Localizzazione dei veicoli aziendali a prova di privacy. Verifica preliminare presentata da Velta Italia s.r.l.

Localizzazionedei veicoli aziendali a prova di privacy. Verifica preliminare presentata daVelta Italia s.r.l.

PROVVEDIMENTODEL 7 LUGLIO 2011

Registro dei provvedimenti n. 284del 7 luglio 2011

ILGARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

Nella riunione odierna, in presenza del prof.Francesco Pizzetti, presidente, del dott. Giuseppe Chiaravalloti, vicepresidente, del dott. Mauro Paissan e del dott. Giuseppe Fortunato, componenti,e del dott. Daniele De Paoli, segretario generale;

Esaminata la richiesta di verifica preliminarepresentata da Velta Italia s.r.l. ai sensi dell'art. 17 del Codice in materiadi protezione dei dati personali (d.lg. 30 giugno 2003, n. 196);

Visti gli atti d'ufficio;

Viste le osservazioni formulate dal segretariogenerale ai sensi dell'art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000;

Relatore il dott. Giuseppe Fortunato;

PREMESSO

1. Trattamento di datimediante sistemi di localizzazione satellitare

1.1. Velta Italia s.r.l., società che svolge"attività di commercializzazione di prodotti per il riscaldamento ed ilraffrescamento a pavimento" nonchÈ di trasporto in proprio degli stessi,ha formulato una richiesta di verifica preliminare in relazione al trattamentodi dati personali che intende effettuare mediante un sistema di localizzazionesatellitare da installare a bordo dei veicoli aziendali.

Detto sistema di localizzazione, fornito da altrasocietà (di seguito, denominata "fornitore del servizio"), consenteall'istante di perseguire due finalità:

a. la localizzazione del veicolo, la cuiguida può di volta in volta essere affidata a conducenti diversi, e latrasmissione della posizione rilevata: ciò al fine di impartire (in forma oraleo scritta) disposizioni logistiche e scambiare con il conducente altrecomunicazioni;

b. l'elaborazione di un rapporto di guida(contenente informazioni relative a tempo di percorrenza, velocità media,distanza e consumo di carburante), sì da tener conto del tempo di guidaeffettivo e delle eventuali interruzioni, nonchÈ di altre operazioni effettuatecon il veicolo. Ciò, allo scopo di commisurare il tempo di lavoro, con laconseguente eliminazione della redazione manuale dei rapporti di guida da partedel conducente, e la conseguente retribuzione dovuta (cfr. comunicazionepervenuta il 7 giugno 2011), nonchÈ per assolvere gli obblighi legali connessialla tenuta del libro unico del lavoro.

A detta della società, inoltre:

c. i dati rilevati grazie al sistema inesame, rispetto al quale si dichiara di aver implementato le necessarie misuredi sicurezza, verrebbero acquisiti secondo criteri previamente concordati peril tramite del fornitore del servizio e, con riguardo alla localizzazione delveicolo, resi fruibili in caso di necessità; essi verrebbero conservati"su server di proprietà di Velta Italia s.r.l.";

d. il fornitore del servizio verrà designatoresponsabile del trattamento ai sensi dell'art. 29 del Codice;

e. la stessa procederà ad effettuare lanotificazione al Garante del trattamento dei dati relativi alla localizzazioneai sensi dell'art. 37, comma 1, lett. a) del Codice;

f. "verranno autorizzate a trattare idati unicamente le persone che per necessità delle mansioni svolte devono poteraccedere ai dati relativi al trattamento de quo", designandole qualiincaricati del trattamento (in conformità all'art. 30 del Codice). Neldettaglio si tratta del direttore generale, dell'amministratore di sistema,della segretaria addetta alla gestione dei tachigrafi, nonchÈ dei responsabilidei veicoli, della logistica e del magazzino.

1.2. La società ha altresì prodotto ilprovvedimento autorizzativo rilasciato ai sensi dell'art. 4, comma 3, l. n.300/1970 dal competente Ufficio tutela sociale del lavoro della Provinciaautonoma di Bolzano dal quale si evince che:

i. l'uso del sistema "al fine deltelecontrollo delle attività lavorative dei dipendenti è vietato. I datiraccolti non potranno essere usati per provvedimenti disciplinari";

ii. "la registrazione dei dati[necessari alla sola localizzazione del mezzo] non potrà andare oltre lenecessità della disposizione logistica, della telecomunicazione di servizio edei rapporti di viaggio relativi alla manutenzione del mezzo el'identificazione del mezzo e rispettivamente del guidatore non dovrà eccederela durata assolutamente necessaria".

