ATTO DELL'AUTORITÀ DI CONTROLLO COMUNE DELL'EUROJUST

del 2 marzo 2004

che stabilisce il proprio regolamento interno

(Pubblicato sulla GUUE n. C 86 del 6.4.2004)

L'AUTORITÀ DI CONTROLLO COMUNE,

vista la decisione del Consiglio, del 28 febbraio2002, che istituisce l'Eurojust per rafforzare la lotta contro le forme gravidi criminalità (qui di seguito Decisione Eurojust) ⁽¹⁾, modificata

da ultimo il 18 giugno 2003 ⁽²⁾ inparticolare l'articolo 23, paragrafo 9;

considerando che le persone nominate dagli Statimembri conformemente all'articolo 23, paragrafo 1 della Decisione Eurojustadottano il regolamento interno dell'autorità di controllo comune,

HA ADOTTATO IL SEGUENTE REGOLAMENTO INTERNO:

TITOLO I

FUNZIONI E COMPETENZE DELL'AUTORITÀ DI CONTROLLOCOMUNE

Articolo 1

Funzioni

L'autorità di controllo comune svolge le funzionistabilite dall'articolo 17, paragrafo 4, lettera b), dell'articolo 19,paragrafo 8, e dall'articolo 23, paragrafi 1 e 7 della Decisione Eurojust.

Articolo 2

Competenze

1. Nello svolgimento delle sue funzioni, l'autoritàdi controllo comune è dotata delle competenze conferitele dalla DecisioneEurojust.

2. In particolare, l'autorità di controllo comune èautorizzata ad ottenere informazioni dall'Eurojust, ad ottenere l'accesso completoa tutti i documenti Eurojust sia su carta che in formato elettronico, nonché adottenere libero accesso in qualsiasi momento a tutti i locali dell'Eurojust.Ciò include l'informazione su hardware e software e l'accesso ai medesimi,ogniqualvolta sia necessario per lo svolgimento delle funzioni dell'autorità dicontrollo comune. Le modalità possono essere fissate in accordi tra l'autoritàdi controllo comune e il collegio dell'Eurojust.

TITOLO II

REGOLAMENTO INTERNO DELL'AUTORITA' DI CONTROLLO COMUNE

Articolo 3

Composizione

1. La composizione dell'autorità di controllo comuneè definita conformemente all'articolo 23, paragrafi 1, 2, 3, 4 e 5 dellaDecisione Eurojust.

2. I membri dell'autorità di controllo comune sonoindipendenti, non ricevono istruzioni nello svolgimento delle loro mansioni esono soggetti soltanto alla legge. In particolare, essi non devono esserecontemporaneamente membri di un altro organismo istituito secondo la DecisioneEurojust o far parte del personale dell'Eurojust.

3. Il membro dell'autorità di controllo comune che nonsia in grado, in circostanze eccezionali, di partecipare a una riunione puònominare un supplente rispondente ai criteri di cui all'articolo 23, paragrafo1 della Decisione Eurojust. I diritti e gli obblighi conferiti ai membri invirtù del presente regolamento interno sono pienamente applicabili aisupplenti.

4. In caso di conflitto di interessi, la personainteressata notifica tale interesse e non partecipa alle discussioni e alle decisionisul caso e può, ove necessario, essere esclusa all'unanimità dei voti espressia scrutinio segreto dai membri che partecipano alla riunione. La personainteressata viene ascoltata prima che si proceda all'esclusione, ma nonpartecipa alla decisione.

Una persona che si ritiri o venga esclusa èsostituita dal suo supplente.

Articolo 4

Presidenza

1. La presidenza dell'autorità di controllo comune èstabilita conformemente all'articolo 23, paragrafo 3 della Decisione Eurojust.

2. Il presidente rappresenta l'autorità di controllocomune e ne presiede le riunioni. Vigila sul corretto andamento dei lavori; convocale riunioni dell'autorità di controllo comune e ne fissa il luogo, la data el'ora. Apre e chiude le sedute, prepara l'ordine del giorno provvisorio eassicura l'esecuzione delle decisioni dell'autorità di controllo comune.

