Garante per la protezione
    dei dati personali

DELIBERAZIONE 26 luglio 2006

 

Regolamento n. 1/2006 concernente l'accesso aidocumenti amministrativi presso l'Ufficio del Garante per la protezione deidati personali. (GU n. 183 del 8-8-2006)

 

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATIPERSONALI

 

Nella riunione odierna, in presenza del prof. FrancescoPizzetti, presidente, del dott. Giuseppe Chiaravalloti, vice presidente, deldott. Mauro Paissan e del dott. Giuseppe Fortunato, componenti e del dott.Giovanni Buttarelli, segretario generale;

Visto il codice in materia di protezione dei datipersonali (decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196) e, in particolare, gliarticoli 59 e 60;

Vista la legge 7 agosto 1990, n. 241, e successive modificazionied integrazioni apportate da ultimo con legge 11 febbraio 2005, n. 15 e, in particolare, il capo V secondo cui il diritto di accesso nei confronti delle autoritą di garanzia si esercita nell'ambito dei rispettiviordinamenti (articoli 23 e 24);

Visto il decreto del Presidente della Repubblica 12 aprile 2006,n. 184 e l'art. 8 del decreto del Presidente della Repubblica 27 giugno 1992,n. 352;

Visto il regolamento del Garante n. 1/2000 sull'organizzazione eil funzionamento dell'ufficio del Garante e, in particolare, l'art. 13, comma2, che prevede l'adozione di disposizioni sull'accesso ai documentiamministrativi formati e detenuti dall'ufficio;

Viste le osservazioni dell'ufficio formulate dal segretario generale ai sensi dell'art. 15 del medesimo regolamento n. 1/2000;

Vista la documentazione in atti;

Relatore il prof. Francesco Pizzetti;

Delibera:

ť adottato il regolamento n. 1/2006 che individua misure organizzative per garantire l'esercizio del diritto di accesso aidocumenti amministrativi presso l'ufficio del Garante nel rispetto dei principi previsti dalla normativa vigente, e individua le categorie di documenti amministrativi per i quali l'accesso Ź differito o esclusopresso il medesimo ufficio.

Il regolamento, adottato ai sensi degli articoli 22, 23, 24 e26 della legge 7 agosto 1990, n. 241, e successive modifiche eintegrazioni e del decreto del Presidente della Repubblica 27 giugno 1992, n. 352, Ź riportato nell'allegato A alla presente deliberazione, di cui costituisce parte integrante unitamente all'allegato B, e ne Ź disposta la pubblicazione nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica italiana.

 

Roma, 26 luglio 2006

 

Il presidente: Pizzetti

Il segretario generale: Buttarelli

Il relatore: Pizzetti

 

Allegato A

 

Regolamento concernente l'accesso ai documenti amministrativipresso l'ufficio del Garante per la protezione dei dati personali

 

Capo I

Esercizio del diritto di accesso

Art. 1.

Oggetto del regolamento e definizioni

1. Al fine di favorire la partecipazione all'attivitą amministrativa e di assicurarne l'imparzialitą e la trasparenza,il presente regolamento disciplina l'esercizio del diritto di accesso aidocumenti amministrativi presso l'ufficio del Garante (articoli 153, comma 7,154, 155 e 156 del codice; registro n. 1/2000 del Garante) e individua, inparticolare:

a) alcune misure organizzative per garantire l'eserciziodi tale diritto presso l'ufficio del Garante nel rispetto dei principiprevisti dalla normativa vigente (art. 23 legge 7 agosto 1990, n. 241, esuccessive modificazioni ed integrazioni);

b) le categorie di documenti amministrativi sottratti all'accesso, formati dall'Autoritą o comunque da essa detenutistabilmente (art. 24 legge 7 agosto 1990, n. 241, e successivemodificazioni ed integrazioni; art. 8 decreto del Presidente dellaRepubblica 27 giugno 1992, n. 352; art. 15 decreto del Presidente dellaRepubblica 12 aprile 2006, n. 184).

2. Ai fini dell'applicazione dei seguenti articoli siapplicano le definizioni elencate nell'art. 4 del codice in materia diprotezione dei dati personali (d.lg. 30 giugno 2003, n. 196) e nell'art. 22 della legge 7 agosto 1990, n. 241 e successive modificazioni edintegrazioni. Ai medesimi fini, si intende per:

a) «legge», la medesima legge 7 agosto 1990, n. 241 e successive modificazioni ed integrazioni;

b) «regolamento», il decreto del Presidente dellaRepubblica 12 aprile 2006, n. 184 e l'art. 8 del decreto del Presidentedella Repubblica 27 giugno 1992, n. 352, anche in relazione a quantoprevisto dall'art. 15, comma 2, del medesimo decreto del Presidente dellaRepubblica n. 184.