1.3. Nel corso dell'istruttoria (cfr.comunicazione pervenuta il 7 giugno 2011) la società ha precisato che:

a. il sistema che intende installarerileverebbe dati ulteriori rispetto a quelli raccolti mediante i tachigrafi dicui sono dotati i veicoli, consentendo di gestire in modo compiuto gliadempimenti correlati al rapporto di lavoro (ad esempio registrando i tempi dicarico e scarico del veicolo che, pur non essendo registrati dal tachigrafo,costituiscono comunque "tempo di lavoro" che la società devecommisurare), nonchÈ quelli connessi alla gestione dei rapporti contrattualicon la clientela;

b. dalla reportistica si desumerebbero ladistanza percorsa e la velocità media del veicolo (necessaria al responsabiledella logistica per distribuire i carichi di lavoro tra i diversi conducenti)nonchÈ i tempi di percorrenza (necessari alla commisurazione del tempo dilavoro);

c. la posizione del veicolo non sarebbemonitorata dalla società continuativamente: "nella sede della societàusualmente il sistema è spento, viene acceso solo nel momento in cui ilresponsabile della logistica ha necessità di verificare la posizione delveicolo e comunicare con il conducente";

d. "il sistema rileva automaticamenteanche i dati tecnici relativi ai giri del motore ed alla frenata", nonchÈ,in relazione a ciascun veicolo, quelli relativi "al consumo di carburantee ai chilometri percorsi [ä] utili al momento della venditadell'automezzo";

e. i dati relativi ai conducenti degli automezzi"andrebbero conservati per 5 anni, ossia per il periodo per il quale, amente dell'art. 6, DM 9 luglio 2008, va conservato il libro unico dellavoro" – diversamente dal biennio indicato nell'originaria istanza(cfr. comunicazione del 16.3.2011) –, intervallo temporale checoinciderebbe con il termine di prescrizione per eventuali azioni relative alpagamento della retribuzione (comprensiva di emolumenti straordinari).

1.4. Gli elementi richiesti dall'art. 13 delCodice al fine di rendere l'informativa agli interessati sono contenuti nelmodello allegato dalla società alla propria istanza di verifica preliminare (inatti), nel quale i tempi di conservazione dei dati trattati sono indicati indue anni (in merito v. infra punti 4 e 5) e si segnala quale terzo cui i dativerranno trasmessi la società fornitrice del servizio (in merito v. infra ipunti 5 e 7).

2. Applicabilità delCodice in materia di protezione dei dati personali Il caso sottoposto a verifica preliminare riguarda un trattamento didati personali relativi a conducenti di veicoli aziendali (ed eventualmente adaltri lavoratori trasportati dai medesimi veicoli), con particolare riferimentoalla loro localizzazione; i dati relativi all'ubicazione dei veicoli, in quanto(direttamente o indirettamente) associati ai conducenti, costituiscono ancheinformazioni personali riferibili a questi ultimi (art. 4, comma 1, lett. b),del Codice). Ciò, anche nel caso in cui i dati di localizzazione del veicolonon siano associati immediatamente dal sistema informativo al nominativo deiconducenti, atteso che la società è comunque in condizione di risalire in ognimomento al lavoratore di volta in volta assegnatario di ciascun veicolo (cfr.,in proposito, Parere n. 5/2005 sull'uso di dati relativi all'ubicazione al finedi fornire servizi a valore aggiunto del Gruppo di lavoro ex art. 29, direttivan. 95/46/Ce, WP115, p. 10; v. altresì Parere n. 4/2007 sul concetto di datipersonali del Gruppo di lavoro ex art. 29, direttiva n. 95/46/Ce, WP136, p.11).

A tali trattamenti trova pertanto applicazione(anche) la disciplina contenuta nel Codice. Tale circostanza, peraltro, non èrevocata in dubbio dalla società istante che non solo ha presentato l'istanzain esame, ma si è altresì già dotata di apposita autorizzazione da parte delcompetente Ufficio tutela sociale del lavoro della Provincia autonoma diBolzano ai sensi dell'art. 4, comma 3, l. n. 300/1970.

3. Finalità deltrattamento

3.1. Le finalità del trattamento dichiarate dallasocietà – e sopra indicate al punto 1.1. lett. a) e b) – inrelazione al funzionamento del sistema di localizzazione risultano lecite.

Secondo quanto prospettato dalla società, ilsistema di localizzazione dei veicoli (e indirettamente dei conducenti) e dicomunicazione nei confronti della società è preordinato a rendere piùefficiente il servizio di trasporto merci – con una migliore allocazionedei veicoli in dotazione, specie in caso di sopravvenienze suscettibili diessere comunicate in tempo reale al e dal conducente – a vantaggio dellasocietà (e, indirettamente, della clientela).

Per il perseguimento delle finalità indicate,riconducibili ad esigenze organizzative e produttive della società, dovrannoessere trattati i soli dati idonei a rilevare, quando necessario, la posizionedei veicoli nonchÈ le informazioni indispensabili alla compilazione delrapporto di guida e per la commisurazione di costi da imputare alla clientela(quali la distanza percorsa e il relativo consumo di carburante).

