Garante per la protezione
    dei dati personali

PARERE del 23 marzo 2006

RICHIESTA DI PARERE DALLA PRESIDENZA DEL CONSIGLIO DEIMINISTRI SU UNO SCHEMA DI REGOLAMENTO PER LA DISCIPLINA DELLE MODALITà E DEICASI DI ESCLUSIONE DEL DIRITTO DI ACCESSO AI DOCUMENTI AMMINISTRATIVI.

 

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

 

Nellariunione odierna, in presenza del prof. Francesco Pizzetti, presidente, deldott. Giuseppe Chiaravalloti, vice presidente, del dott. Mauro Paissan e deldott. Giuseppe Fortunato, componenti e del dott. Giovanni Buttarelli,segretario generale;

Vistala richiesta di parere della Presidenza del Consiglio dei ministri;

Vistol'articolo 23, comma 2, della legge 11 febbraio 2005, n. 15, recante modificheed integrazioni alla legge 7 agosto 1990, n. 241;

Vistol'articolo 154, commi 4 e 5, del Codice in materia di protezione dei datipersonali (d.lg. 30 giugno 2003, n. 196);

Vistala documentazione in atti;

Vistele osservazioni dell'Ufficio formulate dal segretario generale ai sensidell'art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000;

Relatoreil prof. Francesco Pizzetti;

PREMESSO:

 

LaPresidenza del Consiglio dei ministri ha chiesto il parere del Garante su unoschema di regolamento recante la disciplina delle modalità e dei casi diesclusione del diritto di accesso ai documenti amministrativi.

Ilregolamento, adottato ai sensi dell'articolo 23 della legge 11 febbraio 2005,n. 15, di modifica ed integrazione della legge n. 241 del 1990, mira asostituire integralmente le disposizioni di cui al decreto 27 giugno 1992, n.352, al fine di adeguare le vigenti norme regolamentari in materia ai principiintrodotti dalla legge n. 15/2005.

OSSERVA:

 

1.Premessa

Ilregolamento in esame interviene su un tema di particolare rilievo perl'attività delle pubbliche amministrazioni e per i diritti delle personeinteressate.

Alivello legislativo è già tracciato un bilanciamento tra la necessità diassicurare un adeguato livello di trasparenza per i cittadini e le garanzie atutela di importanti interessi pubblici e di diritti e libertà fondamentalidegli interessati. Ciò, sia nelle disposizioni della legge n. 241/1990modificate lo scorso anno, sia nel Codice in materia di protezione dei datipersonali, il quale contempera espressamente in più punti le varie forme diaccesso a dati e documenti, le cautele specifiche per i dati sensibili, nonchÄle diverse garanzie per il cittadino sui piani amministrativo egiurisdizionale.

L'Autoritàformula alcune considerazioni relativamente alle disposizioni regolamentari cheattengono più da vicino alla protezione dei dati personali contenuti neidocumenti.

2.Tutela dei "controinteressati"

Siravvisa la necessità di prevedere che la comunicazione da parte della pubblicaamministrazione ai soggetti controinteressati all'accesso della circostanza cheè stata presentata un'istanza di accesso, cui essi possono opporsi(art. 3, comma 1, dello schema), possa avvenire anche per viatelematica.

Taleprevisione appare necessaria per rispettare le disposizioni del Codicedell'amministrazione digitale che sanciscono il diritto dei cittadini all'usodelle tecnologie dell'informazione e della comunicazione da parte delle p.a.,sia per l'accesso ai documenti, sia in termini più generali(artt. 3 e 4 d.lg. 7 marzo 2005, n. 82). Appare,inoltre, opportuna considerata la disposizione dello schema che obbliga le amministrazioniad assicurare che l'esercizio del diritto di accesso ai documenti avvenga ancheper via telematica (art. 13).

Suscita,poi, perplessità la previsione che l'inoltro della copia dell'istanza diaccesso ai controinteressati, da allegare all'avviso di deposito dellarichiesta di accesso, possa avvenire via fax, senza alcuna specificazione dellacautele da adottare, in questo caso, al fine di garantire la necessariariservatezza (art. 3, comma 1, dello schema). L'istanza (che in altri articoli èdefinita "richiesta") di accesso deve motivare in dettaglio ipresupposti che giustificano l'interesse diretto, concreto ed attuale delsoggetto che ha chiesto di accedere al documento (art. 2, comma 1), epuò comportare altresì il coinvolgimento di numerosi controinteressati.Rispetto al plico raccomandato e alla posta elettronica, il fax non assicurasempre la medesima confidenzialità prima di pervenire al controinteressato. Sipone quindi la necessità di bilanciare meglio l'esigenza di speditezza del procedimentodi accesso con la riservatezza del richiedente l'accesso che non va espostaoltre misura.

