Garante per la protezione
    dei dati personali


Trasmissione al dipendente didocumentazione di carattere personale in modalità che consentono la visione aterzi

PROVVEDIMENTO DEL 5 DICEMBRE 2013

Registro dei provvedimenti
 n. 546 del 5 dicembre 2013

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATIPERSONALI

NELLAriunione odierna, in presenza del dott. Antonello Soro, presidente, delladott.ssa Augusta Iannini, vicepresidente, della dott.ssa Giovanna BianchiClerici e della prof.ssa Licia Califano, componenti, e del dott. GiuseppeBusia, segretario generale;

VISTOil d.lgs. 30 giugno 2003, n. 196 (Codice in materia di protezione dei datipersonali, di seguito "Codice");

VISTAla segnalazione presentata da XY concernente la comunicazione di dati personaliriferiti all'interessata effettuata dal Tribunale di Barcellona Pozzo di Gotto;

VISTEle "Linee guida in materia di trattamento di dati personali di lavoratoriper finalità di gestione del rapporto di lavoro in ambito pubblico",adottate con provvedimento del 14 giugno 2007 (pubblicato nella G.U. 13 luglio2007, n. 161);

ESAMINATAla documentazione in atti;

VISTEle osservazioni formulate dal segretario generale ai sensi dell'art. 15 delregolamento del Garante n. 1/2000;

RELATOREla dott.ssa Augusta Iannini

PREMESSO

1.1.XY, dipendente del Ministero della giustizia presso il Tribunale di BarcellonaPozzo di Gotto e distaccata dall'8 novembre 2011 presso l'Ufficio di serviziosociale per i minorenni di Messina (di seguito USSM), ha lamentato laviolazione della disciplina in materia di protezione dei dati personali daparte del Tribunale con riguardo alle modalità impiegate per farle perveniredocumentazione di carattere personale, sì da consentire a terzi di prendernevisione. In particolare, il dirigente amministrativo del Tribunale diBarcellona Pozzo di Gotto avrebbe trasmesso ad un'utenza fax dell'USSM una notarecante in allegato una scheda di valutazione prodromica alla valutazionedefinitiva concernente la segnalante "per l'attribuzione del Fua 2010[fondo unico di amministrazione], che riportava un coefficiente di valutazionedi KW prestazione lavorativa "adeguata" affinché si provvedesse acomunicarla e se ne restituisse copia debitamente vistata" (cfr.segnalazione, pp. 1 e 2); tale comportamento sarebbe stato reiterato anche insuccessive comunicazioni relative a tale procedimento di valutazione (cfr. all.nn. 3, 5, 7 e 8 alla segnalazione, cit.).

Adetta della segnalante, tali modalità di trasmissione − utilizzatenonostante l'interessata avesse in uso "un numero di telefonia mobilefornito dalla Amministrazione [] e di cui il Tribunale, Segreteria delpersonale, [era] a conoscenza" e fosse altresì "titolare dellacasella di posta elettronica personale istituzionale proprio sul dominio delMinistro della giustizia" – si porrebbero in violazione delladisciplina di protezione dei dati personali in quanto avrebbero reso"edotti soggetti terzi" (in particolare, il personale "addettoal fax, sia quello dell'ufficio di protocollo, tutto personale dell'area I eII, nonché [lo] stesso Direttore dell'UMSS") di un atto "di esclusivanatura personale" (cfr. segnalazione p. 2).

Lelamentate modalità di trasmissione – che non sarebbero state osservatenei confronti di altri colleghi, rispetto ai quali erano state adottate idoneecautele (preavvisandoli telefonicamente della trasmissione affinché ricevesseropersonalmente la documentazione: cfr. p. 2 ss. segnalazione) – sarebberoaltresì in contrasto con l'art. 14 dell'accordo sindacale concernente "ladefinizione dei criteri e del procedimento per la valutazione del personalenell'anno 2010" ai fini della distribuzione del Fua, in base al quale"nell'ambito di ciascuna unità organizzativa, all'esito del periodo divalutazione, l'Organo valutatore, prima della determinazione definitiva,comunica a ciascun dipendente la scheda di valutazione" al fine diconsentire al destinatario, nei successivi dieci giorni, di contestarne ilcontenuto (cfr. art. 14, accordo del 10 novembre 2011).

