Garante per la protezione
    dei dati personali


Trattamento di dati personaliattraverso un impianto di videosorveglianza. Verifica preliminare richiesta daBeta-Trans s.p.a.

PROVVEDIMENTO DEL 7 FEBBRAIO 2013

Registro dei provvedimenti
n. 51 del 7 febbraio 2013

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATIPERSONALI

Nellariunione odierna, in presenza del dott. Antonello Soro, presidente, delladott.ssa Augusta Iannini, vice presidente, della prof.ssa Licia Califano. edella dott.ssa Giovanna Bianchi Clerici, componenti, e del dott. Giuseppe Busia,segretario generale;

Esaminatala richiesta di verifica preliminare presentata da Beta-Trans S.p.A. ai sensidell'art. 17 del d.lg. 30 giugno 2003, n. 196 (Codice in materia di protezionedei dati personali);

Vistoil provvedimento generale in materia di videosorveglianza dell'8 aprile 2010, con particolare riferimento al punto 3.4;

Esaminatala documentazione acquisita agli atti;

Vistele osservazioni formulate dal segretario generale ai sensi dell'art. 15 delregolamento del Garante n. 1/2000;

Relatorela dott.ssa Giovanna Bianchi Clerici;

PREMESSO

1. L'istanza della società.

Indata 23 settembre 2011, Beta-Trans s.p.a., in ossequio a quanto prescritto nelprovvedimento in materia di videosorveglianza dell'8 aprile 2010, ha formulatoun'istanza di verifica preliminare (art. 17 del Codice) al fine di poterconservare per 30 giorni le immagini registrate attraverso il sistema di videosorveglianzaistallato presso il proprio magazzino, ubicato nella zona industriale diPioltello (Mi), in Via Grandi 10.

Inparticolare, Beta-Trans S.p.a. ha dichiarato di operare nel settore deitrasporti e della logistica, specificando di occuparsi di spedizioni nazionalied internazionali, di autotrasporto e deposito per conto terzi e di tuttequelle attività che riguardano le importazioni ed esportazioni delle merci,compresi i servizi doganali (cfr. nota del 27 gennaio 2012), effettuate sia viamare, sia via aerea. Proprio in ragione di ciò, la Società ha riferito chel'area interna del magazzino di via Grandi è stata suddivisa, tramite retimetalliche, in due distinte zone, una dedicata alle spedizioni "viamare", l'altra a quelle "via aerea" (cfr. nota del 3 luglio 2012– "Manuale della Sicurezza").

Inparticolare, la Società ha riferito di operare in qualità di "Agenteregolamentato" (così come definito dal Reg. CE n. 300/2008), conconseguente assunzione dell'obbligo di controllare le merci presenti nelmagazzino al fine di garantire la "tracciabilità delle spedizioni".

Inoltre,la società ha dichiarato di avere conseguito –previa dimostrazioneall'Agenzia delle Dogane del possesso degli specifici requisiti richiesti daiRegolamenti (CE) n 648/2005 e n 1875/2006- lo status di "Operatoreeconomico autorizzato" (AEO), ottenendo un'apposita certificazionecomunitaria attestante la sua affidabilità nella c.d. "catena diapprovvigionamento" non solo dal punto di vista doganale, contabile edella solvibilità finanziaria, ma anche dal punto di vista della sicurezza.Circa l'importanza di tale certificazione, la società ha sottolineato che essa,a decorrere dal luglio 2012, in ragione di uno specifico accordo di "mutuoriconoscimento" intercorso tra l'Unione europea e gli U.S.A. (dainquadrarsi nell'ambito di una vasta politica di "avvicinamento" deisistemi di sicurezza delle dogane), è stata valutata positivamente anche negliStati Uniti -ove, invece, trova applicazione il programma di sicurezzadenominato C-TPAT (Custom Trade Partnership Against Terrorism)-, consentendocosì a coloro che ne siano in possesso la possibilità di beneficiare di untrattamento analogo a quello riservato agli operatori locali (provvisti, comedetto, di certificazione C-TPAT).

