Garante per la protezione
    dei dati personali


Trattamento di dati personali di un exdipendente per la spedizione di documenti

PROVVEDIMENTO DEL 1 AGOSTO 2013

Registro dei provvedimenti
n. 383 del 1 agosto 2013

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATIPERSONALI

NELLAriunione odierna, in presenza del dott. Antonello Soro, presidente, delladott.ssa Augusta Iannini, vicepresidente, della dott.ssa Giovanna BianchiClerici e della prof.ssa Licia Califano, componenti, e del dott. GiuseppeBusia, segretario generale;

VISTOil d.lg. 30 giugno 2003, n. 196 (Codice in materia di protezione dei datipersonali, di seguito "Codice");

VISTAil reclamo del 28 marzo 2011 presentato da XY nei confronti di Snam Rete Gass.p.a. (ora Snam s.p.a.);

ESAMINATAla documentazione in atti;

VISTEle osservazioni formulate dal segretario generale ai sensi dell'art. 15 delregolamento del Garante n. 1/2000;

RELATOREla prof.ssa Licia Califano;

PREMESSO

1.Con reclamo del 28 marzo 2011 XY, già dipendente del Gruppo Eni (ricoprendonello stesso cariche apicali), ha lamentato l'avvenuto utilizzo da parte diSnam Rete Gas s.p.a. di un recapito personale non autorizzato (in Milano) ediverso da quello abitualmente utilizzato (in Abbiategrasso) per l'invio di unapubblicazione aziendale riservata ai dipendenti, denominata"Energie", che gli sarebbe pervenuta nella terza decade del mese digennaio 2010. In proposito il reclamante ha allegato copia del plico che assumeessere stato utilizzato per tale spedizione.

Adetta del reclamante, l'indirizzo del quale viene lamentato l'utilizzo nonautorizzato sarebbe stato indebitamente ricavato dalla società dalla copiadella propria dichiarazione dei redditi, dallo stesso abitualmente presentataper il tramite del datore di lavoro e sostituto d'imposta.

Talecondotta, a detta del reclamante, sarebbe stata connotata da dolo al fine di"ingenerare pressione psicologica" sullo stesso (circostanza per laquale pende controversia avanti al giudice del lavoro); intento ribadito nellanota del 3 febbraio 2012 ("l'invio della pubblicazione al domicilioriservato dello scrivente [] è stato deliberatamente effettuato al fine diesercitare ulteriore pressione psicologica, per creare stress e tensione, oltreche disagio di fronte al sottinteso che nei suoi confronti poteva essereesercitato [] un controllo a tutti i livelli, e in vista di premere conmaggior incisività affinché lo scrivente addivenisse in tempi il più sollecitipossibile a sottoscrivere accordo di risoluzione del rapporto di lavoro []".

Diqui le richieste, formalizzate nella comunicazione del 5 settembre 2012 (e daultimo nella comunicazione dell'8 aprile 2013), volte a sindacare la liceitàdel trattamento effettuato dalla società in ordine all'asserita raccolta eutilizzo del dato relativo al proprio recapito in Milano per la finalitàsegnalata nonché di risarcimento del danno che il reclamante ritiene di aversubito "che potrà [] essere valutato e liquidato anche in viaequitativa".

2.Tale ricostruzione dei fatti oggetto di reclamo è contestata dal titolare deltrattamento secondo il quale (cfr. nota 20 gennaio 2012 di Snam s.p.a.,denominazione assunta a far data dal 1 gennaio 2012 in luogo di Snam Rete Gass.p.a.):

a. larivista "Energie" sarebbe stata inviata ad altro indirizzo delreclamante abitualmente utilizzato a tal fine;

b. ilreclamante "ha invece ricevuto, in qualità di azionista della società, aldiverso domicilio registrato nel Libro dei soci e comunicato alla Societàdall'intermediario [corrispondente a quello il cui trattamento è oggetto delreclamo], una comunicazione dell'amministratore delegato con il Calendariodegli eventi societari per l'anno 2012" ed ulteriori allegati.

