Trattamento di dati personalieffettuato attraverso impianti di videosorveglianza. Verifica preliminarerichiesta da Dhl Aviation (Italy) s.r.l.

PROVVEDIMENTO DEL 10 NOVEMBRE 2011

Registro dei provvedimenti
 n. 422 del 10 novembre 2011

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATIPERSONALI

Nella riunione odierna, in presenza del prof. FrancescoPizzetti, presidente, del dott. Giuseppe Chiaravalloti, vice presidente, deldott. Mauro Paissan e del dott. Giuseppe Fortunato, componenti, e del dott.Daniele De Paoli, segretario generale;

Esaminata la richiesta di verifica preliminare presentata da DhlAviation (Italy) s.r.l.. ai sensi dell'art. 17 del d.lg. 30 giugno 2003, n. 196(Codice in materia di protezione dei dati personali);

Visti gli atti d'ufficio;

Esaminata la documentazione acquisita agli atti;

Viste le osservazioni formulate dal segretario generale ai sensidell'art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000;

Relatore il dott. Mauro Paissan;

PREMESSO

1. L'istanza della società.


In data 3 settembre 2010 Dhl Aviation (Italy) s.r.l., inossequio a quanto prescritto nel provvedimento in materia di videosorveglianzadell'8 aprile 2010 (che, al punto 1, lett. b) del dispositivo, prescriveva aititolari del trattamento di sottoporre, entro sei mesi, i trattamenti chepresentavano rischi specifici per i diritti e le libertà fondamentali degliinteressati alla verifica di cui all'art. 17 del Codice), ha presentato, per iltramite dell'Associazione Italiana Corrieri Aerei Internazionali (AICAI), unarichiesta di verifica preliminare (art. 17 del Codice), al fine di prolungare,fino a 30 giorni, la conservazione delle immagini registrate dalle videocameredi sorveglianza presenti nei propri magazzini situati presso alcuni aeroportiitaliani e utilizzati in funzione dell'espletamento del proprio servizio di"corriere aereo internazionale".

Dhl Aviation (Italy) s.r.l. ha dichiarato di far parte delGruppo Dhl, leader mondiale di settore, il quale, grazie ad una propria rete disocietà, si occupa del trasporto multimodale di documenti e pacchi in tutto ilmondo, in prevalenza per via aerea.

In particolare, la società ha riferito di operare nel settoreaereo in qualità di "Agente regolamentato" (cosÏ come definito dalReg. CE n. 300/2008, con conseguente assunzione dell'obbligo di garantire,attraverso l'adozione di adeguate misure di sicurezza, l'effettuazione deicontrolli sulle merci e sulla posta trasportata per via aerea; inoltre, lasocietà ha dichiarato di avere conseguito –previa dimostrazioneall'Agenzia delle Dogane del possesso degli specifici requisiti richiesti daiRegolamenti (CE) n∞ 648/2005 e n∞ 1875/2006- lo status di "Operatore economicoautorizzato", ottenendo un'apposita certificazione comunitaria che neattesta l'affidabilità non solo dal punto di vista doganale, contabile e dellasolvibilità finanziaria, ma anche dal punto di vista della sicurezza in ragionedi quanto previsto dai regolamenti Transported asset protection association(TAPA) (cfr. e-mail del 3/10/2011).

Sul piano logistico, la società ha precisato che i localioggetto di videosorveglianza sono complessivamente sette (tra magazzini etensostrutture) e si trovano, rispettivamente, presso i seguenti aeroporti:Ciampino, Treviso, Bologna, Orio al Serio, Ancona e Pisa; inoltre, dettiambienti si trovano tutti nell'area cd. "land side" degli aeroporti(liberamente accessibile al pubblico e costituita, perlopiù, da parcheggi,check-in ed uffici), ad eccezione del sito di Ciampino dove, invece, sonoubicati nell'area "air side" (lato merci), a cui possono accedere,una volta espletati i controlli di sicurezza, solo i passeggeri in partenza oin arrivo, nonché il personale che lavora in aeroporto (cfr. nota del 21settembre 2011).

