Conservazione di immagini acquisite attraverso unsistema di videosorveglianza - Verifica preliminare richietsa da Con.Fid s.r.l.

PROVVEDIMENTO DEL 6 GIUGNO 2013

Registrodei provvedimenti
 n. 278 del 6 giugno 2013

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

Nellariunione odierna, in presenza del dott. Antonello Soro, presidente, delladott.ssa Augusta Iannini, vice presidente, della prof.ssa Licia Califano edella dott.ssa Giovanna Bianchi Clerici, componenti, e del dott. GiuseppeBusia, segretario generale;

Esaminatala richiesta di verifica preliminare presentata da Con.Fid s.r.l. ai sensidell'art. 17 del d.lg. 30 giugno 2003, n. 196 (Codice in materia di protezionedei dati personali);

Visto ilprovvedimento generale in materia di videosorveglianza dell'8 aprile 2010, con particolare riferimento alpunto 3.4;

Esaminatala documentazione acquisita agli atti;

Viste leosservazioni formulate dal segretario generale ai sensi dell'art. 15 delregolamento del Garante n. 1/2000;

Relatorela prof.ssa Licia Califano;

PREMESSO

1.L'istanza della società.

In data27 aprile 2012, Con.Fid s.r.l., in ossequio a quanto prescritto dalprovvedimento in materia di videosorveglianza dell'8 aprile 2010, ha formulatoun'istanza di verifica preliminare (art. 17 del Codice) al fine di poterconservare per 30 giorni le immagini registrate attraverso il sistema divideosorveglianza istallato all'interno del capannone-magazzino ubicato inBolzano, in via Toni Ebner n. 20, preso la sede della filiale SDA ExpressCourier di Bolzano.

Con.Fids.r.l., in primo luogo, ha dichiarato di operare nel settore dei trasporti e disvolgere in tutta la provincia di Bolzano attività di smistamento,distribuzione, consegna e ritiro pacchi e corrispondenza per conto di SDAExpress Courier e di UPS-United Parcel Service, società di trasporto facentiparte dell'Associazione Corrieri Aerei Internazionali.

Inoltre,al fine di chiarire le reali condizioni di svolgimento dell'attività produttivaall'interno dell'azienda, la società ha illustrato le diverse fasi in cui essaquotidianamente si articola e le relative modalità di espletamento. Inproposito, è stato riferito che, nel corso della prima fase, che va dalle ore05.00 alle 11.00, il personale, una volta scaricate le circa 5000 spedizionigiornaliere provenienti dai centri di smistamento della SDA Express Courier(segnatamente, di Bologna e di Milano) e di UPS, inizialmente provvede apesare, fotografare ed etichettare i colli per poterli "tracciare";successivamente, gli stessi vengono trasferiti su altri furgoni di proprietà di"vari padroncini", che provvedono alla loro consegna nell'ambitodella provincia. Dalle ore 16.00 alle 20.00, invece, si procede al carico dellespedizioni ritirate dai corrieri presso i clienti (nell'ordine di circa1000-1200), al loro tracciamento e al loro trasferimento presso gli HUB diMilano e Bologna.

Per losvolgimento dell'attività di smistamento dei colli all'interno del magazzino,Con.Fid s.r.l. ha dichiarato di avvalersi anche dei servizi della CooperativaA&R Service, che effettua attività di facchinaggio.

Per ciòche riguarda, in particolare, l'attività di videosorveglianza espletataall'interno del magazzino, volta a monitorare la merce e i suoi varispostamenti dal momento dell'ingresso nella struttura sino a quello della suafuoriuscita, la società ha dichiarato che essa, attualmente, sarebbe"insufficiente", in quanto i ridotti tempi di conservazione delleimmagini registrate dall'impianto, limitati a sole 24 ore (come autorizzatidall'Ufficio Tutele sociale del Lavoro di Bolzano ai sensi dell'art. 4, comma 2della legge 300/1970), non renderebbero possibile effettuare una concretaverifica riguardo a possibili "ammanchi" di merci o ad eventualidanneggiamenti dei colli.

