanced Technologies S.p.A., che,pur essendo per lo più esercitata presso i propri stabilimenti, è comunquesoggetta alle stringenti norme internazionali volte al rafforzamento dellasicurezza delle persone e delle merci lungo tutta "la catena diapprovvigionamento" del commercio internazionale (cfr. Comunicazione dellaCommissione al Parlamento Europeo ed al Consiglio – com.(2010) 386definitivo -"La politica antiterrorismo dell'UE: principali risultati esfide future", pag. 7). Alriguardo, vale rilevare che l'Unione europea è fortemente impegnata a dareattuazione al quadro normativo deliberato dall'Organizzazione mondiale delledogane, denominato SAFE (Framework of Standards to Secure and Facilitate Globaltrade -adottato dal Consiglio della stessa Organizzazione nel giugno del 2005),teso a sviluppare una serie di standard internazionali volti a garantire lasicurezza nella catena logistica e, conseguentemente, a facilitare ilcommercio. Proprioin ragione di tale obiettivo, la Commissione europea ha apportato modifiche intema di sicurezza al vigente "codice doganale comunitario" (Reg. (CE)n. 648/2005 e Reg. (CE) n. 1875/2006), introducendo obblighi riguardo alleinformazioni preliminari sulle merci e sulla gestione degli eventuali rischi eprevedendo anche la creazione della figura dello "Operatore economicoautorizzato" (già promossa all'interno del programma SAFE). Conparticolare riferimento, poi, al settore dell'aviazione civile, questa stessaAutorità, in occasione dell'esame di alcune richieste di verifica preliminare,ha avuto modo di appurare che le norme internazionali e comunitarie–ancor prima di quelle poste in sede nazionale- richiedono l'osservanzadi un alto livello di sicurezza durante tutte le fasi in cui si articolal'attività di trasporto aereo, anche attraverso l'assunzione di impegni volti asviluppare standard internazionali per garantire la sicurezza nella catenalogistica e, al contempo, per facilitare il commercio (cfr. Provvedimento del Inragione di ciò, si deve ritenere che l'utilizzazione, anche da parte di SAESAdvanced Technologies S.p.A., di impianti di videosorveglianza presso i proprisiti produttivi sia del tutto giustificata. Perquanto concerne, poi, l'odierna richiesta di poter allungare il termine diconservazione delle immagini videoregistrate sino a 75 giorni, essa deve esserevalutata alla luce dei principi di necessità, proporzionalità, finalità ecorrettezza posti dal Codice (artt. 3 e 11 del Codice), espressamenterichiamati anche nel Provvedimento generale in materia di videosorveglianzadell'8 aprile 2010. In particolare, secondo tale provvedimento l'allungamentodei tempi di conservazione dei dati oltre i sette giorni, giustificabile soloin casi eccezionali, deve essere adeguatamente motivato "con riferimentoad una specifica esigenza di sicurezza perseguita, in relazione a concretesituazioni di rischio riguardanti eventi realmente incombenti e per il periododi tempo in cui venga confermata tale eccezionale necessità Nelcaso in questione, la società ha posto a base dell'istanza due distinteesigenze. Inprimo luogo, SAES Advanced Technologies S.p.A. ha affermato che la necessità diconservare le immagini fino a 75 giorni sarebbe collegata alle peculiarimodalità di svolgimento dell'attività lavorativa che, di fatto, impedirebberodi poter individuare tempestivamente eventuali anomalie o manomissioni,soprattutto in ragione dei lunghi tempi necessari per il trasporto delle merciper via marittima. Alriguardo, la società ha precisato che l'esigenza di conservare le immagini perun periodo così lungo deriva dalla necessità di "coprire tutto il lasso ditempo necessario per l'uscita delle merci dal territorio italiano, il trasportodelle stesse, anche via mare, l'arrivo presso le dogane asiatiche o americane elo sdoganamento in ingresso nei vari Paesi" (nota del 4 aprile 2013).Infatti, in caso di eventi dannosi da interferenze illecite che venganoaccertati al termine del trasporto