Trattamento di datipersonali effettuato attraverso impianti di videosorveglianza. Verificapreliminare richiesta da Dhl Express (Italy) s.r.l.

PROVVEDIMENTO DEL 21DICEMBRE 2011

Registro dei provvedimenti
n. 500 del 21dicembre 2011

IL GARANTE PER LAPROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

Nella riunione odierna, in presenza del prof. Francesco Pizzetti,presidente, del dott. Giuseppe Chiaravalloti, vice presidente, del dott. MauroPaissan e del dott. Giuseppe Fortunato, componenti, e del dott. Daniele DePaoli, segretario generale;

Esaminata la richiesta di verifica preliminare presentata da DhlExpress (Italy) s.r.l.. ai sensi dell'art. 17 del d.lg. 30 giugno 2003, n. 196(Codice in materia di protezione dei dati personali);

Visti gli atti d'ufficio;

Esaminata la documentazione acquisita agli atti;

Viste le osservazioni formulate dal segretario generale ai sensidell'art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000;

Relatore il dott. Mauro Paissan;

PREMESSO

1. L'istanza della società.
Indata 3 settembre 2010 Dhl Express (Italy) s.r.l., in ossequio a quantoprescritto nel provvedimento in materia di videosorveglianza dell'8 aprile 2010(che, al punto 1, lett. b) del dispositivo, prescriveva ai titolari del trattamentodi sottoporre, entro sei mesi, i trattamenti che presentavano rischi specificiper i diritti e le libertà fondamentali degli interessati alla verifica di cuiall'art. 17 del Codice), ha presentato, per il tramite dell'AssociazioneItaliana Corrieri Aerei Internazionali (AICAI), una richiesta di verificapreliminare (art. 17 del Codice), al fine di prolungare, fino a 30 giorni, laconservazione delle immagini registrate dalle videocamere di sorveglianzapresenti nei propri magazzini, ubicati in varie città e utilizzati in funzionedell'espletamento del proprio servizio di "corriere aereointernazionale".

Dhl Express (Italy) s.r.l. ha dichiarato di far parte del Gruppo Dhl,leader mondiale di settore, e di effettuare, in cooperazione con Dhl Aviation(Italy) S.r.l., "un servizio postale espresso" di documenti e pacchiin tutto il mondo, grazie alla rete di società appartenenti al medesimo gruppo.Tale attività viene compiuta attraverso trasporti multimodali con prevalenzadella via aerea (cfr. nota del 3 novembre 2010).

In particolare, la società ha riferito di operare nel settore aereo inqualità di "Agente regolamentato" (così come definito dal Reg. CE n.300/2008), con conseguente assunzione dell'obbligo di garantire, attraversol'adozione di adeguate misure di sicurezza, l'effettuazione dei controlli sullemerci e sulla posta già nei magazzini dei centri di lavorazione dellespedizioni, oltre che in quelli aeroportuali, al fine di garantire la continuitàdella "filiera di sicurezza anche nelle fasi di inserimento in magazzino,di deposito e di prelievo" dei suddetti prodotti (cfr. nota del 3 novembre2010); inoltre, la società ha dichiarato di avere conseguito –previadimostrazione all'Agenzia delle Dogane del possesso degli specifici requisitirichiesti dai Regolamenti (CE) n∞ 648/2005 e n∞ 1875/2006- lo status di"Operatore economico autorizzato", ottenendo un'appositacertificazione comunitaria che ne attesta l'affidabilità "nella catena diapprovvigionamento", non solo dal punto di vista doganale, contabile edella solvibilità finanziaria, ma anche dal punto di vista della sicurezza inragione pure di quanto previsto dai regolamenti Transported asset protectionassociation (TAPA) (cfr. e-mail del 3/10/2011).