Ciò premesso, Dhl Aviation (Italy) s.r.l. ha giustificato la suarichiesta con la necessità di mettere a disposizione degli Enti di controllo(tra cui le Forze dell'ordine) eventuali immagini relative ad "avvenimentiche siano attinenti non solo alla criminalità comune ma anche e soprattutto amatrici terroristiche", sottolineando che il prolungamento dei tempi diconservazione sarebbe volto ad "esclusive finalità di sicurezza e ditutela del patrimonio aziendale del quale fanno parte sia i beni di proprietàche le spedizioni dei clienti" (cfr. nota del 3 settembre 2010).

Infine, la società ha aggiunto che la conservazione delleimmagini per 30 giorni le consentirebbe di mantenere uno standard di sicurezzapiù elevato, fino ad oggi comunque garantito, in linea  con quantoprevisto dalle regole del sistema di certificazione volontaria sulla qualità esicurezza dei servizi aerei  gestito da "Transported asset protectionassociation" (TAPA), ritenuto nel settore "parametro di riferimentoper gli adempimenti finalizzati a garantire la sicurezza dei trasporti e dellemerci" (cfr. nota del 26 settembre 2011).

Nel corso dell'istruttoria, la società ha dichiarato, sotto lapropria responsabilità (art. 168 del Codice), che in ognuna delle realtàaeroportuali oggetto della presente istanza sono intervenuti appositi accordisindacali, in ossequio a quanto previsto dall'art. 4 della legge n. 300/1970relativamente al divieto di controllo a distanza dei lavoratori.

2. Il funzionamento del sistema


Gli impianti di videosorveglianza di cui la società già siavvale si trovano nei magazzini aeroportuali e fanno parte di un più ampioapparato di sicurezza già implementato a protezione degli ambienti utilizzati,costituito da un sistema di allarme e da sensori volumetrici. Le telecamere, innumero variabile a seconda dell'ampiezza di ciascun sito, "hanno lafunzione primaria di monitorizzare la filiera di sicurezza dellespedizioni" (cfr. e-mail del 5 ottobre 2011) e, in parte, sono dislocatelungo il perimetro dei depositi e nelle zone di carico e scarico; altre,invece, sono posizionate all'interno dei magazzini e, alcune di esse, sono anche dotate di "speed dome".

Inoltre, è risultato che, presso le sedi aeroportuali di Ancona,Bologna, Pisa e Treviso, l'impianto di videosorveglianza è dotato anche da un"sensore di movimento" per ridurre lo spazio di registrazione"nei vari dischi dei computer" (cfr. e-mail del 5 ottobre 2011).

Le immagini, conservate per 30 giorni, trascorsi i quali sonocancellate automaticamente, vengono registrate su videoregistratori digitaliprotetti nel seguente modo:

- presso il sito di Orio al Serio, i videoregistratori sonocollocati in una "control room" protetta da un lettore badge diprossimità, a sua volta collegato al sistema di controllo degli accessi. Lastanza di controllo è "presidiata h24, 7 giorni su 7 da personaledell'Istituto di Vigilanza Nuova Polnotte, certificato ai sensi del d.m.85/99" (cfr. e-mail del 7 ottobre 2011);

- tutti gli altri siti, invece, sono forniti di locale CED TVCC,al quale si accede attraverso un "lettore reader di prossimità collegatoal sistema centrale controllo accessi di BGY".

L'accesso alle immagini registrate, normalmente, è riservatoalla sola Autorità giudiziaria, per il solo caso in cui si verifichino eventiilleciti e/o dannosi; tuttavia, nel caso in cui sussistano "fondateragioni per ritenere che la visualizzazione delle immagini possa esserenecessaria al fine di individuare la commissione di atti illeciti", èprevisto che le immagini possano essere visionate anche dai responsabili dellasicurezza aziendale, ma solo alla presenza di "almeno un rappresentantesindacale dei lavoratori", con l'eccezione di quelle relative ai parcheggiaziendali (se presenti), in quanto in tal caso le riprese sono concordementefinalizzate soltanto a "garantire l'accesso alle sole autoautorizzate" (cfr. nota del 3 novembre 2010). La procedura per la visionedelle immagini, poi, prevede l'utilizzo di una doppia password di accesso alsoftware, in possesso, rispettivamente, del "Security manager" e"della RSA" (cfr. nota del 26 settembre 2011). Al termine dellavisione delle immagini, viene compilato un apposito verbale recante anchel'esito del controllo, firmato e sottoscritto da entrambe le parti aziendali(cfr. nota del 7 ottobre 2011).

