| Garante per la protezione dei dati personali Parere su una bozza di circolarerelativa alle iscrizioni alle scuole dell'infanzia e alle scuole di ogni ordinee grado, cartacee e on line, per l'anno scolastico 2014/2015 PROVVEDIMENTO DEL 12 DICEMBRE 2013 Registro dei provvedimenti n. 563 del 12 dicembre 2013 IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATIPERSONALI Nellariunione odierna, in presenza del dott. Antonello Soro, presidente, delladott.ssa Augusta Iannini, vicepresidente, della prof.ssa Licia Califano e delladott.ssa Giovanna Bianchi Clerici, componenti e del dott. Giuseppe Busia,segretario generale; Vistala richiesta di parere del Ministero dell'istruzione, dell'università e dellaricerca in relazione alla circolare "relativa alle iscrizioni alle scuoledell'infanzia e alle scuole di ogni ordine e grado, cartacee e on line, perl'anno scolastico 2014/2015" (nota prot. n. 6260 del 20 novembre 2013); Vistol'articolo 154, commi 4 e 5, del Codice in materia di protezione dei datipersonali, d.lgs. 30 giugno 2003, n. 196 (di seguito Codice); Vistala documentazione in atti; Vistele osservazioni dell'Ufficio formulate dal segretario generale ai sensidell'art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000; Relatorela dott.ssa Augusta Iannini; PREMESSO Aseguito di una recente riforma normativa, le iscrizioni alle istituzioniscolastiche statali di ogni ordine e grado devono essere effettuateesclusivamente in modalità on line, attraverso un apposito applicativo che ilMinistero dell'Istruzione, dell'Università e della Ricerca (di seguitoMinistero) mette a disposizione delle scuole e delle famiglie (art. 7, comma28, del d.l. 6 luglio 2012 n. 95, convertito, con modificazioni, in legge 7agosto 2012, n. 135). IlMinistero ha, pertanto, predisposto una bozza di circolare (di seguito"circolare") "relativa alle iscrizioni alle scuole dell'infanziae alle scuole di ogni ordine e grado, cartacee e on line, per l'anno scolastico2014/2015" recante le istruzioni per le iscrizioni alle scuoledell'infanzia e alle scuole di ogni ordine e grado, destinata, in particolare,alle istituzioni scolastiche, alle Direzioni Scolastiche Regionali alle Regionied agli Enti Locali. Consideratoche le predette operazioni comportano la raccolta ed il successivo trattamentodi numerosi dati personali, riferiti per lo più a soggetti minori di età, ilMinistero ha ritenuto opportuno preliminarmente coinvolgere il Garante inalcuni incontri sul tema e successivamente sottoporre al Garante la predettacircolare per le valutazioni di competenza. OSSERVA Aisensi dell'art. 7, comma 28, del d.l. n. 95 del 2012, convertito conmodificazioni in legge n. 135 del 2012, le iscrizioni alle istituzioniscolastiche statali di ogni ordine e grado devono essere effettuateesclusivamente in modalità on line, attraverso un apposito applicativo che ilMinistero mette a disposizione delle scuole e delle famiglie. Sullabase di tale riforma normativa, attraverso la circolare in esame, il Ministeroha inteso fornire, alle istituzioni scolastiche le indicazioni necessarieall'espletamento delle procedure di iscrizione tramite Internet, conparticolare riferimento alla raccolta attraverso i moduli di iscrizione deidati personali a tal fine necessari. Nellacircolare è spiegato che il Ministero ha realizzato una procedura informaticadi facile accesso, disponibile sul portale MIUR, per poter effettuare conmodalità on line le iscrizioni degli alunni. Leistituzioni scolastiche destinatarie delle domande offrono un servizio disupporto per le famiglie prive di strumentazioni informatica. IlMinistero ha previsto che le istituzioni scolastiche curano la redazione delproprio modulo di iscrizione attraverso un'apposita funzionalità disponibilesul portale ministeriale SIDI nell'area di "Gestione Alunni", percorso"iscrizioni OnLine". Imodelli di domanda sono resi disponibili alle famiglie attraversol'applicazione Internet "iscrizioni on line" a cui si può accederedal sito istituzionale del Ministero. Talimoduli devono essere compilati per l'iscrizione alle istituzioni scolastichestatali di ogni ordine e grado, fatta eccezione per la scuola dell'infanzia. Intali casi, infatti, è ancora necessario che i genitori dei futuri allievi sirechino presso le scuole per la