Art. 2.

Oggetto dell'accesso e legittimazione delrichiedente

1. Il diritto di accesso ha per oggetto i documenti amministrativi concernenti l'attivitą di pubblico interessedell'Autoritą, da questa formati o detenuti stabilmente.

2. Il diritto di accesso puė essere esercitato da chiunqueabbia un interesse diretto, concreto e attuale, corrispondente ad unasituazione giuridicamente tutelata e collegata al documento al quale chiede diaccedere, ed Ź consentito in conformitą a quanto previsto dalla legge, dalregolamento, dal codice in materia di protezione dei dati personali e daiseguenti articoli.

Art. 3.

Presentazione della richiesta e verificadell'identitą

1. La richiesta di accesso Ź rivolta all'ufficio del Garante.

2. La richiesta puė essere presentata in conformitą alleleggi in uno dei seguenti modi:

a) per via telematica;

b) per via postale;

c) mediante telefax;

d) di persona, anche verbalmente nei casi di accessoinformale, presso l'unitą organizzativa della segreteria generale «Ufficiorelazioni con il pubblico».

3. Il richiedente deve motivare la richiesta e:

a) indicare gli elementi che consentono di individuare i documenti amministrativi ai quali chiede di accedere;

b) dimostrare la propria identitą e, quando occorre, ipropri poteri rappresentativi in conformitą al comma 4;

c) specificare in conformitą alla legge e al regolamentoil proprio interesse diretto, concreto e attuale, comprovandolo quandooccorre.

4. L'identitą del richiedente Ź verificata dall'ufficiodel Garante sulla base di idonei elementi di valutazione, anche mediante atti o documenti disponibili o esibizione o allegazione di copia di un documento di riconoscimento. La persona che agisce per conto del richiedente esibisce o allega copia della procura, ovvero della delega sottoscritta in presenza di un incaricato dell'ufficio del Garante, oppure sottoscritta e presentata unitamente alla copia fotostatica anche non autenticata di undocumento di riconoscimento del richiedente. Se l'accesso Ź richiesto perconto di una persona giuridica, un ente o un'associazione, la richiesta Źavanzata dalla persona fisica legittimata in base ai rispettivi statuti od ordinamenti.

5. Per determinare la data di ricezione delle richieste incaso di inoltro a mezzo posta, anche ai fini del decorso del termine ditrenta giorni per il riscontro alla richiesta previsto dalla legge, fa fedela data risultante dall'avviso di ricevimento o, in mancanza, quella del timbrodi protocollo apposto dall'ufficio del Garante.

Art. 4.

Responsabile del procedimento di accesso

1. Le richieste presentate all'ufficio relazioni con ilpubblico sono esaminate ed accolte presso la medesima unitą nei casi diaccesso informale. In tali casi, il responsabile del procedimento di accesso Ź il dirigente o il funzionario preposto a tale unitą, oppure ilfunzionario da questi delegato a trattare la richiesta.

2. Il segretario generale assegna le richieste pervenute all'ufficio del Garante ai sensi dell'art. 14 del regolamento n.1/2000 del Garante, comprese quelle inoltrate dal dirigente dell'ufficiorelazioni con il pubblico e che non possono essere evase presso tale unitą, all'unitą organizzativa competente a formare l'atto conclusivo delprocedimento, oppure a detenerlo stabilmente.

In tali casi, responsabile del procedimento di accesso Ź il dirigente o il funzionario preposto all'unitą organizzativa, oppure ilfunzionario da questi delegato a trattare la richiesta.

Art. 5.

Regolarizzazione, esame della richiesta informale e formale e

determinazioni sul suo accoglimento

1. La competente unitą organizzativa invita il richiedentea regolarizzare le richieste irregolari o incomplete, in conformitą allalegge e al regolamento.

2. L'esame e la motivata determinazione in ordine all'accoglimento o meno della richiesta di accesso avvengono inconformitą a quanto previsto nella legge e nel regolamento per i casi diaccesso informale o formale.

Art. 6.

