| Garante per la protezione dei dati personali
Nella riunione odierna, in presenza del prof. FrancescoPizzetti, presidente, del dott. Giuseppe Chiaravalloti, vice presidente, deldott. Mauro Paissan e del dott. Giuseppe Fortunato, componenti e del dott.Giovanni Buttarelli, segretario generale; Visto il codice in materia di protezione dei datipersonali (decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196) e, in particolare, gliarticoli 59 e 60; Vista la legge 7 agosto 1990, n. 241, e successive modificazionied integrazioni apportate da ultimo con legge 11 febbraio 2005, n. 15 e, in particolare, il capo V secondo cui il diritto di accesso nei confronti delle autorit di garanzia si esercita nell'ambito dei rispettiviordinamenti (articoli 23 e 24); Visto il decreto del Presidente della Repubblica 12 aprile 2006,n. 184 e l'art. 8 del decreto del Presidente della Repubblica 27 giugno 1992,n. 352; Visto il regolamento del Garante n. 1/2000 sull'organizzazione eil funzionamento dell'ufficio del Garante e, in particolare, l'art. 13, comma2, che prevede l'adozione di disposizioni sull'accesso ai documentiamministrativi formati e detenuti dall'ufficio; Viste le osservazioni dell'ufficio formulate dal segretario generale ai sensi dell'art. 15 del medesimo regolamento n. 1/2000; Vista la documentazione in atti; Relatore il prof. Francesco Pizzetti; adottato il regolamento n. 1/2006 che individua misure organizzative per garantire l'esercizio del diritto di accesso aidocumenti amministrativi presso l'ufficio del Garante nel rispetto dei principi previsti dalla normativa vigente, e individua le categorie di documenti amministrativi per i quali l'accesso differito o esclusopresso il medesimo ufficio. Il regolamento, adottato ai sensi degli articoli 22, 23, 24 e26 della legge 7 agosto 1990, n. 241, e successive modifiche eintegrazioni e del decreto del Presidente della Repubblica 27 giugno 1992, n. 352, riportato nell'allegato A alla presente deliberazione, di cui costituisce parte integrante unitamente all'allegato B, e ne disposta la pubblicazione nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica italiana.
Roma, 26 luglio 2006
Regolamento concernente l'accesso ai documenti amministrativipresso l'ufficio del Garante per la protezione dei dati personali
1. Al fine di favorire la partecipazione all'attivit amministrativa e di assicurarne l'imparzialit e la trasparenza,il presente regolamento disciplina l'esercizio del diritto di accesso aidocumenti amministrativi presso l'ufficio del Garante (articoli 153, comma 7,154, 155 e 156 del codice; registro n. 1/2000 del Garante) e individua, inparticolare: a) alcune misure organizzative per garantire l'eserciziodi tale diritto presso l'ufficio del Garante nel rispetto dei principiprevisti dalla normativa vigente (art. 23 legge 7 agosto 1990, n. 241, esuccessive modificazioni ed integrazioni); b) le categorie di documenti amministrativi sottratti all'accesso, formati dall'Autorit o comunque da essa detenutistabilmente (art. 24 legge 7 agosto 1990, n. 241, e successivemodificazioni ed integrazioni; art. 8 decreto del Presidente dellaRepubblica 27 giugno 1992, n. 352; art. 15 decreto del Presidente dellaRepubblica 12 aprile 2006, n. 184). 2. Ai fini dell'applicazione dei seguenti articoli siapplicano le definizioni elencate nell'art. 4 del codice in materia diprotezione dei dati personali (d.lg. 30 giugno 2003, n. 196) e nell'art. 22 della legge 7 agosto 1990, n. 241 e successive modificazioni edintegrazioni. Ai medesimi fini, si intende per: a) legge, la medesima legge 7 agosto 1990, n. 241 e successive modificazioni ed integrazioni; b) regolamento, il decreto del Presidente dellaRepubblica 12 aprile 2006, n. 184 e l'art. 8 del decreto del Presidentedella Repubblica 27 giugno 1992, n. 352, anche in relazione a quantoprevisto dall'art. 15, comma 2, del medesimo decreto del Presidente dellaRepubblica n. 184. 1. Il diritto di accesso ha per oggetto i documenti amministrativi concernenti l'attivit di pubblico interessedell'Autorit, da questa formati o detenuti stabilmente. 2. Il diritto di accesso pu essere esercitato da chiunqueabbia un interesse diretto, concreto e attuale, corrispondente ad unasituazione giuridicamente tutelata e collegata al documento al quale chiede diaccedere, ed consentito in conformit a quanto previsto dalla legge, dalregolamento, dal codice in materia di protezione dei dati personali e daiseguenti articoli. 1. La richiesta di accesso rivolta all'ufficio del Garante. 2. La richiesta pu essere presentata in conformit alleleggi in uno dei seguenti modi: a) per via telematica; b) per via postale; c) mediante telefax; d) di persona, anche verbalmente nei casi di accessoinformale, presso l'unit organizzativa della segreteria generale Ufficiorelazioni con il pubblico. 3. Il richiedente deve motivare la richiesta e: a) indicare gli elementi che consentono di individuare i documenti amministrativi ai quali chiede di accedere; b) dimostrare la propria identit e, quando occorre, ipropri poteri rappresentativi in conformit al comma 4; c) specificare in conformit alla legge e al regolamentoil proprio interesse diretto, concreto e attuale, comprovandolo quandooccorre. 