L'interessataha infine osservato che il dirigente del Tribunale avrebbe dovuto inviare lascheda valutativa mediante lo strumento della "lettera raccomandataA/R" al proprio indirizzo di residenza rimasto invariato dal 21 settembre1994 e "ben noto al dirigente, che [lo] ha utilizzato per qualsiasicomunicazione necessaria negli anni" precedenti (cfr. note del 13 giugno2012 e del 10 luglio 2012).

2.1.Nel riscontro fornito dal Tribunale (con nota del 4 giugno 2012), è statodichiarato che:

a)l'interessata avrebbe "interrotto qualsivoglia forma di contatto" conil Tribunale, "omettendo di comunicare [] le modalità con cui potevaessere eventualmente rintracciata";

b) ovela stessa "fosse stata dotata di Pec personale, e tale Pec fosse stata aconoscenza di quest'ufficio, l'invio della documentazione elettronica con dettomezzo avrebbe fornito al mittente prova con valenza legale dell'avvenuto invioe consegna di tale documentazione";

c) inbase all'accordo del 12 novembre 2011 sull'utilizzazione del Fua 2010, leschede di valutazione devono essere comunicate al dipendente "non oltre il31 dicembre 2011";

d) in data 23 dicembre 2011, "in assenza [] di qualsivoglia recapitopersonale presso l'Ufficio di distacco [è stata] inviata via fax allaSegreteria amministrativa della USSM di Messina la nota prot. 2490 contenentein allegato la scheda di valutazione [] perché il detto Ufficio ne curasse laconsegna alla diretta interessata";

e) indata 30 dicembre 2011 "con nota prot. 4939 l'UMMS di Messina trasmetteva amezzo fax la lettera di trasmissione e copia della scheda di valutazionefirmata per ricevuta dalla [segnalante] in data 27 dicembre";

f) "in data 9 gennaio 2012 giungeva [alla direzione amministrativa del Tribunale]raccomandata A/R datata 4 gennaio 2012 con la quale la [segnalante] contestavala valutazione" senza indicare "recapiti per le ulterioricomunicazioni";

g) ilnumero dell'utenza mobile, fornito alla segnalante dall'Amministrazione, nonsarebbe "mai stato utilizzato per rintracciare l'interessata" el'eventuale utilizzo della casella di posta elettronica esistente sul dominiodel Ministero a disposizione dell'interessata, non trattandosi di postaelettronica certificata (PEC), "non avrebbe fornito al mittente prova convalenza legale dell'avvenuto invio e consegna di tale documentazione"(cfr.nota 4 giugno 2012, p. 2);

h) né ilmenzionato accordo sindacale, né la nota ministeriale a questo allegatapreciserebbero le modalità di trasmissione delle schede valutative;

i)"con nota del 26 gennaio 2012 è stata richiesta la comunicazione in formariservata della scheda contenente la valutazione definitiva che è statatrasmessa sempre al fax dell'USSM, canale di trasmissione che era statoutilizzato dalla stessa [segnalante] per la trasmissione della scheda divalutazione firmata per ricevuta";

j) tutte le precedenti comunicazioni di servizio riguardanti l'interessatasarebbero state indirizzate alla menzionata segreteria amministrativadell'UMSS.

Concomunicazione del 27 giugno 2012 il Tribunale ha ulteriormente precisato che:

a) latrasmissione della scheda di valutazione via fax avrebbe rappresentato "ilmezzo più celere ed economico [] attesa la scadenza del 31 dicembre 2011fissata dalla nota ministeriale per la comunicazione";

b)"il personale della segreteria amministrativa della UMSS di Messina, inquanto incaricato del trattamento dei dati è tenuto a trattare dati personalianche comuni secondo le modalità di cui all'art. 11 del d.lg. 196/2003 nonché alrispetto del segreto d'ufficio";

c)il trattamento effettuato sarebbe "avvenuto per lo svolgimento dellefunzioni istituzionali" (ai sensi dell'art. 18 comma 2 del Codice),"nel rispetto del principio di necessità e di pertinenza e non eccedenza(art. 11 d.lg. cit.) per le finalità e gli scopi previsti dall'accordo".

2.2.Il Ministero della giustizia−Dipartimento dell'organizzazione giudiziariadel personale e dei servizi, presso il quale pure sono stati acquisiti elementiin relazione alla vicenda, ha dichiarato che la segnalazione concerne"dati inerenti la gestione del rapporto di lavoro, in quanto tali rimessialla competenza esclusiva del dirigente amministrativo" (cfr., artt. 17comma 1, lett. e), d.lgs. n. 165/2001 e art. 2 d.lgs. n. 240/2006) ritenendoaltresì, con riguardo ai trattamenti in esame, che "le articolazionicentrali e periferiche di questo Ministero, in qualità di titolare deltrattamento dei dati personali dei propri dipendenti, risultano destinatariedelle previsioni contenute nel d.m. n. 306 del 12 dicembre 2006 [] e delleLinee guida in materia di trattamento dei dati personali di lavoratori perfinalità di gestione del rapporto di lavoro in ambito pubblico [.]".