Quanto alla nomina dei responsabili e degli incaricati deltrattamento, Dhl Aviation (Italy) s.r.l., titolare del trattamento, hadichiarato che presso ognuna delle sue sedi sono stati ritualmente designatisia i responsabili che gli incaricati del trattamento, cosÏ come previsto anchedal Documento programmatico sulla sicurezza.

Infine, per quanto riguarda l'obbligo di rendere l'informativa,la società ha specificato che "l'accesso alla zona videosorvegliata ècorrettamente segnalato da appositi cartelli", collocati "a distanzadella zona stessa e tali da poter essere letti prima di entrarvi".

3. Presupposti di liceità deltrattamento


Per unacorretta valutazione della vicenda occorre prendere le mosse dalla peculiaritàdell'attività commerciale svolta da Dhl Aviation (Italy) s.r.l. che, essendoper lo più esercitata presso le aree aeroportuali, è soggetta a stringentinorme poste da Regolamenti comunitari e, in via amministrativa, dall'EnteNazionale per l'Aviazione Civile (ENAC), volte a garantire la sicurezza dellepersone, delle merci e delle strutture.

In particolare, giova rammentare che il Regolamento (CE) n.300/2008 ha fissato norme comuni per proteggere l'aviazione civile da atti diinterferenza illecita che ne mettano in pericolo la sicurezza (art. 1), allacui osservanza sono soggetti tutti gli operatori, compresi i vettori aerei, cheforniscono servizi negli aeroporti, nonché tutti coloro che, operando in localisituati all'interno o all'esterno del sedime aeroportuale, forniscono beni e/oprestano servizi nell'ambito di aeroporti situati nel territorio di uno Statomembro (purché non siano utilizzati esclusivamente per scopi militari).Inoltre, detto Regolamento, dopo aver definito la figura di "agenteregolamentato" (come nel caso specifico è Dhl Aviation (Italy) s.r.l.),intendendo per tale il "vettore aereo, agente, spedizioniere o qualunquealtro soggetto che garantisce l'effettuazione di controlli di sicurezza sullemerci o sulla posta", ha imposto ad ogni operatore aeroportuale laredazione, l'attuazione e il mantenimento di un programma per la sicurezzadell'aeroporto, che dev'essere presentato all'autorità competente "che, sedel caso, può adottare ulteriori misure".

Con specifico riferimento al trasporto delle merci e dellaposta, infine, l'Allegato a detto Regolamento ha stabilito che le stesse"devono essere sottoposte a controlli di sicurezza prima di esserecaricate a bordo di un aeromobile" e che è precluso ai vettori aerei"di trasportare con aeromobile merci o posta a meno che esso stesso nonabbia effettuato i controlli in questione ovvero l'effettuazione di essi siastata confermata e attestata da un agente regolamentato, un mittente conosciutoo un mittente responsabile". Le merci e la posta destinate a tale tipo ditrasporto "devono essere protette da interferenze non autorizzate dalmomento in cui sono stati effettuati i controlli di sicurezza fino allapartenza dell'aeromobile sul quale devono essere trasportate" e, in casocontrario, devono essere sottoposte a screening.

Con successivo Regolamento (CE) n. 185/2010 sono state dettatenorme particolareggiate per l'attuazione delle norme fondamentali comuni sullasicurezza dell'aviazione civile al fine di armonizzare l'applicazione delRegolamento (CE) n. 300/2008 e dei relativi provvedimenti attuativi, ed è statoribadito che "l'agente regolamentato", dopo aver effettuato icontrolli di sicurezza previsti, deve provvedere affinché l'accesso a talispedizioni sia sorvegliato e che le stesse, corredate da appositadocumentazione, siano protette da interferenze illecite fino alla loro consegnaad un altro "agente regolamentato" o ad un vettore aereo.

Il 29 aprile 2010, il Direttore generale dell'Ente Nazionale perl'Aviazione Civile (ENAC), al fine di garantire –nelle moredell'adeguamento del Programma Nazionale di Sicurezza- l'immediata applicazionedelle misure di sicurezza poste dai suindicati Regolamenti, ha fissato unaserie di regole, imponendo, tra l'altro, ad ogni "agenteregolamentato" la presentazione di un proprio Programma di sicurezza perassicurare il rispetto delle stesse. In particolare, tra le precauzioni che un agenteregolamentato è tenuto ad applicare vi è quella di garantire che i locali dovevengono depositati e custoditi gli effetti postali e le merci prima dell'invioin aeroporto siano adeguatamente protetti al fine di impedire che persone nonautorizzate possano manomettere o introdurre oggetti pericolosi nei colli ividepositati e che, una volta terminati i controlli di sicurezza, l'accesso allespedizioni sia sorvegliato/protetto da interferenze non autorizzate dal momentoin cui sono state ricevute fino alla loro consegna ad altro "agenteregolamentato" o vettore aereo o gestori aeroportuali (vedi scheda n. 3).