Ciòpremesso, Beta-Trans S.p.a. ha sostenuto che la ragione dell'odierna richiestadi autorizzazione per conservare le immagini per 30 giorni risiederebbe nonsolo nell'esigenza di rafforzare il livello di tutela della merce stoccata nelproprio magazzino, ma anche in quella di raggiungere uno standard di sicurezzapiù elevato, tale da risultare in linea anche con quanto previsto dal sistemadi certificazione volontaria sulla qualità e sicurezza dei servizi legati altrasporto della merce gestito dall'associazione internazionale"Transported asset protection association" (TAPA), ritenuta nelsettore un parametro di riferimento per la diffusione e la condivisione delle"migliori metodologie per la protezione delle merci" (cfr. 27 gennaio2012).

Nelcorso dell'istruttoria, la società ha altresì dichiarato di aver osservato laprocedura prevista dall'art. 4 comma 2 della legge 300/1970, producendo copiadi un "protocollo d'intesa" sottoscritto il 22 gennaio 2013 con laCommissione interna di Beta Trans s.p.a., nonché copia di un ulteriore"accordo interno" datato 4 giugno 2010, dal quale risulta che anchela Commissione interna dei dipendenti della Cooperativa di facchinaggiooperante all'interno del magazzino (CSI- Company Service International) si èespressa favorevolmente riguardo all'installazione del sistema divideosorveglianza.

2. Il funzionamento del sistema

L'impiantodi videosorveglianza di cui la società già si avvale è parte di un più ampioapparato di sicurezza, richiesto a tutti coloro che operano in qualità di"Agente regolamentato", implementato a protezione del magazzino ecostituito da una recinzione perimetrale, da un sistema di allarme e daun'apparecchiatura volta a controllare gli accessi e la merce custodita (x-raye/o ETDS) (cfr. nota del 14 marzo 2012). Delle diciotto telecamere presenti,otto sono dislocate lungo il perimetro esterno ed hanno un angolo di visualeorientato ai "varchi di ingresso/uscita", mentre altre dieci sonoposizionate prevalentemente "verso i varchi di entrata/uscita e versol'area di stoccaggio della merce appetibile" (cfr. nota del 27 gennaio2012).

Leimmagini, attualmente conservate fino a 5 giorni, con successiva cancellazioneautomatica, vengono registrate su un server chiuso a chiave e collocato nellocale CED della Società, al quale possono accedere solo il "Responsabiledella Sicurezza" e il "Responsabile Servizi EDI"("Electronic Data Interchange"), che si occupa "della gestioneinformatica legata alle attività della Società ivi incluse la gestione degliallarmi e degli impianti di videoregistrazione".

L'accessoalle registrazioni richiede l'utilizzo di una doppia password, di cui una peraccedere al server ed un'altra per avere accesso al software di visualizzazionedelle immagini (cfr. nota del 27 gennaio 2012).

Infine,la Società ha riferito che i predetti responsabili, designati "incaricatidel trattamento", possono accedere alle immagini "esclusivamente afronte di un atto di interferenza illecita subito dalle merci" (cfr. notadell'11 ottobre 2012.) e di aver assolto all'obbligo di rendere l'informativaapponendo idonei cartelli sia all'interno che all'esterno del magazzino (cfr.nota del 27 gennaio 2012).

3. Presupposti di liceità del trattamento

Peruna corretta valutazione della vicenda occorre prendere le mosse dallapeculiarità dell'attività commerciale svolta da Beta-Trans s.p.a. che, puressendo per lo più esercitata presso il magazzino, è comunque soggetta allestringenti norme europee ed internazionali volte al rafforzamento dellasicurezza delle persone e delle merci lungo "la catena diapprovvigionamento" del commercio internazionale (cfr. Comunicazione dellaCommissione al Parlamento Europeo ed al Consiglio – com.(2010) 386definitivo -"La politica antiterrorismo dell'UE: principali risultati esfide future", pag. 7).

Alriguardo, vale rilevare che l'Unione europea è fortemente impegnata a dareattuazione al quadro normativo deliberato dall'Organizzazione mondiale delledogane, denominato SAFE (Framework of Standards to Secure and Facilitate Globaltrade -adottato dal Consiglio della stessa Organizzazione nel giugno del 2005),teso a sviluppare una serie di standard internazionali volti a garantire lasicurezza nella catena logistica e, conseguentemente, a  facilitare ilcommercio.
Proprio in ragione di tale obiettivo, la Commissione europeaha apportato modifiche, in materia di sicurezza, al vigente "codicedoganale comunitario" (reg. (CE) n. 648/2005 e reg. (CE) n. 1875/2006),introducendo obblighi in materia di informazioni preliminari sulle merci e digestione degli eventuali rischi, prevedendo la costituzione della figuradell'Operatore economico autorizzato (già promosso all'interno del programmaSAFE).