3.1.Con riguardo al caso di specie, deve in primo luogo chiarirsi che, diversamenteda quanto rappresentato dal Ministero della giustizia, è quest'ultimo a doversiritenere titolare del trattamento effettuato nel caso di specie da parte dellaDirezione amministrativa del Tribunale di Barcellona Pozzo di Gotto.

Itrattamenti in esame, ancorché materialmente effettuati dal personaleamministrativo del Tribunale (conformemente al riparto delle competenzeamministrative previsto dall'art. 2, comma 1, d.lgs. n. 240/2006), fanno capo,quanto alla loro titolarità, al Ministero della giustizia. Ciò inconsiderazione del fatto che, in attuazione della disciplina vigente (cfr. art.28 del Codice), il Ministero decide le finalità del trattamento effettuatopresso ogni Ufficio giudiziario (ivi compreso quello di Barcellona Pozzo di Gotto)e le modalità del trattamento. In proposito emerge dalla documentazioneacquisita che "la definizione dei criteri e del procedimento per lavalutazione del personale nell'anno 2010" ai fini della distribuzione delFua sono stati concordati dal Ministero mediante apposito accordo sindacale del12 novembre 2010 e che con successivo accordo del 10 novembre 2011 sono statecondivise le condizioni economiche concernenti l'utilizzazione del Fua per il2010.

Neltrasmettere quest'ultimo accordo agli Uffici giudiziari periferici, meriattuatori delle misure così stabilite, il Dipartimento dell'organizzazionegiudiziaria del personale e dei servizi del Ministero ha impartito istruzioni echiarimenti in ordine alle concrete modalità di svolgimento del procedimento divalutazione in questione (e quindi delle conseguenti operazioni di trattamento)e ai criteri di commisurazione dei compensi accessori da erogare ai dipendentida parte degli "organi valutatori" (cfr. comunicazione del 21novembre 2011, prot. m_dg.21/11/2011.0112683). Per quanto qui rileva, ilMinistero tramite il menzionato Dipartimento – avvalendosi delle proprieprerogative di titolare del trattamento – ha disposto modalità e tempi ditrasmissione delle schede di valutazione da parte degli Organi valutatori aidipendenti, impartendo altresì le necessarie istruzioni circa la conservazionedelle schede presso gli organi valutatori medesimi, "omettendone l'invio[alla] Amministrazione centrale".

3.2.Tanto premesso, deve ritenersi che nel caso di specie abbia avuto luogo unaillegittima comunicazione di dati personali (cfr. artt. 4, comma 1, lett. l),11, comma 1, lett. a), 18, comma 2 e 19, comma 1 del Codice).

Edinvero, le comunicazioni nell'ambito della pubblica amministrazione risultanodisciplinate dall'art. 19 del Codice, il quale – al comma 1 –prevede che le stesse, come ogni altro tipo di trattamento di dati diversi daquelli sensibili e giudiziari, siano consentite per lo svolgimento dellefunzioni istituzionali (art. 18, comma 2) anche in mancanza di una specificanorma di legge o di regolamento.

Nonrileva, invece, il disposto dei successivi commi 2 e 3 del medesimo art. 19, iquali disciplinano, rispettivamente, le ipotesi – non ricorrenti nel casodi specie – della comunicazione tra differenti amministrazioni e traamministrazione e soggetto privato (cfr. al riguardo la recente sentenza dellaCorte di cassazione n. 22100 del 16 aprile 2013, secondo la quale l'art. 19,comma 2, del Codice "non trova applicazione" quando "i dati relativial ricorrente sono stati trasmessi all'interno della stessaamministrazione").

