Conservazione delle immaginiregistrate dalle videocamere di sorveglianza presso un'azienda. Verificapreliminare richiesta da Dhl Global Forwarding (Italy) S.p.A.

PROVVEDIMENTO DEL 21 MARZO 2013

Registro dei provvedimenti
n. 142 del 21 marzo 2013

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATIPERSONALI

Nellariunione odierna, in presenza del dott. Antonello Soro, presidente, delladott.ssa Augusta Iannini, vice presidente, della prof.ssa Licia Califano edella dott.ssa Giovanna Bianchi Clerici, componenti, e del dott. GiuseppeBusia, segretario generale;

Esaminatala richiesta di verifica preliminare presentata da Dhl Global Forwarding(Italy) S.p.A. ai sensi dell'art. 17 del d.lg. 30 giugno 2003, n. 196 (Codicein materia di protezione dei dati personali – di seguito"Codice");

Vistoil provvedimento generale in materia di videosorveglianza dell'8 aprile 2010, con particolare riferimento al punto 3.4;

Esaminatala documentazione acquisita agli atti;

Vistele osservazioni formulate dal segretario generale ai sensi dell'art. 15 delregolamento del Garante n. 1/2000;

Relatorela dott.ssa Giovanna Bianchi Clerici;

PREMESSO

1. L'istanza della società.

Indata 19 marzo 2012, Dhl Global Forwarding (Italy) S.p.A. ha presentato unarichiesta di verifica preliminare (art. 17 del Codice) al fine di prolungare,fino a 30 giorni, la conservazione delle immagini registrate dalle videocameredi sorveglianza presenti nei propri magazzini e nelle proprie filiali, ubicatiin varie città e utilizzati in funzione dell'espletamento del proprio serviziodi "corriere aereo internazionale".

DhlGlobal Forwarding (Italy) S.p.A., ha dichiarato di far parte del Gruppo Dhl –Deutsche Post, leader mondiale nel settore della logistica e dei servizipostali, di essere composta dalle due Business Unit "GlobalForwarding" e "Freight" e di operare nell'ambito dellespedizioni aeree, marittime e terrestri, fornendo ai propri clienti un"servizio dedicato, soprattutto, alle spedizioni di grandi dimensioni o digrandi quantitativi, anche di alto valore", attraverso trasportimultimodali.

Inparticolare, la società ha riferito di operare in qualità di "Agenteregolamentato" (così come definito dal Reg. CE n. 300/2008), conconseguente assunzione dell'obbligo di garantire, attraverso l'adozione diadeguate misure di sicurezza, che ogni spedizione sia protetta da qualunqueinterferenza illecita "anche nelle fasi di inserimento in magazzino, dideposito e di prelievo" (cfr. nota del 19 marzo 2012); inoltre, la societàha dichiarato di avere conseguito –previa dimostrazione all'Agenzia delleDogane del possesso degli specifici requisiti richiesti dai Regolamenti (CE) n∞648/2005 e n∞ 1875/2006- lo status di "Operatore economicoautorizzato", ottenendo un'apposita certificazione comunitaria attestantela sua affidabilità non solo dal punto di vista doganale, contabile e dellasolvibilità finanziaria, ma anche dal punto di vista della sicurezza.

Sulpiano logistico, la società ha precisato che i locali oggetto divideosorveglianza sono complessivamente 12 e si trovano, rispettivamente, nelleseguenti città: Bologna, Casoria, Civitanova Marche, Fiumicino, Gatteo,Grandate, Lonate Pozzolo, Pozzuolo Martesana, Sesto Fiorentino, SettimoTorinese, Verona (2 filiali).

