Garante per la protezione
    dei dati personali


Parere al Ministero dell'economia e delle finanze su uno schema di regolamento di concerto con il Ministro della giustizia riguardante il tirocinio per l'esercizio dell'attivitą di revisione legale

PROVVEDIMENTO DEL 10 NOVEMBRE 2011

Registro dei provvedimenti 
n. 419 del 10 novembre 2011

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

NELLA riunione odierna, in presenza del prof. Francesco Pizzetti, presidente, del dott. Giuseppe Chiaravalloti, vice presidente, del dott. Mauro Paissan e del dott. Giuseppe Fortunato, componenti e del dott. Daniele De Paoli, segretario generale;

Vista la richiesta di parere del Ministero dell'economia e delle finanze;

Visto l'art. 154, comma 4 del Codice in materia di protezione dei dati personali (d.lgs. 30 giugno 2003, n. 196);

Vista la documentazione in atti;

Viste le osservazioni dell'Ufficio formulate dal segretario generale ai sensi dell'art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000;

Relatore il dott. Giuseppe Chiaravalloti;

PREMESSO

1. Il Ministero dell'economia e delle finanze  ha richiesto il parere del Garante in ordine a uno schema di regolamento di concerto con il Ministro della giustizia riguardante il tirocinio per l'esercizio dell'attivitą di revisione legale, in applicazione dell'articolo 3 del decreto legislativo 27 gennaio 2010, n. 39, recante attuazione della direttiva 2006/43/CE relativa alle revisioni legali dei conti annuali e dei conti consolidati.

L'Amministrazione intende disciplinare la materia in questione anche mediante altri due regolamenti, previsti dal medesimo decreto legislativo (recanti, rispettivamente, la disciplina dei requisiti per l'iscrizione al Registro dei revisori legali e quella delle modalitą di iscrizione e di cancellazione dal Registro medesimo), i cui schemi sono stati anch'essi trasmessi, per completezza ed analogia di materia, a questa Autoritą e in ordine ai quali si esprime separato parere.
Dopo aver previsto alcuni principi generali (capo primo), l'odierno schema di regolamento disciplina, al capo secondo, la tenuta del registro dei tirocinanti, al capo terzo lo svolgimento del tirocinio ed infine, al capo quarto, reca alcune disposizioni transitorie e finali.

In particolare, nel capo primo si istituisce il Registro del tirocinio presso il Ministero dell'economia e delle finanze (articolo 3), richiamando, per l'iscrizione ad esso, i requisiti di onorabilitą e la laurea almeno triennale previsti, per i revisori legali, dall'articolo 2, comma 2, del decreto legislativo n. 39/2010 e relative disposizioni regolamentari di attuazione (art. 2).
Quanto al contenuto informativo del registro, l'articolo 3, comma 2, dello schema, prevede per ciascun tirocinante iscritto una serie di informazioni (generalitą, recapito, data di inizio del tirocinio, soggetto presso il quale il tirocinio Ź svolto, fatti modificativi dello svolgimento del tirocinio); in particolare, si chiarisce che per generalitą s'intendono il cognome, il nome, il luogo e la data di nascita.

Lo schema di regolamento precisa che i predetti dati sono conservati in forma elettronica, nonché accessibili gratuitamente sul sito internet del Ministero dell'economia e delle finanze in conformitą con l'articolo 3, comma 3, del decreto legislativo n. 39/2010 (art. 3, comma 3, dello schema).

Nel capo secondo ("Tenuta del registro"), in attuazione dell'articolo 3, comma 8, del decreto legislativo n. 39/2010, si disciplina poi il contenuto della domanda di iscrizione (art. 5) richiedendo di specificare, tra le altre cose, il possesso dei requisiti di onorabilitą, il recapito anche elettronico per le comunicazioni, il codice fiscale, l'amministrazione o l'ente di appartenenza se il richiedente Ź pubblico dipendente, nonché di allegare copia, anche per immagine su supporto informatico, del documento di identitą sia del richiedente che del revisore legale

La domanda di iscrizione deve essere redatta secondo il modello pubblicato sul sito internet del Ministero dell'economia e delle finanze ed inviata anche per via telematica o digitale ai sensi del decreto legislativo n. 82 del 2005 recante il codice dell'amministrazione digitale (art. 4).

