Garante per la protezione
    dei dati personali


Trattamento di dati del personaledella polizia penitenziaria

PROVVEDIMENTO DEL 18 LUGLIO 2013

Registro dei provvedimentin. 358del 18 luglio 2013

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATIPERSONALI

Nellariunione odierna, in presenza del dottor Antonello Soro, presidente, delladottoressa Augusta Iannini, vice presidente, della dottoressa Giovanna BianchiClerici e della professoressa Licia Califano, componenti, e del dottor GiuseppeBusia, segretario generale;

Esaminatala segnalazione presentata dal signor XY, concernente il trattamento di datipersonali che lo riguardano effettuato dal Ministero dellagiustizia-Dipartimento dell'amministrazione penitenziaria;

Vistoil Codice in materia di protezione dei dati personali (d. lg. 30 giugno 2003,n. 196);

Esaminatele informazioni fornite dalle parti;

Vistala restante documentazione in atti;

Vistele osservazioni dell'Ufficio, formulate dal segretario generale ai sensidell'art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000;

Relatoreil dottor Antonello Soro;

PREMESSO

E'pervenuta a questa Autorità la segnalazione del signor XY, relativa ad unpresunto trattamento illecito di dati personali a lui afferenti effettuato dalMinistero della giustizia-Dipartimento dell'amministrazione penitenziaria.

Inparticolare, il signor XY ha segnalato che, in dichiarata attuazione dell'art.10, comma 9 dell'Accordo nazionale quadro per il personale appartenente alCorpo di polizia penitenziaria,  viene affisso mensilmente, nei localidella Segreteria e nel locale "corpo di guardia" afferentiall'Ufficio per la sicurezza personale e la vigilanza del Dipartimentodell'amministrazione penitenziaria del Ministero della giustizia, l'elenco delpersonale appartenente al Corpo di polizia penitenziaria presente nella strutturanei confronti del quale è stata disposta la liquidazione del compenso perprestazioni di lavoro straordinario, con l'indicazione del numero di oreeffettuate e delle ore retribuite compensate con turni di riposo, e che taleelenco viene trasmesso anche alle Organizzazioni sindacali.

Ilsegnalante ha precisato che il personale interessato viene individuato in taleelenco per nome e cognome, mentre il citato Accordo prevede che questo debbaessere indicato in forma anonima ed aggregata, ossia "distinto per qualifica".

Secondoil segnalante, l'indicazione nominativa del personale in detto elenco sarebbecontraria alla disciplina sulla protezione dei dati personali, come deducibiledalle "Linee guida in materia di trattamento dei dati personali deilavoratori per finalità di gestione del rapporto di lavoro in ambito pubblico",adottate dal Garante il 14 giugno 2007.

Connota in data 26 ottobre 2012 questa Autorità ha chiesto al citato Ufficio perla sicurezza personale e la vigilanza "di indicare il fondamento pattizioe/o normativo in base al quale gli elenchi relativi al personale che effettualavoro straordinario, oggetto di affissione e comunicazione alle OrganizzazioniSindacali, viene redatto con l'indicazione del nominativo dei lavoratoriinteressati, anziché in forma aggregata ed anonima, nonché ogni altra deduzioneritenuta utile ai fini della valutazione, da parte di questa Autorità, dellafondatezza della segnalazione.".

Connota del 20 novembre 2012, inviata per conoscenza a questa Autorità, l'Ufficio per la sicurezza personale e la vigilanza ha trasmesso all'Ufficiodel Capo dipartimento dell'Amministrazione penitenziaria, Ufficio per lerelazioni sindacali, la citata richiesta di informazioni, al fine di fornire"diretto riscontro" a questa Autorità.

Connota pervenuta a questa Autorità in data 7 dicembre 2012,  il menzionatoUfficio per le relazioni sindacali ha fornito il riscontro richiesto.