Per quanto riguarda le predette finalità, la societàpotrà entro tali limiti avvalersi del sistema di localizzazione e trattare idati personali necessari al suo funzionamento, avendo già assolto gli obblighiprevisti dall'art. 4 della legge 20 maggio 1970, n. 300 (nello stesso senso v.il decreto del Ministero del lavoro e delle politiche sociali, Direzionegenerale della tutela delle condizioni di lavoro, Divisione IV, 24 giugno 2004,in tema di installazione di impianti di controllo satellitare su autovetture dipronto intervento di un'impresa erogatrice di gas, nonchÈ la risposta a unaistanza di interpello del medesimo Ministero, Direzione generale per l'attivitàispettiva, prot. n. 25/I/0006585 del 28 novembre 2006, in materia dilocalizzazione mediante computer palmari assegnati in dotazione a informatoriscientifici del farmaco).

3.2. Considerata l'istanza presentata, nonpotranno, invece, essere trattati dati ulteriori rispetto a quelli necessarialle predette finalità, in particolare "i dati tecnici relativi ai giridel motore ed alla frenata", non essendo questi ultimi necessari per ilperseguimento delle finalità dichiarate. Peraltro, tali informazioni sonosuscettibili di determinare un controllo sulla condotta di guida delconducente, finalità che la società ha dichiarato di non intendere perseguiree, comunque, non autorizzata dal competente Ufficio tutela sociale del lavorodella Provincia autonoma di Bolzano.

La società, pertanto, ai sensi dell'art. 3 delCodice, dovrà adottare adeguate soluzioni tecnologiche, affinchÈ non venganotrattate le menzionate informazioni relative allo stile di guida deiconducenti, impartendo al riguardo opportune istruzioni al fornitore delservizio.

4. Conservazione deidati trattati I dati personalitrattati mediante il sistema di localizzazione e comunicazione in esame nonpotranno essere conservati per un tempo superiore a quello necessario alconseguimento delle finalità legittimamente perseguite nonchÈ per dareattuazione agli obblighi di legge gravanti sul titolare del trattamento (art.11, comma 1. lett. e), del Codice).

Fermi restando gli obblighi di conservazioneprevisti dall'art. 14, comma 2, Reg. (CEE) 20 dicembre 1985, n. 3821, la societàpotrà, pertanto, conservare per cinque anni i dati personali necessari allaregolare tenuta del libro unico del lavoro, in conformità all'art. 6, D.M. 9luglio 2008 (Modalità di tenuta e conservazione del libro unico del lavoro edisciplina del relativo regime transitorio), limitatamente ai dati che nellostesso devono essere annotati ai sensi dell'art. 39 d.l. 25 giugno 2008, n. 112(convertito in legge, con modificazioni, dall'art. 1, comma 1, l. 6 agosto2008, n. 133), con particolare riferimento ai dati dei lavoratori relativi allepresenze, alle ferie e ai tempi di lavoro, anche straordinario, e di riposo(cfr. anche art. 8, d.lg. 19 novembre 2007, n. 234 come modificato dall'art.40, comma 3, d.l. n. 112/2008 nonchÈ la risposta al quesito n. 20 resa dalMinistero del lavoro, della salute e delle politiche sociali nel Vademecum sullibro unico del lavoro). Altri dati, necessari per finalità logistichedurante l'esecuzione del servizio di trasporto (si pensi ai dati relativi allavelocità del veicolo), potranno essere ulteriormente trattati per attività dimonitoraggio o di pianificazione soltanto se opportunamente anonimizzati (artt.3 e 11, comma 1, lett. e), del Codice).

Nessun limite deriva dalla disciplina diprotezione dei dati personali ove le informazioni concernenti la gestione delparco automezzi (quali quelle relative a consumo di carburante e commisurazionedelle distanze percorse dai singoli veicoli) siano trattate senza riferimentoai conducenti, anche in ragione della necessaria attività di manutenzione deisingoli veicoli o in vista di una loro eventuale alienazione.

5. Informativa agliinteressati L'informativa potrà essere resaagli interessati conformemente al modello in atti (cfr. punto 1.4.),provvedendo però:

a. alla rettifica dei tempi di conservazioneivi indicati dei dati pertinenti e non eccedenti trattati, in conformità aquanto stabilito al punto precedente;

b. all'indicazione della società fornitricedel servizio quale responsabile del trattamento e non quale terzo cui i dativengono comunicati (v. punto 7).

