ISTITUTO SUPERIORE DI SANITA'

DECRETO 18 Settembre 2007

 

REGOLAMENTO IN MATERIA DI DIRITTO DI ACCESSO AIDOCUMENTI AMMINISTRATIVI.

 

IL PRESIDENTE

dell'Istituto superiore di sanita'

Vista la legge 7 agosto 1990, n. 241, concernente il procedimento amministrativo ed il diritto di accesso ai documenti amministrativi, e sue successivemodificazioni;

Visto il decreto del Presidente della Repubblica 27 giugno 1992, n. 352, riguardante il regolamento per la disciplina delle modalita' di esercizio e dei casi di esclusione del diritto di accesso ai documentiamministrativi;

Visto il decreto ministeriale 9 maggio 1995, n. 331, pubblicato nella Gazzetta Ufficiale del 7 agosto 1995, n. 183, che ha adottato il "Regolamento di attuazione degli articoli 2 e 4 della legge 7 agosto 1990, n. 241, riguardanti i termini di completamento ed i responsabili dei procedimenti imputati alla competenza degli organi dell'amministrazionedell'Istituto superiore di sanita";

Vista la circolare del direttore pro-tempore del 25 ottobre 1995, prot. n. 38521SAP 3.3, contenente misure organizzative per l'esercizio deldiritto di accesso ai documenti amministrativi;

Vista la circolare del direttore pro-tempore del 23 settembre 1997, prot. n. 33092/SP3.3, contenente direttive in merito alle modalita' di informazione sui procedimenti amministrativi e adempimenti del responsabile del procedimento in merito all'accesso ai documenti amministrativi;

Visto il decreto ministeriale 17 luglio 1996, n. 458, pubblicato nella Gazzetta Ufficiale del 5 settembre 1996, n. 208, che ha adottato il "Regolamento per l'individuazione delle categorie di documenti sottratti al diritto di accesso nell'ambito dell'Istituto superiore di sanita";

Visto il decreto del Presidente della Repubblica 20 gennaio 2001, n. 70, regolamento di organizzazione dell'Istituto superiore di sanita';

Visto il decreto del Presidente della Repubblica 12 aprile 2006, n. 184, con cui e' stato emanato il nuovo "Regolamento recante disciplina in materia di accesso ai documenti amministrativi" e che ha previsto,all'art. 1, che le pubbliche amministrazioni provvedano a disciplinare il diritto di accesso tramite provvedimenti organizzatori generali;

Riconosciuta l'opportunita' di dettare le misure idonee a permettere l'esercizio del diritto di accesso ai predetti documenti in linea con la normativa attualmente vigente e di fornire indicazioni per una trattazione omogenea, da parte di tutte le strutture dell'Istituto, delle istanze relative al diritto di accesso;

Vista la delibera n. 12/A allegata al verbale n. 77, adottata dal C.D.A. del17 luglio 2007;

Vista la nota di approvazione del Ministero della salute - Direzione generale ricerca scientifica e tecnologica -DGRST6\I.4.d.a.1.6/60-5899 del 6 settembre 2007;

E m a n a

 

l'unito regolamento in materia di diritto di accesso ai documenti amministratividell'Istituto superiore di sanita'.

Il presente decreto sara' pubblicato nella Gazzetta Ufficiale della Repubblicaitaliana.

Roma, 18 settembre 2007

Il presidente: Garaci

 

 

Allegato

Regolamento in materia di diritto di accesso aidocumenti

amministrativi dell'Istituto superiore di sanita'

Art. 1.

Oggetto ed ambito di applicazione

Il presente regolamento disciplina le modalita' di esercizio del diritto di accesso ai documenti amministrativi in conformita' a quanto stabilito nel capo V della legge 7 agosto 1990, n. 241, e successive modificazioni diseguito denominata: "legge".