Nellanota l'Amministrazione ha ricordato, innanzitutto, il carteggio relativo allasegnalazione effettuata dal XY alla stessa Amministrazione sulla questione inoggetto, in merito alla quale, con nota in data 6 settembre 2012, quest'ultimaha sostenuto l'impossibilità "di disattendere unilateralmente la normapattizia per le motivazioni analitiche contenute nella ministeriale del 21giugno 2012, prot. 236788".  Del resto, si precisa nella nota,"dal 24.03.2004, data di sottoscrizione dell'Accordo Nazionale Quadrotuttora vigente (contratto di II livello), stipulato ai sensi dell'art. 24 delD.P.R. 164/2002, i prospetti concernenti le prestazioni di lavoro straordinariosvolte dal personale del Corpo di Polizia Penitenziaria sono forniti in viariservata ai responsabili delle Organizzazioni Sindacali rappresentative disettore con l'indicazione dei nominativi e con il richiamo al rispetto dellalegislazione in materia di riservatezza delle informazioni di cui alla Legge675/96 e successive disposizioni correttive e integrative.

Sifa presente che con le stesse modalità vengono fornite tutte le comunicazioniche contengono dati sensibili del personale (mobilità ordinaria, interpelli,esiti concorsi interni, ecc.).

Ilparere espresso da questo Ufficio pertanto trova la sua ragionevolezza nelrichiamo, avuto riguardo alla richiesta del dipendente, al consensodell'interessato ad effettuare prestazioni di lavoro straordinario conriferimento al carattere residuale di dette prestazioni nell'ambitodell'organizzazione del lavoro.".
L'Amministrazione, inoltre,richiama alcune disposizioni dell'Accordo nazionale quadro in tema ditrasparenza nei rapporti sindacali: l'art. 5, comma 6, che prevede il dirittodelle Organizzazioni sindacali di prendere visione, in occasionedell'effettuazione di visite sui luoghi di lavoro, del "foglio diservizio" di cui all'art. 30 del d.P.R. 15 febbraio 1999, n. 82, nonchédella programmazione mensile o copia dei cosiddetti "brogliacci", el'art. 8, comma 6, che prevede l'esposizione del "foglio diservizio", per l'intera durata di vigenza, nell'apposito albo ubicato inluogo tale da garantirne la riservatezza.

L'Amministrazionerileva, altresì, che, ai sensi dell'art. 30, comma 2, del richiamato d.P.R. n.82/1999, recante il "Regolamento di servizio del Corpo di poliziapenitenziaria", il citato "foglio di servizio", predisposto dalcomandante del reparto, approvato dal direttore ed esposto poi nell'appositoalbo, situato in luogo tale da garantirne la riservatezza, deve contenere ilcognome, il nome e la qualifica del personale, il tipo del servizio e il postoin cui deve essere svolto, l'indicazione degli orari di inizio e termine,l'uniforme prevista e l'eventuale armamento e può contenere istruzioni dicarattere individuale o generale, e che tutto il personale ha l'obbligo diprenderne visione.

Vengono,altresì, riportate, a titolo di esempio, "alcune delle comunicazioni,contenenti dati sensibili, che ritualmente vengono inviate da questoDipartimento ai responsabili nazionali delle Organizzazioni Sindacalirappresentative del personale del Corpo di Polizia Penitenziaria.".

Infine,l'Amministrazione osserva che "il personale del Corpo di Polizia Penitenziariaappartiene al Comparto Sicurezza e le norme contrattuali che disciplinano lerelazioni sindacali impongono all'Amministrazione di fornire l'informazione sututte le materie di interesse del personale. Sulle materie indicate negliartt.25 e 27 D.P.R. 164/2002, come confermati dal D.P.R. 170/2007 e D.P.R.51/2009, l'Amministrazione è tenuta altresì a svolgere l'esame congiunto con laparte sindacale previsto dall'art.26, comma 1, D.P.R. 164/2002.".