Sottoaltro profilo, l'art. 3, comma 1, richiede una precisazione nella parte in cuiprevede l'individuazione, da parte della p.a., dei controinteressati ("╔lapubblica amministrazione╔qualora individui soggetti controinteressati,╔").PoichÄ "l'accoglimento della domanda di accesso a un documento comportaanche la facoltà di accesso agli altri documenti nello stesso richiamati eappartenenti al medesimo procedimento" (art. 7, comma 3), e poichÄ imedesimi controinteressati possono opporsi anche a questo –o solo aquesto- accesso "derivato", occorre specificare nello stesso art. 3,comma 1, che la predetta individuazione dei controinteressati va fatta tenendoconto, appunto, anche del possibile accesso a tali altri documenti (e,comunque, specificando tale eventualità ai controinteressati).

3.Presentazione e valutazione della richiesta di accesso

Laprevisione secondo cui il diritto di accesso può essere esercitato conrichiesta all'ufficio competente a formare l'atto conclusivo del procedimento,o a detenerlo stabilmente (art. 5, comma 1), deve essere coordinataespressamente con le vigenti disposizioni di legge che obbligano le p.a. agarantire che il diritto di accesso possa essere esercitato anche per iltramite degli uffici per le relazioni con il pubblico (v. art. 11,comma 6, l. 30 marzo 2001, n. 165; art. 8,comma 2, lett. a), l. 7 giugno 2000, n. 150).

Insecondo luogo, i due commi che prevedono la necessità di un accesso formale,anzichÄ solo informale, qualora la p.a. riscontri la presenza dicontrointeressati (artt. 5, comma 5, e 6, comma 1), si sovrappongono con alcuneinopportune sfumature e potrebbe, quindi, essere opportuno riunirli in un unicocomma.

4.Differimento dell'accesso

Nell'articolo 9,comma 2, che individua i casi in cui è consentito il differimentodell'accesso, appare più appropriato l'uso della locuzione: "specificheesigenze", in luogo delle parole "esigenze di riservatezza",considerato anche il fine, esplicitato nella disposizione, di non compromettereil buon andamento dell'azione amministrativa.

5.Documenti sottratti all'accesso

Appareinfine opportuna una modifica formale della disposizione che mira adisciplinare i casi di esclusione del diritto di accesso (art. 10,comma 1).

Infatti,alcuni casi di sottrazione, tra cui quello di tutela della salvaguardia dellavita privata e della riservatezza, possono essere previsti dalleamministrazioni solo se un regolamento governativo, come quello in esame, liabbia previsti preventivamente (si veda quanto dispone l'art. 24,comma 6, l. n. 241/1990, a differenza di quanto previsto dalrelativo comma 2). Appare pertanto opportuno che la prima parte del predettoart. 10, comma 1, sia riformulata in senso "positivo"("I documenti possono essere sottratti all'accesso quando l'accessomedesimo╔"), in modo da rendere meglio evidente che l'odierno regolamentoha, appunto,  "previsto" anche questi casi.

TUTTO CI˝ PREMESSO IL GARANTE:

 

esprimeparere favorevole sullo schema di regolamento, a condizione che lo schemamedesimo sia modificato prevedendo, nei termini di cui ai precedenti punti 2,3, 4 e 5:

*  la possibilità deicontrointeressati di opporsi all'accesso anche per via telematica(punto 2);

*  che l'inoltro aicontrointeressati della copia dell'istanza di accesso possa avvenire via faxsolo in presenza di idonee cautele a garanzia della riservatezza(punto 2);

*  espressamente chel'individuazione dei controinteressati sia effettuata tenendo conto anche delpossibile accesso a documenti diversi da quello oggetto di richiesta,richiamati nello stesso e appartenenti al medesimo procedimento, specificandotale eventualità ai controinteressati (punto 2);

*  che l'accesso possa essereesercitato anche per il tramite degli uffici per le relazioni con il pubblico(punto 3);

*  la riunione delle duedisposizioni che prevedono l'accesso formale in caso di presenza dicontrointeressati (punto 3);

*  che il differimentodell'accesso può essere disposto, fra l'altro, per specifiche esigenzedell'amministrazione in relazione a documenti la cui conoscenza possacompromettere il buon andamento dell'azione amministrativa, anzichÄ peresigenze di riservatezza (punto 4);

*  espressamente che ilregolamento prevede anche i casi di esclusione del diritto di accesso di cuiall'art. 24, comma 6, della legge n. 241/1990 (punto 5).

Roma,23 marzo 2006

IL PRESIDENTE

Pizzetti

IL RELATORE

Pizzetti

IL SEGRETARIO GENERALE

Buttarelli