Allungamento dei tempidi conservazione delle immagini registrate da un impianto di videosorveglianza.Verifica preliminare richiesta da Autostrada dei Fiori S.p.A.

PROVVEDIMENTO DEL 17NOVEMBRE 2011

Registro dei provvedimenti
n. 435 del 17novembre 2011

IL GARANTE PER LAPROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

Nella riunione odierna, in presenza del prof. Francesco Pizzetti,presidente, del dott. Giuseppe Chiaravalloti, vice presidente, del dott. MauroPaissan e del dott. Giuseppe Fortunato, componenti, e del dott. Daniele DePaoli, segretario generale;

Esaminata la richiesta di verifica preliminare presentata daAutostrada dei Fiori S.p.A. ai sensi dell'art. 17 del d.lg. 30 giugno 2003, n.196 (Codice in materia di protezione dei dati personali);

Visti gli atti d'ufficio;

Esaminata la documentazione acquisita agli atti;

Viste le osservazioni formulate dal segretario generale ai sensidell'art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000;

Relatore il dott. Giuseppe Fortunato;

PREMESSO

1. L'istanza della società.
Indata 20 gennaio 2011, la società Autostrada dei Fiori S.p.A., concessionariadell'Anas per la costruzione e gestione dell'Autostrada A/10 Savona –Ventimiglia, nonché per la riscossione dei relativi pedaggi, in ossequio a quantoprescritto al punto 3.2 del provvedimento in materia di videosorveglianza dell'8 aprile 2010, ha presentato una richiesta diverifica preliminare (art. 17 del Codice) al fine di poter conservare per ventigiorni alcune immagini acquisite attraverso il sistema di videosorveglianza inuso presso le stazioni autostradali del tratto in concessione.

In particolare, la società ha dichiarato di avere necessità dicontrollare sia il versamento, da parte del personale, delle buste contenentil'incasso in contante proveniente dall'esazione del pedaggio, sia le operazionidi prelievo effettuate settimanalmente dalla società appaltatrice incaricata diprelevare, trasportare e contare il denaro presso  la propria sede.

La società ha giustificato la richiesta di conservare per venti giornii dati personali acquisiti a mezzo del sistema di videosorveglianza-attualmente memorizzati per sole 24 ore- non solo con la necessità "digarantire la certezza del denaro riscosso, versato dal personale presso lacassaforte e giunto alla società incaricata delle operazioni dicontazione", ma anche con l'esigenza "di tutelare l'interesse deilavoratori della società, che solo così possono avere garanzia dellacorrispondenza tra il proprio versamento e gli importi rendicontati".

In proposito, la società ha fatto presente che, allo stato attuale,tra il momento del versamento del denaro da parte del personale di esazione odel cliente presso le casse self-service ed il successivo suo prelievo possonointercorrere anche dieci giorni, cui poi va aggiunto un ulteriore lassotemporale – che anch'esso può arrivare fino a 10 giorni –necessario per il conteggio degli incassi e la successiva trasmissione dei datifinali ad Autostrada dei Fiori s.p.a.. Pertanto, ove si verificassero deifurti, delle rapine o delle contestazioni dovute a discrepanze tra le sommedichiarate e quelle conteggiate, risulterebbe assai importante poter consultarela registrazione filmata dei singoli accadimenti.
Ciò premesso, traendospunto proprio dalla sparizione di una busta di denaro contenente un interoincasso del centro servizi di Albenga (vedi nota della sezione di Poliziastradale di Imperia dell'11 gennaio 2011, allegata in atti), la società hasostenuto la necessità di conservare le immagini videoregistrate per almenoventi giorni, ritenuti sufficienti per accertare l'effettivo svolgimento deifatti nel caso in cui fosse accertata un'irregolarità nelle operazioni diversamento e/o di prelievo del denaro.

2 Le modalità di funzionamento del sistema
Lasocietà ha riferito che il sistema di videosorveglianza attualmente si avvaledi 30 telecamere di rete, ad ottica fissa e senza possibilità di brandeggio,così distribuite: 15, deputate al controllo del versamento delle buste didenaro da parte del personale di esazione, sono posizionate presso ciascuncasello in prossimità della cassaforte; altre 15 sono adibite al controllodegli accessi esterni ai locali casseforti, di cui 4 posizionate all'internodei locali cassaforte e 11 disposte sotto la pensilina, all'esterno dei localicassaforte. Inoltre, per il 2011 è previsto un loro incremento, "per untotale di 56 telecamere", in ragione della "estensione delmonitoraggio (ä) anche all'interno delle cabine contenenti le casseforti dellepiste self-service", dedicate alla riscossione automatica del denarocontante.