Connota in data 26 febbraio 2013 l'Autorità ha richiesto al citato Ufficio per laSicurezza personale e la vigilanza ulteriore documentazione, opportunamenteanonimizzata e con indicazione del significato delle abbreviazioni o deitermini tecnici eventualmente contenuti nei documenti. In particolare:

1.  copiadi un esemplare del "foglio di servizio" di cui all'art. 30 deld.P.R. n. 82/1999;

2.  copiadi un esemplare della programmazione mensile e dei cosiddetti"brogliacci" citati nell'art. 5 dell'Accordo nazionale quadro delpersonale del Corpo di polizia penitenziaria, stipulato ai sensi dell'articolo 3, 7 comma, del decreto legislativo 12 maggio 1995, n. 195 e dell'articolo 24 deld.P.R. 18 giugno 2002, n. 164, relativi allo stesso periodo di riferimento delfoglio di servizio di cui al punto 1;

3.  copiadi un esemplare del prospetto  relativo al personale nei confronti delquale è stata disposta la liquidazione del compenso per prestazioni di lavorostraordinario, di cui all'art. 10, comma 9, del citato Accordo nazionalequadro, relativo allo stesso periodo di riferimento del foglio di servizio dicui al punto 1.

Connota dell'11 marzo 2013 il Ministero della giustizia-Dipartimentodell'amministrazione penitenziaria ha trasmesso la documentazione richiesta.

Tuttociò premesso, ai sensi dell'art. 11, comma 3, del Regolamento del Garante n.1/2007, l'Autorità, con nota in data 14 marzo 2013, ha comunicato al Ministerodella giustizia-Dipartimento dell'amministrazione penitenziaria ed al signor XYl'avvio del procedimento amministrativo funzionale all'adozione di unprovvedimento del Collegio del Garante, avente ad oggetto la valutazione dellaconformità alla disciplina in materia di protezione dei dati personali deltrattamento dei dati del segnalante consistente nell'affissione mensile, neilocali della Segreteria e nel locale "corpo di guardia", dell'elencodel personale appartenente al Corpo di polizia penitenziaria nei confronti delquale è stata disposta la liquidazione del compenso per prestazioni di lavorostraordinario, con l'indicazione del numero di ore effettuate e delle oreretribuite compensate con turni di riposo, e della successiva trasmissionedell'elenco alle Organizzazioni sindacali, il tutto con l'indicazione delpersonale interessato per nome e cognome, anziché in forma anonima ed aggregata,ossia "distinto per qualifica", come prescrive l'art. 10, comma 9dell'Accordo nazionale quadro per il personale appartenente al Corpo di poliziapenitenziaria.

Conla medesima nota è stato fissato al 15 aprile 2013 il termine per prenderevisione degli atti del procedimento, depositare memorie e documenti e chiederedi essere sentiti.

Connota in data 15 aprile 2013 il Ministero della giustizia-Dipartimentodell'amministrazione penitenziaria, nel richiamare quanto già esposto conprecorsa corrispondenza, ha trasmesso, "a titolo dimostrativo, copia di unesemplare del foglio di servizio (mod. 14/A) in possesso di un'OrganizzazioneSindacale di settore attraverso la richiesta formulata alla Direzionedell'Istituto o Servizio, nonché taluni atti relativi alla modalità ditrasmissione di detti dati.".

OSSERVA

Inpunto di fatto, dalla documentazione acquisita è risultato che, effettivamente,l'Amministrazione penitenziaria, nell'ambito della gestione del rapporto dilavoro dei propri dipendenti, provvede all'affissione mensile, nei luoghi sopraindicati, dell'elenco contenente il nome e il cognome del personaleappartenente al Corpo di polizia penitenziaria nei confronti del quale è statadisposta la liquidazione del compenso per prestazioni di lavoro straordinario,con l'indicazione del numero di ore effettuate e delle ore retribuitecompensate con turni di riposo e, successivamente, provvede alla trasmissionedell'elenco alle Organizzazioni sindacali.

Relativamenteal quadro giuridico di riferimento del suddetto trattamento dei dati personalidel segnalante, occorre rilevare che il datore di lavoro  pubblico puòtrattare i dati personali dei lavoratori nei limiti in cui ciò sia necessarioper la corretta gestione del rapporto di lavoro, avendo cura di applicare leprevisioni che riguardano le proprie funzioni istituzionali e il rapporto dilavoro, contenute in leggi, regolamenti, contratti e in accordi collettivi, inmodo da avvalersi di informazioni personali e modalità di trattamentoproporzionate ai singoli scopi.