4. L'identit del richiedente verificata dall'ufficiodel Garante sulla base di idonei elementi di valutazione, anche mediante atti o documenti disponibili o esibizione o allegazione di copia di un documento di riconoscimento. La persona che agisce per conto del richiedente esibisce o allega copia della procura, ovvero della delega sottoscritta in presenza di un incaricato dell'ufficio del Garante, oppure sottoscritta e presentata unitamente alla copia fotostatica anche non autenticata di undocumento di riconoscimento del richiedente. Se l'accesso richiesto perconto di una persona giuridica, un ente o un'associazione, la richiesta avanzata dalla persona fisica legittimata in base ai rispettivi statuti od ordinamenti. 5. Per determinare la data di ricezione delle richieste incaso di inoltro a mezzo posta, anche ai fini del decorso del termine ditrenta giorni per il riscontro alla richiesta previsto dalla legge, fa fedela data risultante dall'avviso di ricevimento o, in mancanza, quella del timbrodi protocollo apposto dall'ufficio del Garante. 1. Le richieste presentate all'ufficio relazioni con ilpubblico sono esaminate ed accolte presso la medesima unit nei casi diaccesso informale. In tali casi, il responsabile del procedimento di accesso il dirigente o il funzionario preposto a tale unit, oppure ilfunzionario da questi delegato a trattare la richiesta. 2. Il segretario generale assegna le richieste pervenute all'ufficio del Garante ai sensi dell'art. 14 del regolamento n.1/2000 del Garante, comprese quelle inoltrate dal dirigente dell'ufficiorelazioni con il pubblico e che non possono essere evase presso tale unit, all'unit organizzativa competente a formare l'atto conclusivo delprocedimento, oppure a detenerlo stabilmente. In tali casi, responsabile del procedimento di accesso il dirigente o il funzionario preposto all'unit organizzativa, oppure ilfunzionario da questi delegato a trattare la richiesta. 1. La competente unit organizzativa invita il richiedentea regolarizzare le richieste irregolari o incomplete, in conformit allalegge e al regolamento. 2. L'esame e la motivata determinazione in ordine all'accoglimento o meno della richiesta di accesso avvengono inconformit a quanto previsto nella legge e nel regolamento per i casi diaccesso informale o formale. 1. I soggetti che intendono far differire o sottrarreall'accesso documenti formati, o comunque detenuti stabilmentedall'Autorit, presentano all'ufficio del Garante un'istanza indicante specificamente sia i documenti, o loro parti, sia i motivi disegretezza o riservatezza che giustificano tale istanza. Quest'ultima unita o annotata a margine dei documenti, ai fini delle valutazioni che l'ufficio effettua in caso di presentazione di una richiesta di accesso, laquale pu essere accolta in tali casi solo mediante accesso formale, inconformit al regolamento. 2. Si procede, altres, mediante accesso formale in tutti icasi in cui l'ufficio riscontri l'esistenza di soggetti controinteressati, aprescindere dalla presentazione di un'istanza ai sensi del comma 1. In tali casi, l'avvio del procedimento di accesso comunicato ai medesimi controinteressati, individuati tenendo anche conto del contenuto di atti connessi di cui all'art. 7, comma 4, e le loro eventuali deduzioni sonoesaminate in conformit al regolamento. 1. L'atto con cui la richiesta di accesso accolta,quando l'ufficio non provvede per via telematica, telefax o serviziopostale, indica l'unit organizzativa dell'ufficio dove recarsi per visionareil documento ed estrarne eventualmente copia, il periodo di tempo noninferiore a quindici giorni e l'orario nel quale l'accesso pu avvenire, nonchogni altra informazione a tal fine necessaria. 2. L'accesso consentito limitatamente ad alcune partidei documenti, anzich per intero, quando per le ragioni indicate nel capoII ricorre l'esigenza di differire o escludere l'accesso alle rimanentiparti dei documenti medesimi. 3. Il responsabile del procedimento di accesso, valutatoanche l'interesse vantato dal richiedente, verifica se l'accesso puessere esercitato nel caso concreto mediante visione diretta, anche parziale, dell'atto, senza estrarne copia, semprech tale modalit soddisfi l'interesse dell'istante e consenta una migliore utilizzazione delle risorse dell'ufficio. L'accesso pu essere consentito anche mediante la solavisione di una copia del documento originale. 4. L'accoglimento della richiesta di accesso ad undocumento comporta la facolt di accedere ai documenti nello stesso richiamatie appartenenti al medesimo procedimento, salvo sia diversamente previsto da disposizioni normative e salvo diversa determinazione assunta anche a seguito delle deduzioni di eventuali controinteressati. 1. L'esame dei documenti gratuito. 2. Il rilascio di copie presuppone il preventivo rimborsodei costi di riproduzione, dei diritti di ricerca e visura e dell'imposta di bollo in caso di richiesta di copia conforme, nonch dei costi dell'invio a mezzo posta quando il responsabile del procedimento si avvale del serviziopostale. 3. Gli importi di cui al comma 2 e le modalit delloro versamento sono stabiliti con determinazione del segretario generale. 1. L'Autorit fornisce, in particolare attraversol'ufficio relazioni con il pubblico, elementi informativi utili per l'eserciziodel diritto di accesso ai documenti amministrativi, anche inriferimento a quanto previsto dall'art. 8, e rende disponibile un modelloper le richieste.