Le telecamere sono distribuite nel numero di 2 per ciascuna stazione;una riprende l'operazione di versamento e l'altra di prelievo, poiché leattività vengono effettuate su due diversi lati della cassaforte, fisicamentedivisi da una parete e con accessi separati. Le telecamere riprendono le soleoperazioni di versamento e prelievo, e l'angolo di visuale è limitato"alle sole zone interessate che nella fattispecie sono: l'area antistantela porta delle casseforti di stazione lato interno per il versamento e latoesterno per il recupero, l'area apertura cassaforte all'interno delle cabinedelle piste cash, l'area manipolazione denaro all'interno delle cabine dellepiste cash".

La società ha anche prodotto la copia di un accordo sottoscritto il 13dicembre 2010 con le rappresentanze dei lavoratori, con il quale è statocondiviso un apposito "regolamento per la disciplina della videosorveglianzaattiva in società Autostrada dei Fiori".

Tale regolamento, che prevede che il sistema di videosorveglianza siavolto solo alla tutela del patrimonio aziendale, al monitoraggio del traffico ea garantire la sicurezza dei dipendenti e dei clienti della società, contieneun elenco -aggiornato al dicembre 2010- delle postazioni delle telecamereubicate presso l'Autostrada dei Fiori e, per ciascuna di esse, rende noto illuogo di installazione e le finalità e modalità di trattamento, ivi compresa,ove prevista, la conservazione delle immagini.

Inoltre, è espressamente stabilito che, nel rispetto del principio dipertinenza e non eccedenza, le telecamere possano riprendere "solo leimmagini indispensabili, limitando l'angolo di visuale delle riprese in funzionedelle sole finalità perseguite, evitando (ä) immagini dettagliate, ingrandite odettagli non rilevanti" (cfr. pag 5 del regolamento); per quanto riguardal'informativa, la società ha dichiarato che, nei locali dove sono presenti lecasseforti, "si è proceduto ad installare idonea informativa" e chela stessa è stata recepita anche all'interno dell'accordo sindacale del 13dicembre 2010.

I dati sono registrati secondo due modalità: quanto alle immaginiriprese dalle telecamere installate presso le casseforti dei caselli, è attivoun sistema di registrazione centralizzato in un sistema server ubicato pressoil centro Direzionale di Imperia; invece, riguardo a quelle riprese dalletelecamere installate all'interno delle cabine delle piste cash, dato il loronumero elevato è prevista una loro registrazione all'interno di un video serverubicato presso ogni casello. In entrambi i casi l'accesso alla sala server èregolato da apposite procedure interne ed è consentito, sulla base diun'apposita procedura, solo al personale autorizzato. Il programma di accessoai dati, poi, prevede due distinti livelli di autenticazione mediante l'uso dicredenziali: il primo, per l'accesso alla postazione collegata sulla retelocale (da effettuarsi attraverso l'inserimento di username/password); ilsecondo, per l'effettiva consultazione dei dati. Inoltre, le utenze attive perla consultazione sono abilitate alla visione soltanto del sottoinsieme ditelecamere di riferimento.

La società ha, inoltre, dichiarato di aver provveduto ad identificaree a nominare in forma scritta i responsabili e gli incaricati per iltrattamento dei dati, sicché "la visione delle registrazioni è consentitasolo al personale autorizzato e alle forze di polizia su richiesta" (cfr.nota Autostrada dei Fiori del 17 gennaio 2011, pag. 2). Circa "le personeautorizzate alla visione di tali immagini, nel caso se ne ravvisi la necessità,[esse] sono: il personale con qualifica di Direttore, il Capo Uffici Pedaggi,il Capo Ufficio Legale e Servizi Generali, il Capo Ufficio Mobilità, Esercizioed Ambiente e il Capo Ufficio Sistemi Informatici" (cfr. pag. 9 del citatoregolamento).

Infine, la società ha dichiarato che i sistemi di registrazionesaranno impostati per provvedere alla cancellazione automatica dei dati alloscadere dei venti giorni.

