Garante per la protezione
    dei dati personali

DELIBERAZIONE 20 luglio 2006

Regolamento n. 2/2006 concernente la procedura perla sottoscrizione dei codici di deontologia e di buona condotta in materia diprotezione dei dati personali.
(Pubblicato sulla GU n. 183 del 8-8-2006)

 

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATIPERSONALI

 

Nella riunione odierna, in presenza del prof. FrancescoPizzetti, presidente, del dott. Giuseppe Chiaravalloti, vice presidente, deldott. Mauro Paissan e del dott. Giuseppe Fortunato, componenti e del dott.Giovanni Buttarelli, segretario generale;

Visto l'art. 27 della direttiva n. 95/46/Ce del Parlamentoeuropeo e del Consiglio del 24 ottobre 1995, secondo cui gli Stati membri ela commissione incoraggiano l'elaborazione di codici di condotta destinati a contribuire, in funzione delle specificitą settoriali, alla correttaapplicazione delle disposizioni nazionali di attuazione della direttiva,adottate dagli stati membri;

Visto il codice in materia di protezione dei datipersonali (articoli 12 e 139 decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196) chedemanda al Garante, di seguito a quanto previsto dalla previgente legge 31dicembre 1996, n. 675 (art. 31, comma 1, lettera h)), il compito di: a)promuovere nell'ambito delle categorie interessate la sottoscrizione di codici di deontologia e di buona condotta per determinati settori, nell'osservanza del principio di rappresentativitą e tenendo conto dei criteri direttivi delle raccomandazioni del Consiglio d'Europa sul trattamento di dati personali; b) verificarne la conformitą alle leggi e airegolamenti anche attraverso l'esame di osservazioni di soggetti interessati;c) contribuire a garantirne la diffusione e il rispetto;

Viste le deliberazioni con le quali il Garante ha promossola sottoscrizione di alcuni codici di deontologia e di buona condotta(provv. 10 febbraio 2000 e 10 aprile 2002, rispettivamente, in Gazzetta Ufficiale 25 febbraio 2000, n. 46 e 8 maggio 2002, n. 106, adottati ai sensi dell'art. 31, comma 1, lettera h), legge n. 675/1996 e dell'art. 20decreto legislativo n. 467/2001);

Rilevato che alcuni codici deontologici sono stati gią sottoscritti ed allegati, come previsto per legge, al decretolegislativo n. 196/2003, relativamente al trattamento di dati personali nell'esercizio dell'attivitą giornalistica (provv. 29 luglio 1998, nella Gazzetta Ufficiale 3 agosto 1998, n. 179), effettuato per scopi storici (provv. 14 marzo 2001, n. 8/P/2001, nella Gazzetta Ufficiale 5 aprile 2001,n. 80), a scopi statistici e di ricerca scientifica nell'ambito del sistemastatistico nazionale (provv. 31 luglio 2002, n. 13, nella Gazzetta Ufficiale1° ottobre 2002, n. 230), per scopi statistici e scientifici (provv.del 16 giugno 2004, n. 2, in Gazzetta Ufficiale 14 agosto 2004, n. 190)nonchŹ per i sistemi informativi gestiti da soggetti privati in tema di crediti al consumo, affidabilitą e puntualitą nei pagamenti (provv. 16novembre 2004, n. 8, nella Gazzetta Ufficiale 23 dicembre 2004, n. 300);

Rilevato altresď che per altri codici deontologici il Garanteha promosso la ripresa dei lavori (provv. 16 febbraio 2006, nellaGazzetta Ufficiale 1° marzo 2006, n. 50, concernente il codice dideontologia e di buona condotta relativo ai dati trattati per svolgere investigazioni difensive o per far valere o difendere un diritto in sedegiudiziaria) o si accinge a promuoverla;

Ritenuta l'esigenza, sulla base della proficua esperienza sinqui acquisita, di dare compiuta disciplina e pubblicitą alla proceduraseguita dall'Autoritą per svolgere i predetti compiti, tenuto conto delcrescente rilievo che i codici di deontologia e di buona condotta assumono neisettori interessati ai fini della liceitą e correttezza dei trattamenti di datipersonali e dell'utilizzabilitą dei medesimi dati;

Considerata la necessitą di consolidare tale procedura con unatto regolamentare del Garante adottato in base all'art. 156, comma 3,lettera a) del Codice, ai sensi del quale questa Autoritą, con propri regolamenti pubblicati nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica italiana, definisce l'organizzazione e il funzionamento dell'ufficio anche ai fini dello svolgimento dei compiti previsti dall'art. 154 del medesimo codice, fra i quali figura quello di promuovere la sottoscrizione dei codici di deontologia e di buona condotta;

Rilevato che tale procedura Ź applicabile anche al codicedi deontologia relativo ad attivitą giornalistiche e alle sue eventualimodificazioni e integrazioni, salvo quanto specificamente previsto dall'art.139 del codice;

Visti gli atti d'ufficio;

Viste le proposte e le osservazioni dell'ufficio formulatedal segretario generale ai sensi dell'art. 15, comma 1 del regolamento n.1/2000;

Relatore il prof. Francesco Pizzetti;

Delibera:

1. ť adottato il regolamento n. 2/2006, concernente la proceduraper la sottoscrizione dei codici di deontologia e di buona condotta, riportato in allegato alla presente deliberazione di cui costituisce parte integrante edi cui Ź disposta la pubblicazione nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica italiana, ai sensi degli articoli 12 e 156, comma 3, lettera a), del Codice in materia di protezione dei dati personali.