Pertanto, alla luce delle norme comunitarie e delle regoleimposte da ENAC, che danno ampio risalto al profilo della sicurezza, si deveritenere che l'utilizzazione di impianti di videosorveglianza da parte deglioperatori aeroportuali sia giustificata.

Ciò premesso, la richiesta di poter allungare il termine diconservazione delle immagini videoregistrate deve essere comunque valutata allaluce dei principi di necessità, proporzionalità, finalità e correttezza postidal Codice (artt. 3 e 11 del Codice), espressamente richiamati anche nelProvvedimento generale in materia di videosorveglianza dell'8 aprile 2010. Inparticolare, secondo tale provvedimento l'allungamento dei tempi diconservazione dei dati oltre i sette giorni, giustificabile solo in casieccezionali, deve essere adeguatamente motivato "con riferimento ad unaspecifica esigenza di sicurezza perseguita, in relazione a concrete situazionidi rischio riguardanti eventi realmente incombenti e per il periodo di tempo incui venga confermata tale eccezionale necessità.

Nel caso in questione, la società ha posto a base dell'istanzadue distinte esigenze.

In primo luogo, Dhl Aviation (Italy) s.r.l. ha affermato che lanecessità di conservare le immagini fino a 30 giorni deriverebbe dall'esigenzadi osservare i parametri di sicurezza previsti per ottenere il rilasciodell'apposita certificazione da parte della Transported asset protectionassociation (TAPA), i quali sono comunemente considerati nel settore comestandard fondamentali per garantire al meglio la sicurezza dei magazzini, deicentri logistici e delle merci trasportate. Nel caso specifico, il RegolamentoTAPA prevede espressamente, come livello massimo di sicurezza, che le immaginivideoregistrate siano conservate almeno 30 giorni.

Per ciò che riguarda il valore legale degli standard TAPA(determinati dalla suddetta Associazione), si deve rilevare che essi non sonogiuridicamente vincolanti, perché stabiliti da un ente privato. Però, alcontempo non può non tenersi conto del fatto che detta associazione, composta dapiù di 600 membri tra produttori, fornitori di servizi logistici e corrieriespressi, coopera costantemente a stretto contatto con Forze di polizia e disicurezza (law enforcement agencies - LEA) e con enti pubblici, perseguendol'obiettivo comune di ridurre le perdite sofferte dalla catena diapprovvigionamento internazionale attraverso la prevenzione di furti edanneggiamenti, legati, in alcuni casi, anche ad atti di terrorismointernazionale.

Anzi, proprio perché ritenuti tecnicamente validi e, alcontempo, rivolti ad un settore di rilevante interesse pubblico, spesso sono lestesse autorità pubbliche a promuovere l'osservanza di tali standard o,addirittura, a fare diretto riferimento ad essi, come nel caso dellaCommissione europea-Direzione generale fiscalità e unione doganale, che, nelfissare gli "Orientamenti" per la concessione dello status di"Operatore economico autorizzato" (previsto dal Codice DoganaleComunitario, Reg. (CE) 1875/2006), nell'ambito dei "Riferimenti a normericonosciute a livello internazionale" nel settore del "magazzinaggiodelle merci" ha fatto espressa menzione del "Certificato TAPA"(vedi "Taxud/2006/1450").

Ne deriva che alle specifiche tecniche in esame, di fatto, puòattribuirsi una valenza di gran lunga superiore rispetto a quella che dovrebbeloro spettare in ragione delle modalità di adozione, sicché gli standard disicurezza da esse fissati possono ritenersi oramai–sia in sede nazionale,sia in sede internazionale- come un punto di riferimento importante nell'interosettore dell'approvvigionamento delle merci.