Controinteressati

1. I soggetti che intendono far differire o sottrarreall'accesso documenti formati, o comunque detenuti stabilmentedall'Autoritą, presentano all'ufficio del Garante un'istanza indicante specificamente sia i documenti, o loro parti, sia i motivi disegretezza o riservatezza che giustificano tale istanza. Quest'ultima Ź unita o annotata a margine dei documenti, ai fini delle valutazioni che l'ufficio effettua in caso di presentazione di una richiesta di accesso, laquale puė essere accolta in tali casi solo mediante accesso formale, inconformitą al regolamento.

2. Si procede, altresď, mediante accesso formale in tutti icasi in cui l'ufficio riscontri l'esistenza di soggetti controinteressati, aprescindere dalla presentazione di un'istanza ai sensi del comma 1. In tali casi, l'avvio del procedimento di accesso Ź comunicato ai medesimi controinteressati, individuati tenendo anche conto del contenuto di atti connessi di cui all'art. 7, comma 4, e le loro eventuali deduzioni sonoesaminate in conformitą al regolamento.

Art. 7.

Accoglimento della richiesta e modalitądi accesso

1. L'atto con cui la richiesta di accesso Ź accolta,quando l'ufficio non provvede per via telematica, telefax o serviziopostale, indica l'unitą organizzativa dell'ufficio dove recarsi per visionareil documento ed estrarne eventualmente copia, il periodo di tempo noninferiore a quindici giorni e l'orario nel quale l'accesso puė avvenire, nonchŹogni altra informazione a tal fine necessaria.

2. L'accesso Ź consentito limitatamente ad alcune partidei documenti, anzichŹ per intero, quando per le ragioni indicate nel capoII ricorre l'esigenza di differire o escludere l'accesso alle rimanentiparti dei documenti medesimi.

3. Il responsabile del procedimento di accesso, valutatoanche l'interesse vantato dal richiedente, verifica se l'accesso puėessere esercitato nel caso concreto mediante visione diretta, anche parziale, dell'atto, senza estrarne copia, semprechŹ tale modalitą soddisfi l'interesse dell'istante e consenta una migliore utilizzazione delle risorse dell'ufficio. L'accesso puė essere consentito anche mediante la solavisione di una copia del documento originale.

4. L'accoglimento della richiesta di accesso ad undocumento comporta la facoltą di accedere ai documenti nello stesso richiamatie appartenenti al medesimo procedimento, salvo sia diversamente previsto da disposizioni normative e salvo diversa determinazione assunta anche a seguito delle deduzioni di eventuali controinteressati.

Art. 8.

Costi di riproduzione e di eventualespedizione

1. L'esame dei documenti Ź gratuito.

2. Il rilascio di copie presuppone il preventivo rimborsodei costi di riproduzione, dei diritti di ricerca e visura e dell'imposta di bollo in caso di richiesta di copia conforme, nonchŹ dei costi dell'invio a mezzo posta quando il responsabile del procedimento si avvale del serviziopostale.

3. Gli importi di cui al comma 2 e le modalitą delloro versamento sono stabiliti con determinazione del segretario generale.

Art. 9.

Relazioni con il pubblico

1. L'Autoritą fornisce, in particolare attraversol'ufficio relazioni con il pubblico, elementi informativi utili per l'eserciziodel diritto di accesso ai documenti amministrativi, anche inriferimento a quanto previsto dall'art. 8, e rende disponibile un modelloper le richieste.

 

Capo II

Differimento e casi di esclusionedell'accesso

Art. 10.

Differimento

1. Il responsabile del procedimento di accesso puėdifferire l'accesso se occorre tutelare temporaneamente gli interessi indicatinegli articoli da 12 a 17, oppure per salvaguardare specifiche esigenze dell'amministrazione specie nella fase preparatoria dei provvedimenti, in relazione a documenti la cui conoscenza puė compromettere il buonandamento dell'azione amministrativa.

2. L'accesso Ź differito altresď, oltre che nei casiprevisti espressamente da una disposizione normativa, se riguarda documentiformati da una pubblica amministrazione che risulti, anche a seguito dieventuale consultazione, averne differito l'accesso.

3. L'atto che dispone il differimento ne indica la durata.Il differimento puė essere disposto nuovamente se permangono leesigenze di cui al comma 1.