Ciòpremesso, Dhl Global Forwarding (Italy) S.p.A. ha sostenuto che la ragionedell'odierna richiesta risiederebbe non solo nell'esigenza di "ridurre irischi da accesso non autorizzato" e di tutela della merce e delpatrimonio aziendale, ma anche in quella di "osservare" uno standarddi sicurezza più elevato, tale da risultare in linea con quanto previsto dalsistema di certificazione volontaria sulla qualità e sicurezza dei servizi ditrasporto merci gestito dall'associazione internazionale "Transported assetprotection association" (TAPA), ritenuta nel settore parametro diriferimento per gli adempimenti finalizzati a "garantire la sicurezza deltrasporto, dei magazzini e dei centri logistici" (cfr. nota del 19 marzo2012).

Nelcorso dell'istruttoria, la società ha dichiarato, sotto la propriaresponsabilità (art. 168 del Codice), che in ognuna delle unità operativeoggetto della presente istanza, in ossequio a quanto previsto dall'art. 4 dellalegge n. 300/1970 relativamente al divieto di controllo a distanza deilavoratori, sono intervenuti appositi accordi sindacali, e, nelle realtà privedi rappresentanze sindacali, apposite autorizzazioni da parte delle Direzioniprovinciali del lavoro (cfr. nota del 19 marzo 2012).

2. Il funzionamento del sistema

Gliimpianti di videosorveglianza di cui la società già si avvale si trovano pressole suddette filiali e fanno parte di un più ampio apparato di sicurezza giàimplementato a protezione degli ambienti utilizzati, provvisto di un sistema dicontrollo degli accessi e di allarmi anti-intrusione (cfr. nota del 18 ottobre2012).

Letelecamere, in numero variabile a seconda dell'ampiezza di ciascun sito, hannola "funzione primaria di monitorizzare la filiera di sicurezza dellespedizioni" (cfr. nota del 19 marzo 2012) e, in parte, sono dislocatelungo il perimetro dei magazzini e delle filiali; altre, invece, sonoposizionate all'interno ed hanno un angolo di ripresa orientato su "nastriportanti, aree di stoccaggio, corridoi" e zone di carico e scarico degliautomezzi.

Inoltre,è risultato che alcune telecamere sono dotate di un "sensore dimovimento" per ridurre lo spazio di registrazione "nei vari dischidei computer" (cfr. nota del 18 ottobre 2012).

Leimmagini, conservate per 30 giorni, con successiva loro cancellazioneautomatica, vengono registrate su videoregistratori digitali collocati in una"control room" protetta da un lettore badge di prossimità, a suavolta collegato al sistema di controllo degli accessi. La stanza di controllo è"presidiata h24, 7 giorni su 7 da Istituti di Vigilanza certificati"(nota del 19 marzo 2012).

L'accessoalle immagini registrate, normalmente, è riservato alla sola Autoritàgiudiziaria, allorché si verifichino eventi illeciti e/o dannosi; tuttavia, alfine dell'accertamento di illeciti, le stesse registrazioni sono ancheaccessibili "al personale della 'sicurezza aziendale' insieme alrappresentante sindacale dell'Azienda"; più esattamente, la proceduraprevede la visione delle immagini attraverso l'utilizzo di una "log-in [ä]di comune conoscenza tra Security e Sindacati" e di una password diaccesso al software, "costituita dall'insieme di due codici diversi"in possesso, rispettivamente, delle suddette parti, al fine di garantire che"nessuno possa, individualmente, accedere alle immagini". Al terminedella visione delle stesse, viene compilato un apposito verbale attestante leragioni e l'esito del controllo, firmato e sottoscritto da entrambe le partiaziendali (cfr. nota del 19 marzo 2012).

Quantoalla nomina dei responsabili e degli incaricati del trattamento, Dhl GlobalForwarding (Italy) S.p.A., titolare del trattamento, ha dichiarato che pressoognuna delle sue sedi sono stati ritualmente designati sia i responsabili chegli incaricati del trattamento.