3. In caso di assenza del presidente, ne fa le veciil membro nominato dello Stato membro successivo nell'ordine di rotazione dellapresidenza del Consiglio, in conformità dell'articolo 23, paragrafo 3 dellaDecisione Eurojust.

4. L'autorità di controllo comune può, al fine dipreparare i propri lavori in merito a questioni particolari, nominare tra i proprimembri, su proposta del presidente, un relatore. In caso d'urgenza, ilpresidente può procedere a tale nomina direttamente.

In tal caso ne informa senza indugio i membridell'autorità di controllo comune.

5. Il collegio dell'Eurojust, i membri del personaledell'Eurojust o altre persone possono essere invitati ad assistere alle riunionidell'autorità di controllo comune.

Articolo 5

Metodi di lavoro

1. L'autorità di controllo comune si riunisce secondoquanto previsto all'articolo 23, paragrafo 1, secondo comma della Decisione Eurojust.Il presidente dell'Eurojust, il collegio, e il direttore amministrativo, o ilresponsabile della protezione dei dati possono proporre punti da iscrivereall'ordine del giorno.

2. Ad eccezione dei casi ritenuti urgenti dalpresidente, la notifica della convocazione della riunione deve giungere almeno duesettimane prima della riunione e ad essa vengono acclusi l'ordine del giornoprovvisorio e i documenti necessari per la riunione, a meno che la natura deidocumenti stessi non lo consenta. L'ordine del giorno definitivo viene adottatoall'inizio di ogni riunione.

3. Le riunioni dell'autorità di controllo comune sonovalide solo se vi partecipano almeno due dei membri permanenti. Le decisionivengono adottate secondo quanto previsto all'articolo 23, paragrafo 6 dellaDecisione Eurojust.

4. Conformemente all'articolo 23, paragrafo 11 dellaDecisione Eurojust, le riunioni dell'autorità di controllo comune non sonopubbliche.

5. L'autorità di controllo comune si riunisce sullabase di documenti e progetti redatti in una lingua ufficiale dei suoi membri.Tuttavia, un membro ha il diritto di chiedere una traduzione nella proprialingua.

6. L'autorità di controllo comune contatta, oveopportuno, il responsabile della protezione dei dati dell'Eurojust.

7. Le decisioni dell'autorità di controllo comunepossono essere adottate tramite procedura scritta, sempreché tale procedura siastata approvata da tutti i membri. In casi urgenti il presidente è autorizzatoa ricorrere alla procedura scritta. In entrambi i casi il presidente trasmetteun progetto di decisione ai membri dell'autorità di controllo comune. Se imembri non si oppongono al progetto di decisione, entro un termine stabilito dalpresidente e non inferiore a 14 giorni dalla notifica, la proposta èconsiderata adottata. Qualora, entro cinque giorni lavorativi dalla notificadel progetto di decisione, un membro chieda un dibattito orale in sede diautorità di controllo comune, la procedura scritta viene sospesa.

Articolo 6

Controlli in loco ed esperti

1. Nell'ambito delle competenze conferiteledall'articolo 23, paragrafo 1 della Decisione Eurojust, l'autorità di controllocomune può eseguire controlli sulla protezione dei dati presso l'Eurojust.

2. L'autorità di controllo comune può nominare uno o piùmembri incaricati di eseguire questi controlli. Tali membri possono essereassistiti da esperti, nel modo ritenuto appropriato dall'autorità di controllocomune. Gli esperti possono provenire dalle autorità di controllo nazionali oda organismi delle amministrazioni pubbliche, tranne nel caso in cui siffattiesperti non siano disponibili. Tutti gli esperti devono soddisfare i requisiti disicurezza in vigore secondo il rispettivo diritto nazionale e le rispettivenorme dell'Eurojust.

3. Per motivi di urgenza, il presidente può procederealla nomina di tali membri ed esperti direttamente. In questo caso ne informasenza indugio i membri dell'autorità di controllo comune.