In secondo luogo, Dhl Aviation (Italy) s.r.l. ha sottolineatoche, spesso, le spedizioni custodite nei propri magazzini debbono essereconservate per vari giorni a disposizione della Guardia di finanza, delleAutorità doganali e delle Forze dell'ordine "per controlli di naturafiscale, vigilanza contro il narco-traffico, la frode commerciale, laviolazione di diritti di proprietà industriale, il furto, la manomissione ed ilcontrabbando"(cfr. nota 3 novembre 2010; D.M. n. 85/1999 in materia diaffidamento dei servizi di sicurezza negli aeroporti); a ciò si aggiunge il fattoche Dhl Aviation (Italy) s.r.l., in virtù del suo status di "Operatoreeconomico autorizzato", ha il dovere di segnalare alla Dogana"sospetti di reato relativi alle spedizioni trattate" e di"tenere a disposizione della stessa Autorità le spedizioni su cui essasegnali di voler effettuare i controlli".

Ne consegue che le spedizioni possono essere trattenute inmagazzino per parecchi giorni e che, in caso di "eventi dannosi dainterferenze illecite" che si accertino solo al termine del trasporto, oanche vari giorni dopo l'arrivo a destinazione della merce, "laricostruzione delle cause di tali eventi può doversi basare su registrazioni disvariati giorni prima" anche antecedenti la settimana. E ciò a tacere delfatto che, ai sensi dell'art. 1698 del codice civile, in caso di "perditaparziale" o "avaria non riconoscibili al momento dellariconsegna", è riconosciuta all'interessato la possibilità di effettuarela denunzia fino ad otto giorni dopo il ricevimento della spedizione.

Ad ulteriore sostegno della richiesta, la società ha prodottocopia di numerose denunce presentate presso le Forze dell'ordine per episodi difurto o di smarrimento che hanno interessato spedizioni effettuate presso ipropri magazzini ubicati nei siti aeroportuali interessati, dalle quali emergeche tra la data della spedizione e quella di scoperta dell'evento sonointercorsi più di sette giorni e, sovente, anche più di un mese, conconseguente impossibilità, in mancanza di immagini videoregistrate, disupportare le indagini dell'Autorità giudiziaria.

Ad avviso di questa Autorità, all'esito dell'istruttoria sonoemersi elementi che inducono a ritenere che la richiesta della società possaessere ritenuta conforme ai principi posti dagli artt. 3 e 11 del Codice.

In particolare, la specifica attenzione posta non solo a livellointernazionale ed europeo, ma anche a livello nazionale rispetto allafissazione e alla comune osservanza di elevati standard di sicurezza nelsettore del trasporto aereo delle merci, nonché l'acclarata difficoltà dellestrutture della società di accertare, in tempi più contenuti, eventualiilleciti verificatisi in occasione delle spedizioni, valgono a giustificare lapretesa di procedere ad una conservazione delle immagini videoregistrate fino a30 giorni, all'esclusivo fine dell'accertamento degli accadimenti edell'individuazione, da parte dell'Autorità giudiziaria competente, deglieventuali responsabili.

Resta inteso che, ad eccezione della visione da partedell'Autorità giudiziaria, l'accesso alle immagini in questione potrà avveniresolo nel rispetto di quanto stabilito dagli accordi sindacali aziendali, conconseguente divieto di loro comunicazione a terzi (fatte salve le esigenzedell'Autorità giudiziaria) o di diffusione.

Pertanto, alla luce delle dichiarazioni rese (della cuiveridicità la Dhl Aviation (Italy) s.r.l. ha assunto ogni responsabilità -anche penale - ai sensi dell'art. 168 del Codice) e, segnatamente, delleillustrate modalità di funzionamento dell'impianto, volto a tutelare ilpatrimonio aziendale, questa Autorità ritiene che la richiesta di verificapreliminare possa essere accolta.

TUTTO CIO' PREMESSO IL GARANTE

ai sensi dell'art. 17 del Codice, a conclusione della verificapreliminare, prende atto del trattamento di dati personali effettuato da DhlAviation (Italy) s.r.l. attraverso gli impianti di videosorveglianza installatipresso i propri magazzini ubicati negli aeroporti di Ancona, Bologna, Ciampino,Orio al Serio, Pisa e Treviso, autorizzando la conservazione delle immaginifino a trenta giorni al solo fine dell'accertamento di eventuali illeciti edell'individuazione, da parte dell'Autorità giudiziaria, dei possibiliresponsabili.

Roma, 10 novembre 2011

Il presidente
Pizzetti

Il relatore
Paissan

Il segretario generale
De Paoli