Sul piano logistico, la società ha precisato che i locali oggetto divideosorveglianza sono complessivamente 39 e si trovano rispettivamente nelleseguenti città: Alessandria (2 magazzini), Altavilla Vicentina (2 magazzini),Azzano San Paolo, Badia Cantignano, Bari, Bentivoglio, Brescia, Carpiano,Casandrino, Catania, Cormano, Falconara Marittima, Genova Sestri Ponente,Grandate (2 magazzini), Milano (2 magazzini), Modena, Novara, PadovaInterporto, Parma, Quinto di Treviso, Rho, Roma (4 magazzini), Rozzano, SanGiuliano Milanese, Segrate, Sesto Fiorentino, Settimo Torinese, TerranuovaBracciolini, Trieste, Udine, Verona e Villorba (cfr. nota del 3 agosto 2011,prot. 21552).

Ciò premesso, Dhl Express (Italy) s.r.l. ha giustificato la suarichiesta con la necessità di mettere a disposizione degli Enti di controllo(tra cui le Forze dell'ordine) eventuali immagini relative ad "avvenimentiche siano attinenti non solo alla criminalità comune ma anche e soprattutto amatrici terroristiche", sottolineando che il prolungamento dei tempi diconservazione sarebbe volto ad "esclusive finalità di sicurezza e ditutela del patrimonio aziendale del quale fanno parte sia i beni di proprietàche le spedizioni dei clienti" (cfr. nota del 3 settembre 2010).

Infine, la società ha aggiunto che la conservazione delle immagini per30 giorni le consentirebbe di mantenere uno standard di sicurezza più elevato,fino ad oggi comunque garantito, in linea con quanto previsto dalle regole delsistema di certificazione volontaria sulla qualità e sicurezza dei serviziaerei gestito da "Transported asset protection association" (TAPA),ritenuto nel settore "parametro di riferimento per gli adempimentifinalizzati a garantire la sicurezza dei trasporti e delle merci" (cfr.nota del 26 settembre 2011).

Nel corso dell'istruttoria, la società ha dichiarato, sotto la propriaresponsabilità (art. 168 del Codice), che in ognuna delle unità operativeoggetto della presente istanza sono intervenuti appositi accordi sindacali, inossequio a quanto previsto dall'art. 4 della legge n. 300/1970 relativamente aldivieto di controllo a distanza dei lavoratori o, in mancanza di rappresentanzesindacali, apposite autorizzazioni da parte delle Direzioni provinciali dellavoro (cfr. nota del 18 novembre 2011 , prot. 26947).

2. Il funzionamento del sistema
Gliimpianti di videosorveglianza di cui la società già si avvale si trovano pressoi suddetti magazzini e fanno parte di un più ampio apparato di sicurezza giàimplementato a protezione degli ambienti utilizzati, costituito da un sistemadi allarme, porte blindate e accessi con badge (cfr. nota del 7 dicembre 2011).Le telecamere, in numero variabile a seconda dell'ampiezza di ciascun sito,"hanno la funzione primaria di monitorizzare la filiera di sicurezza dellespedizioni" (cfr. nota del 18 novembre 2011) e, in parte, sono dislocatelungo il perimetro dei depositi e nelle zone di carico e scarico degliautomezzi; altre, invece, sono posizionate all'interno dei magazzini ed hannoun angolo di ripresa orientato su "nastri portanti, aree di stoccaggio ecorridoi".

Inoltre, è risultato che alcune telecamere sono dotate di un"sensore di movimento" per ridurre lo spazio di registrazione"nei vari dischi dei computer" (cfr. nota del 18 novembre 2011).