IlCodice in materia di protezione dei dati personali, anche in attuazione didirettive comunitarie (nn. 95/46/Ce e 2002/58/Ce), prescrive che anche iltrattamento da parte del datore di lavoro dei dati personali dei dipendenti perla gestione del rapporto di lavoro avvenga, in particolare, rispettando i princìpidi necessità, di liceità e di qualità dei dati (artt. 3 e 11 del Codice), nonchéattenendosi alle funzioni istituzionali proprie del titolare e applicando ipresupposti e i limiti previsti da leggi e regolamenti rilevanti per iltrattamento, in particolare in materia di pubblico impiego (art. 18 del Codice).

L'art.11 del Codice stabilisce - tra l'altro - che i dati personali oggetto ditrattamento debbono essere non eccedenti rispetto alle finalità per le qualisono raccolti o successivamente trattati (comma 1, lett. d) e che i datipersonali trattati in violazione della disciplina rilevante in materia ditrattamento dei dati personali non possono essere utilizzati (comma 2).

L'art.19, comma 3, del Codice prevede, altresì,  che la comunicazione di datipersonali da parte di un soggetto pubblico a privati o a enti pubblicieconomici e la loro diffusione da parte di un soggetto pubblico sono ammesseunicamente quando sono previste da una norma di legge o di regolamento.

Le"Linee guida in materia di trattamento di dati personali di lavoratori perfinalità di gestione del rapporto di lavoro in ambito pubblico", adottatedal Garante il 14 giugno 2007 (pubblicate sulla Gazzetta Ufficiale del 13 luglio 2007, n. 161),prevedono, altresì, che, in linea generale e salvo ipotesi previste daspecifiche disposizioni legislative o regolamentari, "non è di regola lecitodiffondere informazioni personali riferite a singoli lavoratori attraverso laloro pubblicazione in comunicazioni e documenti interni affissi nei luoghi dilavoro o atti e circolari destinati alla collettività dei lavoratori."(punto 6.3.).

Ulteriormente,con riferimento alle comunicazioni sindacali, al punto 5. delle citate"Linee guida" viene precisato che, "ad esclusione dei casi incui il contratto collettivo applicabile preveda espressamente chel'informazione sindacale abbia ad oggetto anche dati nominativi del personaleper verificare la corretta attuazione di taluni atti organizzativi,l'amministrazione può fornire alle organizzazioni sindacali dati numerici oaggregati e non anche quelli riferibili ad uno o più lavoratori individuabili. éil caso, ad esempio, delle informazioni inerenti ai sistemi di valutazionedell'attività dei dirigenti, alla ripartizione delle ore di straordinario ealle relative prestazioni, nonché all'erogazione dei trattamentiaccessori.".

Ciòpremesso, si rileva che dalle informazioni e dalla documentazione fornita dall'Amministrazionenon emerge alcuna specifica fonte normativa o negoziale che preveda che glielenchi relativi al personale che effettua lavoro straordinario, oggetto diaffissione e comunicazione alle Organizzazioni sindacali, venga redatto conl'indicazione del nominativo dei lavoratori interessati, anziché in formaaggregata per categoria, come invece disposto dall'art. 10 del citato Accordoquadro.

Inparticolare, tale fondamento non può individuarsi, per analogia, dalledisposizioni citate dall'Amministrazione nella nota del 7 dicembre 2012,relative alle prerogative sindacali in materia di informativa, di esamecongiunto, di conoscenza e conoscibilità in relazione alle questioni relativealla gestione del personale, in quanto tali disposizioni si riferiscono adistituti diversi dallo straordinario.

Inparticolare,  l'art. 5, comma 6 dell'Accordo nazionale quadro per ilpersonale appartenente al Corpo di polizia penitenziaria prevede il diritto deirappresentanti delle organizzazioni sindacali rappresentative di acquisire, inoccasione delle visite sui luoghi di lavoro negli istituti e servizipenitenziari, copia dei fogli di servizio di cui all'art. 30 del d.P.R. 15febbraio 1999, n.82 (Regolamento di servizio del Corpo di polizia penitenziaria),nonché della programmazione mensile o copia dei cosiddetti"brogliacci".