1. Il responsabile del procedimento di accesso pudifferire l'accesso se occorre tutelare temporaneamente gli interessi indicatinegli articoli da 12 a 17, oppure per salvaguardare specifiche esigenze dell'amministrazione specie nella fase preparatoria dei provvedimenti, in relazione a documenti la cui conoscenza pu compromettere il buonandamento dell'azione amministrativa. 2. L'accesso differito altres, oltre che nei casiprevisti espressamente da una disposizione normativa, se riguarda documentiformati da una pubblica amministrazione che risulti, anche a seguito dieventuale consultazione, averne differito l'accesso. 3. L'atto che dispone il differimento ne indica la durata.Il differimento pu essere disposto nuovamente se permangono leesigenze di cui al comma 1. 4. Si intendono ricompresi tra i documenti per i quali previsto il differimento ai sensi del comma 1 anche i documenti che nonpossono essere resi temporaneamente accessibili: a) quando risulta una necessit oggettivamente comprovatadi non pregiudicare la predisposizione o l'attuazione di atti eprovvedimenti anche in relazione ad attivit di verifica o ispettive,o alla contestazione o applicazione di sanzioni; b) in conformit alla vigente disciplina in materia diappalti pubblici, durante lo svolgimento delle procedure di gara; c) in quanto inerenti a procedure concorsuali, selettive odi avanzamento, quando il differimento necessario per nonpregiudicare o ritardare il loro svolgimento; d) contenendo dati personali per i quali, in conformital codice in materia di protezione dei dati personali, risultinecessario differire l'accesso ai medesimi dati per non pregiudicare lo svolgimento di investigazioni difensive o l'attivit necessaria per far valereo difendere un diritto in sede giudiziaria; e) i documenti concernenti l'attivit svolta dal serviziodi controllo interno, fino alla conclusione dei relativi procedimenti. 1. Il diritto di accesso escluso per i documenti amministrativi: a) oggetto di segreto di Stato ai sensi della legge 24ottobre 1977, n. 801, e successive modificazioni, o di altro segreto odivieto di divulgazione espressamente previsti dalla legge, dalregolamento o da altra normativa vigente, anche in relazione ai rapporti del Garante con organi costituzionali o di rilievo costituzionale o alla registrazione di atti nel protocollo degli affari di carattereriservato, o sottratti all'accesso dalla pubblica amministrazione che li abbiaformati; b) concernenti procedimenti tributari, ferme restando le particolari norme che li regolano; c) concernenti l'attivit della pubblica amministrazione diretta all'emanazione di atti normativi, amministrativigenerali, di pianificazione e di programmazione, ferme restando leparticolari norme che ne regolano la formazione; d) contenenti informazioni di carattere psicoattitudinale relativi a terzi nell'ambito di procedimenti selettivi. 1. Sono esclusi dall'accesso, fuori dei casi di cui all'art.11, comma 1, lettera a), i documenti dalla cui divulgazione pu derivare una lesione, specifica e individuata, alla sicurezza e alla difesa nazionale, all'esercizio della sovranit nazionale e alla continuit o alla correttezza delle relazioni internazionali, con particolare riferimento alle ipotesi previste dai trattati e dalle relative leggi di attuazione. 2. Si intendono ricompresi tra i documenti esclusidall'accesso ai sensi del comma 1 anche: a) i documenti inerenti ai rapporti tra l'Autorit ele istituzioni dell'Unione europea, nonch tra l'Autorit ed enti edorganismi di organizzazioni internazionali o di altri Paesi, anche in occasione di visite, dei quali non sia autorizzata la divulgazione anche a seguito di un interpello a cura dell'Autorit conseguente alla richiesta di accesso; b) i documenti relativi ai particolari accertamentiprevisti dall'art. 160 del codice in materia di protezione dei dati personali,riferiti ai trattamenti di dati personali in ambito giudiziario, da parte diforze di polizia e per la difesa e la sicurezza dello Stato disciplinati neititoli I, II e III della parte seconda del medesimo codice. 