Allungamento dei tempi di conservazione delle immagini registrate dall'impianto di videosorveglianza. Verifica preliminare richiesta da NN Europe S.p.A.

Allungamento dei tempi di conservazione delle immagini registrate da un impianto di videosorveglianza. Verifica preliminare richiesta da NN Europe S.p.A

PROVVEDIMENTO DEL 7 LUGLIO 2011

Registro dei provvedimenti n. 286 del 7 luglio 2011

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

Nella riunione odierna, in presenza del prof. Francesco Pizzetti, presidente, del dott. Giuseppe Chiaravalloti, vice presidente, del dott. Mauro Paissan e del dott. Giuseppe Fortunato, componenti, e del dott. Daniele De Paoli, segretario generale;

Esaminata la richiesta di verifica preliminare presentata da NN Europe S.p.A. ai sensi dell'art. 17 del d.lg. 30 giugno 2003, n. 196 (Codice in materia di protezione dei dati personali);

Visti gli atti d'ufficio;

Esaminata la documentazione acquisita agli atti;

Viste le osservazioni formulate dal segretario generale ai sensi dell'art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000;

Relatore il dott. Giuseppe Chiaravalloti;

PREMESSO

1. L'istanza della società. In data 19 agosto 2010, la società NN Europe S.p.A., in ossequio a quanto prescritto nel provvedimento in materia di videosorveglianza dell'8 aprile 2010 (punto 1, lett. b) del dispositivo) ha presentato una richiesta di verifica preliminare (art. 17 del Codice) al fine di poter conservare per ventiquattro mesi le immagini acquisite attraverso il sistema di videosorveglianza attualmente in uso presso la sede operativa di Pinerolo (TO), ubicata in Corso Torino 378.

NN Europe ha dichiarato di essere un'azienda metalmeccanica facente parte del Gruppo americano NN Inc. e di produrre e vendere componenti meccanici di elevata precisione (in particolare, sfere di acciaio aventi caratteristiche qualitative e geometriche valutabili nell'ordine di centesimi di micron), destinati ad essere impiegati in diversi settori industriali, tra cui il comparto c.d. automotive.

Avendo subìto numerosi atti di sabotaggio da parte di ignoti dopo la conclusione delle normali fasi di ispezione e di collaudo del "prodotto finito", la società, dal 2003, previo accordo con le Rappresentanze Sindacali Unitarie, ha deciso di dotarsi di un sistema di videosorveglianza con registrazione delle immagini, al fine di preservare la produzione e la competitività aziendale, evitando, al contempo, danni d'immagine che si sarebbero potuti riverberare anche sui livelli occupazionali.

In particolare, NN Europe S.p.A. ha evidenziato che le sfere in acciaio prodotte vengono installate su cuscinetti volventi e che "il difetto di una sola sfera è in grado di provocare danni importanti al cuscinetto con conseguente malfunzionamento o, peggio, blocco dell'organo in movimento che utilizza il cuscinetto", con conseguenze assai pericolose per il conducente del veicolo e per gli eventuali passeggeri. Inoltre, la società ha sottolineato che, frequentemente, dette sfere vengono "utilizzate dai clienti anche 2 o 3 anni successivamente alla data di fabbricazione e confezionatura in appositi contenitori", sicché "le anomalie del prodotto possono palesarsi parecchi mesi dopo la data di produzione e fabbricazione".

Pertanto, al fine di assicurare la concreta efficacia dell'attività di videosorveglianza contro il rischio di reiterazione degli atti di sabotaggio, la società ha valutato indispensabile "che la durata della conservazione delle immagini videoregistrate" fosse "proporzionata al periodo di tempo nel quale gli illeciti" sono soliti manifestarsi; quindi, tenendo conto del periodo di garanzia dovuto alla clientela e delle normali prassi relative allo stoccaggio del prodotto finito, NN Europe S.p.A., in accordo con le RSU, ha ritenuto di conservare le immagini in questione per un periodo di ventiquattro mesi dalla loro rilevazione.

2 Le modalità di funzionamento del sistema La società ha riferito che il sistema di videosorveglianza si avvale di tecnologia digitale e che è dotato di funzione di fermo-immagine; inoltre, esso non è collegato a centrali esterne, né consente interconnessioni con altri sistemi gestiti dal titolare o da terzi; sono altresì esclusi eventuali interventi automatici per effetto di sistemi automatizzati di allarme.

Le telecamere attualmente installate sono 16, non hanno possibilità di brandeggio e risultano posizionate in modo tale da riprendere solo la fase finale del processo produttivo; più specificamente, esse si azionano automaticamente al passaggio delle persone nelle specifiche aree interessate e sono prive di zoom automatici.