o, in casi non infrequenti, anche varigiorni dopo l'arrivo a destinazione della merce, la ricostruzione delle causedi tali eventi può doversi basare su registrazioni di svariati giorni prima, lequali, soprattutto per le spedizioni via mare, possono essere antecedenti lasettimana (a tal proposito, la società, basandosi sull'esperienza maturata, haevidenziato che in alcuni casi le merci sono solite giungere presso i porti didestinazione dopo circa due mesi e mezzo dalla loro uscita dai sitiproduttivi). E ciò a tacere del fatto che, ai sensi dell'art. 1698 del codicecivile, in caso di "perdita parziale" o "avaria nonriconoscibili al momento della riconsegna", è riconosciuta all'interessatola possibilità di effettuare la denunzia fino ad otto giorni dopo ilricevimento della spedizione. Insecondo luogo, SAES Advanced Technologies S.p.A. ha affermato che, in caso dirichiesta da parte delle Autorità doganali, le spedizioni custodite nei proprimagazzini debbono essere trattenute "per controlli di natura fiscale,vigilanza contro il narco-traffico, la frode commerciale, la violazione didiritti di proprietà industriale, il furto, la manomissione ed ilcontrabbando" (cfr. all b nota del 16/10/2013); a ciò si aggiunge il fattoche la Società, in virtù del suo status di "Operatore economicoautorizzato", ha anche il dovere di mettere a disposizione delle Autoritàdoganali le immagini registrate "in caso di eventuali problematicheriguardanti prodotti esportati, quali manomissione colli, modificazioneetichettatura merci pericolose ecc.", al fine di permetterel'individuazione delle relative cause e degli eventuali responsabili (cfr. notadel 6 maggio 2013). Adavviso di questa Autorità, all'esito dell'istruttoria sono emersi elementi cheinducono a ritenere che la richiesta della società sia conforme ai principiposti dagli artt. 3 e 11 del Codice. Inparticolare, la specifica attenzione posta non solo a livello internazionale edeuropeo, ma anche a livello nazionale rispetto alla fissazione e alla comuneosservanza di elevati standard di sicurezza (vedi, in proposito, anche lestringenti garanzie richieste dall'Enac ai c.d. "mittenticonosciuti"), nonché l'acclarata difficoltà della società di accertare, intempi più contenuti, eventuali illeciti verificatisi in occasione dellespedizioni, soprattutto in caso di esportazioni via mare, valgono a giustificarela pretesa di procedere ad una conservazione delle immagini videoregistratefino a 75 giorni, all'esclusivo fine dell'accertamento degli accadimenti edell'individuazione degli eventuali responsabili da parte dell'Autoritàgiudiziaria e delle altre Autorità indicate dalla legge. L'accessoalle immagini registrate, pertanto, potrà essere effettuato solo nel caso incui vengano ravvisati o segnalati eventuali illeciti, oppure allorché pervengauna richiesta in tal senso da parte dell'Autorità giudiziaria. Ciòpremesso, sul piano organizzativo si rileva che, attualmente, il controllodelle immagini trasmesse in diretta sui monitor ubicati presso le portineriedei due siti produttivi è rimesso ad un soggetto terzo, il quale, però, non èstato ancora nominato responsabile del trattamento. Trattandosi di soggettodistinto da SAES Advanced Technologies S.p.A., si rende necessario chequest'ultima, titolare del trattamento, provveda ad una designazione in talsenso, mentre sarà obbligo del soggetto designato di nominare i propridipendenti quali "incaricati del trattamento". Pertanto,alla luce delle dichiarazioni rese (della cui veridicità SAS AdvancedTechnologies S.p.A. ha assunto ogni responsabilità - anche penale - ai sensidell'art. 168 del Codice) e, segnatamente, delle illustrate modalità difunzionamento dell'impianto, volto a tutelare il patrimonio aziendale e lasicurezza delle spedizioni, questa Autorità ritiene che la richiesta diverifica preliminare possa essere accolta nei termini di cui sopra. Roma, 30 gennaio 2014
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