4. I membri dell'autorità di controllo comuneincaricati di effettuare un controllo riferiscono alla medesima in merito ai risultatidella loro attività.

Articolo 7

Procedura in caso di violazioni

Qualora l'autorità di controllo comune constativiolazioni di disposizioni della Decisione Eurojust per quanto riguarda la memorizzazione,il trattamento o l'utilizzazione di dati di carattere personale, ne informal'Eurojust e chiede una risposta entro un termine stabilito. La mancataesecuzione di una decisione dell'autorità di controllo comune adottata in baseal presente regolamento interno è considerata una violazione della DecisioneEurojust. Le decisioni dell'autorità di controllo comune sono pertantodefinitive e vincolanti per l'Eurojust.

Articolo 8

Verbale

Di ogni riunione dell'autorità di controllo comune èredatto un verbale. Il progetto di verbale è preparato dal Segretariato sotto ladirezione del presidente e sottoposto all'autorità di controllo comune perl'adozione nella successiva riunione. Ciascun partecipante ha il diritto diproporre modifiche al progetto di verbale.

Articolo 9

Relazione di attività

1. L'autorità di controllo comune presenta alConsiglio una relazione annuale di attività conformemente all'articolo 23, paragrafo12 della Decisione Eurojust. Tale relazione è redatta nel primo semestre diogni anno per l'anno precedente.

Almeno un mese prima che tale relazione sia trasmessaal Consiglio, l'Eurojust ha la possibilità di esprimere un parere, che vieneallegato alla relazione.

2. L'autorità di controllo comune decide dipubblicare o meno la relazione di attività e, nel primo caso, decide in merito allemodalità della pubblicazione.

TITOLO III

NORME PROCEDURALI AGGIUNTIVE IN MATERIA DI RICORSI

Articolo 10

Funzioni dell'autorità di controllo comune

1. L'autorità di controllo comune esamina i ricorsiai sensi dell'articolo 23, paragrafo 7 della Decisione Eurojust.

2. L'autorità di controllo comune adotta decisioni inmerito alle questioni di cui al paragrafo 1.

Articolo 11

Membri ad hoc

1. Qualora in seno all'autorità di controllo comunenon sia rappresentato nessun membro dello Stato membro da cui originano i datipersonali oggetto del ricorso, la persona nominata da tale Stato membroconformemente all'articolo 23, paragrafi 1 e 3 della Decisione Eurojust fungeda membro ad hoc in seno all'autorità di controllo comune per la duratadell'esame del ricorso.

2. I diritti e gli obblighi conferiti ai membri invirtù del presente regolamento interno sono pienamente applicabili ai membri adhoc.

Articolo 12

Rappresentanza

Il ricorrente può essere assistito o rappresentato daun avvocato o da un altro consulente. L'autorità di controllo comune puòdecidere di escludere dal procedimento un avvocato o un consulente in caso dicomportamento gravemente scorretto. In caso di esclusione il presidente fissaun termine per consentire alla parte interessata di designare un altro avvocatoo consulente; il procedimento è sospeso fino alla scadenza di tale termine.L'avvocato o il consulente esibisce, su richiesta dell'autorità di controllocomune, il mandato conferitogli dal ricorrente.

Articolo 13

Lingue

1. I lavori vengono svolti in una delle lingueufficiali delle istituzioni dell'Unione europea. Il ricorrente sceglie lalingua ufficiale del procedimento. Questa è utilizzata nelle dichiarazioni oralie nei documenti scritti delle parti, nonché nei verbali e nelle decisionidell'autorità di controllo comune.

2. I documenti redatti in una lingua diversa daquella del procedimento sono corredati di una traduzione in tale lingua. Incaso di documenti molto lunghi, la traduzione può limitarsi a estratti o sunti.L'autorità di controllo comune può richiedere in qualsiasi momento, in virtùdelle sue competenze o su richiesta di una delle parti, una traduzionecompleta.

3. Se necessario, i servizi di interpretazione etraduzione vengono forniti a ogni membro dell'autorità di controllo comune ealle parti. Le decisioni dell'autorità di controllo comune sono tradotte intutte le lingue ufficiali delle istituzioni dell'Unione europea.