Per "documento amministrativo" si intende ogni rappresentazionegrafica, fotocinematografica, elettromagnetica e di qualunque altra specie del contenuto di atti, anche interni o non relativi ad uno specifico provvedimento, detenuti dall'Istituto Superiore di Sanita' e concernenti attivita' di pubblico interesse, indipendente dalla natura pubblicistica o privatistica della loro disciplina sostanziale.

Il diritto di accesso ai documenti amministrativi e' esercitabile nei confronti dell'Istituto Superiore di Sanita', da chiunque (soggetto pubblico o privato) abbia un interesse diretto, concreto e attuale, corrispondente a una situazione giuridicamente tutelata e collegata aldocumento al quale e' richiesto l'accesso.

Le disposizioni sulle modalita' del diritto di accesso di cui al presente regolamento si applicano anche ai soggetti portatori di interessi diffusi ocollettivi.

Il diritto di accesso si esercita con riferimento ai documentiamministrativi materialmente esistenti al momento della richiesta e detenutialla stessa data dall'Istituto Superiore di Sanita'.

L'Istituto non e' tenuto ad elaborare dati in suo possesso al fine disoddisfare le richieste di accesso.

Art. 2.

Competenza a decidere sull'istanza di accesso

Responsabile del procedimento di accesso e' il direttore dell'unita' organizzativa competente a formare il documento o a detenerlo stabilmente, ovvero altro dipendente da questi designato, al quale spetta lacompetenza a decidere sull'istanza di accesso.

Art. 3.

Presentazione della domanda di accesso

L'istanza di accesso va presentata direttamente o tramite servizio postale a mezzo di raccomandata con avviso di ricevimento o via fax allastruttura dell'Istituto (Ufficio, Dipartimento, Centro nazionale, Serviziotecnico-scientifico) competente a formare l'atto conclusivo o a detenerlostabilmente.

La richiesta di accesso puo' essere presentata anche per il tramite dell'Ufficio Relazioni con il Pubblico, che provvede tempestivamente ainoltrarla alla struttura competente.

La data di presentazione e' quella in cui l'istanza perviene in Istituto.

La richiesta deve contenere l'indicazione del documento oggettodell'accesso, l'identificazione del richiedente e la specificazionedell'interesse personale e concreto per la tutela di situazionigiuridicamente rilevanti.

All'atto di presentazione della richiesta d'accesso, il richiedente deve esibire un valido documento di identificazione, ovvero inviarnefotocopia, qualora l'istanza venga presentata via fax o tramite serviziopostale.

Coloro i quali inoltrano la richiesta in rappresentanza di persone giuridiche o di enti, nonche' i tutori e i curatori delle persone fisiche, devono produrre, oltre al documento di identificazione personale,idoneo titolo che attesti tale qualita'.

Nel caso di rappresentanza di persone fisiche (a parte i casi dirappresentanza legale), il titolo di cui sopra consistera' in un atto di delega dell'interessato con sottoscrizione autenticata a norma dell'art. 30del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445. Perl'accesso a documenti che concernano la sfera di riservatezza del delegante, ladelega deve essere specifica.

In caso di richiesta di accesso agli atti dell'Istituto presentata tramite un legale, l'istanza deve essere accompagnata da copia del mandato odell'incarico professionale, ovvero deve essere sottoscritta, oltre che dallegale, anche dall'interessato.

Le amministrazioni, le associazioni e i comitati portatori di interessi pubblici o diffusi devono specificare con la richiesta di accesso l'interesseconcreto alla visione del documento.

Le richieste non possono essere generiche ma devono consentirel'individuazione del documento cui si vuole accedere. Esse possono, peraltro, riferirsi a piu' documenti, ovvero a documenti giacenti presso strutture diverse dell'Istituto, purche' gli atti riguardino il medesimo procedimento.

Art. 4.

Accesso informale e formale

Le richieste di accesso possono essere informali o formali secondo il disposto degli articoli 5 e 6 del decreto del Presidente della Repubblica184/2006.