Le immagini, conservate per 30 giorni, trascorsi i quali sonocancellate automaticamente, vengono registrate su videoregistratori digitalicollocati in una "control room" protetta da un lettore badge diprossimità, a sua volta collegato al sistema di controllo degli accessi. Lastanza di controllo è "presidiata h24, 7 giorni su 7" da personale diIstituti di Vigilanza certificati.
L'accesso alle immagini registrate,normalmente, è riservato alla sola Autorità giudiziaria, per il solo caso incui si verifichino eventi illeciti e/o dannosi; tuttavia, nel caso in cuisussistano "fondate ragioni per ritenere che la visualizzazione delleimmagini possa essere necessaria al fine di individuare la commissione di attiilleciti", è previsto, nel rispetto degli accordi sindacali, che leimmagini possano essere visionate anche dai responsabili della sicurezzaaziendale, insieme al "rappresentante sindacale dei lavoratori". Laprocedura per la visione delle immagini, poi, prevede l'utilizzo di una"log-in [ä] di comune conoscenza tra Security e Sindacati" e di unadoppia password di accesso al software, in possesso, rispettivamente, dellesuddette parti, al fine di garantire che "nessuno possa, individualmente,accedere alle immagini". Al termine della visione delle stesse, vienecompilato un apposito verbale attestante le ragioni e l'esito del controllo,firmato e sottoscritto da entrambe le parti aziendali (cfr. nota del 18novembre 2011).

Quanto alla nomina dei responsabili e degli incaricati deltrattamento, Dhl Express (Italy) s.r.l., titolare del trattamento, ha dichiaratoche presso ognuna delle sue sedi sono stati ritualmente designati sia iresponsabili che gli incaricati del trattamento, così come previsto anche dalDocumento programmatico sulla sicurezza.

Infine, per quanto riguarda l'obbligo di rendere l'informativa, lasocietà ha specificato che "l'accesso alla zona videosorvegliata ècorrettamente segnalato da appositi cartelli", collocati "a distanzadalla zona stessa e tali da poter essere letti prima di entrarvi" (cfr.nota del 3 novembre 2010).

3. Presupposti di liceità del trattamento
Peruna corretta valutazione della vicenda occorre prendere le mosse dallapeculiarità dell'attività commerciale svolta da Dhl Express (Italy) s.r.l. che,pur essendo per lo più esercitata presso i magazzini dei centri di lavorazionedelle spedizioni, è soggetta ugualmente alle stringenti norme poste daRegolamenti comunitari e, in via amministrativa, dall'Ente Nazionale perl'Aviazione Civile (ENAC), volte a garantire la sicurezza delle persone, dellemerci e delle strutture nell'ambito dell'Aviazione civile.

In particolare, giova rammentare che il Regolamento (CE) n. 300/2008ha fissato norme comuni per proteggere l'aviazione civile da atti diinterferenza illecita che ne mettano in pericolo la sicurezza (art. 1), allacui osservanza sono soggetti oltre agli operatori e i vettori aerei, cheforniscono servizi negli aeroporti, anche tutti coloro che, operando in localisituati all'interno o all'esterno del sedime aeroportuale, forniscono beni e/oprestano servizi nell'ambito di aeroporti situati nel territorio di uno Statomembro (purché non siano utilizzati esclusivamente per scopi militari).Inoltre, detto Regolamento, dopo aver definito la figura di "agenteregolamentato" (come nel caso specifico è Dhl Express (Italy) s.r.l.), intendendoper tale il "vettore aereo, agente, spedizioniere o qualunque altrosoggetto che garantisce l'effettuazione di controlli di sicurezza sulle merci osulla posta", ha imposto ad ogni operatore aeroportuale la redazione,l'attuazione e il mantenimento di un programma per la sicurezza, che dev'esserepresentato all'autorità competente "che, se del caso, può adottareulteriori misure" (cfr. art. 12 Regolamento (CE) n. 300/2008).