4. Qualora il ricorrente non conosca nessuna dellelingue ufficiali delle istituzioni dell'Unione europea, la denuncia può esserepresentata in un'altra lingua. Il ricorrente è tenuto a presentare un sunto inuna delle lingue ufficiali. Il presidente o il relatore fa tradurre la denuncianella lingua scelta.

Articolo 14

Istruzione del procedimento

1. Il ricorso viene introdotto mediante denunciascritta depositata presso il Segretariato dell'autorità di controllo comune entrotrenta giorni dal ricevimento della decisione dell'Eurojust per quanto riguardale richieste di rettifica o cancellazione di dati personali, ed entro tre mesidal ricevimento della decisione dell'Eurojust nel caso di richieste di accessoai dati personali.

2. Il ricorrente espone i motivi del ricorso. Nelladenuncia devono risultare chiari l'identità del ricorrente, l'oggetto del ricorsoe le motivazioni. La denuncia è corredata dell'eventuale documentazionegiustificativa disponibile. Il ricorrente può ritirare la denuncia in qualsiasimomento.

3. Il Segretariato notifica l'avvenuto ricevimentodella denuncia entro quattro settimane e fornisce informazioni generali sullosvolgimento futuro del procedimento.

4. Se la denuncia non soddisfa i requisiti previsti,il Segretariato invita il ricorrente a rettificare eventuali omissioni entro quattrosettimane.

5. L'autorità di controllo comune respinge, suproposta del presidente o del relatore, i ricorsi che non soddisfino irequisiti stabiliti.

Articolo 15

Esame preliminare

1. Se la denuncia soddisfa i requisiti stabiliti,viene esaminata dall'autorità di controllo comune.

2. Copia della denuncia viene trasmessa all'Eurojustaffinché comunichi le proprie osservazioni, che vengono presentate entro quattrosettimane, prorogabili di altre due settimane.

3. L'autorità di controllo comune può chiedere alcollegio dell'Eurojust di nominare un rappresentante per il ricorso. Il ricorrenteè informato della decisione. Copia delle osservazioni del ricorrente è in talcaso trasmessa ai membri nazionali in questione affinché, entro quattrosettimane, prorogabili di altre due settimane, possano presentare le proprieosservazioni.

4. Una volta ricevute le osservazioni o scaduti itermini, l'autorità di controllo comune dispone di tre mesi di tempo peresaminare la denuncia.

Articolo 16

Informazioni supplementari

1. L'autorità di controllo comune può chiedere alricorrente, all'Eurojust, o ad altri organi di fornirle informazioni, elementi diprova o osservazioni. Le parti hanno il diritto di presentare all'autorità dicontrollo comune suggerimenti riguardo all'assunzione delle prove o di chiederel'ammissione degli elementi di prova. L'autorità di controllo comune esaminaattentamente tali suggerimenti e ne decide l'ammissione nella misura necessariaall'esame del caso.

2. L'autorità di controllo comune può anche decideredi effettuare ispezioni in loco presso l'Eurojust. Si applica parimenti l'articolo6. In tal caso il ricorrente o il suo consulente sono informati dell'esitodelle ispezioni.

Articolo 17

Accesso agli atti del procedimento

1. Tutte le parti hanno, se lo desiderano, accessoagli atti del procedimento e possono chiedere al Segretariato dell'autorità di controllocomune di fornire loro, a proprie spese, estratti o fotocopie. L'accesso ènegato qualora ricorra uno dei motivi di cui all'articolo 19, paragrafo 4 dellaDecisione Eurojust o per proteggere i diritti e le libertà di terzi.

2. L'Eurojust può indicare in quale misura leinformazioni da esso fornite non debbano essere messe a disposizione del ricorrente,specificando le ragioni di tale limitazione. L'autorità di controllo comune puòchiedere ulteriori motivazioni. Se l'autorità di controllo comune ritieneaccettabili tali motivazioni, le informazioni in questione non vengonotrasmesse.