Per quanto riguarda l'informativa, la società ha dichiarato che "gli interessati sono informati, ai sensi dell'art. 13 del Codice e secondo le modalità indicate nel provvedimento generale del Garante, circa l'attivazione del sistema, le sue finalità e le modalità con le quali esercitare i diritti riconosciuti nell'art. 7 del Codice. In particolare, sono utilizzati appositi "supporti con l'informativa", i quali "sono collocati prima del raggio d'azione delle telecamere, ancorché nelle immediate vicinanze dei luoghi ripresi". Inoltre, la società ha anche riferito che i dipendenti, durante un'assemblea appositamente convocata dalle RSU, "hanno espresso il consenso al trattamento dei loro dati personali operato mediante il sistema di videosorveglianza" (cfr. il punto 3 della "Relazione avente ad oggetto la documentazione delle scelte", redatta da NN Europe S.p.A. ai sensi del punto 3.5 del provvedimento generale in tema di videosorveglianza del 29 aprile 2004).

Per quanto concerne le misure di sicurezza, la società ha dichiarato che alle immagini registrate possono accedere "i soli soggetti specificamente incaricati ed esclusivamente per ragioni di assoluta necessità" legate alla prevenzione di possibili azioni di sabotaggio del "prodotto finito".

In concreto, l'accesso diretto alle immagini, regolato da un'apposita procedura definita con le RSU, risulta consentito, solo in forma congiunta, al Responsabile Risorse Umane (a ciò delegato dalla direzione aziendale) e ad un componente della RSU, "mediante digitazione di password con il sistema di doppia chiave". Regole identiche sono previste anche per gli eventuali accessi al sistema da parte "degli addetti alla manutenzione dell'impianto", i quali debbono "farsi assistere nelle operazioni di manutenzione da almeno uno degli incaricati. Tutti questi soggetti sono adeguatamente informati sui loro doveri, sulle garanzie e sulle responsabilità, sia all'atto di introduzione del sistema di videosorveglianza sia in sede di modifica delle modalità di utilizzo"(cfr. il punto n. 5 della citata "Relazione").

I dispositivi sui quali, con modalità "criptate", sono conservate le registrazioni, sono collocati in armadi chiusi a chiave, a loro volta custoditi in locali presidiati e ad accesso riservato.

La cancellazione delle immagini avviene automaticamente mediante sovra-registrazione, con modalità tali da non rendere riutilizzabili i dati cancellati.

3. Presupposti di liceità del trattamento. Il sistema che NN Europe S.p.A. ha adottato deve essere valutato alla luce dei principi di necessità, proporzionalità, finalità e correttezza posti dal Codice (artt. 3 e 11 del Codice), espressamente richiamati anche nel Provvedimento generale in materia di videosorveglianza dell'8 aprile 2010. In particolare, secondo tale provvedimento, l'allungamento dei tempi di conservazione dei dati oltre i sette giorni, giustificabile solo in casi eccezionali, deve essere adeguatamente motivato "con riferimento ad una specifica esigenza di sicurezza perseguita, in relazione a concrete situazioni di rischio riguardanti eventi realmente incombenti e per il periodo di tempo in cui venga confermata tale eccezionale necessità".

Con specifico riferimento al caso in questione, si deve rilevare che la società ha documentato di essere stata vittima di gravi atti volti a sabotare il c.d. "prodotto finito".

A tal fine, NN Europe S.p.A. ha prodotto copia di un verbale di ricezione di una querela sporta nel 2003, allorché venne denunziato il volontario danneggiamento, da parte di soggetti nella circostanza rimasti ignoti, di un certo numero di sfere destinate ad essere montate all'interno di appositi cuscinetti; inoltre, la società ha anche prodotto specifici prospetti riepilogativi concernenti numerosi reclami ricevuti da varie aziende cui erano state vendute consistenti quantità di "prodotto finito", dai quali è possibile evincere che tra il momento della commissione degli atti di sabotaggio (o, comunque, di accadimento di fatti sospetti) e quello di rilevamento degli stessi (mediante l'accertamento dei difetti sulla merce venduta) è sempre intercorso un notevole lasso temporale, di gran lunga superiore alla settimana e, in molti casi, addirittura superiore ai 24 mesi.

Peraltro, l'esistenza di tale delicata situazione ha trovato piena conferma nelle considerazioni espresse dalle rappresentanze sindacali, le quali, già nel 2003, all'esito dell'ennesima grave azione di sabotaggio, "compiuta in modo tale da non poter più essere intercettata da nessun controllo previsto dal processo di lavorazione", hanno convenuto con i vertici aziendali "sull'opportunità di installare una rete di telecamere" al fine di "difendere il materiale in lavorazione da atti di danneggiamento volontario, con gli ovvi conseguenti danni per i nostri Clienti e le possibili ripercussioni negative sugli ordinativi" (cfr. il verbale di incontro tra la direzione e le RSU del 9 ottobre 2003).