Il diritto di accesso puo' essere esercitato in via informale qualora, in base alla natura del documento richiesto, non risulti l'esistenza dicontrointeressati.

Per "controinteressati" si intendono, ai sensi dell'art. 22 dellalegge 241/90, "tutti i soggetti, individuati o facilmenteindividuabili in base alla natura del documento richiesto, chedall'esercizio dell'accesso vedrebbero compromesso il loro diritto allariservatezza".

Le richieste non formali possono essere anche verbali. Quelle formalipossono essere solo scritte. Le richieste di accesso scritte, sia formali che informali, sono compilate secondo il formulario di cui all'allegato 1 o altroanalogo.

Le richieste di accesso verbali ed i relativi procedimenti vanno annotati su un apposito registro conservato presso la struttura del responsabile del procedimento con l'indicazione della data di presentazione dell'istanza,del documento oggetto dell'accesso, degli estremi identificativi del richiedente e della motivazione della richiesta. Analogamente vanno annotati sul registro gli estremi dell'avvenuto accesso informale ovvero deldiniego, controfirmato dal soggetto richiedente, o da persona dallo stessoincaricata, e dal responsabile del procedimento.

Il responsabile del procedimento invita l'interessato a presentare richiesta d'accesso formale qualora non sia possibile l'accoglimento immediato della richiesta in via informale, ovvero sorgano dubbi sulla legittimazione del richiedente, sulla sua identita', sui suoi poteri rappresentativi, sulla sussistenza dell'interesse alla stregua delleinformazioni e delle documentazioni fornite, sull'accessibilita' del documento o sull'esistenza di controinteressati.

L'invito alla presentazione di richiesta formale di accesso di cui all'art. 6, comma 1, del decreto del Presidente della Repubblica 184/2006, e'redatto in calce al modulo della richiesta informale con indicazione della data e con la sottoscrizione del responsabile dell'ufficio. L'interessato vi appone la propria firma per presa visione. Se la richiesta e' presentata verbalmente l'invito alla presentazione di richiesta formale, redatto dal responsabile del procedimento, deve essere contestualmenteconsegnato all'interessato o recapitato allo stesso.

Il responsabile del procedimento e' tenuto a rilasciare ricevuta dellaavvenuta presentazione della richiesta formale.

Se dall'esame della richiesta di accesso vengono individuati soggetti controinteressati, il responsabile del procedimento, e' tenuto a darnecomunicazione tempestiva agli stessi, mediante invio di copia dell'istanza con raccomandata con avviso di ricevimento o per via telematica per coloro che hanno consentito tale forma di comunicazione.

I soggetti controinteressati sono individuati tenuto anche conto delcontenuto degli atti connessi.

I controinteressati, entro 10 giorni dalla ricezione dellacomunicazione, possono presentare una motivata opposizione, anche per via telematica, alla richiesta di accesso. Decorso tale termine l'Ufficio provvede sulla richiesta, accertata la ricezione della comunicazione di cuial comma precedente.

Le richieste formali di accesso di competenza di altreamministrazioni diverse dall'Istituto sono trasmesse a queste ultime dandonecomunicazione al richiedente.

In caso di richieste irregolari o incomplete, il responsabile delprocedimento, in ossequio a quanto previsto dal comma 5 dell'art. 6 del decreto del Presidente della Repubblica 184/2006 deve darne, entro diecigiorni, comunicazione al richiedente tramite raccomandata o altro mezzo idoneo ad accertare la ricezione. In tal caso il termine ricomincia a decorrere dalla presentazione della richiesta corretta.

Il termine finale del procedimento e' quello di cui al comma 4 dell'art. 6 del decreto del Presidente della Repubblica 184/2006, pari a trenta giorni decorrenti dalla data di presentazione o ricezione della richiestaa norma dell'art. 25, comma 4, della legge 7 agosto 1990, n. 241; tale termineresta, peraltro, sospeso nel caso di richiesta irregolare o incompleta per ilperiodo compreso tra la comunicazione al richiedente e la regolarizzazione.