4. Si intendono ricompresi tra i documenti per i qualiŹ previsto il differimento ai sensi del comma 1 anche i documenti che nonpossono essere resi temporaneamente accessibili:

a) quando risulta una necessitą oggettivamente comprovatadi non pregiudicare la predisposizione o l'attuazione di atti eprovvedimenti anche in relazione ad attivitą di verifica o ispettive,o alla contestazione o applicazione di sanzioni;

b) in conformitą alla vigente disciplina in materia diappalti pubblici, durante lo svolgimento delle procedure di gara;

c) in quanto inerenti a procedure concorsuali, selettive odi avanzamento, quando il differimento Ź necessario per nonpregiudicare o ritardare il loro svolgimento;

d) contenendo dati personali per i quali, in conformitąal codice in materia di protezione dei dati personali, risultinecessario differire l'accesso ai medesimi dati per non pregiudicare lo svolgimento di investigazioni difensive o l'attivitą necessaria per far valereo difendere un diritto in sede giudiziaria;

e) i documenti concernenti l'attivitą svolta dal serviziodi controllo interno, fino alla conclusione dei relativi procedimenti.

Art. 11.

Casi di esclusione del diritto di accessostabiliti dalla legge

1. Il diritto di accesso Ź escluso per i documenti amministrativi:

a) oggetto di segreto di Stato ai sensi della legge 24ottobre 1977, n. 801, e successive modificazioni, o di altro segreto odivieto di divulgazione espressamente previsti dalla legge, dalregolamento o da altra normativa vigente, anche in relazione ai rapporti del Garante con organi costituzionali o di rilievo costituzionale o alla registrazione di atti nel protocollo degli affari di carattereriservato, o sottratti all'accesso dalla pubblica amministrazione che li abbiaformati;

b) concernenti procedimenti tributari, ferme restando le particolari norme che li regolano;

c) concernenti l'attivitą della pubblica amministrazione diretta all'emanazione di atti normativi, amministrativigenerali, di pianificazione e di programmazione, ferme restando leparticolari norme che ne regolano la formazione;

d) contenenti informazioni di carattere psicoattitudinale relativi a terzi nell'ambito di procedimenti selettivi.

Art. 12.

Documenti esclusi dall'accesso permotivi inerenti alla sicurezza,

alla difesa e alla sovranitą nazionale e alle relazioni internazionali

1. Sono esclusi dall'accesso, fuori dei casi di cui all'art.11, comma 1, lettera a), i documenti dalla cui divulgazione puė derivare una lesione, specifica e individuata, alla sicurezza e alla difesa nazionale, all'esercizio della sovranitą nazionale e alla continuitą o alla correttezza delle relazioni internazionali, con particolare riferimento alle ipotesi previste dai trattati e dalle relative leggi di attuazione.

2. Si intendono ricompresi tra i documenti esclusidall'accesso ai sensi del comma 1 anche:

a) i documenti inerenti ai rapporti tra l'Autoritą ele istituzioni dell'Unione europea, nonchŹ tra l'Autoritą ed enti edorganismi di organizzazioni internazionali o di altri Paesi, anche in occasione di visite, dei quali non sia autorizzata la divulgazione anche a seguito di un interpello a cura dell'Autoritą conseguente alla richiesta di accesso;

b) i documenti relativi ai particolari accertamentiprevisti dall'art. 160 del codice in materia di protezione dei dati personali,riferiti ai trattamenti di dati personali in ambito giudiziario, da parte diforze di polizia e per la difesa e la sicurezza dello Stato disciplinati neititoli I, II e III della parte seconda del medesimo codice.

Art. 13.

Documenti esclusi dall'accesso per motivi inerenti alla politica monetaria e valutaria

1. Sono esclusi dall'accesso i documenti quando l'accessopuė arrecare pregiudizio ai processi di formazione, di determinazione e diattuazione della politica monetaria e valutaria.

Art. 14.

Documenti esclusi dall'accesso per motivi inerenti alla tutela dell'ordine pubblico, alla prevenzione e repressione della criminalitą o alla sicurezza di beni.

1. Sono esclusi dall'accesso i documenti riguardanti le strutture, i mezzi, le dotazioni, il personale e le azionistrettamente strumentali alla tutela dell'ordine pubblico, allaprevenzione e alla repressione dei reati con particolare riferimento alle tecniche investigative, all'identitą delle fonti di informazione o alla sicurezza dei beni e delle persone coinvolte, nonchŹ all'attivitą di polizia giudiziaria e di conduzione delle indagini.