Afondamento di tale affermazione la società ha altresì osservato "che lebuste dei distinti invii della rivista Energie ai dipendenti (fra i quali XY) edella comunicazione degli azionisti retail (fra i quali il medesimo XY) sono didiverso tipo e che quella prodotta in allegato al reclamo [] è appunto quellautilizzata per la comunicazione agli azionisti agli indirizzi risultanti dallibro soci". Al fine di comprovare tale assunto, la società ha a sua voltaallegato un campione del plico asseritamente utilizzato per l'invio dellarivista Energie avente veste esteriore diversa da quello prodotto dalreclamante.

2.1.Con successiva comunicazione, anche alla luce delle osservazioni fattepervenire dal reclamante con comunicazione del 3 febbraio 2012, la società haintegrato gli elementi forniti, provvedendo ad inviare gli estratti del librosoci "dal quale è stato tratto il recapito [] utilizzato per lacomunicazione agli azionisti retail" ed ha ribadito, con ulteriorecomunicazione del 25 ottobre 2012 per darconto di ulteriori rilievi dell'interessato concernenti l'avvenutotrasferimento delle proprie azioni in data 2 settembre 2009 pressointermediario diverso da Deutsche Bank, con la conseguente diversa indicazionedel proprio indirizzo nel libro soci , diaver utilizzato "gli estratti del Libro dei soci del 2009, come aggiornatial periodo in cui è stato predisposto il materiale per gli azionisti retail(novembre dicembre 2009), al fine di effettuare le spedizioni a gennaio 2010.La comunicazione è stata inviata, infatti, agli azionisti retail in possesso dipiù di 3000 azioni []. L'ultimo aggiornamento del Libro soci disponibile eraquello di maggio 2009, effettuato in occasione della distribuzione del saldodel dividendo 2008. Le date quindi dell'aggiornamento del dato riferito a XYsono quelle indicate nello stesso estratto, e cioè il 22 maggio 2009 (pag. 186)e il 19 maggio 2009 (pag. 223): entrambe le date sono precedenti alla data deltrasferimento delle azioni a Banco Desio".

Lasocietà ha al riguardo dapprima affermato che "la scelta dell'indirizzocollegato alle azioni depositate presso Deutsche Bank non è [] arbitraria, ma èmotivata dalla circostanza che presso questo intermediario, alla data in cui èstata tratta l'informazione, era depositato il maggior numero di azioni"(cfr. nota 25 ottobre 2012, p. 4). Quindi, con comunicazione del 1 luglio 2013(successiva alle osservazioni fatte pervenire del reclamante), ha modificato ilcontenuto di quanto dichiarato, asserendo che in presenza di più recapiticoncernenti un medesimo socio "la principale preoccupazione della Società èche le comunicazioni sociali pervengano all'indirizzo indicato dal socio comerisultante nel Libro dei soci".

2.2.Rispetto all'impiego dei dati personali concernenti l'indirizzo del reclamantepresente nel Libro dei soci, la società ha infine evidenziato che iltrattamento consistente nell'invio di comunicazioni che, riguardando i soci, puòessere effettuato, indipendentemente dal consenso dell'interessato, ai sensidell'art. 24, comma 1, lett. b), del Codice (cfr. comunicazione del 25 ottobre2012).

3.Tale ricostruzione è stata contraddetta dal reclamante che, lamentata laparzialità e non veridicità delle dichiarazioni rese all'Autorità dal titolaredel trattamento, dopo aver esercitato l'accesso al libro soci ai sensidell'art. 2421 c.c., ha precisato, offrendone prova documentale, che (cfr.comunicazione dell'8 aprile 2013):