 

Roma, 20 luglio 2006

 

Il presidente
Pizzetti

Il segretario generale
Buttarelli

Il relatore
Pizzetti

 

 

 

Allegato

 

Regolamento concernente la procedura per la sottoscrizione deicodici di deontologia e di buona condotta in materia di protezione dei datipersonali. (Articoli 12 e 156 decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196).

 

Art. 1

Definizioni

1. Ai fini del presente regolamento si intende:

a) per «Codice», il Codice in materia di protezione deidati personali, approvato con decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196;

b) per «codici», i codici di deontologia e di buona condottadi cui all'art. 12 del Codice;

c) per «soggetti rappresentativi», i soggetti che risultano dotati di rappresentativitą delle categorie di titolari ditrattamento operanti nei settori nei quali i codici trovanoapplicazione;

d) per «soggetti interessati», i soggetti per i quali aisensi dell'art. 12 del Codice sussiste un interesse qualificato nei settori neiquali i codici trovano applicazione.

2. Ai medesimi fini si applicano anche le definizionielencate nell'art. 4 del Codice.

Art. 2.

Casi nei quali il Garante promuove icodici

1. Il Garante promuove la sottoscrizione dei codici neicasi espressamente previsti dalla legge. Ai sensi dell'art. 12 del Codice il Garante puė promuovere la sottoscrizione di altri codici non espressamente previsti per legge, nei settori nei quali ravvisi l'esigenza di regole di deontologia e di buona condotta per contribuire all'applicazione didisposizioni normative in settori di particolare interesse generale nei quali, anche sulla base di eventuali richieste formulate nell'ambito delle categorie interessate, emergano specifiche problematichemeritevoli di apposita considerazione, tenendo conto, in particolare, dellanatura dei dati o del loro trattamento o della necessitą di rendereeffettive le garanzie per gli interessati. Si tiene altresď contodell'eventuale opportunitą di prendere in contestuale considerazione piĚcategorie interessate, nonchŹ dell'evoluzione dei predetti settori e delletecnologie applicate.

2. La sottoscrizione dei codici di cui al comma 1 Ź promossadal Garante con propria deliberazione, da pubblicare nella GazzettaUfficiale della Repubblica italiana.

Con la deliberazione sono indicati i criteri generali in baseai quali l'Autoritą verifica il rispetto del principio dirappresentativitą (art. 12 del Codice) e i soggetti pubblici e privati appartenenti alle categorie interessate e che ritengano di avere titolo asottoscrivere i codici in base al medesimo principio sono invitati a darnecomunicazione all'Autoritą entro un termine prefissato, e a fornire informazioni e documentazione idonee a comprovare, in particolare, la lororappresentativitą.

3. Con la deliberazione di cui al comma 2 il Garantepuė invitare altri soggetti che si ritengano interessati ai sensidell'art. 12 del Codice a darne comunicazione all'Autoritą e a fornire informazioni e documentazione idonee a comprovare, in particolare, ilproprio interesse qualificato nella materia.

Art. 3.

Esame preliminare

1. Le comunicazioni ricevute ai sensi dell'art. 2 sonoesaminate preliminarmente dall'Autoritą, unitamente al materiale prodotto, evalutate dal Garante, anche sulla base della deliberazione gią adottataai sensi del medesimo articolo, esaminando in particolare:

a) l'appartenenza alle categorie interessate degliorganismi che intendono sottoscrivere un codice in qualitą di soggettirappresentativi, nonchŹ la sussistenza del presupposto dellarappresentativitą anche in relazione ai settori determinati nei quali ilcodice dovrebbe operare;

b) la sussistenza di un interesse qualificato in capoai soggetti interessati.

2. Le valutazioni di cui al comma 1 possono essere formulatedopo l'inizio dei lavori per la redazione del codice, qualora ricorranoparticolari esigenze inerenti anche alla necessitą di svolgere ulteriori approfondimenti relativi alla rappresentativitą o all'interessequalificato.

3. Eventuali comunicazioni pervenute da categorie osoggetti interessati dopo il termine prefissato ai sensi dell'art. 2, comma 2,possono essere esaminate fino alla sottoscrizione del codice, valutandoparimenti la sussistenza dei presupposti di cui al comma 1.

4. L'esito della valutazione effettuata dal Garante ai sensidei commi 1 e 3 Ź comunicata a ciascun soggetto od organismo informando tutti coloro che hanno inviato comunicazioni all'Autoritą ai sensi dell'art. 2.