Purnon essendo, pertanto, richiesta una specifica norma di legge o regolamento perlegittimare la comunicazione, la stessa deve tuttavia rispettare i criterigenerali previsti dal Codice in relazione ad ogni trattamento di datipersonali, primo fra tutti quello della liceità e correttezza di cui all'art.11, comma 1, lett. a); nel caso di specie, il personale della direzioneamministrativa del Tribunale ha comunicato via fax documentazione contenentedati personali (la menzionata scheda di valutazione riferita all'interessata,prodromica alla determinazione definitiva), indirizzandola non alla dipendente(come invece espressamente stabilito dall'art. 14 del richiamato accordosindacale nonché dalla citata nota 21 novembre 2011 del Capo del Dipartimentodell'organizzazione giudiziaria, del personale e dei servizi), ma al diversoUfficio presso il quale la stessa risultava distaccata, consentendo alpersonale ivi operante di prenderne indebitamente conoscenza.

Inoltre,in termini più generali, attesa la natura temporanea del distacco – comeemerge dall'art. 30, comma 1, d.lgs. 10 settembre 2003, n. 276 – in capoal Tribunale permanevano una pluralità di adempimenti connessi alla gestionedel rapporto di lavoro concernente l'interessata (come peraltro emergedall'art. 30 comma 2, d.lgs. n. 276/2003 in base al quale "in caso didistacco il datore di lavoro rimane responsabile del trattamento economico enormativo a favore del lavoratore"); la scheda valutativa in questioneera, infine, riferita ad un arco temporale (l'anno 2010) in cui l'interessataaveva prestato servizio presso il Tribunale.

Emerge,pertanto, chiaramente dall'analisi della normativa regolatrice che l'unicosoggetto legittimato a trattare i dati connessi alla valutazione delladipendente (tramite il proprio personale debitamente incaricato ai sensidell'art. 30 del Codice), oltre alle competenti strutture centrali delMinistero, fosse il Tribunale medesimo e non l'USSM.

Tantoanche in considerazione di quanto stabilito nel più volte richiamato Accordodel 12 novembre 2010 – Definizione dei criteri e del procedimento per lavalutazione del personale nell'anno 2010, secondo cui la valutazione delpersonale deve essere eseguita "nell'ambito dell'unità organizzativa"(nel caso di specie il Tribunale: cfr. art. 2) e considerato quanto precisatoaltresì nelle istruzioni impartite dal Dipartimento dell'organizzazionegiudiziaria, del personale e dei servizi secondo cui le schede di valutazione,da comunicarsi "al dipendente", devono "rimanere agli atti degliOrgani valutatori, omettendone l'invio a questa Amministrazione centrale".

3.3.Anche considerando le peculiari modalità trasmissive in concreto utilizzate perl'invio della scheda di valutazione (l'utenza fax dell'UMSS, in alcun modoindicata dalla segnalante quale possibile recapito personale), senza chevenissero contestualmente adottate opportune cautele volte a prevenire laconoscibilità di dati personali dell'interessata da parte di terzi, deveritenersi che le informazioni personali riferite alla segnalante siano stateindebitamente portate a conoscenza di terzi (con riguardo all'indebito utilizzoper comunicazioni individuali di apparati di ricezione fax non posti nelladisponibilità esclusiva del destinatario, cfr. Provv.ti 14 febbraio 2013, n.65; 8 marzo 2007; v.altresì Provv. 4 ottobre 2012, n. 276, sullanecessità che vengano comunque adottate "idonee cautele protettive, speciequando attengono a valutazioni di prestazioni professionali e ad informazionisull'attività valutativa"). Ben avrebbe potuto la direzione amministrativaprovvedere ad una tempestiva comunicazione all'interessata individuando altremodalità per far pervenire alla (sola) destinataria la documentazione inquestione, come ad esempio presso la residenza della segnalante (che la stessaha dichiarato essere da tempo invariata e presso la quale ha provato di averricevuto comunicazioni da parte del Tribunale).

Deve,peraltro, rimarcarsi al riguardo che – come sostenuto dall'interessata enon contestato dalla dirigenza amministrativa del Tribunale – non sonostate invece utilizzate le medesime modalità di comunicazione nei confrontidegli altri colleghi, rispetto ai quali si è ritenuto di adottare idoneecautele, preavvisando telefonicamente gli stessi della trasmissione affinchéricevessero personalmente la documentazione (cfr. p. 2 ss. della segnalazione).