L'art.8, comma 7 del medesimo Accordo stabilisce che "Il foglio di servizio dicui all'articolo 30 del DPR 15 febbraio 1999, n.82, deve essere predispostoalmeno 7 giorni prima della fine del mese precedente e deve essere esposto, perl'intera durata di vigenza, nell'apposito albo ubicato in luogo tale dagarantirne la riservatezza.".

Infine,l'art. 30, comma 2 del citato d.P.R. n. 82/1999 stabilisce che "il fogliodi servizio, predisposto dal comandante del reparto, approvato dal direttore edesposto poi nell'apposito albo, situato in luogo tale da garantirne lariservatezza, deve contenere il cognome, il nome e la qualifica del personale,il tipo del servizio e il posto in cui deve essere svolto, l'indicazione degliorari di inizio e termine, l'uniforme prevista e l'eventuale armamento e puòcontenere istruzioni di carattere individuale o generale, in applicazione delledisposizioni contenute negli ordini di servizio di cui all'articolo 29.".

E'agevole osservare che le citate disposizioni attengono specificamente allaconoscibilità ed affissione in albo del "foglio di servizio" e allaconoscibilità dei c.d. "brogliacci" di cui all'art. 5 dell'Accordonazionale quadro, non già all'elenco del personale nei confronti del quale èstata disposta la liquidazione del compenso per prestazioni di lavorostraordinario, disciplinato partitamente dall'art. 10 dell'Accordo il quale, adifferenza di quanto previsto per gli altri istituti citati, non prevedel'indicazione nominativa del personale interessato.

Népuò ritenersi che la conoscenza dei dati contenuti dell'elenco suglistraordinari del personale si verificherebbe, comunque, a seguito dellalegittima - perché specificamente prevista - affissione e/o trasmissione deglialtri documenti sopra citati, in quanto né il "foglio di servizio", néi "brogliacci" contengono informazioni relative all'effettuazione eliquidazione di lavoro straordinario.

Occorre,infine, rilevare che, con provvedimento del Garante del 20 dicembre 2012, n.431, adottato su ricorso presentato da un Commissario della poliziapenitenziaria nei confronti Dipartimento dell'amministrazione penitenziaria delMinistero della giustizia, il Garante ha già statuito che la disposizione dicui all'art. 10, comma 9 dell'Accordo nazionale quadro non prevedeespressamente e specificamente che la trasmissione dei dati relativi alleprestazioni di lavoro straordinario debba essere effettuata in formanominativa, consentendo solamente la comunicazione di dati in forma anonima, edha quindi disposto nei confronti del Ministero della giustizia-Dipartimentodell'amministrazione penitenziaria il blocco dell'ulteriore comunicazione alleOrganizzazioni sindacali dei dati personali relativi alle prestazioni di lavorostraordinario del ricorrente.

Inconclusione, il trattamento dei dati personali effettuato dal Dipartimentodell'amministrazione penitenziaria del Ministero della giustizia, consistentenell'affissione mensile nei locali sopra indicati e nella successivatrasmissione alle Organizzazioni sindacali dell'elenco del personale neiconfronti del quale è stata disposta la liquidazione del compenso perprestazioni di lavoro straordinario, deve essere dichiarato illecito, essendoil personale interessato identificato per nome e cognome, mentre l'art. 10,comma 9 dell'Accordo nazionale quadro per il personale appartenente al Corpo dipolizia penitenziaria prevede che tale personale debba essere indicato in formaanonima ed aggregata, ossia "distinto per qualifica", con conseguenteviolazione dell'art. 11 del Codice, secondo cui i dati personali oggetto ditrattamento debbono essere non eccedenti rispetto alle finalità per le qualisono raccolti o successivamente trattati, e dell'art. 19, comma 3, del Codice,che prevede che la comunicazione di dati personali da parte di un soggettopubblico a privati o a enti pubblici economici e la diffusione di tali dati daparte di un soggetto pubblico sono ammesse unicamente quando sono previste dauna norma di legge o di regolamento. Ciò anche alla luce di quanto evidenziatodall'Autorità con le citate "Linee guida" del 14 giugno 2007, nellequali si precisa che l'Amministrazione può fornire "alle organizzazionisindacali dati numerici o aggregati e non anche quelli riferibili ad uno o piùlavoratori individuabili () ad esclusione dei casi in cui il contrattocollettivo applicabile preveda espressamente che l'informazione sindacale abbiaad oggetto anche dati nominativi del personale".