2. Si intendono ricompresi, tra i documenti esclusidall'accesso ai sensi del comma 1, anche quelli comunque detenuti dall'ufficiola cui conoscenza puė pregiudicare azioni od operazioni a tuteladell'ordine pubblico o della sicurezza pubblica o di prevenzione erepressione dei reati, ovvero di difesa o sicurezza dello Stato o losvolgimento dell'attivitą giudiziaria. Si intendono altresď ricompresii documenti relativi all'attivitą e agli impianti volti a garantire la sicurezza delle unitą occupate dall'Autoritą o dei relativi sistemiinformativi.

Art. 15.

Documenti esclusi dall'accesso permotivi inerenti alla riservatezza

di persone fisiche, persone giuridiche, gruppi, imprese e associazioni

1. Sono esclusi dall'accesso i documenti inerenti allavita privata o alla riservatezza di persone fisiche, persone giuridiche,gruppi, imprese ed associazioni, con particolare riferimento agli interessi epistolare, sanitario, professionale, finanziario, industriale ocommerciale di cui siano in concreto titolari.

2. Si intendono ricompresi tra i documenti esclusidall'accesso ai sensi del comma 1 anche:

a) i pareri legali, relativi a controversie potenziali oin atto, e la inerente corrispondenza, salvo che gli stessicostituiscano presupposto logico-giuridico richiamato in atti emanati dalGarante non esclusi dall'accesso;

b) gli atti dei privati detenuti occasionalmentedall'Autoritą in quanto non scorporabili da documenti direttamenteutilizzati e, comunque, gli atti che non abbiano avuto specifico rilievonelle determinazioni amministrative;

c) i documenti contenenti dati sensibili o giudiziari se l'accesso non Ź strettamente indispensabile per la tutela di cuiall'art. 2, comma 2 e, se si tratta di dati relativi allo stato di salute o alla vita sessuale, nei termini previsti dall'art. 60 del codice in materiadi protezione dei dati personali;

d) note e documenti caratteristici o accertamentimedico-legali relativi al personale anche in quiescenza; altri documentirelativi al medesimo personale, attinenti anche al trattamento economicoindividuale o a rapporti informativi o valutativi o a documentimatricolari, nelle parti inerenti alla vita privata o allariservatezza;

e) la documentazione attinente a procedimenti penali,ovvero utilizzabile a fini disciplinari o di dispensa dal servizio, monitori ocautelari, nonchŹ concernente procedure conciliative o arbitrali.

Art. 16.

Documenti esclusi dall'accesso per motivi di segretezza e riservatezza dell'Autoritą

1. Sono esclusi dall'accesso:

a) i verbali delle riunioni del collegio, e le connesse osservazioni del segretario generale, nelle parti riguardanti atti,documenti ed informazioni sottratti all'accesso o di rilievo puramente interno all'Autoritą anche in relazione ai rapporti tra persone od organi;

b) gli atti connessi alla difesa in giudizio delGarante o dell'ufficio e i rapporti rivolti alla magistratura contabile;

c) annotazioni, appunti e bozze preliminari;

d) i documenti inerenti all'attivitą relativa all'informazione, alla consultazione e alla concertazione e allacontrattazione sindacale, fermi restando i diritti sindacali previsti anche daiprotocolli sindacali.

 

Capo III

Garanzie per i richiedenti

Art. 17.

Conoscenza necessaria dei documenti

1.     Nei casi di cui agli articoli 15 e 16,deve comunque essere garantito ai richiedenti l'accesso ai documentiamministrativi la cui conoscenza sia necessaria per curare o per difendere i propri interessi giuridici.

 

Capo IV

Disposizioni finali

Art. 18.

Entrata in vigore

1. Il presente regolamento entra in vigore il quindicesimogiorno successivo a quello della sua pubblicazione nella Gazzetta Ufficialedella Repubblica italiana.

 

 

Allegato B

 

Recapiti dell'ufficio del Garante pressocui far pervenire

le richieste di accesso a documentiamministrativi

 

I recapiti presso i quali possono essere inoltrate lerichieste di accesso a documenti amministrativi sono i seguenti:

Ufficio del Garante per la protezione dei datipersonali - Piazza di Monte Citorio n. 121 - 00186 Roma - e-mail: urp@garanteprivacy.it - n. telefax: (+39) 06/69677785.

Le eventuali modifiche di tali recapiti verranno rese notecon determinazione pubblicata nella Gazzetta Ufficiale della Repubblicaitaliana e sul sito web www.garanteprivacy.it