6. Bilanciamento diinteressi Salvi i trattamenti di datipersonali necessari per dare esecuzione al rapporto di lavoro nonchÈ per quellila cui tenuta è prevista da un obbligo di legge (per i quali il consenso degliinteressati non è richiesto ai sensi, rispettivamente, dell'art. 24, comma 1,lett. b) ed a) del Codice), con riguardo alle finalità sopra indicate al punto1.1., considerata l'intervenuta autorizzazione di un organo perifericodell'amministrazione del lavoro in conformità alla previsione di cui all'art.4, comma 3, l. n. 300/1970, la società istante potrà effettuare lecitamente iltrattamento dei dati personali relativi all'ubicazione dei propri dipendentiper effetto del presente provvedimento che individua un legittimo interesse altrattamento in applicazione della disciplina sul c.d. bilanciamento diinteressi ai sensi dell'art. 24, comma 1, lett. g), del Codice.

7. Rapporto tra societàistante e fornitore del servizio L'esternalizzazionedelle attività finalizzate alla localizzazione dei veicoli ed allacomunicazione della posizione rilevata grazie a un apposito contratto dicollaborazione, asseconda legittime esigenze organizzative in base alle qualila società istante, "titolare del trattamento", si avvale delfornitore del servizio che viene a rivestire, ai sensi dell'art. 29 del Codice,il ruolo di "responsabile del trattamento" (in tal senso cfr. ipareri resi il 19 dicembre 1998, e l'8 giugno 1999).

Il fornitore del servizio, chiamato a operare inbase ad un apposito contratto, non gode di spazi di autonomia in ordine allefinalità perseguibili (salva la necessaria autonomia dal punto di vista tecnicoper fornire il servizio richiesto), atteso che il potere decisionale inrelazione alle medesime finalità rimane in capo alla società di trasporto (cfr.in tal senso già il parere del 9 dicembre 1997; Provv. 16 febbraio 2006).

Pertanto, l'accordo con il fornitore del serviziodeve delimitare gli obiettivi da raggiungere ed orientare al loro esclusivoperseguimento le operazioni di trattamento dei dati effettuate, nonchÈindividuare analiticamente i dati pertinenti e non eccedenti da trattare (artt.3, 4, comma 1, lett. g) e 29 del Codice).

L'attività del fornitore del servizio dovràquindi essere vincolata dalle istruzioni impartite dal titolare, che a lorovolta devono tener conto delle prescrizioni stabilite dal Garante con ilpresente provvedimento.

TUTTOCI“ PREMESSO IL GARANTE

a conclusione della verifica preliminare relativaall'utilizzo di un sistema di localizzazione satellitare che Velta Italias.r.l. (con l'ausilio di altra società responsabile del trattamento) intendeeffettuare per finalità connesse alla gestione logistica dei propri veicoli eper l'assolvimento di adempimenti connessi alla gestione del rapporto di lavorononchÈ dei rapporti contrattuali con la propria clientela, ammette iltrattamento nei termini descritti in narrativa, fermo restando che:

1. ai sensi degli artt. 17 e 154, comma 1,lett. c), del Codice, la società:

a. per il perseguimento delle finalitàindicate, dovrà trattare i soli dati idonei a rilevare, quando necessario, laposizione dei veicoli nonchÈ le informazioni indispensabili alla compilazionedel rapporto di guida e per la commisurazione di costi da imputare allaclientela (punto 3.1);

b. dovrà adottare adeguate soluzionitecnologiche affinchÈ non vengano trattati dati relativi allo stile di guidadei conducenti, impartendo al riguardo opportune istruzioni al fornitore delservizio designato responsabile del trattamento (punti 3.2 e 7);

c. potrà conservare per cinque anni i datipersonali necessari a dare esecuzione all'obbligo di regolare tenuta del librounico del lavoro, limitatamente ai dati che nello stesso devono essere annotati(punto 4);

d. nel rendere l'informativa agliinteressati ai sensi dell'art. 13 del Codice, conformemente al modello diinformativa in atti, dovrà però:

i. indicare in cinque anni il tempo diconservazione dei dati, pertinenti e non eccedenti, trattati mediante ilsistema di localizzazione (punti 4 e 5);

ii. indicare la società fornitrice delservizio quale responsabile del trattamento e non quale terzo cui i dati vengonocomunicati (punti 5 e 7);

2. considerata l'intervenuta autorizzazionedel competente Ufficio tutela sociale del lavoro della Provincia autonoma diBolzano in conformità alla previsione di cui all'art. 4, comma 3, l. n.300/1970, per effetto del presente provvedimento individua in capo alla societàun legittimo interesse al trattamento dei dati relativi all'ubicazione deipropri dipendenti in applicazione della disciplina sul c.d. bilanciamento diinteressi ai sensi dell'art. 24, comma 1, lett. g), del Codice.

Roma, 7 luglio 2011

IL PRESIDENTE  Pizzetti

IL RELATORE  Fortunato

ILSEGRETARIO GENERALE  De Paoli