Deveessere, quindi, vietato, con effetto immediato, al Ministero della giustizia-Dipartimento dell'amministrazione penitenziaria, ai sensi degli artt. 143,comma 1, lett. c) e 154, comma 1, lett. d) del Codice, il trattamento dei datipersonali consistente nell'affissione mensile e nella trasmissione alleOrganizzazioni sindacali dell'elenco del personale appartenente al Corpo dipolizia penitenziaria nei confronti del quale è stata disposta la liquidazionedel compenso per prestazioni di lavoro straordinario, con l'indicazione delnumero di ore effettuate e delle ore retribuite compensate con turni di riposo,con individuazione di tale personale per nome e cognome, anziché in formaanonima ed aggregata, ossia "distinto per qualifica", come dispostodall'art. 10 del citato Accordo quadro.

IlDipartimento dell'amministrazione penitenziaria del Ministero della giustiziadovrà dare assicurazione a questa Autorità di avere provveduto a taleadempimento entro il termine, ritenuto congruo, di trenta giorni dallaricezione del presente provvedimento.

Conautonomo procedimento l'Autorità verificherà la sussistenza dei presupposti perla contestazione nei confronti del Ministero della giustizia- Dipartimentodell'amministrazione penitenziaria della violazione amministrativa di cui alcombinato disposto degli articoli 162, comma 2-bis e 167 del Codice, inrelazione all'art. 19, comma 3, del Codice medesimo.

PER QUESTI MOTIVI IL GARANTE

a)dichiara illecito, in relazione agli artt. 11 e 19 del Codice, anche alla lucedi quanto indicato nelle "Linee guida in materia di trattamento dei datipersonali dei lavoratori per finalità di gestione del rapporto di lavoro inambito pubblico" adottate dal Garante il 14 giugno 2007, il trattamento didati personali posto in essere dal Ministero della giustizia - Dipartimentodell'amministrazione penitenziaria consistente nell'affissione mensile e nellatrasmissione alle Organizzazioni sindacali dell'elenco del personaleappartenente al Corpo di polizia penitenziaria nei confronti del quale è statadisposta la liquidazione del compenso per prestazioni di lavoro straordinario,con l'indicazione del numero di ore effettuate e delle ore retribuitecompensate con turni di riposo, con individuazione di tale personale per nome ecognome, anziché in forma anonima ed aggregata, ossia "distinto perqualifica";

b) aisensi degli artt. 143, comma 1, lett. c) e 154, comma 1, lett. d), del Codice,vieta al Ministero della giustizia - Dipartimento dell'amministrazionepenitenziaria, dalla data di ricezione del presente provvedimento, iltrattamento dei dati personali del personale appartenente al Corpo di Poliziapenitenziaria, effettuato con le modalità descritte nel punto a);

c) aisensi degli artt. 143, comma 1, lett. b) e 154, comma 1, lett. c), del Codice,dispone che il Ministero della giustizia - Dipartimento dell'amministrazionepenitenziaria dia assicurazione a questa Autorità di avere provveduto a taleadempimento entro il termine di trenta giorni dalla ricezione del presenteprovvedimento.

Aisensi degli artt. 152 del Codice e 10 del d.lgs. n. 150/2011, avverso ilpresente provvedimento può essere proposta opposizione all'Autorità giudiziariaordinaria, con ricorso depositato al tribunale ordinario del luogo ove ha laresidenza il titolare del trattamento dei dati, entro il termine di trentagiorni dalla data di comunicazione del provvedimento stesso, ovvero di sessantagiorni se il ricorrente risiede all'estero.

Roma, 18 luglio 2013

Il presidente
Soro

Il relatore
Soro

Il segretario generale
Busia