a.l'affermazione secondo cui presso Deutsche Bank sarebbe stato depositato ilmaggior numero di azioni in suo possesso non sarebbe veritiera, come risultadall'estratto del libro soci attestante, alla data del 21 maggio 2009, ilmaggior numero di azioni di titolarità del reclamante per il tramite del BancoDesio (con l'annotazione del proprio indirizzo in Abbiategrasso) (cfr. estrattovol. 184 libro soci, p. 67 nonché vol. 179, p. 332 alla data del 18 maggio2009: all.ti 4 e 5 comunicazione 8 aprile 2013);

b. "nel medesimo mese di maggio 2009, indicato da SNAM come data di verificadel dato, sul conto presso Banco Desio [] era depositato l'83,57 % delleazioni detenute [] e presso Deutsche Bank solo il 16,43%" (p. 4), sì che,ove – come dichiarato dalla società – l'indirizzo utilizzato per laspedizione fosse stato ricavato da quello reso disponibile dall'intermediariopresso il quale risultava depositato il maggior numero di azioni (nel caso dispecie Banco Desio), questo sarebbe stato diverso da quello effettivamenteutilizzato;

c. indata 2 settembre 2009 le azioni custodite presso Deutsche Bank venivanotrasferite presso Banco Desio (cfr. certificazione Banco Desio del 27.3.2013,all. 6 comunicazione 4 aprile 2013), con unica indicazione dell'indirizzo delreclamante in Abbiategrasso, come risulta dall'estratto del libro soci (vol.191, p. 272: all. 2 comunicazione 8 aprile 2013).

4.Con comunicazione del 1 luglio 2013 la società ha ribadito che, in vistadell'invio delle comunicazioni ai soci (e tra questi il reclamante) avvenutanel gennaio 2010, la stessa non ha tenuto conto delle variazioni intervenutenel libro soci successivamente al maggio 2009, ivi comprese di quelleconseguenti agli adempimenti connessi allo stacco di cedola del 19 ottobre 2009(di cui ebbe a beneficiare anche il reclamante, il cui recapito nel frattemposi era consolidato, per tutte le azioni detenute, soltanto in quello diAbbiategrasso, come comunicato da Banco Desio): ciò, a detta della Società,"perché, ai sensi dell'art. 84, comma 2 del TUF allora vigente, il termineper l'aggiornamento del Libro dei soci era quello, disposto dall'art. 5 dellalegge 29 dicembre 1962, n. 1745, di novanta giorni dalla data di pagamentodegli utili o da quella del rilascio della certificazione per l'intervento inassemblea. Ne deriva che alla data della preparazione delle comunicazioni aisoci non erano ancora disponibili gli aggiornamenti del libro dei sociconseguenti agli adempimenti connessi allo stacco di cedola del 19 ottobre2009".

5.Con riguardo ai fatti oggetto di reclamo, ritenuta applicabile la disciplina diprotezione dei dati personali (essendo l'indirizzo un dato personale riferitoall'interessato) nonché considerati gli elementi documentali forniti dalleparti oltre alle dichiarazioni dalle stesse rese all'Autorità nel corso delprocedimento – in larga misura divergenti e della cui veridicità si puòessere chiamati a rispondere ai sensi dell'art. 168 del Codice ("Falsitànelle dichiarazioni e notificazioni al Garante") – deve in anteparterilevarsi che non è stato possibile accertare se il contenuto del plico inviatoall'indirizzo oggetto del reclamo corrispondesse alla copia della rivista"Energie" (come asserito dal reclamante) ovvero a comunicazionidirette agli azionisti e, tra questi, al reclamante (come asserito dalla società).

6.Tanto premesso, dagli accertamenti effettuati non risulta comunque provato chela società abbia ricavato l'indirizzo di spedizione del plico ricevuto dalreclamante dalla dichiarazione dei redditi dello stesso.

6.1.Tale recapito sarebbe stato invece ricavato dal libro dei soci (cfr. par.2.1.), del quale la società ha prodotto in copia estratti recanti l'indirizzo(in Milano) del reclamante, ed utilizzato, in base a quanto dichiarato (daultimo con la menzionata comunicazione del 1 luglio 2013) e agli elementi prodotti,per comunicazioni riservate ai soci (avvenuta nella terza decade del mese digennaio 2010).