3. Presupposti di liceità deltrattamento.
In primo luogo è necessario sottolineare che lapresente richiesta di verifica preliminare ha ad oggetto l'allungamento deitempi di conservazione delle immagini riprese "esclusivamente all'internodei caseggiati di stazione e all'interno delle cabine/casseforti dove sonocustoditi gli incassi in denaro contante delle apparecchiatureautomatiche" (vedi pag. 2 della Relazione datata 9 giugno 2011), relativeal versamento, da parte dei dipendenti, degli incassi effettuati presso lebarriere autostradali, alla riscossione automatica degli stessi presso le"piste self-service" ed al successivo prelevamento del denaro daparte della società incaricata di procedere al suo trasporto ed alla successiva"contazione" e "rendicontazione". Pertanto, esulano dalpresente procedimento ulteriori ipotesi di trattamento di immagini effettuatein attuazione di quanto previsto dal regolamento datato 13 dicembre 2010,oggetto di specifico accordo sindacale (es.: telecamere per l'informativaall'utenza sul traffico).

Ciò premesso, le modalità di trattamento che Autostrada dei FioriS.p.A. ha intenzione di adottare debbono essere valutate alla luce dei principidi necessità, proporzionalità, finalità e correttezza posti dal Codice (artt. 3e 11 del Codice), espressamente richiamati anche nel Provvedimento generale inmateria di videosorveglianza dell'8 aprile 2010. In particolare, secondo taleprovvedimento, l'allungamento dei tempi di conservazione dei dati oltre i settegiorni, giustificabile solo in casi eccezionali, deve essere adeguatamentemotivato "con riferimento ad una specifica esigenza di sicurezzaperseguita, in relazione a concrete situazioni di rischio riguardanti eventirealmente incombenti e per il periodo di tempo in cui venga confermata taleeccezionale necessità".

Con specifico riferimento al caso in questione, in primo luogo non puònon tenersi conto delle peculiarità che, sia sul piano tecnico, sia sul pianologistico, contraddistinguono l'attività di incasso –tramite operatore oin via automatizzata- dei pedaggi autostradali da parte della societàconcessionaria.

Infatti, la circostanza che tale attività, per forza di cose, vengasvolta in un contesto di permanente contatto con il traffico veicolare degliutenti e con il personale addetto al servizio di mobilità ed esazione, rende diper sé ardua l'adozione di forme di controllo e di vigilanza in grado diprescindere dalla conservazione delle immagini acquisite tramite il sistema divideosorveglianza.

Quindi, la società ha sostenuto l'inadeguatezza dell'attuale terminedi conservazione delle immagini per sole 24 ore in ragione non solo dellaprogrammazione logistico/temporale dei prelievi presso le stazioni autostradali(che, in alcuni casi, fa sì che dal momento del versamento del denaro da partedel personale di esazione o del cliente presso le casse self-servicetrascorrano anche dieci giorni), ma soprattutto della tempistica necessariaalla società che, per conto di Autostrada dei Fiori S.p.a., una volta prelevatol'incasso, effettua il servizio di conteggio e rendicontazione del denaro.

Con riferimento al primo profilo, la società ha chiarito che, perridurre i tempi di riscossione degli incassi, bisognerebbe necessariamenteaumentare il numero delle "levate" presso le stazioni e presso le"piste self-service", con conseguente aumento dei pericoli giàesistenti a carico di Autostrada dei Fiori S.p.a., dei suoi dipendenti e dellasua clientela; in particolare, stante la chiara riconoscibilità di ogni singolaoperazione di prelievo per chiunque abbia a transitare sul tracciatoautostradale, non solo si determinerebbe un aumento del rischio di rapine e difurti ma, poiché ogni prelievo di denaro presso ciascuna "pistaself-service" ne comporta necessariamente la temporanea chiusura, conconseguente limitazione del complessivo servizio di esazione, si verificherebbeun aumento nella formazione delle code di veicoli, in grado di provocare disagialla mobilità e, di conseguenza, un incremento del rischio di incidentalità,soprattutto ove si tenga conto del fatto che il contesto geofisico ligurecostringe le stazioni in piazzali assai ridotti rispetto a quelli di altrerealtà autostradali.

Inoltre, riguardo al secondo profilo, la società ha riferito che,all'esito di un'attenta analisi di mercato e, soprattutto, a seguito di unlavoro di benchmarking effettuato da diverse concessionarie di comparto, èstato possibile accertare che i tempi tecnici impiegati dalla società cheattualmente svolge il servizio di prelievo, conteggio e rendicontazione deldenaro incassato presso le stazioni, sono in linea con le reali esigenze dilavorazione, sicché non è possibile ipotizzarne una concreta riduzione.