L'autorità di controllo comune può deciderediversamente solo in assenza di motivi accettabili. In tal caso l'autorità di controllocomune può decidere di richiedere un sunto da mettere a disposizione delricorrente o chiedere che talune informazioni vengano fornite a quest'ultimo.

Articolo 18

Audizioni

1. Le parti, qualora ne facciano richiesta, sonosentite dall'autorità di controllo comune. L'autorità di controllo comune informadebitamente le parti del loro diritto di essere sentite. Tale diritto siesercita per iscritto. L'autorità di controllo comune può decidere di ricorrerea una audizione orale su richiesta di una delle parti del procedimento, nellamisura ritenuta necessaria per l'esame del caso. L'autorità di controllo comuneinforma debitamente le parti del loro diritto di essere sentite. Tutte le partivengono informate a tempo debito dell'audizione orale e hanno il diritto dipresenziarvi.

2. L'audizione è pubblica a meno che l'autorità dicontrollo comune decida, d'ufficio o su richiesta di una delle parti, di escluderetotalmente o parzialmente il pubblico qualora lo rendano necessario motivi dipubblica sicurezza, in particolare i motivi di cui all'articolo 19, paragrafo4, della Decisione Eurojust, o la tutela della vita privata di una persona,oppure nella misura strettamente necessaria, a giudizio dell'autorità di controllocomune, in particolari circostanze in cui la pubblicità potrebbe recarepregiudizio alla corretta decisione del ricorso.

Qualora l'Eurojust richieda di non ammettere ilpubblico, l'autorità di controllo comune può decidere diversamente solo in assenzadei motivi menzionati nella prima frase.

3. L'autorità di controllo comune può decidere, surichiesta di una parte o di propria iniziativa, di sentire una parte senza lapresenza di terzi, qualora sia necessario per assicurare il correttofunzionamento dell'Eurojust, per tutelare la sicurezza di uno Stato membro oper proteggere gli interessi del ricorrente o di un terzo. Le parti assentivengono informate dei lavori svolti in loro assenza.

Articolo 19

Audizione di testimoni ed esperti

1. L'autorità di controllo comune può decidere, surichiesta di una parte o di propria iniziativa, di sentire testimoni. Tutte leparti e i testimoni interessati vengono informati a tempo debitodell'audizione. Si applica altresì l'articolo 18, paragrafi 2 e 3.

2. I testimoni convocati dall'autorità di controllocomune hanno diritto al rimborso delle spese di viaggio e di alloggio conformementecon la norma pertinente applicabile al personale dell'Eurojust e ad unacompensazione per il mancato guadagno nella misura ritenuta equa dell'autoritàdi controllo comune. Essi possono ricevere i necessari anticipi.

3. I testimoni sono sentiti dall'autorità dicontrollo comune. I membri dell'autorità di controllo comune possonointerrogare i testimoni. Con l'autorizzazione del presidente, le parti possono interrogarei testimoni. Prima dell'inizio dell'audizione, il presidente rammenta aitestimoni che sono tenuti a dire la verità. Il testimone ha il diritto dirifiutarsi di rispondere alle domande.

4. L'autorità di controllo comune può nominareesperti e definire i loro compiti e il loro diritto ad un compenso. L'autorità dicontrollo comune può decidere di sentire gli esperti. Si applicano inoltre leregole relative all'audizione dei testimoni.

Articolo 20

Dichiarazioni conclusive

Prima di prendere una decisione definitiva,l'autorità di controllo comune invita tutte le parti a presentare dichiarazioniconclusive.

Articolo 21

Verbale dei procedimenti di ricorso

1. L'autorità di controllo comune redige un verbaledei procedimenti di ricorso che rispecchia l'andamento di ogni audizione e ledichiarazioni rilasciate nel corso della stessa. Le parti possono richiedereche taluni documenti o talune dichiarazioni vengano inclusi, integralmente o inparte, nel verbale. Il verbale viene firmato dal presidente, trasmesso alleparti e allegato agli atti del procedimento. Nei casi di cui all'articolo 18,paragrafo 2 o all'articolo 19, paragrafo 1, l'autorità di controllo comune imponealcune limitazioni.