Intale prospettiva (fondata sulle dichiarazioni rese dalla società)  devetuttavia ritenersi che Snam abbia violato l'art. 11, comma 1, lett. c), del Codice,secondo il quale, affinché un trattamento sia conforme alla disciplina diprotezione dei dati, questi ultimi devono risultare esatti ed aggiornati.Infatti, a detta del titolare del trattamento, per la spedizione delladocumentazione riservata ai soci sarebbero stati utilizzati dati rilevati dallibro soci aggiornati al maggio 2009, pur disponendo – (per quanto quiinteressa) con riguardo al reclamante – già a far data dal 23 ottobre2009 (cfr. vol. 191, p. 272 del libro soci: all. 2 comunicazione dell'8 aprile2013) di un aggiornato recapito del medesimo. Recapito (in Abbiategrasso)tempestivamente annotato sul libro soci, in conformità alla disciplina disettore al tempo vigente richiamata dalla medesima società (cfr. art. 5, comma4, l. n. 1745/1962) – e pure divenuto per il reclamante esclusivo, aseguito del trasferimento di quelle anteriormente depositate presso DeutscheBank presso Banco Desio (cfr. in merito, da ultimo, la comunicazioneelettronica del reclamante del 18 luglio 2013) –, ma in concreto nonutilizzato dalla società in occasione della lamentata spedizione nonostantel'ampio lasso temporale a propria disposizione per provvedere alla verifica (eal conseguente aggiornamento) dei dati trattati in vista dell'attivitàinformativa indirizzata ai soci e, più in generale, del corretto perseguimentodelle finalità sociali (cfr. pure art. 9 Statuto Snam rete gas s.p.a. inhttp://www.snamretegas.it/it/chi-siamo/governance/allegati/Statuto_Snam_Rete_Gas.pdf).

6.2.Ritenuto quindi illecito il trattamento del dato concernente il recapito delreclamante in Milano utilizzato per le attività di spedizione sopra indicate(per la violazione dell'art. 11, comma 1, lett. c), del Codice), il Garanteprescrive a Snam s.p.a., quale misura opportuna, l'adozione di accorgimentiorganizzativi volti a consentire, anteriormente all'invio di comunicazionidirette ai soci, la verifica dell'esattezza e dell'aggiornamento dei dati dispedizione mediante le risultanze del libro dei soci.

7.Con riguardo, infine, alla richiesta di risarcimento del danno presentata dalreclamante, deve rilevarsi che la legge non attribuisce tale competenza alGarante, dovendo tale pretesa eventualmente essere fatta valere avantiall'autorità giudiziaria ordinaria.

TUTTO CIO' PREMESSO, IL GARANTE

inrelazione al descritto trattamento di dati personali effettuato da Snam s.p.a.,dichiara illecito, nei termini di cui in motivazione, il trattamento del datoconcernente il recapito del reclamante in Milano e, ai sensi degli artt. 154,comma 1, lett. c), e 143, comma 1, lett. b), del Codice, prescrive, qualemisura opportuna, l'adozione di accorgimenti organizzativi da parte dellasocietà volti a consentire, anteriormente all'invio di comunicazioni dirette aisoci, la verifica dell'esattezza e dell'aggiornamento dei dati di spedizionemediante le risultanze del libro dei soci.

Aisensi degli artt. 152 del Codice e 10 del d.lg. n. 150/2011, avverso ilpresente provvedimento può essere proposta opposizione all'autorità giudiziariaordinaria, con ricorso depositato al tribunale ordinario del luogo ove ha laresidenza il titolare del trattamento dei dati, entro il termine di trentagiorni dalla data di comunicazione del provvedimento stesso, ovvero di sessantagiorni se il ricorrente risiede all'estero.

Roma, 1 agosto 2013

Il presidente
Soro

Il relatore
Califano

Il segretario generale
Busia