Ilcomportamento tenuto dal personale operante presso il Tribunale nella vicendain esame si è, infine, discostato dalle indicazioni fornite dal Garante nelleLinee guida in materia di trattamento di dati personali di lavoratori perfinalità di gestione del rapporto di lavoro in ambito pubblico del 14 giugno2007 (e già al punto 5.5 della Deliberazione n. 53 del 23 novembre 2006, Lineeguida in materia di trattamento di dati personali di lavoratori per finalità digestione del rapporto di lavoro alle dipendenze di datori di lavoro privati),nelle quali si è precisato che "fuori dei casi in cui forme e modalità didivulgazione di dati personali siano regolate specificamente da puntualiprevisioni [], l'amministrazione deve utilizzare forme di comunicazione individualizzatacon il lavoratore, adottando le misure più opportune per prevenire laconoscibilità ingiustificata di dati personali [] da parte di soggetti diversidal destinatario, ancorché incaricati di talune operazioni di trattamento (adesempio, inoltrando le comunicazioni in plico chiuso o spillato; invitandol'interessato a ritirare personalmente la documentazione presso l'ufficiocompetente; ricorrendo a comunicazioni telematiche individuali)" (punto5.3) e, con espresso riferimento all'utilizzo del fax come mezzo trasmissivo,che "si devono comunque adottare opportune cautele che favoriscano laconoscenza dei documenti da parte delle sole persone a ciò legittimate"(cfr. punto 5.3, Linee guida cit.).

3.4.Né la circostanza che possa sussistere in capo al mittente, come nel caso dispecie, un legittimo interesse ad acquisire prova dell'avvenuta ricezione delladocumentazione inviata, può esonerarlo dall'adottare opportune cautele volte adevitare che soggetti diversi dal destinatario possano apprenderne il contenutosenza essere a ciò legittimati, prevenendo una lesione del diritto allariservatezza e alla protezione dei dati dell'interessato.

Négiova al riguardo quanto rilevato dal Tribunale in ordine all'eventualedesignazione quale incaricato del trattamento del personale addetto allasegreteria dell'USSM, posto che comunque la trasmissione della documentazione èstata effettua a soggetto non legittimato a ricevere la comunicazione (chequindi i propri incaricati non avevano titolo a trattare).

4.Da quanto sinora esposto emerge con tutta evidenza che la condotta posta inessere dal personale operante presso il Tribunale si è discostata dallosvolgimento delle finalità istituzionali delimitato dal quadro normativo edamministrativo di riferimento sopra ampiamente illustrato. Ritenuta quindiillecita ai sensi degli artt. 11, comma 1, lett. a), 18, comma 2 e 19, comma 1del Codice, la comunicazione di dati personali riferiti alla segnalante, deveprescriversi al Ministero della giustizia – Dipartimentodell'organizzazione giudiziaria del personale e dei servizi ai sensi degliartt. 143, comma 1, lett. b), 144 e 154, comma 1, lett. c), del Codice, diadottare opportune misure, idonee a conformare il trattamento dei datipersonali, con particolare riferimento ai dati trattati per finalità digestione del rapporto di lavoro, anche alla luce delle indicazioni giàformulate in via generale nelle Linee guida in materia di trattamento di datipersonali di lavoratori per finalità di gestione del rapporto di lavoro inambito pubblico.

5.L'Autorità si riserva di valutare, con separato provvedimento, gli estremi perla contestazione della violazione amministrativa prevista dall'art. 162, comma2-bis, del Codice.

TUTTO CIO' PREMESSO, IL GARANTE

ritenutaillecita la comunicazione di dati personali riferiti alla segnalante da partedel personale operante presso il Tribunale di Barcellona Pozzo di Gotto,prescrive al Ministero della giustizia - Dipartimento dell'organizzazionegiudiziaria del personale e dei servizi, ai sensi degli artt. 143, comma 1,lett. b), 144 e 154, comma 1, lett. c), del Codice, di adottare opportunemisure, idonee a conformare il trattamento dei dati personali nell'ambito dellagestione del rapporto di lavoro alla disciplina di protezione dei datipersonali, anche alla luce delle indicazioni già fornite in via generale nelleLinee guida in materia di trattamento di dati personali di lavoratori perfinalità di gestione del rapporto di lavoro in ambito pubblico.

Ai sensidegli artt. 152 del Codice e 10 del d.lgs. n. 150/2011, avverso il presenteprovvedimento può essere proposta opposizione all'autorità giudiziariaordinaria, con ricorso depositato al tribunale ordinario del luogo ove ha laresidenza il titolare del trattamento dei dati, entro il termine di trentagiorni dalla data di comunicazione del provvedimento stesso, ovvero di sessantagiorni se il ricorrente risiede all'estero.

Roma, 5 dicembre 2013

Il presidente
Soro

Il relatore
Iannini

Il segretario generale
Busia