Tale accordo, come già ampiamente descritto al punto 2 del presente provvedimento, ha riguardato anche le modalità di utilizzazione del sistema, volto a "riprendere esclusivamente le aree potenzialmente oggetto di atti di danneggiamento volontario che non possono più essere intercettati prima che il prodotto sia inviato al cliente" (cfr. l'ulteriore verbale di incontro del 19 novembre 2003), nonché i tempi di conservazione delle immagini registrate, concordati in 24 mesi.

Ad avviso di questa Autorità, all'esito dell'istruttoria sono emersi elementi che inducono a ritenere che la richiesta di allungamento dei tempi di conservazione delle immagini formulata dalla società sia conforme ai principi di non eccedenza e di proporzionalità stabiliti dall'art. 11, comma 1, lett. d) ed e) del Codice per la protezione dei dati personali. Infatti, riguardo alla finalità del trattamento, l'installazione del sistema di videosorveglianza in esame e l'allungamento dei tempi di conservazione delle immagini videoregistrate trovano la loro giustificazione proprio nelle esigenze di tutela del patrimonio aziendale e nel legittimo interesse del titolare, volto al controllo e alla prevenzione di possibili atti di sabotaggio forieri di notevoli danni economici e reputazionali per l'azienda (oltre che per l'incolumità dei fruitori dei sistemi prodotti).

Analogamente, con specifico riguardo ai tempi di conservazione delle immagini, è risultato provato che i ripetuti atti illeciti, deliberatamente compiuti sul "prodotto immesso tra i prodotti finiti dopo le fasi di ispezione e collaudo", in numerosi casi sono stati accertati soltanto a distanza di notevole tempo dalla loro commissione; ciò è determinato sicuramente dalla peculiarità del settore produttivo, che, normalmente, rende fisiologico il trascorrere di consistenti periodi di stoccaggio delle componenti meccaniche prodotte, i cui difetti, pertanto, salvo casi di solare ed immediata evidenza, possono essere rilevati soltanto a notevole distanza di tempo dalla loro realizzazione o dalla loro successiva commercializzazione (e cioè allorché siano concretamente installate sui mezzi meccanici).

Tale situazione è in grado di determinare serie difficoltà all'azienda, che risultano pienamente asseverate dalle valutazioni espresse a più riprese dalle stesse RSU, le quali, significativamente, dopo essere venute a conoscenza delle recenti richieste d'informazione inviate dall'Autorità alla NN Europe S.p.A., non solo hanno ribadito "il loro unanime consenso" all'installazione di telecamere sui luoghi di lavoro, "considerato l'indubbio effetto deterrente" che ne è conseguito sin dal 2003 (tanto che, a distanza di otto anni dal loro approntamento, non sarebbe "più avvenuto nessun episodio di sabotaggio o sospetto tale"), ma hanno espressamente sollecitato "la Direzione aziendale nell'intraprendere tutte le idonee iniziative finalizzate al mantenimento del sistema di videosorveglianza rispondendo sollecitamente" alle richieste di chiarimento formulate dall'Autorità garante nel corso dell'istruttoria volta a definire il possibile allungamento dei tempi di conservazione delle immagini (vedi il recentissimo verbale dell'incontro intercorso tra la direzione e le RSU in data 26 maggio 2011, allegato alla nota inviata da NN Europe S.p.A. il 14 giugno 2011).

Da quanto precede deriva che sulle modalità di funzionamento del sistema sussiste una sostanziale concordia tra l'azienda e le rappresentanze dei lavoratori, soprattutto alla luce del fatto che la visione delle immagini registrate, seppur a distanza di un lasso temporale non indifferente dalla loro rilevazione, è legata esclusivamente all'accertamento di possibili atti di sabotaggio e risulta ancorata al rispetto di rigide procedure concordate con le stesse rappresentanze sindacali.

Pertanto, alla luce delle dichiarazioni rese dalla società (sulla cui veridicità la stessa ha assunto ogni responsabilità ai sensi dell'art. 168 del Codice) e degli ulteriori elementi acquisiti, si deve ritenere che la richiesta di verifica preliminare avanzata da NN Europe S.p.A., se limitata alla sola prevenzione degli episodi di sabotaggio, possa essere accolta.

TUTTO CIÒ PREMESSO IL GARANTE

a conclusione della verifica preliminare relativa all'allungamento dei tempi di conservazione delle immagini registrate dall'impianto di videosorveglianza di NN Europe S.p.A., già in uso all'interno della sede operativa di Pinerolo (TO):

- ai sensi dell'art. 17 del Codice, ammette la conservazione delle immagini registrate per un periodo massimo di ventiquattro mesi, da effettuarsi nel rispetto delle modalità indicate nella relazione tecnica del 25 febbraio 2010 prodotta da NN Europe S.p.A., allegata alla nota datata 19 agosto 2010.

Roma, 7 luglio 2011

Il presidente
Pizzetti

Il relatore
Chiaravalloti

Il segretario generale
De Paoli