1. Sono esclusi dall'accesso i documenti quando l'accessopu arrecare pregiudizio ai processi di formazione, di determinazione e diattuazione della politica monetaria e valutaria. 1. Sono esclusi dall'accesso i documenti riguardanti le strutture, i mezzi, le dotazioni, il personale e le azionistrettamente strumentali alla tutela dell'ordine pubblico, allaprevenzione e alla repressione dei reati con particolare riferimento alle tecniche investigative, all'identit delle fonti di informazione o alla sicurezza dei beni e delle persone coinvolte, nonch all'attivit di polizia giudiziaria e di conduzione delle indagini. 2. Si intendono ricompresi, tra i documenti esclusidall'accesso ai sensi del comma 1, anche quelli comunque detenuti dall'ufficiola cui conoscenza pu pregiudicare azioni od operazioni a tuteladell'ordine pubblico o della sicurezza pubblica o di prevenzione erepressione dei reati, ovvero di difesa o sicurezza dello Stato o losvolgimento dell'attivit giudiziaria. Si intendono altres ricompresii documenti relativi all'attivit e agli impianti volti a garantire la sicurezza delle unit occupate dall'Autorit o dei relativi sistemiinformativi. 1. Sono esclusi dall'accesso i documenti inerenti allavita privata o alla riservatezza di persone fisiche, persone giuridiche,gruppi, imprese ed associazioni, con particolare riferimento agli interessi epistolare, sanitario, professionale, finanziario, industriale ocommerciale di cui siano in concreto titolari. 2. Si intendono ricompresi tra i documenti esclusidall'accesso ai sensi del comma 1 anche: a) i pareri legali, relativi a controversie potenziali oin atto, e la inerente corrispondenza, salvo che gli stessicostituiscano presupposto logico-giuridico richiamato in atti emanati dalGarante non esclusi dall'accesso; b) gli atti dei privati detenuti occasionalmentedall'Autorit in quanto non scorporabili da documenti direttamenteutilizzati e, comunque, gli atti che non abbiano avuto specifico rilievonelle determinazioni amministrative; c) i documenti contenenti dati sensibili o giudiziari se l'accesso non strettamente indispensabile per la tutela di cuiall'art. 2, comma 2 e, se si tratta di dati relativi allo stato di salute o alla vita sessuale, nei termini previsti dall'art. 60 del codice in materiadi protezione dei dati personali; d) note e documenti caratteristici o accertamentimedico-legali relativi al personale anche in quiescenza; altri documentirelativi al medesimo personale, attinenti anche al trattamento economicoindividuale o a rapporti informativi o valutativi o a documentimatricolari, nelle parti inerenti alla vita privata o allariservatezza; e) la documentazione attinente a procedimenti penali,ovvero utilizzabile a fini disciplinari o di dispensa dal servizio, monitori ocautelari, nonch concernente procedure conciliative o arbitrali. 1. Sono esclusi dall'accesso: a) i verbali delle riunioni del collegio, e le connesse osservazioni del segretario generale, nelle parti riguardanti atti,documenti ed informazioni sottratti all'accesso o di rilievo puramente interno all'Autorit anche in relazione ai rapporti tra persone od organi; b) gli atti connessi alla difesa in giudizio delGarante o dell'ufficio e i rapporti rivolti alla magistratura contabile; c) annotazioni, appunti e bozze preliminari; d) i documenti inerenti all'attivit relativa all'informazione, alla consultazione e alla concertazione e allacontrattazione sindacale, fermi restando i diritti sindacali previsti anche daiprotocolli sindacali.
1. 1. Il presente regolamento entra in vigore il quindicesimogiorno successivo a quello della sua pubblicazione nella Gazzetta Ufficialedella Repubblica italiana.
I recapiti presso i quali possono essere inoltrate lerichieste di accesso a documenti amministrativi sono i seguenti: Ufficio del Garante per la protezione dei datipersonali - Piazza di Monte Citorio n. 121 - 00186 Roma - e-mail: urp@garanteprivacy.it - n. telefax: (+39) 06/69677785. Le eventuali modifiche di tali recapiti verranno rese notecon determinazione pubblicata nella Gazzetta Ufficiale della Repubblicaitaliana e sul sito web www.garanteprivacy.it |