Conparticolare riferimento, poi, al settore dell'aviazione civile, giovarammentare che il Regolamento (CE) n. 300/2008 ha fissato norme comuni perproteggere l'aviazione civile da atti di interferenza illecita che ne mettanoin pericolo la sicurezza (art. 1), alla cui osservanza sono soggetti oltre aglioperatori e i vettori aerei, che forniscono servizi negli aeroporti, anchetutti coloro che, operando in locali situati all'interno o all'esterno delsedime aeroportuale, forniscono beni e/o prestano servizi nell'ambito diaeroporti situati nel territorio di uno Stato membro (purché non sianoutilizzati esclusivamente per scopi militari). Inoltre, detto Regolamento, dopoaver definito la figura di "agente regolamentato" (come nel casospecifico è Beta-Trans s.p.a.) -intendendo per tale il "vettore aereo,agente, spedizioniere o qualunque altro soggetto che garantisce l'effettuazionedi controlli di sicurezza sulle merci o sulla posta"- ha imposto non soload ogni operatore aeroportuale, ma anche ad "ogni altro soggetto"tenuto ad applicare norme per la sicurezza aerea (ai sensi dell'art. 10 Reg. CEn. 300/2008), la redazione, l'attuazione e il mantenimento di un programma perla sicurezza che può anche essere oggetto di integrazione da parte dell'autoritàcompetente (cfr. per la fattispecie - art. 14 Regolamento (CE) n. 300/2008).

Conspecifico riferimento al trasporto delle merci e della posta, infine,l'Allegato a detto Regolamento ha stabilito che le stesse "devono esseresottoposte a controlli di sicurezza prima di essere caricate a bordo di unaeromobile" al fine di prevenire l'introduzione illecita, nelle stivedegli aeromobili, di armi non autorizzate, di ordigni esplosivi e di ogni altrooggetto in grado di causare "turbativa al normale svolgimento del trafficoaereo" (cfr. scheda n. 3, emendamento n. 6 della delibera del ComitatoInterministeriale per la Sicurezza dei trasporti aerei e degli aeroporti del 12novembre 2007, concernente i "Controlli di sicurezza merce, posta,catering, provviste e materiale di bordo").

Unavolta espletati tali controlli, le merci e la posta "devono essereprotette da interferenze non autorizzate" fino al loro caricosull'aeromobile con il quale "devono essere trasportate" e, in casocontrario, devono essere sottoposte a screening. In particolare, "l'agenteregolamentato", oltre all'esecuzione dei controlli, deve quindi garantireche i locali dove vengono depositati i "colli" prima del loro invioin aeroporto siano adeguatamente protetti al fine di impedire interferenzeillecite, fino alla loro consegna ad altro agente regolamentato, vettore aereoo gestore aereoportuale.

Consuccessivo Regolamento (CE) n. 185/2010, sono state dettate regoleparticolareggiate per l'attuazione delle norme fondamentali comuni sullasicurezza dell'aviazione civile al fine di armonizzare l'applicazione delRegolamento (CE) n. 300/2008 e dei relativi provvedimenti attuativi, ed è statoribadito nuovamente che "l'agente regolamentato", dopo avereffettuato i controlli di sicurezza previsti, deve provvedere affinchél'accesso a tali spedizioni sia sorvegliato e che le stesse, corredate daapposita documentazione, siano protette da interferenze illecite fino alla loroconsegna ad un altro "agente regolamentato" o ad un vettore aereo.

Il29 aprile 2010, il Direttore generale dell'Ente Nazionale per l'AviazioneCivile (ENAC), al fine di garantire –nelle more dell'adeguamento delProgramma Nazionale di Sicurezza- l'immediata applicazione delle misure disicurezza poste dai suindicati Regolamenti, ha fissato una serie di regole,imponendo, tra l'altro, ad ogni "agente regolamentato" lapresentazione di un proprio Programma di sicurezza per assicurare il rispettodelle stesse. In particolare, tra le precauzioni che un agente regolamentato ètenuto ad applicare vi è quella di garantire che i locali dove vengonodepositati e custoditi gli effetti postali e le merci prima dell'invio inaeroporto siano adeguatamente protetti al fine di impedire che persone nonautorizzate possano manomettere o introdurre oggetti pericolosi nei colli ividepositati e che, una volta terminati i controlli di sicurezza, l'accesso allespedizioni sia sorvegliato/protetto da interferenze non autorizzate dal momentoin cui sono state ricevute fino alla loro consegna ad altro "agente regolamentato"o vettore aereo o gestori aeroportuali (vedi scheda n. 3).