compilazione del modello di iscrizione. Imoduli di iscrizione on line si compongono di una parte uguale per tutte lescuole, predisposta dal Ministero per la raccolta delle informazioni essenzialirelative all'alunno (tra cui in particolare, codice fiscale, nome, cognome,data di nascita e residenza) e al relativo nucleo familiare e di una sezionepersonalizzata dalla scuola, che, anche sulla base di un elenco predisposto dalMinistero, può richiedere ulteriori informazioni necessarie al fine diconsentire agli interessati di esprimere le proprie scelte in ordine allapossibilità di fruire dei servizi previsti dalla scuola sulla base del POF(piano dell'offerta formativa) nell'ambito della propria autonomia didattica(d.P.R. 08 marzo 1999, n. 275). Inrelazione al piano dell'offerta formativa dei singoli istituti, è previsto chele richieste di ulteriori informazioni, da inserire nella sezionepersonalizzata dalle scuole dei moduli di iscrizione devono essere definite condelibera del Consiglio di Istituto. Alriguardo il Ministero, recependo le indicazioni fornite dall'Ufficio nel corsodi specifici incontri sul tema, ha in primo luogo precisato che prima dellacompilazione dei moduli di iscrizione deve essere resa agli interessatiun'idonea informativa sul trattamento dei dati personali, ai sensi dell'art. 13del Codice, della quale deve essere garantita la più ampia conoscibilità. Inparticolare, con riferimento all'iscrizione on line, è previsto che la paginarecante l'informativa sia visualizzata prima dell'accesso alle pagine delmodello di iscrizione da compilare e che un flag ne registri la presa visione. Perle iscrizioni alla scuola dell'infanzia, che come precisato non vengonoeffettuate on line, ovvero per le istituzioni scolastiche paritarie che nonaderiscono al sistema di iscrizione on line, (per le scuole paritarie lapartecipazione al progetto iscrizioni on line è, infatti, facoltativo)l'informativa deve essere opportunamente allegata al modello di iscrizionecartacea. Inogni caso, è fatta salva la possibilità per le singole istituzioni scolastichedi utilizzare anche ulteriori modalità di pubblicizzazione dell'informativa,quale, ad esempio, la pubblicazione del relativo testo sul sito web dellascuola. IlMinistero, inoltre, ha specificato che le scuole, che nell'ambito della propriaautonomia didattica intendono integrare ed adeguare il modulo di iscrizione perfornire agli studenti ulteriori servizi in base al proprio POF, possonoraccogliere solo informazioni strettamente pertinenti e non eccedenti rispettoa ciascuna specifica finalità perseguita (art. 11 del Codice). Recependoanche sul punto le indicazioni dell'Ufficio del Garante, il Ministero haopportunamente rappresentato alle scuole come effettuare la valutazione dellapertinenza e non eccedenza dei dati personali, ad esempio verificando se i datiraccolti siano effettivamente attinenti e correlati alla finalità consideratanell'ambito dell'offerta formativa e se la stessa, tenuto anche conto delbagaglio informativo già a disposizione della scuola, possa essere comunquevalidamente raggiunta con l'esclusivo uso dei dati già raccolti dalla scuola eselettivamente individuati (art. 3 del Codice). Lepredette valutazioni devono essere puntualmente evidenziate nelle delibere delConsiglio di Istituto nell'ambito delle quali, come detto, devono esseredefinite, di volta in volta, le ulteriori informazioni da inserire nellasezione personalizzata dalle scuole dei moduli di iscrizione IlMinistero ha, infine, precisato che le scuole potranno conservare, con modalitàche consentano l'identificazione degli interessati, i moduli di iscrizionerelativi agli studenti che pur avendo presentato la domanda non si siano perqualsiasi ragione iscritti, solo per le finalità espressamente previste dallanormativa di settore e per un periodo di tempo non superiore a quello a talifini strettamente necessario (cfr. art. 11 del Codice). TUTTO CIO' PREMESSO IL GARANTE aisensi dell'art. 154, commi 4 e 5, del Codice, esprime parere favorevole sullabozza di circolare ministeriale "relativa alle iscrizioni alle scuoledell'infanzia e alle scuole di ogni ordine e grado, cartacee e on line, perl'anno scolastico 2014/2015". Roma, 12 dicembre 2013
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