A ciò si aggiunga che la società ha dichiarato di aver recentementeverificato, presso il Centro Servizi di Albenga, la sparizione di una bustacontenente il denaro incassato e che, a seguito delle indagini condotte dalleForze di polizia, il Ministero dell'Interno-Dipartimento della PubblicaSicurezza-Compartimento della Polizia Stradale Liguria, con nota dell'11gennaio 2011, nell'evidenziare che la società è solita venire "aconoscenza dell'eventuale ammanco delle buste dei versamenti dopo circa un mesedalla data del deposito", ha fatto presente che l'attuale "tempo diconservazione dei filmati delle telecamere non consente la visione delleriprese", sollecitando Autostrada dei Fiori S.p.a. a "valutare lapossibilità di conservare i filmati per un tempo congruo ad un'eventualevisione a seguito di eventuali irregolarità nelle operazioni di versamento e/oprelievo delle buste di denaro".

Infine, le stesse rappresentanze sindacali, in occasione dellasottoscrizione dell'accordo aziendale del 13 dicembre 2010, allo scopo diassicurare l'integrità degli incassi e, contemporaneamente, di garantirel'interesse dei dipendenti che hanno il maneggio del denaro alla pienacorrispondenza tra quanto versato da ciascuno di essi e gli importisuccessivamente rendicontati, hanno espressamente convenuto con Autostrada deiFiori S.p.a. "la registrazione di ogni operazione di versamento/prelievodel denaro per e da tutte le casseforti predisposte nei caseggiati e nellecabine di esazione automatica" (cfr. Relazione Autostrada dei Fiori del 17febbraio 2011, pag. 1).

Ad avviso di quest'Autorità, all'esito dell'istruttoria sono emersielementi che inducono a ritenere che la richiesta di allungamento dei tempi diconservazione delle immagini formulata dalla società sia conforme ai principidi non eccedenza e di proporzionalità stabiliti dall'art. 11, comma 1, lett. d)ed e) del Codice per la protezione dei dati personali.

Infatti, può ritenersi che l'allungamento dei tempi di conservazionedei dati sino a venti giorni sia effettivamente giustificato da esigenzeobiettive, legate alle modalità con cui Autostrada dei Fiori S.p.a. svolge lapropria attività di gestione del tratto autostradale, soprattutto in vistadell'espletamento di indagini giudiziarie che dovessero rendersi necessarie incaso di illeciti accertati dopo le 24 ore dall'esazione dei pedaggi.

In particolare, si deve tenere conto del fatto che, sovente, i tempitecnici che intercorrono  prima che vengano effettuati i prelievi serialipresso le casseforti delle stazioni autostradali possono arrivare anche a diecigiorni e che un lasso temporale pressoché identico è solito trascorrere primache la società appositamente incaricata, una volta prelevato il denaro, abbiaconcluso le attività di conteggio e rendicontazione; inoltre, la società hasottolineato che il problema non potrebbe essere ovviato con un sempliceincremento della frequenza delle "levate", stante il conseguenteaumento del rischio di incidenti stradali, che risulterebbero favoriti dallafrequente chiusura delle "piste self-service" cui si accompagnerebbeun sensibile incremento di code di veicoli sostanti in spazi nonparticolarmente agevoli (soprattutto se rapportati a quelli solitamenteusufruibili dagli utenti in altre realtà autostradali).

Riguardo alla veridicità di tali circostanze, che in parte si assumonobasate anche su uno studio di settore, Autostrada dei Fiori S.p.a. ha assuntoogni responsabilità, anche a livello penale.

Pertanto, alla luce delle dichiarazioni rese dalla società e degliulteriori elementi acquisiti, si deve ritenere che la richiesta di verificapreliminare avanzata da Autostrada dei Fiori S.p.A. possa essere accolta.

TUTTO CI“ PREMESSO ILGARANTE

a conclusione dell'istruttoria svolta, accoglie la richiesta diverifica preliminare relativa all'allungamento dei tempi di conservazione delleimmagini registrate dall'impianto di videosorveglianza di Autostrada dei FioriS.p.A., già in uso presso le stazioni del tratto autostradale A/10 Savona–Ventimigliae, per l'effetto, ai sensi dell'art. 17 del Codice, ammette la conservazionedelle immagini registrate per un periodo massimo di venti giorni, daeffettuarsi nel rispetto delle modalità indicate nelle note del 20 gennaio, 9giugno e 31 ottobre 2011 prodotte da Autostrada dei Fiori S.p.a..

Roma, 17 novembre 2011

Il presidente
Pizzetti

Il relatore
Fortunato

Il segretario generale
De Paoli