Pertanto,stante l'esigenza di rafforzare il livello di sicurezza delle merci custoditee, al contempo, di rispondere alle richieste in tal senso provenienti da SDAExpress Courier e Ups-United Parcel Service -che, imponendo "unatempistica specifica per la consegna della merce", di fatto rendononecessario "implementare stringenti misure di sicurezza lungo tutta lafiliera al fine di garantire la celerità del servizio" e l'integrità dellespedizioni (cfr. nota del 6/11/2012)-, la società ha ritenuto di presentarel'odierna richiesta di autorizzazione per poter conservare le immagini per 30giorni.

2. Ilfunzionamento del sistema

L'impiantodi videosorveglianza di cui la Società già si avvale è parte di un più ampioapparato di sicurezza implementato a protezione del magazzino, il quale risultaprovvisto anche di un allarme antintrusione -dotato di sensori di movimento incorrispondenza di porte, finestre, corridoi e lucernai- che viene attivato neisoli periodi di riposo lavorativo.

L'impiantosi compone di 24 telecamere, di cui 9 situate esternamente e aventi un angolodi visuale orientato, rispettivamente, verso la "ribalta esterna"("dove vengono scaricati i camion in arrivo e caricati quelli inpartenza"), lungo il marciapiede (dove vengono caricati i furgoni deicorrieri) e verso il "cancello di entrata nel piazzale". Le altre,invece, sono dislocate all'interno del magazzino e, in particolare, "soprai nastri trasportatori" [ä], "all'interno dello spazio adibito allalavorazione dei pacchi", sopra "l'area adibita alla sosta dei pacchi,dopo la lavorazione" e nella zona impegnata per la distribuzione dellamerce ai corrieri di zona; infine, una telecamera è posizionata anche nelcorridoio che collega "il luogo di carico/scarico con il magazzino"(cfr. nota del 27/04/2012, nonché la piantina allegata alla nota del6/11/2012).

Lasocietà ha dichiarato che l'impianto è impostato per registrare in modo continuosolamente "durante gli orari di movimentazione della merce" (e cioèdalle 04.00 alle 11.00 e dalle 16.00 alle 20.00), mentre negli altri momentidella giornata –tra cui la notte- le telecamere restano in modalità"stand by", a meno che non si verifichi un "tentativo diintrusione per furto", nel qual caso è previsto l'azionamento dell'allarmee la contestuale attivazione di tutte le telecamere per acquisire elementi"utili alla ricostruzione del fatto".

Leimmagini, attualmente conservate solo per 24 ore (a meno di proroghe dovute afestività), sono registrate su un server collocato, insieme al monitor, in unlocale chiuso a chiave, al quale possono accedere solo le persone autorizzatealla loro visione in qualità di "responsabili" e"incaricati" del trattamento dei dati.

Circagli incaricati del trattamento, la società ha riferito che essi possonoaccedere alle registrazioni solo "per il tempo strettamente necessario alcontrollo di eventuali immagini legate a problematiche derivate dallalavorazione della merce o per verificare il corretto funzionamentodell'impianto" (cfr. nota del 6 novembre 2012.), escludendo esplicitamente-così come previsto anche nell'autorizzazione rilasciata dall'Ufficio Tutelasociale del lavoro di Bolzano- qualsiasi possibilità di utilizzare il sistemaper controllare a distanza l'attività lavorativa dei dipendenti (cfr. nota del27 aprile 2012).

Inoltre,è stato altresì prodotto un apposito accordo sindacale datato 14 febbraio 2012,dal quale emerge che, a meno di richieste provenienti dall'Autorità giudiziariao dalle Forze dell'ordine, ogni utilizzazione delle immagini deve esserecomunicata ai rappresentanti dei lavoratori, ai quali spetta la possibilità di"effettuare verifiche sulla corretta applicazione dello stesso" accordo.

Riguardo,invece, alla cooperativa A&R Service, la società ha dichiarato che lastessa, che non ha alcun accesso alle immagini del sistema divideosorveglianza, ha già "assicurato ai propri lavoratori il rispettodelle previsioni dell'art. 4 comma 2 della legge 300/1970".

Infine,dopo aver prodotto copia dell'atto di nomina a "responsabile" deltrattamento della Sol Invictus s.r.l. (cfr. e-mail del 29 aprile 2013), qualedelegata alla manutenzione del sistema di videosorveglianza, la Società haaffermato di aver assolto all'obbligo di rendere l'informativa apponendo deicartelli sia all'interno che all'esterno del magazzino (cfr. nota del 27 aprile2012).