In particolare, in base all'articolo 5, comma 3, dello schema, il Ministero dell'economia e delle finanze, sentito il Garante, puė disciplinare le modalitą di presentazione, trasmissione e gestione dell'avvenuta ricezione delle domande nonché della documentazione allegata "mediante l'utilizzo delle tecnologie dell'informazione e della comunicazione, nel rispetto delle misure di sicurezza necessarie per assicurare l'identificazione certa del soggetto e la validazione temporale del documento informatico formato".

Si precisa che il Ministero dell'economia e delle finanze ha facoltą di accertare presso le amministrazioni interessate la veridicitą delle dichiarazioni contenute nella domanda di iscrizione nel registro del tirocinio (art. 6).

In attuazione dell'articolo 3, comma 8, lettera e), del decreto legislativo n. 39/2010, lo schema prevede una serie di informazioni che l'iscritto Ź tenuto a comunicare al Ministero dell'economia e delle finanze anche ai fini dell'aggiornamento dei dati contenuti nel Registro, cui Ź tenuto il Ministero (artt. 7 e 8).

In attuazione dell'articolo 3, comma 8, lettera c), del decreto legislativo n. 39/2010, il capo terzo disciplina sia la cancellazione dal registro del tirocinio (art. 14) che ulteriori ipotesi di sospensione del tirocinio (art. 15); un'ipotesi di cancellazione dal registro Ź poi disposta dal Ministero dell'economia e delle finanze in seguito al provvedimento di conclusione del tirocinio (art. 16).

Infine, al capo quarto, l'articolo 19 prevede che "le modalitą di trasmissione delle comunicazioni…, anche attraverso l'utilizzo delle tecnologie dell'informazione e della comunicazione, sono stabilite con appositi atti del Ministero dell'economia e delle finanze, sentito il Garante per la protezione dei dati personali".

RILEVATO

2. Il parere Ź reso su di una versione dello schema di regolamento che tiene conto degli approfondimenti e delle indicazioni suggeriti dall'Ufficio del Garante ai competenti uffici dell'Amministrazione interessata nel corso di riunioni e contatti informali, volti a perfezionare il testo e a rendere effettivo il diritto alla protezione dei dati personali degli interessati nell'ambito dei trattamenti previsti dal regolamento.

Le osservazioni dell'Ufficio hanno riguardato, in particolare, la pertinenza delle informazioni comunque raccolte dall'Amministrazione per la tenuta del registro; la distinzione fra le informazioni che devono essere inserite nel registro pubblico e gli ulteriori dati pure acquisiti dal Ministero, in quanto strumentali alla tenuta del registro, che perė non possono essere oggetto di pubblicazione; la previsione espressa del parere del Garante sugli atti del Ministero dell'economia e delle finanze disciplinanti le modalitą di presentazione, trasmissione e gestione dell'avvenuta ricezione delle domande nonché "le modalitą di trasmissione delle comunicazioni di cui al presente regolamento, anche attraverso l'utilizzo delle tecnologie dell'informazione e della comunicazione…" (artt. 5, comma 3, e 19 dello schema).

CONSIDERATO

3. L'articolo 3, comma 2, dello schema prevede che nel registro del tirocinio – le cui informazioni sono accessibili sul sito internet del Ministero – siano indicate, fra l'altro, le "cancellazioni".

La cancellazione del tirocinante dal registro Ź disciplinata dall'articolo 14, al verificarsi di determinati presupposti, e sembra comportare la soppressione dal registro di ogni informazione relativa al tirocinante.

La disposizione dell'articolo 3 appare, dunque, in contraddizione con l'altra e richiede perciė quanto meno un miglior coordinamento con quella, tenuto conto perė che l'articolo 3, comma 2, del decreto legislativo n. 39/2010, nell'elencare il contenuto del registro, non contiene alcun riferimento alla cancellazione dal registro stesso. In ogni caso, l'eventuale conservazione dei dati del tirocinante nel registro unitamente al fatto storico della sua "cancellazione", al verificarsi di una causa di cancellazione, sarebbe contraria al principio di finalitą  e di conservazione dei dati per il tempo necessario al raggiungimento della finalitą stessa (art. 11 del Codice). Nulla osta, invece, a che l'amministrazione tenga nota del tirocinio svolto e della relativa cancellazione dal registro mediante separata archiviazione dei dati, per finalitą lecite diverse da quella della tenuta del registro pubblico.