Infine,per quanto riguarda l'obbligo di rendere l'informativa, la società haspecificato che "l'accesso alla zona videosorvegliata è correttamentesegnalato da appositi cartelli", collocati "a distanza dalla zonastessa e tali da poter essere letti prima di entrarvi" (cfr. nota del 19marzo 2012).

3. Presupposti di liceità del trattamento

Peruna corretta valutazione della vicenda occorre prendere le mosse dallapeculiarità dell'attività commerciale svolta da Dhl Global Forwarding (Italy)S.p.A. che, pur essendo per lo più esercitata presso i magazzini e le filialidei centri di lavorazione delle spedizioni, è, comunque, soggetta allestringenti norme europee ed internazionali volte al rafforzamento dellasicurezza delle persone e delle merci lungo "la catena di approvvigionamento"del commercio internazionale (cfr. Comunicazione della Commissione alParlamento Europeo ed al Consiglio – com.(2010) 386 definitivo -"Lapolitica antiterrorismo dell'UE: principali risultati e sfide future",pag. 7).

Alriguardo, vale rilevare che l'Unione europea è fortemente impegnata a dareattuazione al quadro normativo deliberato dall'Organizzazione mondiale delledogane, denominato SAFE (Framework of Standards to Secure and Facilitate Globaltrade -adottato dal Consiglio della stessa Organizzazione nel giugno del 2005),teso a sviluppare una serie di standard internazionali volti a garantire lasicurezza nella catena logistica e, conseguentemente, a facilitare ilcommercio.
Proprio in ragione di tale obiettivo, la Commissione europeaha apportato modifiche, in materia di sicurezza, al vigente "codicedoganale comunitario" (reg. (CE) n. 648/2005 e reg. (CE) n. 1875/2006),introducendo obblighi in materia di informazioni preliminari sulle merci e digestione degli eventuali rischi, prevedendo la costituzione della figuradell'Operatore economico autorizzato (già promosso all'interno del programmaSAFE).

Conparticolare riferimento, poi, al settore dell'aviazione civile, giovarammentare che il Regolamento (CE) n. 300/2008 ha fissato norme comuni perproteggere l'aviazione civile da atti di interferenza illecita che ne mettanoin pericolo la sicurezza (art. 1), alla cui osservanza sono soggetti oltre aglioperatori e i vettori aerei, che forniscono servizi negli aeroporti, anchetutti coloro che, operando in locali situati all'interno o all'esterno delsedime aeroportuale, forniscono beni e/o prestano servizi nell'ambito diaeroporti situati nel territorio di uno Stato membro (purché non sianoutilizzati esclusivamente per scopi militari). Inoltre, detto Regolamento, dopoaver definito la figura di "agente regolamentato" (come nel casospecifico è Dhl Global Forwarding (Italy) S.p.A.), intendendo per tale il"vettore aereo, agente, spedizioniere o qualunque altro soggetto chegarantisce l'effettuazione di controlli di sicurezza sulle merci o sullaposta", ha imposto ad ogni operatore aeroportuale la redazione,l'attuazione e il mantenimento di un programma per la sicurezza, che dev'esserepresentato all'autorità competente "che, se del caso, può adottareulteriori misure" (cfr. art. 12 Regolamento (CE) n. 300/2008).

Conspecifico riferimento al trasporto delle merci e della posta, infine,l'Allegato a detto Regolamento ha stabilito che le stesse "devono esseresottoposte a controlli di sicurezza prima di essere caricate a bordo di unaeromobile" al fine di prevenire l'introduzione illecita, nelle stivedegli aeromobili, di armi non autorizzate, di ordigni esplosivi e di ogni altrooggetto in grado di causare "turbativa al normale svolgimento del trafficoaereo" (cfr. scheda n. 3, emendamento n. 6 della delibera del ComitatoInterministeriale per la Sicurezza dei trasporti aerei e degli aeroporti del 12novembre 2007, concernente i "Controlli di sicurezza merce, posta,catering, provviste e materiale di bordo").