Con specifico riferimento al trasporto delle merci e della posta,infine, l'Allegato a detto Regolamento ha stabilito che le stesse "devonoessere sottoposte a controlli di sicurezza prima di essere caricate a bordo diun aeromobile" al fine di prevenire l'introduzione illecita, nelle stivedegli aeromobili, di armi non autorizzate, di ordigni esplosivi e di ogni altrooggetto in grado di causare "turbativa al normale svolgimento del trafficoaereo" (cfr. scheda n. 3, emendamento n. 6 della delibera del ComitatoInterministeriale per la Sicurezza dei trasporti aerei e degli aeroporti del 12novembre 2007, concernente i "Controlli di sicurezza merce, posta,catering, provviste e materiale di bordo").

Una volta espletati tali controlli, le merci e la posta "devonoessere protette da interferenze non autorizzate" fino al loro carico sull'aeromobilecon il quale "devono essere trasportate" e, in caso contrario, devonoessere sottoposte a screening. In particolare, l'agente regolamentato, oltreall'esecuzione dei controlli, deve quindi garantire che i locali dove vengonodepositati i "colli" prima del loro invio in aeroporto sianoadeguatamente protetti al fine di impedire interferenze illecite, fino allaloro consegna ad altro agente regolamentato, vettore aereo o gestoreaereoportuale (cfr. scheda n. 3, emendamento n. 6 della citata delibera delComitato Interministeriale per la Sicurezza dei trasporti aerei e degliaeroporti del 12 novembre 2007).

Con successivo Regolamento (CE) n. 185/2010 sono state dettate normeparticolareggiate per l'attuazione delle norme fondamentali comuni sulla sicurezzadell'aviazione civile al fine di armonizzare l'applicazione del Regolamento(CE) n. 300/2008 e dei relativi provvedimenti attuativi, ed è stato ribaditonuovamente che "l'agente regolamentato", dopo aver effettuato icontrolli di sicurezza previsti, deve provvedere affinché l'accesso a talispedizioni sia sorvegliato e che le stesse, corredate da appositadocumentazione, siano protette da interferenze illecite fino alla loro consegnaad un altro "agente regolamentato" o ad un vettore aereo.

Il 29 aprile 2010, il Direttore generale dell'Ente Nazionale perl'Aviazione Civile (ENAC), al fine di garantire –nelle moredell'adeguamento del Programma Nazionale di Sicurezza- l'immediata applicazionedelle misure di sicurezza poste dai suindicati Regolamenti, ha fissato unaserie di regole, imponendo, tra l'altro, ad ogni "agenteregolamentato" la presentazione di un proprio Programma di sicurezza perassicurare il rispetto delle stesse. In particolare, tra le precauzioni che unagente regolamentato è tenuto ad applicare vi è quella di garantire che ilocali dove vengono depositati e custoditi gli effetti postali e le merci primadell'invio in aeroporto siano adeguatamente protetti al fine di impedire chepersone non autorizzate possano manomettere o introdurre oggetti pericolosi neicolli ivi depositati e che, una volta terminati i controlli di sicurezza,l'accesso alle spedizioni sia sorvegliato/protetto da interferenze nonautorizzate dal momento in cui sono state ricevute fino alla loro consegna adaltro "agente regolamentato" o vettore aereo o gestori aeroportuali(vedi scheda n. 3).

Pertanto, alla luce delle norme comunitarie e delle regole imposte daENAC, che danno ampio risalto al profilo della sicurezza, si deve ritenere chel'utilizzazione di impianti di videosorveglianza da parte degli operatoriaeroportuali sia giustificata.

Ciò premesso, la richiesta di poter allungare il termine diconservazione delle immagini videoregistrate deve essere comunque valutata allaluce dei principi di necessità, proporzionalità, finalità e correttezza postidal Codice (artt. 3 e 11 del Codice), espressamente richiamati anche nelProvvedimento generale in materia di videosorveglianza dell'8 aprile 2010. Inparticolare, secondo tale provvedimento l'allungamento dei tempi diconservazione dei dati oltre i sette giorni, giustificabile solo in casieccezionali, deve essere adeguatamente motivato "con riferimento ad unaspecifica esigenza di sicurezza perseguita, in relazione a concrete situazionidi rischio riguardanti eventi realmente incombenti e per il periodo di tempo incui venga confermata tale eccezionale necessità.