5. I criteri per individuare le categorie interessate in relazione al settore determinato per il quale il codice verrąsottoscritto, e per valutare la rappresentativitą o l'interesse qualificato dei soggetti che hanno inviato comunicazioni all'Autoritą, sono definiti dal Garante in relazione a ciascun codice, tenendo conto della specificitą del settore e delle particolari caratteristiche deltrattamento.

Art. 4.

Organizzazione e svolgimento dei lavori

1. L'Autoritą, effettuata la comunicazione di cui all'art.3, comma 4, fermo restando quanto previsto nei commi 2 e 3 del medesimoarticolo, invita i soggetti appartenenti alle categorie interessate a partecipare ad una prima riunione di lavoro, anche presso gli uffici del Garante, e ne comunica la data anche agli altri soggetti che risultano interessati i qualipossono prendervi parte.

2. Nell'esercitare il compito di promuovere la sottoscrizionedel Codice l'Autoritą incoraggia la proficua cooperazione tra i soggettiappartenenti alle categorie interessate e la collaborazione dei soggetti interessati nell'organizzazione e nello svolgimento dei lavori diredazione del codice, fornendo, salva diversa loro scelta, un supporto anchelogistico e tecnico o da parte di esperti, nonchŹ nell'utilizzo di strumenti elettronici, anche per agevolare lo scambio delle informazioni e ilconfronto e la condivisione delle proposte e dei contributi fra i partecipanti.

Art. 5.

Schema preliminare del codice

1. Al termine della prima fase dei lavori, i soggetti rappresentativi che vi hanno partecipato redigono e sottopongonoall'Autoritą uno schema preliminare di codice, tenendo inconsiderazione il contributo dato dai soggetti interessati.

Art. 6.

Verifica preliminare di conformitą delcodice

1. Lo schema preliminare di codice Ź oggetto di unesame istruttorio anche sulla base di eventuali richieste di chiarimento ed Ź volto a rilevare da parte del Garante l'eventuale manifesta sussistenzadi profili di non conformitą alla normativa vigente.

2. Nei casi in cui non Ź necessario invitare isoggetti rappresentativi a riesaminare lo schema preliminare, in quanto lostesso risulta conforme in base ad una prima verifica alle leggi e airegolamenti, il Garante ne dą diffusione inserendolo nel proprio sito Internet al fine di raccogliere eventuali osservazioni di «soggetti interessati» ai sensi dell'art. 12 del Codice, ed invita a tal fine soggetti rappresentativi o interessati a darne ampia pubblicitą. Il Garantedispone altresď la trasmissione all'Ufficio pubblicazioni leggi e decreti del Ministero della giustizia di un avviso da pubblicare nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica italiana, volto a rendere nota l'inserzionedello schema sul sito Internet e ad invitare i soggetti interessati aformulare eventuali osservazioni entro un termine prefissato.

3. Scaduto tale termine, le osservazioni pervenute sonoesaminate e trasmesse ai soggetti rappresentativi o interessati per levalutazioni del caso.

Art. 7.

Schema finale del codice

1. I soggetti rappresentativi, esaminate le osservazioni ricevuteai sensi dell'art. 6, comma 3, e tenendo in considerazione ilcontributo dei soggetti interessati, redigono lo schema finale del codice elo trasmettono al Garante.

2. Il codice individua la data a decorrere dalla qualeŹ applicabile e le eventuali disposizioni transitorie.

Art. 8.

Verifica finale di conformitą del codicee sua sottoscrizione

1. Il Garante esamina lo schema finale del codice completandogli eventuali approfondimenti circa la rappresentativitą di alcuniorganismi e, qualora non riscontri profili di non conformitą a norme di legge o di regolamento, invita a sottoscrivere il codice i soggetti rappresentativi, disponendone la pubblicazione al termine delle operazioni di sottoscrizione e la comunicazione al Ministero della giustizia per la suaallegazione al Codice.

2. I soggetti interessati possono manifestare la loro adesioneai principi affermati dal codice. L'adesione Ź indicata in un allegatodistinto dal documento dove Ź apposta la sottoscrizione dei soggettirappresentativi.

3. Il Garante esamina la richiesta di soggettirappresentativi o interessati volta ad apporre le sottoscrizioni o leadesioni di cui ai commi 1 e 2 in epoca successiva all'adozione del codice.Se la richiesta Ź accolta, ne Ź data notizia nella Gazzetta Ufficiale dellaRepubblica italiana.

Art. 9.

Pubblicazione del codice

1. Il codice sottoscritto Ź trasmesso all'Ufficiopubblicazioni leggi e decreti del Ministero della giustizia per la sua pubblicazione nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica italiana ai sensi dell'art. 12, comma 2, del Codice. Il codice Ź pubblicato altresď sulBollettino del Garante.

2. Il codice sottoscritto Ź comunicato al Ministerodella giustizia ai fini della sua allegazione al Codice previo decretoministeriale da adottarsi ai sensi del medesimo art. 12, comma 2, del predettoCodice.