In conclusione, salvo diversa, motivata giustificazione della norma da parte dell'Amministrazione richiedente il parere, all'articolo 3, comma 2, lett. e), dello schema, le parole: ", le cancellazioni" devono essere soppresse.

RITENUTO

4. La materia oggetto del presente schema di regolamento Ź di particolare delicatezza sotto il profilo della protezione dei dati personali in quanto puė comportare il trattamento di "dati giudiziari" (come definiti dall'articolo 4, comma 1, lett. e), del Codice in materia di protezione dei dati personali di cui al d.lg. n. 196/2003, d'ora innanzi "Codice"), per il quale sono previste particolari garanzie (artt. 20, 21 e 22 del Codice).

Tale trattamento puė rendersi necessario in sede di accertamenti compiuti dal Ministero dell'economia e delle finanze presso le amministrazioni interessate per verificare la veridicitą delle dichiarazioni contenute nella domanda di iscrizione nel registro del tirocinio ai sensi dell'articolo 6, comma 2, del presente schema di regolamento, in particolare per quanto riguarda quelle concernenti il possesso dei richiesti requisiti di onorabilitą.

Il trattamento di tali dati Ź autorizzato da norme di legge che specificano le finalitą di rilevante interesse pubblico di cui all'articolo 21 del Codice, in quanto, da un lato, la fattispecie in questione riguarda un'iscrizione prevista "dalla legge, da un regolamento  o dalla normativa comunitaria" (articolo 68, comma 2, lett. g), del Codice), e, dall'altro, la consultazione diretta, da parte di una pubblica amministrazione, degli archivi dell'amministrazione certificante "finalizzata…al controllo sulle dichiarazioni sostitutive presentate dai cittadini" si considera operata per una finalitą di rilevante interesse pubblico (art. 43, comma 2, d.P.R. n. 445/2000).

Nondimeno, per conformare pienamente la disciplina prevista dal provvedimento in esame alle garanzie sancite dal Codice e consentire, cosď, all'Amministrazione interessata di trattare i predetti dati giudiziari in maniera legittima, Ź necessario prevedere una disposizione che, in ossequio ai requisiti previsti dal medesimo articolo 21 del Codice, individui i tipi di dati e di operazioni che l'amministrazione Ź autorizzata, rispettivamente, a trattare e ad effettuare.

L'Amministrazione potrą curare l'adeguamento della base normativa in questione mediante integrazione del decreto del Ministro dell'economia e delle finanze 29 novembre 2007, n. 255, recante regolamento di attuazione degli articoli 20, 21 e 181 del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, recante "Codice in materia di protezione dei dati personali". Al riguardo, l'Autoritą prende atto che uno schema di integrazione del citato decreto n. 255 del 2007 Ź stato trasmesso al Garante per il prescritto parere.

IL GARANTE

1) esprime parere favorevole sullo schema di regolamento concernente il tirocinio, in applicazione dell'articolo 3 del decreto legislativo 27 gennaio 2010, n. 39, recante attuazione della direttiva 2006/43/CE, relativa alle revisioni legali dei conti annuali e dei conti consolidati, con la seguente condizione:

a) salvo diversa, motivata giustificazione della norma da parte dell'Amministrazione richiedente il parere – da portare comunque a conoscenza di questa Autoritą - all'articolo 3, comma 2, lett. e), dello schema, siano soppresse le parole: ", le cancellazioni" (punto 3);

2) si riserva di esprimere il prescritto parere di competenza sullo schema di integrazione del decreto del Ministro dell'economia e delle finanze 29 novembre 2007, n. 255, gią trasmesso all'Autoritą, e volto a prevedere un'adeguata base normativa al trattamento di dati giudiziari effettuato in applicazione del presente regolamento, mediante individuazione dei tipi di dati e di operazioni che l'amministrazione interessata Ź autorizzata, rispettivamente, a trattare e ad effettuare (punto 4).

Roma, 10 novembre 2011

Il presidente
Pizzetti

Il relatore
Chiaravalloti

Il segretario generale reggente
De Paoli