Unavolta espletati tali controlli, le merci e la posta "devono essereprotette da interferenze non autorizzate" fino al loro caricosull'aeromobile con il quale "devono essere trasportate" e, in casocontrario, devono essere sottoposte a screening. In particolare, l'agenteregolamentato, oltre all'esecuzione dei controlli, deve quindi garantire che ilocali dove vengono depositati i "colli" prima del loro invio inaeroporto siano adeguatamente protetti al fine di impedire interferenze illecite,fino alla loro consegna ad altro agente regolamentato, vettore aereo o gestoreaereoportuale (cfr. scheda n. 3, emendamento n. 6 della citata delibera).

Consuccessivo Regolamento (CE) n. 185/2010 sono state dettate normeparticolareggiate per l'attuazione delle norme fondamentali comuni sullasicurezza dell'aviazione civile al fine di armonizzare l'applicazione delRegolamento (CE) n. 300/2008 e dei relativi provvedimenti attuativi, ed è statoribadito nuovamente che "l'agente regolamentato", dopo aver effettuatoi controlli di sicurezza previsti, deve provvedere affinché l'accesso a talispedizioni sia sorvegliato e che le stesse, corredate da appositadocumentazione, siano protette da interferenze illecite fino alla loro consegnaad un altro "agente regolamentato" o ad un vettore aereo.

Il29 aprile 2010, il Direttore generale dell'Ente Nazionale per l'AviazioneCivile (ENAC), al fine di garantire –nelle more dell'adeguamento delProgramma Nazionale di Sicurezza- l'immediata applicazione delle misure di sicurezzaposte dai suindicati Regolamenti, ha fissato una serie di regole, imponendo,tra l'altro, ad ogni "agente regolamentato" la presentazione di unproprio Programma di sicurezza per assicurare il rispetto delle stesse. Inparticolare, tra le precauzioni che un agente regolamentato è tenuto adapplicare vi è quella di garantire che i locali dove vengono depositati ecustoditi gli effetti postali e le merci prima dell'invio in aeroporto sianoadeguatamente protetti al fine di impedire che persone non autorizzate possanomanomettere o introdurre oggetti pericolosi nei colli ivi depositati e che, unavolta terminati i controlli di sicurezza, l'accesso alle spedizioni siasorvegliato/protetto da interferenze non autorizzate dal momento in cui sonostate ricevute fino alla loro consegna ad altro "agenteregolamentato" o vettore aereo o gestori aeroportuali (vedi scheda n. 3).

Pertanto,alla luce delle norme comunitarie e delle conseguenti regole disposte a livellonazionale, che danno ampio risalto al profilo della sicurezza, si deve ritenereche l'utilizzazione di impianti di videosorveglianza da parte di tutti glioperatori sia giustificata.

Ciòpremesso, la richiesta di poter allungare il termine di conservazione delleimmagini videoregistrate deve essere comunque valutata alla luce dei principidi necessità, proporzionalità, finalità e correttezza posti dal Codice (artt. 3e 11 del Codice), espressamente richiamati anche nel Provvedimento generale inmateria di videosorveglianza dell'8 aprile 2010. In particolare, secondo taleprovvedimento l'allungamento dei tempi di conservazione dei dati oltre i settegiorni, giustificabile solo in casi eccezionali, deve essere adeguatamentemotivato "con riferimento ad una specifica esigenza di sicurezzaperseguita, in relazione a concrete situazioni di rischio riguardanti eventirealmente incombenti e per il periodo di tempo in cui venga confermata taleeccezionale necessità.

Nelcaso in questione, la società ha posto a base dell'istanza due distinteesigenze.