3.Presupposti di liceità del trattamento

Per unacorretta valutazione della vicenda occorre prendere le mosse dalla peculiareattività svolta da Con.Fid s.r.l che, pur essendo per lo più esercitata pressoil magazzino, comunque attiene al settore del trasporto aereo, il quale ènotoriamente soggetto a stringenti norme europee ed internazionali volte alrafforzamento della sicurezza delle persone e delle merci lungo tutta "lacatena di approvvigionamento" del commercio internazionale (cfr.Comunicazione della Commissione al Parlamento Europeo ed al Consiglio –com(2010) 386 definitivo -"La politica antiterrorismo dell'UE: principalirisultati e sfide future", pag. 7).

Lastessa Autorità garante, del resto, nell'ambito della sua attività di esame edefinizione di alcune richieste di verifica preliminare provenienti da talespecifico settore, ha avuto modo di appurare quanto le norme internazionali ecomunitarie, prima ancora di quelle poste a livello nazionale, richiedano unalto livello di sicurezza nello svolgimento delle varie fasi in cui si articolal'attività di trasporto aereo, anche attraverso l'assunzione di impegni volti asviluppare standard internazionali per garantire la sicurezza nella catenalogistica e, al contempo, a facilitare il commercio (cfr. Provvedimento del 10novembre 2011; Provvedimento del 21 dicembre2011; Provvedimento del 7 febbraio2013).

Ciòpremesso, l'odierna richiesta di poter allungare il termine di conservazionedelle immagini videoregistrate deve essere valutata alla luce dei principi dinecessità, proporzionalità, finalità e correttezza posti dal Codice (artt. 3 e11 del Codice), espressamente richiamati anche nel Provvedimento generale inmateria di videosorveglianza dell'8 aprile 2010. In particolare, secondo taleprovvedimento l'allungamento dei tempi di conservazione dei dati oltre i settegiorni, giustificabile solo in casi eccezionali, deve essere adeguatamentemotivato "con riferimento ad una specifica esigenza di sicurezza perseguita,in relazione a concrete situazioni di rischio riguardanti eventi realmenteincombenti e per il periodo di tempo in cui venga confermata tale eccezionalenecessità.

Nel casoin questione, la società ha posto a base dell'istanza due distinte esigenze.

In primoluogo, Con.Fid s.r.l. ha affermato che la necessità di conservare le immaginifino a 30 giorni sarebbe collegata alle peculiari modalità di svolgimentodell'attività lavorativa che, di fatto, impedirebbero di poter risaliretempestivamente all'identificazione di eventuali pacchi mancanti o rispetto aiquali siano state accertate eventuali anomalie al momento della consegna.

Infatti,la società ha riferito che, in molti casi, la "irregolarità delpacco", giunto al magazzino apparentemente integro, non sarebbeimmediatamente rilevabile, ma solo al momento della sua apertura ad opera deldestinatario, con conseguente apprensione dell'evento da parte dell'aziendasolo a distanza di tempo; e ciò a tacere del fatto che, ai sensi dell'art. 1698del codice civile, in caso di "perdita parziale" o "avaria nonriconoscibili al momento della riconsegna", l'interessato ha la possibilitàdi effettuare la denunzia fino ad otto giorni dopo il ricevimento dellaspedizione. Inoltre la società, nel dare contezza di una serie di episodidenunziati dalle "parti offese" agli Uffici di Polizia postale diBolzano, ha precisato che in più di un'occasione, tra la data di spedizione delpacco dalla sede di Con.Fid s.r.l. e quella di segnalazione dell'evento alleForze di polizia, sarebbe intercorso un lasso temporale di gran lunga superioreai sette giorni, con conseguente impossibilità, in mancanza di immaginivideoregistrate, di supportare le indagini intraprese dall'Autoritàgiudiziaria, della cui esistenza, peraltro, la società viene spesso notiziatain ritardo.

A causadi ciò, la società ha dichiarato di essersi trovata in numerosi casi –anchein ragione di un obbligo di manleva contrattualmente assunto con SDA- incondizione di dover sostenere i costi derivanti da richieste di risarcimentoavanzate dai clienti per danni alle merci verificatisi "anche a titolo dicolpa e/o comunque" nella "zona di competenza della Ditta",senza avere alcuna possibilità di verificare l'accaduto.