2. L'articolo 8 si applica altresì a tutte leriunioni dell'autorità di controllo comune alle quali le parti non partecipano.

Articolo 22

Decisioni e riservatezza

1. Le decisioni vengono adottate a maggioranzasemplice dei membri presenti alla riunione, salvo che il presente regolamento dispongadiversamente. In caso di parità, prevale il voto del presidente. Tutti coloroche prendono parte alla decisione definitiva devono aver partecipato ad unaaudizione, qualora ve ne sia stata una.

2. Le deliberazioni rimangono riservate.

3. Nella decisione definitiva dell'autorità dicontrollo comune possono figurare i nomi delle parti e dei loro rappresentanti,i nomi dei membri dell'autorità di controllo comune che hanno partecipato alladecisione, la data nella quale la decisione è pronunciata, la parte dispositivadella decisione, una breve esposizione dei fatti del caso e le motivazioni. Ladecisione viene notificata alle parti e resa pubblica.

Articolo 23

Notificazioni

Le notificazioni e le altre comunicazioni alle parti,ai testimoni e agli esperti vengono trasmesse con mezzi tali da garantire che idestinatari vengano debitamente informati e che, se necessario, ciò possaessere verificato.

Articolo 24

Spese

1. L'autorità di controllo comune decide in meritoalle spese del procedimento nella sua decisione definitiva. Il procedimento dinanziall'autorità di controllo comune è gratuito. In caso di proposizione delricorso, le spese necessarie sostenute dal ricorrente per la presentazione e ilprocedimento sono imputate, interamente o in parte, all'Eurojust, nella misuraritenuta equa dall'autorità di controllo comune.

2. Al ricorrente che non sia in grado di sostenere intutto o in parte le spese del procedimento può essere concesso in qualsiasimomento, su richiesta, un contributo per coprire tali spese. All'atto dellapresentazione della domanda il ricorrente acclude alla stessa i documenti attestantiil suo stato di necessità. L'autorità di controllo comune può revocare inqualsiasi momento il contributo, qualora i requisiti in base ai quali esso èstato concesso mutino nel corso del procedimento. In caso di approvazione delcontributo, le spese sono imputate alla linea di bilancio dell'autorità dicontrollo comune. Se ciò è giustificato, la decisione definitiva puòprescrivere ad una parte di restituire al bilancio dell'Eurojust gli anticipiconcessi. Nel presentare la domanda il ricorrente dichiara di acconsentire al pagamentodelle spese, ove prescritto dalla decisione definitiva.

Articolo 25

Giusto processo

Nei casi non contemplati dal presente regolamentointerno, l'autorità di controllo comune provvede a che lo svolgimento delprocedimento sia conforme ai principi generali del giusto processo.

TITOLO IV

DISPOSIZIONI FINALI

Articolo 26

Segretariato

1. Nello svolgimento delle sue mansioni l'autorità dicontrollo comune è assistita da un Segretariato situato presso la sededell'Eurojust. Il Segretariato è un organo permanente, i cui membri sonoassunti unicamente in base alla competenza. I membri del Segretariato agisconoesclusivamente nell'interesse superiore dell'autorità di controllo comune, sonototalmente indipendenti dall'Eurojust e non accettano istruzioni da nessun altraautorità nello svolgimento delle funzioni dell'autorità di controllo comune. Leassegnazioni del personale del Segretariato avvengono su proposta dell'autoritàdi controllo comune.

I membri del personale del Segretariato non svolgonoaltre attività lavorative senza l'autorizzazione del presidente dell'autorità dicontrollo comune.

2. Il Segretariato è posto sotto la direzione delpresidente dell'autorità di controllo comune in base alle norme stabilite da dettaautorità. Il Segretariato tiene un registro dei ricorsi e di ogni altrodocumento.

3. Il Segretariato assicura inoltre che gli obblighidi cui all'articolo 25 della Decisione Eurojust siano rispettati nei lavori dell'autoritàdi controllo comune.