Inprimo luogo, Dhl Global Forwarding (Italy) S.p.A. ha affermato che la necessitàdi conservare le immagini fino a 30 giorni deriverebbe dall'esigenza diosservare i parametri di sicurezza previsti per ottenere il rilasciodell'apposita certificazione da parte della Transported asset protectionassociation (TAPA), i quali sono comunemente considerati nel settore comestandard fondamentali per garantire al meglio la sicurezza dei magazzini, deicentri logistici e delle merci trasportate. Nel caso specifico, il RegolamentoTAPA prevede espressamente, come livello massimo di sicurezza, che le immaginivideoregistrate siano conservate almeno 30 giorni.

Perciò che riguarda il valore legale degli standard TAPA (determinati dallasuddetta Associazione), si deve rilevare che essi non sono giuridicamentevincolanti, perché stabiliti da un ente privato. Però, al contempo non può nontenersi conto del fatto che detta associazione, composta da più di 600 membritra produttori, fornitori di servizi logistici e corrieri espressi, cooperacostantemente a stretto contatto con Forze di polizia e di sicurezza (lawenforcement agencies - LEA) e con enti pubblici, perseguendo l'obiettivo comunedi ridurre le perdite sofferte dalla catena di approvvigionamentointernazionale attraverso la prevenzione di furti e danneggiamenti, legati, inalcuni casi, anche ad atti di terrorismo internazionale.

Anzi,proprio perché ritenuti tecnicamente validi e, al contempo, rivolti ad unsettore di rilevante interesse pubblico, spesso sono le stesse autoritàpubbliche a promuovere l'osservanza di tali standard o, addirittura, a farediretto riferimento ad essi, come nel caso della Commissione europea-Direzionegenerale fiscalità e unione doganale, che, nel fissare gli"Orientamenti" per la concessione dello status di "Operatoreeconomico autorizzato" (previsto dal Codice Doganale Comunitario, Reg.(CE) 1875/2006), nell'ambito dei "Riferimenti a norme riconosciute alivello internazionale" nel settore del "magazzinaggio delle merci"ha fatto espressa menzione del "Certificato TAPA" (vedi"Taxud/2006/1450").

Nederiva che alle specifiche tecniche in esame, di fatto, può attribuirsi unavalenza di gran lunga superiore rispetto a quella che dovrebbe loro spettare inragione delle modalità di adozione, sicché gli standard di sicurezza da essefissati possono ritenersi oramai–sia in sede nazionale, sia in sedeinternazionale- come un punto di riferimento importante nell'intero settoredell'approvvigionamento delle merci.

Insecondo luogo, Dhl Global Forwarding (Italy) S.p.A. ha sottolineato che,spesso, le spedizioni custodite nei propri magazzini debbono essere conservateper vari giorni a disposizione delle Autorità doganali e delle Forzedell'ordine "per controlli di natura fiscale, vigilanza contro ilnarco-traffico, la frode commerciale, la violazione di diritti di proprietàindustriale, il furto, la manomissione ed il contrabbando"; a ciò siaggiunge il fatto che Dhl Global Forwarding (Italy) S.p.A., in virtù del suostatus di "Operatore economico autorizzato", ha il dovere disegnalare alla Dogana "sospetti di reato relativi alle spedizionitrattate" e di tenere a disposizione della stessa Autorità le spedizionisu cui essa segnali di voler effettuare i controlli.

Neconsegue che le spedizioni possono essere trattenute in magazzino per parecchigiorni e che, in caso di "eventi dannosi da interferenze illecite"che si accertino solo al termine del trasporto, o anche vari giorni dopol'arrivo a destinazione della merce, "la ricostruzione delle cause di talieventi può doversi basare su registrazioni di svariati giorni prima",anche antecedenti la settimana (nota del 19 marzo 2012). E ciò a tacere delfatto che, ai sensi dell'art. 1698 del codice civile, in caso di "perditaparziale" o "avaria non riconoscibili al momento dellariconsegna", è riconosciuta all'interessato la possibilità di effettuarela denunzia fino ad otto giorni dopo il ricevimento della spedizione.