Insecondo luogo, Con.Fid s.r.l. ha affermato che l'esigenza di allungamento dellaconservazione delle immagini deriverebbe anche dalla necessità di risponderealle istanze provenienti dagli stessi vettori (SDA e UPS) che, imponendo"una tempistica specifica per la consegna della merce, di fatti impongonol'adozione di "stringenti misure di sicurezza lungo tutta la filiera alfine di garantire la celerità del servizio" e l'integrità delle spedizioni(cfr. nota del 6/11/2012).

Ad avvisodi questa Autorità, all'esito dell'istruttoria sono emersi elementi cheinducono a ritenere che la richiesta della società possa essere ritenutaconforme ai principi posti dagli artt. 3 e 11 del Codice.

In primoluogo, in tal senso depone la peculiarità delle modalità di espletamentodell'attività produttiva e, segnatamente, i tempi mediamente necessari peraccertare eventuali mancate consegne di merce o l'esistenza di possibilialterazioni dell'integrità dei colli, che, come dichiarato dalla stessa società(che al riguardo ha assunto ogni responsabilità ai sensi dell'art. 168 delCodice), nella maggioranza dei casi si estendono sino ad alcune settimane, conconseguente impossibilità per la stessa, in ragione dell'attuale conservazionedelle immagini limitata a sole 24 ore, di poter verificare l'accaduto e,quindi, di accertare a chi vada effettivamente ascritta la relativaresponsabilità.

Inoltre,non possono essere disconosciute le particolari esigenze di sicurezza connesseallo specifico settore del trasporto aereo delle merci, a più ripreserichiamate da norme poste anche a livello internazionale.

Inproposito, va rilevato che il ruolo di "Agente regolamentato", giàacquisito da UPS e in via di formalizzazione in capo a SDA, obbliga il vettorea garantire l'effettuazione di controlli di sicurezza sulle merci (Regolamento(CE) n. 300/2008), nonché ad assicurare che i locali dove vengono depositati i"colli" prima del loro invio in aeroporto siano adeguatamenteprotetti al fine di impedire interferenze illecite, in alcuni casi, anchelegate ad atti di terrorismo internazionale (cfr. scheda n. 3, emendamento n. 6ENAC - Comitato Interministeriale per la Sicurezza dei trasporti aerei e degliaeroporti del 12 novembre 2007).

Taliesigenze di sicurezza, pertanto, debbono ritenersi ravvisabili anche inrelazione all'attività di trasporto, smistamento, deposito e custodia dellemerci commissionata dai predetti vettori ad altri soggetti, soprattutto invista del loro successivo trasferimento pressi gli HUB aeroportuali.

Ne consegueche questa Autorità, anche alla luce delle illustrate  modalità difunzionamento dell'impianto di videosorveglianza, volto a tutelare ilpatrimonio aziendale e la sicurezza delle merci, ritiene che la richiesta diverifica preliminare possa essere accolta.

L'accessoalle immagini registrate, ovviamente, potrà essere effettuato solo nel caso incui vengano ravvisati o segnalati eventuali illeciti, oppure allorché pervengauna richiesta in tal senso da parte dell'Autorità giudiziaria.

Restainteso che le modifiche al sistema di videosorveglianza dovranno essereapportate nel rispetto di quanto previsto dall'art. 4, comma 2 della legge n.300/1970.

TUTTO CIO' PREMESSO, IL GARANTE,

ai sensidell'art. 17 del Codice, a conclusione della verifica preliminare, ammette laconservazione fino a 30 giorni delle immagini registrate da Con.Fid s.r.lmediante l'impianto di videosorveglianza attualmente in uso presso il magazzinoubicato in Bolzano, Via Toni Ebner n. 20, al solo fine dell'accertamento dieventuali illeciti e dell'individuazione, da parte dell'Autorità giudiziaria,dei possibili responsabili; tali modifiche al sistema di videosorveglianzadovranno essere apportate nel rispetto di quanto previsto dall'art. 4, comma 2della legge n. 300/1970.

L'accessoalle immagini registrate potrà essere effettuato solo nel caso in cui venganoravvisati o segnalati eventuali illeciti, oppure allorché pervenga unarichiesta in tal senso da parte dell'Autorità giudiziaria.

Roma, 6giugno 2013

Il presidente
Soro

Il relatore
Califano

Il segretario generale
Busia