Pertanto,alla luce delle norme comunitarie e delle conseguenti regole disposte a livellonazionale, che danno ampio risalto al profilo della sicurezza, si deve ritenereche l'utilizzazione di impianti di videosorveglianza da parte di tutti glioperatori (che svolgono il loro lavoro in ambito terrestre, marittimo eaeroportuale) sia giustificata.

Ciòpremesso, la richiesta di poter allungare il termine di conservazione delleimmagini videoregistrate deve essere comunque valutata alla luce dei principidi necessità, proporzionalità, finalità e correttezza posti dal Codice (artt. 3e 11 del Codice), espressamente richiamati anche nel Provvedimento generale inmateria di videosorveglianza dell'8 aprile 2010. In particolare, secondo taleprovvedimento l'allungamento dei tempi di conservazione dei dati oltre i settegiorni, giustificabile solo in casi eccezionali, deve essere adeguatamentemotivato "con riferimento ad una specifica esigenza di sicurezzaperseguita, in relazione a concrete situazioni di rischio riguardanti eventirealmente incombenti e per il periodo di tempo in cui venga confermata taleeccezionale necessità.

Nelcaso in questione, la società ha posto a base dell'istanza due distinteesigenze.

Inprimo luogo, Beta-Trans s.p.a. ha affermato che la necessità di conservare leimmagini fino a 30 giorni deriverebbe dall'esigenza di osservare i parametri disicurezza previsti per ottenere il rilascio dell'apposita certificazione daparte della Transported asset protection association (TAPA), i quali sonocomunemente considerati nel settore come standard fondamentali per garantire almeglio la sicurezza dei magazzini, dei centri logistici e delle mercitrasportate. Nel caso specifico, il Regolamento TAPA prevede espressamente,come livello massimo di sicurezza, che le immagini videoregistrate sianoconservate almeno 30 giorni.
Per ciò che riguarda il valore legale deglistandard TAPA (determinati dalla suddetta Associazione), si deve rilevare cheessi non sono giuridicamente vincolanti, perché stabiliti da un ente privato.Però, al contempo, non può non tenersi conto del fatto che detta associazione,composta da più di 600 membri tra produttori, fornitori di servizi logistici ecorrieri espressi, coopera costantemente a stretto contatto con Forze dipolizia e di sicurezza (law enforcement agencies - LEA) e con enti pubblici,perseguendo l'obiettivo comune di ridurre le perdite sofferte dalla catena diapprovvigionamento internazionale attraverso la prevenzione di furti edanneggiamenti, legati, in alcuni casi, anche ad atti di terrorismointernazionale.

Anzi,proprio perché ritenuti tecnicamente validi e, al contempo, rivolti ad unsettore di rilevante interesse pubblico, spesso sono le stesse autoritàpubbliche a promuovere l'osservanza di tali standard o, addirittura, a farediretto riferimento ad essi, come nel caso della Commissione europea-Direzionegenerale fiscalità e unione doganale, che, nel fissare gli"Orientamenti" per la concessione dello status di "Operatoreeconomico autorizzato" (previsto dal Codice Doganale Comunitario, Reg.(CE) 1875/2006), nell'ambito dei "Riferimenti a norme riconosciute alivello internazionale" nel settore del "magazzinaggio delle merci"ha fatto espressa menzione del "Certificato TAPA" (vedi"Taxud/2006/1450").

Nederiva che alle specifiche tecniche in esame, di fatto, può attribuirsi unavalenza di gran lunga superiore rispetto a quella che dovrebbe loro spettare inragione delle modalità di adozione, sicché gli standard di sicurezza da essefissati possono ritenersi oramai–sia in sede nazionale, sia in sedeinternazionale- come un punto di riferimento importante nell'intero settoredell'approvvigionamento delle merci.