Adulteriore sostegno della richiesta, la società ha dichiarato, producendo copiadi alcune denunce presentate presso le Forze dell'ordine per episodi di furto odi smarrimento, che molteplici sono stati gli episodi di reato che hannointeressato spedizioni effettuate presso i siti interessati, precisando chespesso tra la data della spedizione e quella di scoperta dell'evento sonointercorsi più di sette giorni con conseguente impossibilità, in mancanza diimmagini videoregistrate, di supportare le indagini dell'Autorità giudiziaria.

Adavviso di questa Autorità, all'esito dell'istruttoria sono emersi elementi cheinducono a ritenere che la richiesta della società possa essere ritenutaconforme ai principi posti dagli artt. 3 e 11 del Codice.

Inparticolare, la specifica attenzione posta non solo a livello internazionale edeuropeo, ma anche a livello nazionale rispetto alla fissazione e alla comuneosservanza di elevati standard di sicurezza nel settore del trasporto aereodelle merci, nonché l'acclarata difficoltà delle strutture della società diaccertare, in tempi più contenuti, eventuali illeciti verificatisi in occasionedelle spedizioni, valgono a giustificare la pretesa di procedere ad unaconservazione delle immagini videoregistrate fino a 30 giorni, all'esclusivofine dell'accertamento degli accadimenti e dell'individuazione, da partedell'Autorità giudiziaria competente, degli eventuali responsabili.

Restainteso che, ad eccezione della visione da parte dell'Autorità giudiziaria,l'accesso alle immagini in questione potrà avvenire solo nel rispetto di quantostabilito dagli accordi sindacali aziendali 0, in difetto, dalle Autorizzazionirilasciate dalle Direzioni provinciali del lavoro competenti, con conseguentedivieto di loro comunicazione a terzi (fatte salve le esigenze dell'Autoritàgiudiziaria) o di diffusione.

Pertanto,alla luce delle dichiarazioni rese (della cui veridicità la Dhl GlobalForwarding (Italy) S.p.A. ha assunto ogni responsabilità - anche penale - aisensi dell'art. 168 del Codice) e, segnatamente, delle illustrate modalità difunzionamento dell'impianto, volto a tutelare il patrimonio aziendale, questaAutorità ritiene che la richiesta di verifica preliminare possa essere accolta.

L'accessoalle immagini registrate, ovviamente, potrà essere effettuato solo nel caso incui vengano ravvisati o segnalati eventuali illeciti, oppure allorché pervengauna richiesta in tal senso da parte dell'Autorità giudiziaria.

Restainteso che le modifiche al sistema di videosorveglianza dovranno essereapportate nel rispetto di quanto previsto dall'art. 4, comma 2 della legge n.300/1970.

TUTTO CIO' PREMESSO IL GARANTE

aisensi dell'art. 17 del Codice, a conclusione della verifica preliminare,prendendo atto del trattamento di dati personali effettuato da Dhl GlobalForwarding (Italy) S.p.A. attraverso gli impianti di videosorveglianzainstallati nei propri magazzini/proprie filiali ubicati/e a Bologna, Casoria,Civitanova Marche, Fiumicino, Gatteo, Grandate, Lonate Pozzolo, PozzuoloMartesana, Sesto Fiorentino, Settimo Torinese, Verona, autorizza laconservazione delle immagini fino a trenta giorni al solo finedell'accertamento di eventuali illeciti e dell'individuazione, da partedell'Autorità giudiziaria, dei possibili responsabili; tali modifiche alsistema di videosorveglianza dovranno essere apportate nel rispetto di quantoprevisto dall'art. 4, comma 2 della legge n. 300/1970.

L'accessoalle immagini registrate potrà essere effettuato solo nel caso in cui venganoravvisati o segnalati eventuali illeciti, oppure allorché pervenga unarichiesta in tal senso da parte dell'Autorità giudiziaria.

Roma, 21 marzo 2013

Il presidente
Soro

Il relatore
Bianchi Clerici

Il segretario generale
Busia