Art. 5.

Accoglimento, differimento, limitazione o rigettodell'istanza

La decisione sulla richiesta dell'accesso formale e' comunicataall'interessato dal responsabile del procedimento competente.

L'atto di accoglimento della richiesta di accesso, ai sensi dell'art. 7, comma 1 del decreto del Presidente della Repubblica 184/2006, deve contenere l'indicazione dell'ufficio presso cui rivolgersi, e di uncongruo periodo di tempo, comunque non inferiore a quindici giorni, perprendere visione dei documenti o per ottenerne copia. Trascorso il predettoperiodo senza che il richiedente abbia preso visione del documento, la praticae' archiviata e l'interessato deve presentare una nuova richiesta di accesso.

Il rifiuto, la limitazione o il differimento dell'accesso richiesto in via formale, a norma dell'art. 24 della legge 7 agosto 1990, n. 241, devono essere adeguatamente motivati a cura del responsabile del procedimento con specifico riferimento alla normativa vigente, alletipologie di documenti sottratti all'accesso, e alle circostanze di fatto per cui la richiesta non puo' essere accolta cosi' come proposta.

In particolare la comunicazione deve contenere l'indicazione:

a) dell'ufficio che ha trattato la pratica di accesso;

b) del documento oggetto della richiesta;

c) dei motivi del rifiuto, della limitazione o deldifferimento;

d) della durata del differimento;

e) della decorrenza dei termini per la presentazione del ricorso.

Il differimento dell'accesso e' disposto ove sia sufficiente per assicurare una temporanea tutela agli interessi di cui all'art. 24, comma 6, della legge, o per salvaguardare specifiche esigenze dell'Istituto, specie nella fase preparatoria dei provvedimenti, in relazione a documenti la cuiconoscenza possa compromettere il buon andamento dell'azione amministrativa.

Art. 6.

Disciplina dei casi di esclusione

I casi di esclusione dell'accesso sono stabiliti con il regolamento di cui al comma 6 dell'art. 24 della legge, nonche' con il "Regolamento per l'individuazione delle categorie di documenti sottratti al diritto diaccesso nell'ambito dell'Istituto Superiore di Sanita", adottato con ildecreto ministeriale 17 luglio 1996, n. 458, ai sensi del comma 2 del medesimo art. 24 e successive modificazioni o integrazioni.

Art. 7.

Modalita' di esercizio dell'accesso

La visione del documento oggetto della richiesta di accesso ha luogo presso l'ufficio che lo ha formato o che lo detiene in forma stabile. Ove non sia possibile mettere il documento a disposizione dell'interessato contestualmente all'accoglimento della domanda di accesso, lo stesso e'reso, comunque, disponibile in un giorno che sia il piu' vicino possibile alladata di accoglimento della domanda, tenendo conto del tipo di documento e deltempo occorrente, nonche' della difficolta' per il suo reperimento, e,comunque, non oltre il termine di trenta giorni dalla data di presentazionedella domanda.

I documenti ai quali e' consentito l'accesso non possono essere asportati dal luogo presso cui sono dati in visione, o comunque alterati in qualsiasi modo. L'esame e' effettuato dal richiedente o da persona da lui incaricata, con l'eventuale accompagnamento di altra persona di cui vannospecificate le generalita', che devono poi essere registrate in calce alla richiesta. L'interessato puo' prendere appunti e trascrivere in tutto inparte i documenti presi in visione.

Nei casi di segretezza o di riservatezza di alcune informazioni, sono selezionate le parti di cui deve essere assicurata la disponibilita'.Della presa visione e' redatta apposita dichiarazione sottoscrittadall'interessato.

In caso di accesso a documenti mediante estrazione di copie l'accesso sara' consentito esclusivamente con l'ausilio di personale dell'Istituto. Laconsegna di copia dei documenti al richiedente deve essere attestata da dichiarazione per ricevuta sottoscritta da quest'ultimo.