Articolo 27

Riservatezza

1. I membri dell'autorità di controllo comune, gliesperti e i membri del Segretariato sono tenuti a trattare in maniera riservatale informazioni di cui siano venuti a conoscenza nell'ambito della loroattività, a meno che il corretto svolgimento delle loro mansioni richiedaaltrimenti. Tale obbligo sussiste anche dopo la cessazione dall'incarico.

2. All'atto della loro nomina, i membri dell'autoritàdi controllo comune, gli esperti e i membri del Segretariato dichiarano diaccettare detti obblighi.

3. In caso di violazione dell'obbligo diriservatezza, un membro dell'autorità di controllo comune può essere sospeso convoto unanime espresso a scrutinio segreto dai membri che partecipano a una riunionedell'autorità di controllo comune.

L'interessato è ascoltato prima che sia presa ladecisione, ma non partecipa alla stessa.

Articolo 28

Bilancio e spese

1. Il Segretariato prepara il progetto di bilancioannuale da sottoporre al Segretariato dell'autorità di controllo comune; una voltaapprovato, il progetto viene trasmesso al collegio.

2. L'autorità di controllo comune decide circal'erogazione dei fondi di bilancio ad essa destinati, che vengono amministrati dalSegretariato, conformemente al regolamento finanziario dell'Eurojust.

3. Le spese dell'autorità di controllo comune,comprese le spese per i membri necessarie al corretto esercizio delle loro funzioni,sono a carico della linea di bilancio dell'autorità di controllo comune.

Articolo 29

Modifica del regolamento interno

Le modifiche del presente regolamento interno vengonoadottate secondo la procedura di cui all'articolo 23, paragrafo 9 dellaDecisione Eurojust.

Articolo 30

Accesso pubblico ai documenti

1. Qualsiasi persona fisica o giuridica ha dirittod'accesso ai documenti dell'autorità di controllo comune, secondo i principi, lecondizioni e le limitazioni definite nel presente articolo.

2. Il presente articolo riguarda tutti i documentidetenuti dall'autorità di controllo comune, vale a dire i documenti elaborati oricevuti dalla medesima e che si trovino in suo possesso.

3. Fatti salvi i paragrafi 4 e 5 del presentearticolo, i documenti sono resi accessibili al pubblico su domanda scrittaovvero direttamente, in formato elettronico.

4. L'autorità di controllo comune rifiuta l'accesso aun documento la cui divulgazione arrechi pregiudizio alla tutela di quantosegue:

a) l'interesse pubblico, in ordine:

— alla sicurezza pubblica e alle indaginigiudiziarie,

— alla difesa e alle questioni militari,

— alle relazioni internazionali,

— alla politica finanziaria, monetaria oeconomica della Comunità o di uno Stato membro,

— all'esecuzione delle mansioni dell'Eurojustintese a rafforzare la lotta contro le forme gravi di criminalità,

— alle indagini nazionali in cui l'Eurojustcollabora.

b) la vita privata e l'integrità dell'individuo, inparticolare in conformità con le norme sulla protezione dei dati personali.

5. L'autorità di controllo comune rifiuta l'accesso aun documento la cui divulgazione arrechi pregiudizio alla tutela di quantosegue:

— gli interessi commerciali di una personafisica o giuridica, ivi compresa la proprietà intellettuale,

— le procedure giurisdizionali e la consulenzalegale,

— gli obiettivi delle attività ispettive, di indaginee di revisione contabile, a meno che non vi sia un interesse pubblico prevalentealla divulgazione.

6. L'accesso a un documento elaborato per uso internodall'autorità di controllo comune o da essa ricevuto, relativo ad una questionesu cui la stessa non abbia ancora adottato una decisione, viene rifiutato nelcaso in cui la divulgazione del documento pregiudichi gravemente il processodecisionale, a meno che non vi sia un interesse pubblico prevalente alla divulgazione.

L'accesso a un documento contenente riflessioni peruso interno facenti parte di discussioni e consultazioni preliminari in senoall'autorità di controllo comune viene rifiutato anche una volta adottata ladecisione, qualora la divulgazione del documento pregiudichi seriamente ilprocesso decisionale dell'autorità di controllo comune, a meno che non vi siaun interesse pubblico prevalente alla divulgazione.