Nel caso in questione, la società ha posto a base dell'istanza duedistinte esigenze.

In primo luogo, Dhl Express (Italy) s.r.l. ha affermato che lanecessità di conservare le immagini fino a 30 giorni deriverebbe dall'esigenzadi osservare i parametri di sicurezza previsti per ottenere il rilasciodell'apposita certificazione da parte della Transported asset protectionassociation (TAPA), i quali sono comunemente considerati nel settore comestandard fondamentali per garantire al meglio la sicurezza dei magazzini, deicentri logistici e delle merci trasportate. Nel caso specifico, il RegolamentoTAPA prevede espressamente, come livello massimo di sicurezza, che le immaginivideoregistrate siano conservate almeno 30 giorni.

Per ciò che riguarda il valore legale degli standard TAPA (determinatidalla suddetta Associazione), si deve rilevare che essi non sono giuridicamentevincolanti, perché stabiliti da un ente privato. Però, al contempo non può nontenersi conto del fatto che detta associazione, composta da più di 600 membritra produttori, fornitori di servizi logistici e corrieri espressi, cooperacostantemente a stretto contatto con Forze di polizia e di sicurezza (lawenforcement agencies - LEA) e con enti pubblici, perseguendo l'obiettivo comunedi ridurre le perdite sofferte dalla catena di approvvigionamentointernazionale attraverso la prevenzione di furti e danneggiamenti, legati, inalcuni casi, anche ad atti di terrorismo internazionale.

Anzi, proprio perché ritenuti tecnicamente validi e, al contempo,rivolti ad un settore di rilevante interesse pubblico, spesso sono le stesseautorità pubbliche a promuovere l'osservanza di tali standard o, addirittura, afare diretto riferimento ad essi, come nel caso della Commissioneeuropea-Direzione generale fiscalità e unione doganale, che, nel fissare gli"Orientamenti" per la concessione dello status di "Operatoreeconomico autorizzato" (previsto dal Codice Doganale Comunitario, Reg.(CE) 1875/2006), nell'ambito dei "Riferimenti a norme riconosciute alivello internazionale" nel settore del "magazzinaggio dellemerci" ha fatto espressa menzione del "Certificato TAPA" (vedi"Taxud/2006/1450").

Ne deriva che alle specifiche tecniche in esame, di fatto, puòattribuirsi una valenza di gran lunga superiore rispetto a quella che dovrebbeloro spettare in ragione delle modalità di adozione, sicché gli standard disicurezza da esse fissati possono ritenersi oramai–sia in sede nazionale,sia in sede internazionale- come un punto di riferimento importante nell'interosettore dell'approvvigionamento delle merci.

In secondo luogo, Dhl Express (Italy) s.r.l. ha sottolineato che,spesso, le spedizioni custodite nei propri magazzini debbono essere conservateper vari giorni a disposizione delle Autorità doganali e delle Forzedell'ordine "per controlli di natura fiscale, vigilanza contro ilnarco-traffico, la frode commerciale, la violazione di diritti di proprietàindustriale, il furto, la manomissione ed il contrabbando"(cfr. note 3novembre 2010 e 7 dicembre 2011); a ciò si aggiunge il fatto che Dhl Express(Italy) s.r.l., in virtù del suo status di "Operatore economicoautorizzato", ha il dovere di segnalare alla Dogana "sospetti direato relativi alle spedizioni trattate" e di "tenere a disposizionedella stessa Autorità le spedizioni su cui essa segnali di voler effettuare icontrolli".