Nel caso di documenti contenenti, in parte, informazioni segrete o non accessibili all'interessato, possono essere rilasciate copie parziali dei documenti stessi. Tali copie, ove possibile, devono comprendere la prima e l'ultima pagina del documento e le pagine omesse devono essere indicate.

Art. 8.

Rimborso delle spese per il rilascio delle copie

Il rilascio di copia dei documenti e' subordinato al pagamento del costo diriproduzione, nella misura di euro 0,50 come importo per il rilascio da uno adue copie, di euro 1,00 per il rilascio da tre a quattro copie e cosi' di seguito, mediante versamento sul conto corrente dell'Istituto Superiore diSanita'.

Se l'interessato chiede di ricevere tramite servizio postale le fotocopiedei documenti richiesti, queste sono inviate, all'indirizzo indicato nella richiesta, previo versamento delle spese di spedizione, calcolate dall'Ufficio sulla base dell'esame della richiesta, da corrispondersimediante versamento sul conto corrente dell'Istituto Superiore di Sanita'.

Art. 9.

Obbligo di pubblicazione

Ai sensi dell'art. 26 della legge, l'Istituto Superiore di Sanita' provvede alla pubblicazione dei documenti di interesse generale, mediante affissione dei medesimi nell'Albo dell'Istituto presso la portineriacentrale in Viale Regina Elena 299, Roma.

E' altresi' predisposta sul sito internet dell'Istituto lapubblicazione e la consultazione di tutti gli atti a carattere generaleo rivolti a destinatari indeterminati.

Art. 10.

Accesso per via telematica

Ai sensi dell'art. 22, comma 1, lettera e), della legge, l'Istitutoassicura che il diritto l'accesso potra' essere esercitato anche in via telematica con modalita' di invio delle domande e relative sottoscrizioni come disciplinate dall'art. 38 del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445, e successive modificazioni, dagli articoli 4 e 5 del decreto del Presidente della Repubblica 11 febbraio2005, n. 68, e dal decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, e successivemodificazioni.

Art. 11.

Archivio delle istanze e dei procedimenti di accesso

L'Ufficio Relazioni con il Pubblico cura l'archivio delle istanze e dei procedimenti di accesso i cui dati devono essere forniti da ciascunresponsabile al termine del rispettivo procedimento.

 

 

Allegato 1

All'Istituto Superiore di Sanita - Viale Regina Elenan. 299 - 00161

Roma - Telefono 06/49901 Telefax 06/49387118

 

Oggetto della richiesta: Visione/Copia di atti edocumenti

 

1. Il/la sottoscritto/a: cognome nome luogo e data di nascita residenzarecapito telefonico documento d'identificazione

2. Amministrazione richiedente (nel caso sia un'amministrazione a effettuarela richiesta di accesso) ufficio di appartenenza

Motivo della richiesta

Indicazione dell'interesse alla visione/copia

3. Soggetto rappresentato e indicazione dei poteri di rappresentanza (nel caso di richiesta d'accesso effettuata da un soggetto rappresentante).

Motivo della richiesta

Indicazione dell'interesse alla visione/copia

Generalita' dell'accompagnatore ed estremi del documento di identificazione

Documenti allegati a sostegno della richiesta

Chiede

1) di prendere visione dei seguenti documenti amministrativi:

2) di ottenere copia dei seguenti documenti: secondo le modalita' e le tariffeindicate da codesto Istituto.

Indirizzo per le comunicazioni:

Informativa ai sensi dell'art. 13 del decreto legislativo n. 196/2003: Dichiaro di essere informato che i dati personali raccolti saranno trattati, con strumenti cartacei e/o informatici, esclusivamente nell'ambitodel procedimento per il quale la presente dichiarazione viene resa.

Data

Firma del richiedente