7. Per quanto concerne i documenti di terzi,l'autorità di controllo comune consulta il terzo al fine di valutare se sia applicabileuna delle eccezioni di cui al paragrafo 4 o 5, a meno che non sia chiaro se ildocumento debba o non debba essere divulgato. Uno Stato membro può chiedereall'autorità di controllo comune che non venga divulgato un documento provenienteda quello Stato membro senza previa autorizzazione.

8. Se solo alcune parti del documento richiesto sonointeressate da una delle eccezioni, le parti restanti del documento sonodivulgate.

9. Le domande di accesso a un documento sonopresentate in forma scritta, anche elettronica, in una delle lingue ufficiali esono formulate in modo sufficientemente preciso da consentire all'autorità dicontrollo comune di identificare il documento in oggetto. Il richiedente non ètenuto a motivare la domanda.

10. Qualora una domanda non sia sufficientementeprecisa, l'autorità di controllo comune chiede al richiedente di chiarirla e loassiste in tale compito.

11. Nel caso di una domanda relativa a un documento moltovoluminoso o a un numero elevato di documenti, l'autorità di controllo comunepuò contattare informalmente il richiedente onde trovare una soluzione equa.

12. L'autorità di controllo comune fornisceinformazioni e assistenza ai cittadini sulle modalità e sul luogo di presentazionedelle domande di accesso ai documenti.

13. Le domande di accesso ai documenti sono trattateprontamente.

Al richiedente viene inviato un avviso diricevimento.

Entro 30 giorni lavorativi dalla registrazione delladomanda, il presidente dell'autorità di controllo comune concede l'accesso aldocumento richiesto e fornisce l'accesso ai sensi del paragrafo 15 del presentearticolo entro tale termine, oppure, con risposta scritta, motiva il rifiutototale o parziale e informa il richiedente del suo diritto di presentare unadomanda di conferma ai sensi del paragrafo 14 del presente articolo.

14. Nel caso di un rifiuto totale o parziale, ilrichiedente può, entro 30 giorni lavorativi dalla ricezione della risposta dell'autoritàdi controllo comune, chiedere alla stessa di rivedere la sua posizione,presentando una domanda di conferma.

15. L'accesso ai documenti avviene medianteconsultazione in loco oppure tramite rilascio di una copia, ivi compresa, se disponibile,una copia elettronica, in base alla preferenza del richiedente. Il costo dellaproduzione e dell'invio delle copie può essere posto a carico del richiedente.L'onere non supera il costo effettivo della produzione e dell'invio dellecopie. La consultazione in loco, la riproduzione di meno di 20 pagine diformato A4 e l'accesso diretto sotto forma elettronica sono gratuiti.

16. Se un documento è già stato divulgatodall'autorità di controllo comune, dall'Eurojust o da altre istituzioni ed èfacilmente accessibile al richiedente, l'autorità di controllo comune puòsoddisfare l'obbligo di concedere l'accesso ai documenti informando ilrichiedente in merito alle modalità con cui ottenere il documento richiesto.

17. I documenti vengono forniti in una versione e inun formato già esistenti, tenendo pienamente conto della preferenza espressadal richiedente.

Articolo 31

Valutazione

Il presente regolamento interno è sottoposto ad unavalutazione da parte dell'autorità di controllo comune entro un periodo da unoa tre anni dopo la sua entrata in vigore e alla luce dell'esperienza acquisita.

Articolo 32

Entrata in vigore del regolamento interno

Il presente regolamento interno entra in vigore ilgiorno successivo a quello dell'adozione a norma dell'articolo 23, paragrafo 9della Decisione Eurojust.

Fatto all'Aia, 2 marzo 2004.

Per l'autorità di controllo comune

Il Presidente

Joe MEADE

NOTE                                                 
(1) GU L 63 del 6.3.2002, pag. 1.

(2) GU L 245 del 29.9.2003, pag. 44.