Insecondo luogo, Beta-Trans s.p.a. ha sottolineato che le spedizioni custoditenei propri magazzini debbono essere conservate anche per vari giorni adisposizione delle Autorità doganali e delle Forze dell'ordine "percontrolli di natura fiscale, vigilanza contro il narco-traffico, la frode commerciale,la violazione di diritti di proprietà industriale, il furto, la manomissione edil contrabbando"; a ciò si aggiunge il fatto che Beta-Trans s.p.a., invirtù del suo status di "Operatore economico autorizzato", ha ildovere di comunicare alla Dogana sospetti di reato relativi alle spedizionitrattate e di tenere a disposizione della stessa Autorità le spedizioni su cuisi ritenga di dover effettuare dei controlli.

Neconsegue che le spedizioni possono essere trattenute in magazzino per parecchigiorni e che, in caso di eventi dannosi da interferenze illecite che siaccertino solo al termine del trasporto o anche vari giorni dopo l'arrivo adestinazione della merce, la ricostruzione delle cause di tali eventi puòdoversi basare su registrazioni effettuate diversi giorni prima, che nel casodi merce spedita "via mare" possono risalire anche a 30-35 giorni(cfr. nota del 14 marzo 2012). E ciò a tacere del fatto che, ai sensi dell'art.1698 del codice civile, in caso di "perdita parziale" o "avarianon riconoscibili al momento della riconsegna", è riconosciutaall'interessato la possibilità di effettuare la denunzia fino ad otto giornidopo il ricevimento della spedizione.

Adavviso di questa Autorità, all'esito dell'istruttoria sono emersi elementi cheinducono a ritenere che la richiesta della società possa essere ritenutaconforme ai principi posti dagli artt. 3 e 11 del Codice.

Inparticolare, la specifica attenzione posta non solo a livello internazionale edeuropeo, ma anche a livello nazionale rispetto alla fissazione e alla comuneosservanza di elevati standard di sicurezza nel settore del trasporto dellemerci, nonché la difficoltà delle strutture della società di accertare, intempi più contenuti, eventuali illeciti verificatisi in occasione dellespedizioni, (soprattutto nel caso di trasporti "via mare"), valgono agiustificare la pretesa di procedere ad una conservazione delle immaginivideoregistrate fino a 30 giorni, all'esclusivo fine dell'accertamento degliaccadimenti e dell'individuazione, da parte dell'Autorità giudiziariacompetente, degli eventuali responsabili.

Pertanto,alla luce delle dichiarazioni rese (della cui veridicità la Beta-Trans s.p.a.ha assunto ogni responsabilità - anche penale - ai sensi dell'art. 168 delCodice) e, segnatamente, delle illustrate modalità di funzionamentodell'impianto, volto a tutelare il patrimonio aziendale, questa Autorità ritieneche la richiesta di verifica preliminare possa essere accolta.

L'accessoalle immagini registrate, ovviamente, potrà essere effettuato solo nel caso incui vengano ravvisati o segnalati eventuali illeciti, oppure allorché pervengauna richiesta in tal senso da parte dell'Autorità giudiziaria.

Restainteso che le modifiche al sistema di videosorveglianza dovranno essereapportate nel rispetto di quanto previsto dall'art. 4, comma 2 della legge n.300/1970.

TUTTO CI PREMESSO IL GARANTE

aisensi dell'art. 17 del Codice, a conclusione della verifica preliminare,prendendo atto del trattamento di dati personali effettuato da Beta-Transs.p.a. attraverso l'impianto di videosorveglianza installato presso il propriosito, ubicato nella zona industriale di Pioltello, in Via Grandi 10, autorizzala conservazione delle immagini fino a trenta giorni al solo finedell'accertamento di eventuali illeciti e dell'individuazione, da partedell'Autorità giudiziaria, dei possibili responsabili; tali modifiche alsistema di videosorveglianza dovranno essere apportate nel rispetto di quantoprevisto dall'art. 4, comma 2 della legge n. 300/1970. 

L'accessoalle immagini registrate potrà essere effettuato solo nel caso in cui venganoravvisati o segnalati eventuali illeciti, oppure allorché pervenga unarichiesta in tal senso da parte dell'Autorità giudiziaria.

Roma, 7 febbraio 2013

Il presidente
Soro

Il relatore
Bianchi Clerici

Il segretario generale
Busia