AVVIO GRADUALE DELLE PROCEDURE DI NOTIFICAZIONE AL GARANTE PER LA PRIVACY

A decorrere dal 1 gennaio 1998, si possono notificare al Garante per la protezione dei dati personali i "trattamenti di dati personali" disciplinati dalla legge n.675/1996.

Per facilitare l'adempimento, il Garante intende innanzitutto ricordare che è stato previsto un avvio graduale delle procedure di notificazione. Pertanto, non è necessario procedere alla notificazione sin dal 1 gennaio 1998, a meno che si ponga in essere un'attività del tutto nuova. Anche nel caso in cui si aggiungano nuovi dati ad un archivio già utilizzato, è quindi consigliabile utilizzare il tempo a disposizione (dal 1 gennaio 1998 fino al 31 marzo 1998, ovvero dal 1 aprile 1998 al 30 giugno 1998, a seconda della natura dei dati o della forma, automatizzata o meno, del trattamento) per un esame attento delle attività di. elaborazione dei dati da indicare nella notificazione, specie al fine di evitare imprecisioni e allo scopo di effettuare, ove possibile, una sola notificazione. Il modello è completo di alcuni allegati esplicativi e di una tabella che riassume i termini previsti dalla legge.

Inoltre, va ribadito che:

a) numerosi trattamenti non sono soggetti a notificazione, specie per quanto riguarda le ordinarie attività delle aziende finalizzate all'adempimento di obblighi contabili, retributivi, previdenziali, assistenziali e fiscali, o per ciò che attiene alla comune attività di liberi professionisti, associazioni, fondazioni e comitati. La lista degli esoneri, nonché delle ulteriori ipotesi che permettono una forma semplificata, è inclusa nella legge n. 675/1996 e nell'apposito modello di notificazione approvato dal Garante;

b) a differenza di quanto avveniva in passato, la notificazione non riguarda più singoli archivi o banche dati, ma il complesso delle attività di raccolta e di elaborazione delle informazioni. Di regola, ciascun ente, impresa, pubblica amministrazione, ecc. può quindi effettuare una sola dichiarazione, che non è soggetta a limiti temporali e non va rinnovata qualora restino immutati i suoi elementi essenziali indicati nell'apposito modello predisposto dal Garante;

c) nei casi in cui è obbligatoria, la notificazione deve essere effettuata in ogni caso utilizzando l'apposito modello che è disponibile su supporto informatico e cartaceo;

d) il Garante ha già stipulato varie convenzioni per favorire la diffusione del modello attraverso quotidiani, pubblici esercizi, associazioni anche di categoria e via INTERNET. Entro il 12 gennaio il modello sarà altresì disponibile in tutti gli uffici postali sull'intero territorio italiano, presso i quali sarà possibile anche versare il diritto di segreteria che è stata determinato dal Garante in misura inferiore a quella praticata in molti altri Paesi (£ 15.000 se si utilizza il modello informatico; £ 25.000 se si impiega quello cartaceo). La ricevuta del versamento dovrà essere allegata alla notificazione;

e) la notificazione degli archivi magnetici che, prima dell'entrata in vigore della legge n.675 del 1996, doveva essere effettuata entro il 31 dicembre di ogni anno al Ministero dell'interno, tramite le prefetture, ai sensi della legge n.121/1981, è stata sostituita dalla nuova notificazione al Garante da effettuarsi nei termini e con le modalità sopra indicate;

f) l'Ufficio del Garante resta a disposizione per ogni eventuale chiarimento in merito, via telefono (ai numeri 06/6889.2134-5-6-7-8) o via telefax (06/6889.2139-40).