Ne consegue che le spedizioni possono essere trattenute in magazzinoper parecchi giorni e che, in caso di "eventi dannosi da interferenzeillecite" che si accertino solo al termine del trasporto, o anche varigiorni dopo l'arrivo a destinazione della merce, "la ricostruzione dellecause di tali eventi può doversi basare su registrazioni di svariati giorniprima", anche antecedenti la settimana. E ciò a tacere del fatto che, aisensi dell'art. 1698 del codice civile, in caso di "perdita parziale"o "avaria non riconoscibili al momento della riconsegna", èriconosciuta all'interessato la possibilità di effettuare la denunzia fino adotto giorni dopo il ricevimento della spedizione.

Ad ulteriore sostegno della richiesta, la società ha prodotto copia dinumerose denunce presentate presso le Forze dell'ordine per episodi di furto odi smarrimento che hanno interessato spedizioni effettuate presso i proprimagazzini ubicati nei siti interessati, dalle quali emerge che tra la datadella spedizione e quella di scoperta dell'evento sono intercorsi più di settegiorni e, sovente, anche più di un mese, con conseguente impossibilità, inmancanza di immagini videoregistrate, di supportare le indagini dell'Autoritàgiudiziaria.

Ad avviso di questa Autorità, all'esito dell'istruttoria sono emersielementi che inducono a ritenere che la richiesta della società possa essereritenuta conforme ai principi posti dagli artt. 3 e 11 del Codice.

In particolare, la specifica attenzione posta non solo a livellointernazionale ed europeo, ma anche a livello nazionale rispetto allafissazione e alla comune osservanza di elevati standard di sicurezza nelsettore del trasporto aereo delle merci, nonché l'acclarata difficoltà dellestrutture della società di accertare, in tempi più contenuti, eventualiilleciti verificatisi in occasione delle spedizioni, valgono a giustificare lapretesa di procedere ad una conservazione delle immagini videoregistrate fino a30 giorni, all'esclusivo fine dell'accertamento degli accadimenti edell'individuazione, da parte dell'Autorità giudiziaria competente, deglieventuali responsabili.

Resta inteso che, ad eccezione della visione da parte dell'Autoritàgiudiziaria, l'accesso alle immagini in questione potrà avvenire solo nelrispetto di quanto stabilito dagli accordi sindacali aziendali 0, in difetto,dalle Autorizzazioni rilasciate dalle Direzioni provinciali del lavorocompetenti, con conseguente divieto di loro comunicazione a terzi (fatte salvele esigenze dell'Autorità giudiziaria) o di diffusione.

Pertanto, alla luce delle dichiarazioni rese (della cui veridicità laDhl Express (Italy) s.r.l. ha assunto ogni responsabilità - anche penale - aisensi dell'art. 168 del Codice) e, segnatamente, delle illustrate modalità difunzionamento dell'impianto, volto a tutelare il patrimonio aziendale, questaAutorità ritiene che la richiesta di verifica preliminare possa essere accolta.

TUTTO CI“ PREMESSO ILGARANTE

ai sensi dell'art. 17 del Codice, a conclusione della verificapreliminare, prende atto del trattamento di dati personali effettuato da DhlExpress (Italy) s.r.l. attraverso gli impianti di videosorveglianza installatinei propri magazzini ubicati ad Alessandria, Altavilla Vicentina, Azzano SanPaolo, Badia Cantignano, Bari, Bentivoglio, Brescia, Carpiano, Casandrino,Catania, Cormano, Falconara Marittima, Genova Sestri Ponente, Grandate, Milano,Modena, Novara, Padova Interporto, Parma, Quinto di Treviso, Rho, Roma,Rozzano, San Giuliano Milanese, Segrate, Sesto Fiorentino, Settimo Torinese,Terranuova Bracciolini, Trieste, Udine, Verona e Villorba, autorizzando laconservazione delle immagini fino a trenta giorni al solo finedell'accertamento di eventuali illeciti e dell'individuazione, da partedell'Autorità giudiziaria, dei possibili responsabili.

Roma 21 dicembre 2011

Il presidente
Pizzetti

Il relatore
Paissan

Il segretario generale
De Paoli